Arkisto

Artikkelit ajalta kesäkuu 2019

Arkistot ja yhteisöt – uutta provenienssista

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Asiakirjojen alkuperä, provenienssi, on kulunut ajatus. Onko se jotain fyysistä vai käsitteellistä? Onko se suhde ja mihin – tehtävään, toisiin asiakirjoihin, kokonaisuuteen vai organisaatioon? Mitä se tarkoittaa, mitä sen avulla tehdään, miten sitä ”kunnioitetaan”? Kaikesta tästä on arkistoteoriassa kirjoitettu, liikaakin. On vaikea kuvitella, että tästä olisi uutta ja mielenkiintoista sanottavaa.

Silti provenienssi ei ole kuollut, se vain tuoksahtaa vanhalta paperilta. Provenienssikeskustelu saa uusia muotoja. Sanaan yhteisöllisyys tiivistyy paljon alan viime vuosien keskustelusta. Sana ”yhteisöarkistot” (community archives) ilmaantui luullakseni kirjallisuuteen kymmenkunta vuotta sitten. Sillä tarkoitetaan erilaisten paikallisten yhteisöjen ja vähemmistöjen arkistoja, jotka toimivat omin voimin ja perinteisiin arkistoihin nähden epäortodoksisesti, ehkä vain digitoiden asiakirjoja ja muitakin aineistoja nettiin. Arkistot ovat osana yhteisöjä ja niiden muistia olleet muutenkin kiinnostuksen kohteena.

Provenienssista on samalla alettu puhua uudella tavalla. Koko provenienssikeskustelun historia on ollut oikeastaan käsitteen jatkuvaa laajenemista. Aluksi provenienssi oli vain suhde yhteen organisaatioon, jonka toiminnassa arkisto syntyi. Tämä oli klassisen arkistoteorian ajatus, sata vuotta sitten.

Sitten huomattiin, että aineistoilla saattaa olla useita arkistonmuodostajia organisaatioiden muuttuessa ja tehtävien vaihtaessa paikkaa. Peter Scottin kehittämä sarjajärjestelmä 1960-luvulla oli vastaus tähän haasteeseen.

1990-luvun puolivälissä provenienssi alettiin nähdä tätäkin monimutkaisempana suhdeverkostona. Perinteinen tapa hahmottaa provenienssia oli tarkastella vain arkistonmuodostusta. Nyt alettiin postmodernistisesti katsoa, että myös aineistojen hallinta, käyttö ja tulkinta ovat osa samaa jatkumoa. ”Jokainen järjestys tai kuvailu on argumentti aineiston merkityksestä”, kuten Heather MacNeil väitti. MacNeil on puhunut myös ”arkistomuuntelusta” (archivalterity) tarkoittaen sitä toimenpiteiden sarjaa, joilla aineiston autenttisuutta ja merkitystä muutetaan.  Säilyttäminen arkistoinstituutioissa ja arkistoammattilaisten tekemät toimenpiteet ja kuvailut ovat nekin tästä näkökulmasta osa aineiston provenienssia. Taannoin kehitettäessä suomalaista arkistokuvailun käsitemallia tämä oli lähtökohta.

Missä ollaan nyt? Provenienssikeskusteluun on edelleen laajempia merkityksiä ja uusia termejä.

Yksi uusi termi on ”yhteisöllinen provenienssi” (societal provenance). Tällä viitataan siihen, että asiakirjoja synty ja arkistointi tapahtuu aina jossain sosiaalisessa ympäristössä ja liittyy sen päämääriin. Arvot, oletukset, ideat, pyrkimykset, käytetyt välineet – koko sosiohistoriallinen tilanne vaikuttaa siihen, mitä asiakirjoiksi tallentuu. Tästä näkökulmasta esimerkiksi etnisen yhteisön yhteinen tietoisuus omasta etnisestä alkuperästään on osa sen tuottaman aineiston provenienssia. Asiakirjat eivät vain ”kerro” etnisyydestä, ne ovat tulosta siitä.

