Etusivu > Kirjaaminen > Kirjaamiselle kiitos

Kirjaamiselle kiitos

Viime Failissa kerrottiin norjalaisten suunnitelmista luopua kirjaamisesta. Perustelut ovat järkeenkäyvät. Kirjaaminen määrää liikaa sitä, mitä arkistoon tulee. Se hävittää digitaalisten aineistojen alkuperäiset yhteydet ja korvaa ne uusilla. Vaikka kirjaamisella on rooli asiakirjajulkisuudessa, siitä on enemmän haittaa kuin hyötyä. Näin voidaan ainakin väittää.Nämä ajatukset ovat innostavia ja avaavat uusia ajatuksia. Samoja latuja ei ehkä voida enää kulkea. Mutta lähdettiinpä tälle tielle tai ei, meidän on oltava Suomessa kirjaamiselle kiitollisia. Sillä on ehkä ollut suurempi vaikutus kuin ensin tulee ajatelleeksi. Enkä puhu tässä hallinnosta, kansalaisista, juridiikasta tai julkisuusperiaatteesta. Tarkoitan nimenomaan meitä, asiakirjaprofessiota.

1970- ja 1980-luvuilla elettiin monella suunnalla arkistomaailmassa pysähtyneisyyden aikaa. Arkistoajattelu oli jotenkin onttoa. Sen kohteena oli arkistojen hyllyillä oleva aineisto. Huolta tunnettiin siitä, miten aineiston määrä saatiin pysymään kohtuullisena ja asiakirjatulvaa rajoitettua. Jotain oli kuitenkin kadonnut. Se oli käsitys toiminnan ja aineistojen välisestä yhteydestä. Paperimaailmassa tätä yhteyttä ei tarvinnut yleensä ajatella.

Samaan aikaan oli alkamassa se tiedon tuottamisen ja käyttämisen murros, jonka kanssa me tänään edelleen elämme. Asiakirjahallinnalla on aina ollut kolme tukijalkaa: hallinto, tutkimus ja juridiikka, joka tarvitsee toiminnasta todistavaa informaatiosta. Nämä tukijalat alkoivat horjua. Perinteisesti arkistot ja hallinto olivat kuuluneet yhteen, mutta se hallinto, johon asiakirjahallinta oli mukautunut, oli weberiläinen byrokratia; organisaatio, jossa toimintaan hierarkkisesti määritellyissä rooleissa ennalta määriteltyjen toimintatapojen mukaan.

Nyt uudessa maailmassa keskeiseksi tulikin organisaatioiden toiminnan tehokkuus. Samalla transaktioiden määrä kasvoi valtavasti. Jos esimerkiksi virastojen välinen yhteydenpito oli ennen suhteellisen harvinainen prosessi, joka työllisti esittelijän, päättäjän, sihteerin, konekirjoittajan, kirjaajan ja arkistonhoitajan, siitä tuli sitä, mitä se on tänään: näppäimen painallus sähköpostin tai pikaviestin lähettämiseksi. Tässä tilanteessa vanhat toimintatavat alettiin kokea kankeiksi.

Myöskään tutkimus ei pysynyt ennallaan. Arkistot toki säilyivät historiantutkimuksen lähteinä, mutta tutkimus alkoi lisäksi hyödyntää yhä laajempaa määrää erilaisia aineistoja, jolloin arkistojen merkitys suhteellisesti väheni.

Parhaiten kolmesta tukijalasta säilyi juridinen asiakirjojen juridinen aspekti, koska oikeustoimiin tarvitaan aina asiakirjoja.

Niinpä päädyttiin tilanteeseen, jossa arkisto edelleen hallinnoi toiminnan tuloksena syntyneitä historiallisia asiakirjoja; se säilytti, valikoi ja antoi niitä käyttöön. Samalla arkisto oli yhä enemmän syrjässä siitä, mitä organisaatiossa oikeasti tapahtui ja millaista tietoa siellä syntyi.

