Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Asiakirjahallinnan hinta

maanantai 3.6.2013 4 kommenttia

Tein pikaisen haun, miten asiakirjahallintaa ja asianhallintajärjestelmien hyötyjä on Suomessa tutkittu kustannusnäkökulmasta. Ei kovin paljon. Yksi gradu oli lähimpänä etsimääni näkökulmaa. Monet hakutuloksista kyllä vähän liippasivat aihepiiriä, mutta enemmän on kiinnostanut esim. käyttäjäkokemukset ja järjestelmien käyttöönotto.

Tulos oikeastaan yllätti. Kun tänä päivänä lähes kaikkea mitataan talouden mittareilla ja kustannussäästöillä, niin miksi tutkittua tietoa asiasta on niin vähän? Tukitoiminnoissakin kuten asiakirjahallinnassa omaa olemassaoloaan pitää perustella tätä taustaa vasten. Mitä meidän alan ammattilaiset tietävät kustannus- ja hyötylaskennasta esim. siirryttäessä sähköiseen tiedonhallintaan tai vaikkapa eAMS:n käyttöön? Pitäisikö sen alan osaamista olla meillä enemmän? Vai jätämmekö kustannuslaskennan ulkopuolisten konsulttien huoleksi?

Mainokset

Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet 24.5. Helsingissä

torstai 25.4.2013 Jätä kommentti

Informaatiotutkimuksen yhdistyksen 24.5. Helsingissä järjestettävän kevätseminaarin aiheena on Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet. Ohjelma löytyy ITY:n sivuilta. Seminaari järjestetään yhdessä Kansalliskirjaston kanssa ja se on maksuton. Ilmoittautuminen 17.5. mennessä.

Marginaalin marginaalissa

torstai 18.4.2013 Jätä kommentti

Tässä blogissa on aiemmin kirjoitettu asiakirjahallinnan graduista ja siitä, miten opiskelijat monesti tukeutuvat vain oman tutkimusalueensa kotimaiseen kirjallisuuteen etsimättä linkityksiä muilta tieteenaloilta.

Varmaan jokainen asiakirjahallinnan alalla toimiva on joutunut joskus perustelemaan toimialansa olemassaoloa ja selittämään, että mitä työssään oikeasti tekee. Hassuin itselleni esitetty käsitys on: eikö se työ olekin vaan sellaista tulostamista? Vähän sama juttu on asiakirjahallinnan tutkijoilla. Muiden alojen kollegoille mieluusti käyttää omaa tutkimustaan kuvaillessaan jotain muuta termiä, vaikkapa tiedonhallinta, jotta tekee itsensä helpommin ymmärrettäväksi.

Marginaalissa ollaan, ja jos vielä tutkit asiakirjahallinnasta vähän tai ei laisinkaan tutkittua aihetta, olet marginaalin marginaalissa. Silloin on pakotettu hakemaan kirjallisuutta muista tieteistä ja soveltamaan sitä, vaikka sitten vähän kaukaa haetusti. Toinen kysymys on ne foorumit, minne tutkimustuloksiaan kannattaa tarjota julkaistavaksi. Valitako oman alan julkaisu, jonka vertaisarvioitsijat kyllä ymmärtävät käsitteesi oikein, mutta joka tarjoaa vain kapean yleisön ja akateemisessa maailmassa alhaalle arvostetun julkaisufoorumin. Vai yrittääkö kirjoittaa laajemmalle yleisölle, yleisempään ja korkeammalle rankattuun julkaisuun, jossa et ehkä saa vastakaikua aiheesi merkittävyydelle ja juttu saatetaan kuitata kuuluvaksi – sinne marginaalin marginaaliin.

Mikä ammattilaisia motivoi

tiistai 5.3.2013 3 kommenttia

Asiakirjahallinnan tutkijana sitä monesti miettii, että lukeeko tieteellisissä lehdissä julkaistuja tutkimusartikkeleita kukaan ja jos lukee, niin minkälainen lukijakunta on niistä kiinnostunut.

Kyllä näköjään lukee. Sain Yhdysvalloista lukijapalautetta Records Management Journalissa (Vol 21 Issue 3, 2011) julkaistusta, yhdessä Pekka Henttosen kanssa kirjoitetusta artikkelista, joka käsitteli mobiilien työntekijöiden motivaatiota asiakirjahallintaan.

Tämä yli 30 vuotta alalla toiminut ammattilainen pohdiskeli artikkelin pohjalta sitä, että mikä puolestaan motivoi asiakirjahallinnan ammattilaisia ja päätyi siihen, että ammattikunnalla on olemassa esteettinen mieltymys aineistoihinsa. Asiakirjoja halutaan pistää järjestykseen, koska yksinkertaisesti vaan halutaan nähdä ne ojennuksessa. Yhteentörmäys tulee sitten oman organisaation kanssa, kun muut työntekijät eivät puolestaan ole asiasta lainkaan kiinnostuneita. Arkistonhoitajat näkevät epäjärjestyksen uhkana, jolle pitää tehdä jotain, kun taas erityisesti organisaation johto ei näe asiaa kovinkaan isona ongelmana.

Itse en ehkä näe asiaa aivan näin kategorisena suomalaisesta vinkkelistä. Etenkin, kun lähes koko asiakirjamassa nykyisin tuotetaan ja pääosin hallitaankin sähköisesti ja kun yhä useammassa organisaatiossa puhutaan tiedonhallinnasta kokonaisuutena, eikä nähdä asiaa vain kapeana arkistointikysymyksenä. Mutta silti kommentoijan ajatukset herättivät pohtimaan, että mikä oikein ajaa töihin tälle alalle, mikä siinä työssä motivoi, ja minkälaisia nämä yhteentörmäykset ovat. Tässä on selvästi tutkimuksen mentävä aukko.

Arkistonhoitaja, tietoasiantuntija – vai psykologi?

perjantai 15.2.2013 Jätä kommentti

Uusimmassa iQ-lehdessä (Feb 2013) on kirjoitus asiakirjojen turvaluokittelusta. Jutussa on lista tyypillisimmistä tekosyistä, joihin vedotaan, jotta organisaation tietoturvamääräyksiä ei tarvitsisi noudattaa:

  • ”En koskaan löydä asiakirjoja, kun ne on laitettu asianhallintajärjestelmään.”
  • ”Järjestelmä estää työryhmääni pääsemästä omiin asiakirjoihinsa.”
  • ”Miksi asiakirjahallinnolla on pääsy minun luottamuksellisiin asiakirjoihini?”
  • ”Muiden tulisi pyytää minulta lupaa nähdä asiakirjani joka kerta kun niitä tarvitsevat, joten ne voivat ihan hyvin olla verkkolevyllä.”

Kuulostaako tutulta? Näitä syitä kuulee yleensä järjestelmän loppukäyttäjiltä käyttöönoton yhteydessä. Jos se yhtään helpottaa, niin nämä tekosyyt näyttävät olevan ylikansallisia.

Mutta eipä hätää: saman lehden toisessa jutussa neuvotaan, miten asiakirjahallinnan ammattilaiset saavat muun organisaation henkilöstön näkemään asiakirjahallinnan tärkeyden. Vastauksena on psykologia. Juuri niin. Tärkeintä on saada johto vakuuttuneeksi siitä, että asiakirjat ovat organisaation omaisuutta, joilla on arvoa. Rakennuksia ja muuta omaisuutta vakuutetaan, hoidetaan ja huolletaan, vaikka vahingon sattuessa ne voidaan rakentaa uudelleen. Entä asiakirjat?

Archidis-kesäkoulupaikat haussa

perjantai 4.1.2013 Jätä kommentti

ERASMUS-rahoitteisen ARCHIDIS-ohjelman kesäkoulupaikat informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelman maisteri- ja tohtoriopiskelijoille ovat parhaillaan haussa, hakuaikaa on 31.1.2013 asti. Aikaisemmat kesäkoululaiset ovat kertoneet kokemuksistaan Failissa:

Alanen, J., & Varpila, J. (2011). Suomen asiakirjahallinto esillä kesäkoulussa Saksassa. Faili (3), 20–21.
Heikkonen, R. (2012). Kesäkoulu tutki arvonmäärityksen saloja. Faili, (4), 12–13.

Mikä kuuluu asiakirjahallintaan?

tiistai 11.12.2012 Jätä kommentti

John McDonald kirjoittaa artikkelissaan Records management and data management: closing the gap (Records Management Journal, Vol 20, No 1, 2010), että ’data management’ ja ’records management’ merkitsevät samaa asiaa. Niin, missä menee asiakirjahallinnan vastuun raja?

Vaihtoehto 1 on se, että asiakirjahallinnan ammattilaiselle kuuluva paketti on vain paperiasiakirjojen laajuinen. Eli se, mitä tuotetaan ja tulostetaan tälle perinteiselle välineelle, kuuluu arkistoon = kuuluu asiakirjahallintaan. Ei muuta.

Vaihtoehto 2 on se, että hallinnollisissa järjestelmissä oleva asiakirjatieto kuuluu asiakirjahallintaan, yleensä asianhallintajärjestelmässä oleva tieto. Joka organisaatiossa on sitten lukemattomia operatiivisia järjestelmiä, olkoon mitä sitten vaan, mutta niiden sisältämä tieto ei ole asiakirjahallinnan tonttia, eikä ’arkistoihmisiä’ halutakaan tontille SÄHKE-määrityksineen.

Vaihtoehto 3 on se, että puhutaan koko organisaation kattavasta tiedonhallinnasta, riippumatta tiedon muodosta, tietojärjestelmästä tai henkilöistä, jotka mistäkin osa-alueesta vastaavat. Asiakirjahallinta, tietohallinto ja operatiivinen toiminta keskustelevat keskenään ja etsivät ratkaisuja siihen, miten tietoresursseja voitaisiin hakea, löytää ja hallita kokonaisuutena siten, että tieto on käyttäjälle aina oikea-aikaista.

Missä vaiheessa sinun organisaatiossa ollaan?