Tähän liittyen on alettu puhua ”kanssaluomisesta” (co-authorship). Tämä on helpointa ymmärtää kolonialismin taustaa vasten. Kuvittele, että edustat alkuperäiskansaa tai jonkin entisen siirtomaan väestöä, jolla ei ole omasta historiastaan mitään kirjallisia lähteitä. Kaikki, mitä yhteisösi historiasta tiedetään, sisältyy jonkin läntisen kauppakomppanian asiakirjoihin. Nämä asiakirjat on rahdattu säilytettäväksi vieraassa maassa ja toisessa kulttuurissa toiselle puolelle maailmaa – aivan provenienssiperiaatteen mukaisesti. Eikö se tuntuisi epäreilulta? Eikö tuntuisi siltä, että myös kansasi on osa aineiston alkuperää, että sillä on siihen myös oikeuksia, että se on ”kanssaluoja”?

Tästä päästään kolmanteen käsitteeseen, jonka voisi kääntää arkistoyhteisöksi (”community of records”). Arkistoyhteisö on viitekehys niiden aineistojen tulkinnalle, jotka se synnyttää. Jokainen arkistoyhteisön jäsen on osa arkiston luomisprosessia ja sitä kautta kanssaluoja suhteessa aineistoon. ”Ilman orjia ei ole kirjanpitoa orjista”, huomauttaa Jeannette Bastian.

Esimerkki voi Suomessa tuntua vieraalta. Suomihan on suhteellisen monokulttuurinen maa vailla orjuutta tai siirtomaahistoriaa. Mutta Bastian lisää myös, ”ilman väestöä ei ole tarvetta henkikirjoitukseen”. Niinpä tänne sovellettuna voisi sanoa, että suomalaiset arkistoaineistot ovat olemassa vain, koska me olemme olleet olemassa. Ne ovat meistä. Ne ovat osa meitä.

Tällaiset ajatukset ovat inspiroivia, mutta ammatillisissa käytännöissä niiden soveltamisella on rajansa. Kun provenienssi alkaa tarkoittaa kaikkea aineistoon liittyvää, siitä tulee jatkuvasti laajeneva ääretön kehä, jota on vaikea ottaa huomioon esimerkiksi kuvailussa. Kaikesta ei voi kertoa. On tehtävä valintaa, tulkittava ja asetettava painotuksia.  Toinen vaihtoehto on, että yrittää kertoa kaikesta mahdollisesta pitämättä mitään tärkeämpänä kuin muuta. Silloin merkityksellinen hukkuu merkityksettömän sekaan. Siitä oltanee yhtä mieltä, että kumpaakin lajia maailmassa on, vaikka postmodernisti voi samalla sanoa, ettei ole ketään joka ne kiistattomasti erottaisi toisistaan.

(Julk. Faili 2/2019)

Aiheet:Arkistoteoria

Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Failin viime numerossa kerrottiin asiakirjahallinnan ISO-standardien nykytilanteesta. Tämä jatkaa siitä. Standardeja on niin paljon, että kokonaiskuvan saamiseksi niitä on syytä käsitellä tarkemmin.

Standardeja lukiessa saattaa ihmetellä niiden päällekkäisyyttä. Tätä selittää se, että standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden, joten niissä on pakostakin ristiviittauksia ja toistoa. Oheinen kaavio näyttää asiakirjahallinnan standardien keskinäiset suhteet. Jokaisessa ISO-standardissa nimittäin määritellään, mille dokumenteille se perustuu. Nuoli kaaviossa osoittaa kohti standardia, joka on ollut standardin laadinnassa tällainen auktoritatiivinen lähde.

Kaaviosta näkee, miten keskeinen standardeista vanhin, asiakirjatiedon piirteitä ja sen käsittelyä määrittävä ISO 15489 on. Mihinkään muuhun standardiin ei vedota yhtä usein. ISO 15489 itsessään on itsenäinen kokonaisuus, josta ei enää ole viittauksia eteenpäin. Lähes yhtä keskeiseen asemaan nousevat ISO 30300, joka käsittelee alan käsitteitä ja periaatteita johtamisen näkökulmasta, ja ISO 23081-1, joka kuvaa tarvittavia metatietoja.

Figure 1 Asiakirjahallinnan standardien keskinäiset viittaukset. ISO 14721 ja ISO 13028 puuttuvat kaaviosta.

Mutta toiston kanalta vielä olennaisempaa on, että eri standardit on tarkoitettu eri lukijoille. Kaikkia ei ole tehty ajatellen alan ammattilaisia. Tässä artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä standardeja, jotka on ensisijaisesti tarkoitettu muille käyttäjäryhmille.

Asiakirjahallinnan johtaminen osana organisaatiota

Vuosikymmen sitten asiakirjahallinnan standardeja alettiin uudistaa johtamisen näkökulmasta. Hyvä asiakirjahallinta vaatii resursseja, suunnittelua, ohjeistusta, vastuuttamista, toimintatapojen määrittelyä – siis johtamista. Se ei kuitenkaan ole ainoa organisaation toiminta-alue, jolla johtamista tarvitaan. Organisaatiolla on päätehtävänsä, joka ei tietenkään ole asiakirjahallinta. Se ei voi olla esimerkiksi elintarviketurvallisuuden varmistaminen. Lisäksi organisaatiolla saattaa olla muita tavoitteita, kuten hyvä laatu, ympäristötekijöiden huomioon ottaminen tai vaikkapa korruption torjunta. Kun samanaikaisesti pyritään erilaisiin tavoitteisiin, johtamisen täytyy olla yhteensopivaa eri alueilla.

ISOn johtamisstandardit (MSS, Management System Standard) ovat tätä varten. Niissä kerrotaan organisaation johdolle, mitä organisaatiolta ja sen johtamiselta vaaditaan. Oma standardi löytyy muun muassa kaikille edellä mainituille alueille, laadunvarmistuksesta korruption estämiseen. Asiakirjahallinnan johtamisstandardit ISO 30300-30302 kertovat siitä, mitä muun johtamisen kanssa yhteensopiva asiakirjahallinnan johtaminen on. ISO 30300 käsittelee käsitteitä ja perusteita, ISO 30301 vaatimuksia johtamiselle sekä organisaatiolle, ja ISO 30302 toteutuksen viemistä käytäntöön.

Sisältönä johtamisstandardeissa on, että organisaation täytyy tunnistaa, milloin ja missä se tarvitsee asiakirjahallintaa ja sen jälkeen sen on luotava toimintatavat, joilla varmistetaan kokonaisuuden toimivuus ja kehittäminen. Tämä vaatii erilaisten ulkoisten tekijöiden huomioimista sidosryhmistä ja ajankohtaisista trendeistä juridiikkaan, tekniikkaan ja talouteen. Toisaalta on huomioitava myös sisäiset tekijät, kuten johtamistavat ja organisaatiorakenne. Riskien hallinta on yksi aspekti. Tarvitaan näkemystä rooleista ja vastuista sekä systemaattisista prosesseista, joita sitten seurataan ja parannetaan. Seurantaa ja auditointia vaaditaan myös. Johdon on panostettava, työntekijöiden tiedostettava.

Koska ISO 30300-sarjan standardit eivät ole ensisijaisesti ammattilaisille suunnattuja, alan terminologiaa on niissä vähemmän kuin ammattispesifeissä standardeissa. Pientä muutosta ne ovat kuitenkin tuoneet käsitteistöön. Perinteisesti asiakirjojen on aina määritelty olevan informaatiota, jota säilytetään ”todisteena” toiminnasta. Sen selväkielisesti todetaan olevan muutakin kuin kelpaamista todisteeksi oikeudessa. ISO 30300-standardien tuoma lisäys on, että asiakirjat voivat todisteiden ohella tai vaihtoehtoisesti olla organisaatiolle varanto (asset). Tällä tuodaan esille tiedon arvoa organisaatiolle, mikä on johdolle tärkeää ymmärtää.

Asiakirjahallinnan johtamisstandardien tavoitteena on tehdä hyvästä asiakirjahallinnasta yksi organisaation johdon prioriteeteista. Johtamisstandardeja voi käyttää joustavasti. Organisaation ei tarvitse esimerkiksi ryhtyä laatutyöhön hyötyäkseen 30300-sarjasta. Standardeja voi soveltaa aivan yksinkin osana integroitua johtamista, myös pienessä organisaatiossa.

Järjestelmien kehittäminen

Hyvä asiakirjahallinta on periaatteiltaan aineistoneutraalia – sitä voi soveltaa, oli kyse minkä muotoisesta ja minkälaisesta aineistosta tahansa. Mutta digitaalisuus on tietenkin valtavirtaa.  Niinpä toinen keskeinen muille kuin ammattilaisille tarkoitettu standardien joukko löytyy sähköisestä tiedonhallinnasta.

Eurooppalainen asiakirjajärjestelmämääritys MoReq näyttää ajaneen karille ja jääneen sille. Sähke on juuttunut lainsäädännön luomaan limboon ja elää jatkoajoillaan kädestä suuhun. Tässä tilanteessa ICAn piirissä laadittu asiakirjajärjestelmien määritys ISO 16175 saa ehkä uutta nostetta. Se on mielenkiintoisessa vaiheessa, koska sitten viime Failin siitä tuli uusi versio lausuntokierrokselle.

Tässä uudessa luonnoksessa kolmiosainen standardi on puristettu kahteen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee sitä, mitä digitaalisten asiakirjojen hallinta vaatii. Toinen osa käsittelee tarvittavien ohjelmistojen valintaa ja käyttöönottoa organisaatiossa.

ISO 16175-1 on suunnattu järjestelmätoimittajille, ohjelmistoarkkitehdeille ja kehittäjille, toki myös alan ammattilaisille sikäli ”kun he ovat mukana neuvomassa tai avustamassa” kehitystyössä. Niinpä alan ammattikieli on tässäkin standardissa minimoitu. Ykkösosa ei huomioi hybridiaineistoja ja paperiasiakirjojen hallintaa ja myös sähköinen pitkäaikaissäilytys on jätetty sen ulkopuolelle.

Uusi ISO 16175-1 eroaa muista asiakirjajärjestelmämäärittelyistä siinä, että se ei oikeastaan ole järjestelmämäärittely. Standardi esittelee joukon ”tuloksia” (kuten ”käyttöoikeuksien hallinta”) ja kertoo, mitä tämä vaatii. Vaatimukset ovat pakollisia, toivottavia tai valinnaisia. ”Toivottavat” vaatimukset voi perustellusta syystä jättää toteuttamatta, silloin kun on varma asiastaan ja tietää, mitä tekee.

Ajatus ei kuitenkaan ole, että aina olisi yksi järjestelmä, joka tekee kaiken. Vaatimukset voidaan täyttää joukolla yhdessä toimivia ohjelmistoja ja myös eri organisaatioiden yhteistyöllä. Toimintoja voidaan rakentaa itse operatiiviseen liiketoimintajärjestelmään, asiakirjajärjestelmä voi hallita joitain liiketoimintajärjestelmän toimintoja, tai tiedot siirtää operatiivisesta järjestelmästä hallittavaksi asiakirjajärjestelmään. Lähestymistapa on siis samaan tapaan modulaarinen kuin MoReq2010:ssä.

Järjestelmäkehittäjälle ISO 16175-1:tä voi melkeinpä suositella oppikirjaksi. Siinä käydään havainnollisesti ja konkreettisesti läpi asiakirjajärjestelmien toimintaa ja perusteita. Myös tietokantojen hallintaan asiakirja-aineistona annetaan ohjeita. Toisaalta asiakirja-ammattilainen voi minusta lukea sitä oppiakseen järjestelmien toiminnasta. Mistään kovin teknisestä lukupaketista ei ole kyse. Standardia voi käyttää nykyjärjestelmien auditointiin ja sen arviointiin, kuinka hyvin ne tehtävästään suoriutuvat.

Kakkososa, ISO 16175-2, käsittelee asiakirjajärjestelmien käyttöönottoa eri näkökulmista. Sen luvuissa käydään läpi tähän liittyviä osa-alueita: mikä on asiakirjahallinnan nykytila ja organisaation valmius järjestelmään siirtymiseen, miten projekti rajataan, keitä muutos koskettaa, miten muodostaa vaatimukset uudelle järjestelmälle, miten järjestelmä konfiguroidaan, pitääkö tietoja siirtää tai konvertoida aikaisemmista järjestelmistä, miten muutokset viedään läpi, ja kuinka suoritusta arvioidaan. Kyse on ykkösosaan nähden melko irrallisesta kokonaisuudesta. Eikä siinä ykkösosaan suoraan viitatakaan.

Tässä tekstissä mainitut standardit – muut selviävät edellisestä artikkelista

SFS-ISO 15489-1. Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles. (2017).

SFS-ISO 23081-1 Information and documentation. Records management processes. Metadata for records . Part 1: Principles. (2018).

ISO 30300 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary. (2011).

SFS-ISO 30301 Information and documentation. Management systems for records. Requirements. (2011).

ISO 30302. Information and documentation. Management systems for records. Guidelines for implementation. (2015).        

(Julk. Faili 2/2019)                    

Aiheet:Standardit