Tälle kehitykselle on ollut kuitenkin vastalääke – ja se on kirjaaminen. Arkistojen ja toiminnan yhteys on heikentynyt eniten siellä, missä kirjaamista ei ole tehty. Yhdysvaltojen liittovaltio päätti lopettaa kirjeenvaihdon rekisteröinnin vuonna 1915. Se oli kauaskantoinen päätös, joka näkyy edelleen siinä, miten erillään tietojärjestelmien kehittäminen on muusta tiedon hallinnasta. Kirjattaessa ollaan pakosta osana organisaation päivittäisiä tietovirtoja, joten arkistoille kirjaamisesta luopuminen merkitsi niiden yhteyden heikkenemistä päivittäiseen toimintaan.

Näyttää siltä, että yhteys toimintaan säilyi elävimpänä siellä, missä kirjaamista jatkettiin. Sellainen maa on Australia, jossa 1990-luvulla kehitettiin elinkaaren jatkumomalli. Jatkumomallissa ei tehdä eroa historiallisen ja edelleen ajankohtaisen aineiston välillä, vaan asiakirjojen ajatellaan olevan ainakin potentiaalisesti samanaikaisesti relevantteja eri ulottuvuuksilla; sekä käyttäjälle, organisaatiolle että yhteiskunnalle laajemmin.

Meillä Suomessa tuotiin oppikirjoissa jatkumomallin sijasta esille perinteistä elinkaarimallia. Oppikirjoissa se oli esillä kolmivaiheisena versiona, jossa asiakirjat kulkivat aktiivivaiheesta ensin passiivi- ja sitten historialliseen vaiheeseen. Jos kuitenkin ajattelee useimpien asiakirja-ammattilaisten arkipäivää, niin se ei mennyt silloin, eikä mene nykyisinkään, tuon mallin mukaan. Tosi asiassa asiakirjahallinnan ammattilainen liikkuu eri ulottuvuuksilla päivittäin. Osa ajasta menee pysyvästi säilytettävän aineiston ja yhteiskunnan kulttuurihistoriallisen tarpeiden parissa, samalla kun on huolehdittava organisaation päivittäisen tiedonhallinnan haasteista. Selvintä tämä on kuntien arkistoissa, joissa vastuu aineistoista on koko ajan samalla taholla.

Jaana Kilkin tuore väitöskirja osoittaa, miten meillä on ajan myötä siirrytty aineistokeskeisestä ajattelusta toimija- ja toimintakeskeiseen ajatteluun. Muutos tuli näkyviin jo vuoden 1981 arkistolaissa. Muualla se tapahtui vasta digitaalisen asiakirjahallinnan myötä. Minusta kirjaamisella on ollut tässä tärkeä rooli. Yhdistettynä tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan se on ollut se työkalu, jolla arkisto on konkreettisesti puuttunut organisaation prosesseihin ja muovannut tiedonhallintaa.

Väittäisin, että suomalaisen asiakirjahallinnan kehittäminen on sidoksissa kirjaamiseen. Alkuun diaari oli vain saapuvien ja lähtevien kirjeiden hakemisto, joka kertoi myös asiakirjojen paikan arkistossa. Sitten syntyi ajatus, että tämän hakemiston pitää olla tehtäväpohjainen ja strukturoitu sen mukaan, mitä organisaatio tekee. Seuraavaksi huomio kiinnittyi itse diaarimerkintöihin. Niissä näkyy, mitä asian käsittelyssä on tehty. Tätä kautta päästiin toimintaprosesseihin; niiden kuvaamiseen, kehittämiseen ja automatisointiin. Viimeisimpänä vaiheena Sähke2:ssa tätä näkökulmaa on laajennettu sellaisiinkin järjestelmiin ja aineistoihin, jotka eivät kuuluneet perinteisen kirjaamisen piiriin.

Kuinka pitkällä tässä kaikessa oltaisiin, jos hallinnossa ei alun perin olisi ollut kirjaamiskäytäntöä? Ehkä olisi paikallaan, että asiakirjahallinnan ammattilaiset lisäisivät iltarukouksiinsa lauseen, ”kirjaamiselle kiitos, sulta saimme paljon”.  

Julk. Faili 2/2020, s. 9-10

Kategoriat:Kirjaaminen
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggaajaa tykkää tästä: