Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Norjassa harkitaan kirjaamisesta luopumista

perjantai 20.3.2020 Jätä kommentti

Nyt kun arkistolain uudistus häämöttää Suomessa horisontissa tai ainakin juuri sen takana – koska sen kerrotaan jäävän seuraavalle hallituskaudelle – on hyvä katsoa, miten muualla lakia uudistetaan. Herbjørn Andresen Oslo Metropolitan -yliopistosta kertoi Norjan tilanteesta IRFD-verkoston kokouksessa tammikuussa. Norjassa uutta lakia on pohdittu työryhmässä, jossa myös arkistot olivat edustettuna.

Jos työryhmän ajatukset menevät läpi, luvassa on radikaaleja muutoksia. Nykylain puutteena on sähköisiin arkistoihin tulevan aineiston vähäisyys. Julkishallinnon ulkoistamat palvelut ovat tässä yksi ongelma. Uudessa ehdotuksessa arkistoinnista huolehtiminen ulotetaan kaikkiin julkishallinnon tehtäviin riippumatta siitä, minkälainen organisaatio siitä huolehtii. Lakiin tulee kevennetty versio ISO30300-standardista, joka velvoittaa toimijat aika ajoin analysoimaan syntyvät aineistot ja niiden käsittelyn.

Arvonmääritystä muutetaan myös. Ajatuksena on määritellä lain tasolla pieni määrä asiakirjatyyppejä, joiden säilyttäminen on pakollista. T. R. Schellenberg esitti jo vuonna 1956 ajatuksen, että organisaation tehtävät voidaan luokitella päämäärätehtäviin ja tukitehtäviin. Molemmissa syntyy asiakirjoja sekä tehtäessä päätöksiä toimintatavoista että sovellettaessa näitä linjauksia käytäntöön. Pakollisesti säilytettävät asiakirjatyypit kuuluisivat edelliseen ryhmään.

Myös kaiken sähköpostin säilyttäminen tulee ehdotuksen mukaan pakolliseksi. Se koskisi Andresenin kertoman mukaan vain joitain korkeimpia tehtäviä. Tässä ollaan päätymässä siis samaan ratkaisuun, jota noudatetaan myös Yhdysvaltain liittovaltion hallinnossa.

Yllättävintä on, että kirjaamisesta aiotaan luopua. Kirjaaminen ei enää takaa asiakirjojen autenttisuutta ja luotettavuutta. Käytäntö on köyhdyttänyt arkistoja. Mitä jää talteen riippuu kirjaajan tekemistä ratkaisuista. Kirjaamisen myötä syntyy sähköisiä asiakirjavihkoja, joihin useiden organisaatioiden vuorovaikutuksessa syntyvät aineistot hajautuvat. Nykyaikana sähköisillä aineistoilla olisi usein asiarekisteriä vastaavia metadatarakenteita, jotka katoavat vietäessä asiakirjat sähköisiin asiankäsittelyjärjestelmiin. Kuitenkin kirjaamisen tarkoitus on hallita asioita, ei asiakirjoja.

Andresen sanoi, ettei kirjaamisen poistaminen suinkaan ratkaise näitä ongelmia. Kirjaamisvaatimuksesta luominen vapauttaa kuitenkin kehittämään uusia ratkaisuja ja sopivampia järjestelmiä. Käsiteltävien asiakirjojen seuranta on tärkein peruste kirjaamiselle. Asiakirjajulkisuuden kannalta kirjaaminen on toimiva ratkaisu, muttei välttämätön. Samaan tulokseen voidaan päästä muillakin keinoin.

Konferenssin käytäväkeskustelussa tanskalaisetkin pitivät kirjaamista menneen ajan toimintona, vaikka sitä edelleen tehdään.

Norjalaismalli jättää avoimeksi, miten sitten pitäisi toimia. Työryhmän ehdotuksessa kysymysten ratkaiseminen on osa toiminnan ja järjestelmien suunnittelua, samaan tapaan kuin mitä GDPR edellyttää yksityisyyden suojaamiselta (”privacy by design”). Andresen arvioi, että tilanteessa on mahdollisuuksia ja uhkia. Toisaalta voidaan toteuttaa ennakkoluulottomasti uusia ideoita, mutta toisaalta tulos voi olla jäykän hierarkkisen rakenteen piilottaminen ongelmineen käyttäjäystävällisemmän rakenteen alle.

Norjalaissuunnitelmien luulisi herättävän ajatuksia. Suomen ja Norjan erot asiakirjahallinnassa ovat monissa suhteissa pienet. Meillä lienee samoja ongelmia, ehkä pätevät myös samat ratkaisut.

(Julk. Faili 1/2020, s. 4-5)

Kategoriat:Sekalaista Avainsanat:

Läksiäiset

maanantai 13.1.2020 Jätä kommentti

Helena Pajarin läksiäisiä vietettiin tänään Tampereen raatihuoneella hänen jäädessään eläkkeelle. Uskallanpa sanoa, että Helenan näkemystä ja osaamista tullaan kaipaamaan ammattikunnassa laajemminkin kuin vain Tampereen kaupungin asiakirjahallinnossa. Hyviä eläkepäiviä ja kiitos yhteistyöstä!

Tilaisuudessa kuulin, että Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelma on valmis ja löytyy tällä hetkellä osoitteesta tiedonohjaus.hel.ninja.

Kategoriat:Ajankohtaista

Arkistojen tulevaisuus – pitääkö olla huolissaan?

perjantai 29.11.2019 Jätä kommentti

Kiinalainen opiskelija oli Kantonissa huolestunut. Hän kysyi, onko arkistoilla tulevaisuutta, eivätkö ne ole vanhanaikaisia? Dekaani ja minä vakuutimme, että arkistoja tarvitaan aina.

Silti arkistot eivät tulevaisuudessa välttämättä ole samanlaisia kuin tänään. Muutos näkyy massadigitointiprojektissa. Kun viranomaisilla ei enää ole paperiarkistoja ja niitä säilytetään kansakunnan kulttuuriperintönäkin digitaalisessa muodossa, sillä on suuri vaikutus tarvittavaan osaamiseen ja henkilökunnan määrään.

Muutos näkyy myös tiedonhallinnan lainsäädännön linjauksissa. Visio asiakirjahallinnan toimintaympäristöstä on niissä aivan toinen kuin mihin meillä on totuttu. Tällä hetkellä käydään diskurssien kamppailua siitä, millä ja kenen termeillä viranomaisten tiedonhallinnasta puhutaan. Samalla paalutetaan ammattikuntien välisiä valtakenttiä ja toiminnan rajalinjoja, toivottavasti luodaan myös yhteisiä toiminta-alueita.

Pitääkö olla huolissaan? Monet ammattikunnassa tuntuvat olevan. Jos lainsäädäntö antaa jatkossa toiminnalle vähemmän tukea, on ehkä ryhdyttävä brändäämään itseään ja toimintaansa uudella tavalla. Kun vanhoja käsitteitä ei saa käyttää, on turvauduttava uusiin toivoen ettei oma toiminta-alue samalla liudennu olemattomiin ja talloonnu muiden, näkyvämpien tietoammattilaisten jalkoihin. Tämä huoli on ehkä aiheeton. Ainakaan Mikkelin arkistopäivillä ammattilaisten paneeli ei nähnyt ongelmaa.

Craig Gauld kirjoittaa Future Archives -kirjassa hieman toisenlaisesta huolesta. Hän kysyy, ovatko arkistoteorialta ideat lopussa? Gauld toteaa, että ensimmäisenä mieleen tulevien kirjoittajien – Terry Cook, Frank Upward, Verne Harris, Eric Ketelaar, Brien Brothman, Tom Nesmith, Sue McKemmish, Jeannette Bastian ja Randall Jimerson – tuotanto on jo vuosien takaa. Totta. Tästä joukosta ainakin Cook on kuollut ja kaksi eläköitynyt. Silti suuri osa tällä hetkellä julkaistavasta jatkaa heidän aloittamiaan teemoja: kirjoitetaan postmodernisti ammattilaisten roolista ja eettisyydestä, arkistojen merkityksestä eri ryhmille, asiakirjojen monitulkintaisuudesta, vähemmistöjen huomioimisesta ja siitä, miten arkistojen olisi kaikessa oltava yhteiskunnassa voimaannuttava ja demokratisoiva voima.

Toinen parikymmentä vuotta aktiivinen linja olivat sähköisten asiakirjajärjestelmien määritykset ja niihin liittyvä tutkimus. Toisin kuin postmodernismi, tämä alue tuntuu kuolleen pois. Asiakirjajärjestelmistä ei enää juuri puhuta, vaikka niitä käytetäänkin. Innovointia ja kehittämistä ei kuitenkaan enää ole.

Mitä sitten olisi tehtävä? Gauld peräänkuuluttaa näkemyksiä, jotka kyseenalaistaisivat vallitsevat dogmit ja ohjaisivat ammattikunnan uusille urille, ”toisivat arkistoteorian informaatioaikaan”, kuten hän sanoo. Silti hän minusta lopuksi jänistää kirjoituksessaan ja palaa hyvin perinteisille urille. Ratkaisu on nimittäin Gauldin mukaan sen ymmärtämisessä, mitä arkistot ja asiakirjat ovat ja mitä alalla oikeasti tehdään. Sen sijaan, että postmodernisti vaahdotaan kyllästymiseen saakka ammattilaisten vastuusta ja vaaditaan sanoutumista irti erillisasemasta erioikeutettuina puolueettoman, autenttisen tiedon vaalijoina, olisi palattava nimenomaan tähän rooliin.

Tämä muutos olisikin Suomessa helppo toteuttaa, koska en ole huomannut postmodernismin koskaan tehneen maihinnousua täällä profession sydänmaille. Jossain piireissä sen ajatuksista on toki puhuttu. Uusimmassa arkistokuvailun kehittämisessä postmodernismi on jopa otettu vakavasti. Silti suurin osa suomalaisista ammattilaisista lienee koko ajan kuvitellut olevansa pyyteettömiä totuudenvaalijoita, joka valikoivat, säilyttävät ja tuottavat neutraalia tietoa tulevaisuuden käyttäjien tarpeisiin. Tiedoksi vaan, että olette olleet ihan pihalla, jo vuosikymmeniä.

Gauldin resepti profession tulevaan menestykseen on kuitenkin siinä. On tiukemmin puhuttava evidenssistä ja sen vaalimisesta. Gauldin mielestä arkistot ja arkistotiede saavat uutta elinvoimaa sellaisista alueista kuin digitaalinen rikostutkimus ja lohkoketjuteknologia, jotka tarjoavat uudessa ympäristössä käytännön ratkaisuja vanhoihin ongelmiin.

Ehkä hän on tässä oikeassa. Tiedon todistusvoimaisuus on ammattilaisten syömähammas, varsinkin elinkaaren alkupäässä. Mikään muu ammattiryhmä ei ole siitä kiinnostunut. Silti en ole täysin vakuuttunut siitä, että tämä on ammattikunnalle paras tie eteenpäin. Ja jos se sitä onkin, onko se sitä myös tutkimukselle? Minusta ei.

Olen alkanut yhä selkeämmin ajatella, että asiakirjahallinnan fokus on tiedon siirrossa kontekstien välillä, ajasta ja paikasta toiseen. Kaikki alalla käsittelee tätä: mitä tietoa pitäisi siirtää (arvonmääritys), mitä se vaatii (tiedon ominaisuudet ja niiden takaaminen), miten siirto voidaan tehokkaimmin tehdä (suunnittelu ja tiedon organisointi), mitä seurauksia sillä on (todennettavuus ja eettiset kysymykset), mitä tiedon pitäminen käytettävänä vaatii (säilyttäminen).

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiakirjahallintaa, sen yhteiskunnallinen merkitys ja yhteydet muuhun tiedonhallintaan ovat selviä. Mikään muu ammattiryhmä ei ole kiinnostunut samoista asioista. Samaan aikaan tässä ei ole kaikki. Koko ajan kaikkialla käytetään myös sellaista informaatiota, jonka elinkaarta ei ole valvottu ja suunniteltu, jonka ymmärrettävyyttä, käytettävyyttä, luotettavuutta, eheyttä ja autenttisuutta ei ole varmistettu. Miten se on mahdollista? Milloin se on mahdollista? Mitä siitä seuraa? Tämän ymmärtäminen olisi tutkimuksellisesti mielenkiintoista ja minusta myös ”arkistotieteen” alaa.

Tutkimuksessa näkyy myös ajatuksia, jotka vievät tähän suuntaan. Mustan ja valkoisen, asiakirjatiedon ja muun informaation, välillä on harmaan sävyjä. Fiorella Foscarini on kertonut, miten Hollannissa eräässä kaupungissa metatietojen tuottamista räätälöitiin aineiston ja ammattiryhmän mukaan. Kirjanpitäjille sopi tiukka säännöstö ja pikkutarkka metatietojen lisääminen. Arkkitehdeille tehtiin sen sijaan joustava systeemi, jossa muutamalla tiedolla pystyttiin hoitamaan olennainen.  Aina ei siis ehkä tarvita koko asiakirjahallinnan työkalupakkia, tai ainakin vaaditaan sen menetelmien joustavaa soveltamista. 

Minusta tämä näkökulma ei olisi professiollekaan huono. Työmarkkinoilla tarvitaan yleisosaajia, jotka pystyvät pelaamaan tiedonhallinnan kentällä eri pelipaikoilla. Onko siis hyvä, jos ammattikunta brändää itsensä hyvin kapeasti? Se ei edes pidä paikkaansa. Tosiasia on se, että arkistojen kenttä on moninaisempi kuin mitä ”todistusvoimaisuus” ja vastaavat termit pystyvät välittämään. Tehkäämme siis välttämättömyydestä hyve ja pyrkikäämme laaja-alaisuuteen.

(Julk. Faili 4/2019, s. 8–9)

Kategoriat:Sekalaista

Archives & Manuscripts on verkossa!

perjantai 18.10.2019 Jätä kommentti

The American Archivist (1938-) on digitoituna avoimesti saatavilla, lukuunottamatta uusimpia numeroita. Samoin kanadalainen Archivaria (1975-). Nyt myös Archives & Manuscripts (1955-) Australiasta on kokonaan digitoitu. Hieno juttu! Uusimpia numeroita voi käyttää Andorin kautta.

Kategoriat:Julkaisut

De archivis

keskiviikko 11.9.2019 Jätä kommentti

Eljas Orrmanin arkistokirjoitukset sisältävä ”De archivis” on ilmestynyt painettuna. Painos on niin pieni, että teoksen voi toivoa saavansa vain kysymällä kirjoittajalta. Kirjastoihin sitä tullaan kuitenkin levittämään.

Sähköisenä kirja löytyy täältä: https://trepo.tuni.fi/handle/10024/105701

Teoksen sisällys on seuraava:

I Kirjoitukset suomeksi
1 Provenienssiperiaate – teoriaa ja sovellutuksia (1987)
2 Arkistot asiakirjojen kokonaisuuksina sekä niiden käytön apuvälineet (1994)
3 Valtiosihteerinviraston arkistorakennus Pietarissa (2002)
4 Julkisuuslain 5 §:n 3 ja 4 momentissa tarkoitetut ’ei-asiakirjat’ (2002)
5 Pentti Renvall – suomalainen arkistotieteen teoreetikko (2010)
6 Havaintoja arkistotoimen murroksesta kolmen vuosikymmenen ajalta (2010)
7 Asiakirjojen seulonnasta ja julkisuudesta tutkimuksen edellytyksiä säätelevinä tekijöinä (2012)
8 Kansallisarkiston kopioiden hankinta 1800-luvulta 2000-luvulle (2012)
9 Huomioita Vanhan Suomen asiakirjahallinnosta (2014)
10 Arkistolainsäädännön historiaa (2015)
11 Arkistotoimen organisointi Suomen senaatissa kaksi vuosisataa sitten (2017)

II Texter på svenska
12 Utnyttjandet av urval vid arkivgallring i Finland (1979)
13 Det allmänna arkivschemat i Sverige och Finland (1983)
14 Problematiken kring etisk gallring sedd mot bakgrunden av tendenser i Finland (1984)
15 Typarkiven som urvalsmetod i finländsk gallringspraxis (1987) 189
16 Gallring av handlingar – säkerställande eller förintande av vår tids dokumentation? (1988)
17 Lagstiftningen om användning av personrelate rad information och den vetenskapliga forskningens verksamhetsbetingelser i Finland (1990)
18 Tankar om varaktig uppbevaring av handlingar (1994)
19 Fältarbetet i det statliga arkivväsendets verksamhet i Finland (1994)
20 När tvenne förvaltnings- och arkivkulturer möts (1998)
21 Iakttagelser om proveniensprincipens introducering och dess tidiga tillämpning i Finland (2000)
22 Den finländska historikern Pentti Renvall som arkivteoretisk tänkare (2002)
23 Riksarkivet – en forskarskola för historiker? (2005)
24 Den finska personuppgiftslagens tillämpning på personuppgifter om avlidna personer (2008)
25 Statssekretariatets arkiv – ett finskt forsknings arkiv i S:t Petersburg (2008)
26 Iakttagelser om statsarkivets verksamhet som forskningsfrämjande institution från början av självständighetstiden till vinterkriget (2012)

III Writings in English
27 Differences between fundamental archival terms in the Baltic and the Nordic countries (1997)
28 Structural complexity of electronic records as a factor guiding decisions on permanent retention (2000)
29 Legislation concerning access to and secrecy of official records, archives, and personal data in the Nordic countries (2004)

Kategoriat:Julkaisut

Arkistot ja yhteisöt – uutta provenienssista

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Asiakirjojen alkuperä, provenienssi, on kulunut ajatus. Onko se jotain fyysistä vai käsitteellistä? Onko se suhde ja mihin – tehtävään, toisiin asiakirjoihin, kokonaisuuteen vai organisaatioon? Mitä se tarkoittaa, mitä sen avulla tehdään, miten sitä ”kunnioitetaan”? Kaikesta tästä on arkistoteoriassa kirjoitettu, liikaakin. On vaikea kuvitella, että tästä olisi uutta ja mielenkiintoista sanottavaa.

Silti provenienssi ei ole kuollut, se vain tuoksahtaa vanhalta paperilta. Provenienssikeskustelu saa uusia muotoja. Sanaan yhteisöllisyys tiivistyy paljon alan viime vuosien keskustelusta. Sana ”yhteisöarkistot” (community archives) ilmaantui luullakseni kirjallisuuteen kymmenkunta vuotta sitten. Sillä tarkoitetaan erilaisten paikallisten yhteisöjen ja vähemmistöjen arkistoja, jotka toimivat omin voimin ja perinteisiin arkistoihin nähden epäortodoksisesti, ehkä vain digitoiden asiakirjoja ja muitakin aineistoja nettiin. Arkistot ovat osana yhteisöjä ja niiden muistia olleet muutenkin kiinnostuksen kohteena.

Provenienssista on samalla alettu puhua uudella tavalla. Koko provenienssikeskustelun historia on ollut oikeastaan käsitteen jatkuvaa laajenemista. Aluksi provenienssi oli vain suhde yhteen organisaatioon, jonka toiminnassa arkisto syntyi. Tämä oli klassisen arkistoteorian ajatus, sata vuotta sitten.

Sitten huomattiin, että aineistoilla saattaa olla useita arkistonmuodostajia organisaatioiden muuttuessa ja tehtävien vaihtaessa paikkaa. Peter Scottin kehittämä sarjajärjestelmä 1960-luvulla oli vastaus tähän haasteeseen.

1990-luvun puolivälissä provenienssi alettiin nähdä tätäkin monimutkaisempana suhdeverkostona. Perinteinen tapa hahmottaa provenienssia oli tarkastella vain arkistonmuodostusta. Nyt alettiin postmodernistisesti katsoa, että myös aineistojen hallinta, käyttö ja tulkinta ovat osa samaa jatkumoa. ”Jokainen järjestys tai kuvailu on argumentti aineiston merkityksestä”, kuten Heather MacNeil väitti. MacNeil on puhunut myös ”arkistomuuntelusta” (archivalterity) tarkoittaen sitä toimenpiteiden sarjaa, joilla aineiston autenttisuutta ja merkitystä muutetaan.  Säilyttäminen arkistoinstituutioissa ja arkistoammattilaisten tekemät toimenpiteet ja kuvailut ovat nekin tästä näkökulmasta osa aineiston provenienssia. Taannoin kehitettäessä suomalaista arkistokuvailun käsitemallia tämä oli lähtökohta.

Missä ollaan nyt? Provenienssikeskusteluun on edelleen laajempia merkityksiä ja uusia termejä.

Yksi uusi termi on ”yhteisöllinen provenienssi” (societal provenance). Tällä viitataan siihen, että asiakirjoja synty ja arkistointi tapahtuu aina jossain sosiaalisessa ympäristössä ja liittyy sen päämääriin. Arvot, oletukset, ideat, pyrkimykset, käytetyt välineet – koko sosiohistoriallinen tilanne vaikuttaa siihen, mitä asiakirjoiksi tallentuu. Tästä näkökulmasta esimerkiksi etnisen yhteisön yhteinen tietoisuus omasta etnisestä alkuperästään on osa sen tuottaman aineiston provenienssia. Asiakirjat eivät vain ”kerro” etnisyydestä, ne ovat tulosta siitä.

Tähän liittyen on alettu puhua ”kanssaluomisesta” (co-authorship). Tämä on helpointa ymmärtää kolonialismin taustaa vasten. Kuvittele, että edustat alkuperäiskansaa tai jonkin entisen siirtomaan väestöä, jolla ei ole omasta historiastaan mitään kirjallisia lähteitä. Kaikki, mitä yhteisösi historiasta tiedetään, sisältyy jonkin läntisen kauppakomppanian asiakirjoihin. Nämä asiakirjat on rahdattu säilytettäväksi vieraassa maassa ja toisessa kulttuurissa toiselle puolelle maailmaa – aivan provenienssiperiaatteen mukaisesti. Eikö se tuntuisi epäreilulta? Eikö tuntuisi siltä, että myös kansasi on osa aineiston alkuperää, että sillä on siihen myös oikeuksia, että se on ”kanssaluoja”?

Tästä päästään kolmanteen käsitteeseen, jonka voisi kääntää arkistoyhteisöksi (”community of records”). Arkistoyhteisö on viitekehys niiden aineistojen tulkinnalle, jotka se synnyttää. Jokainen arkistoyhteisön jäsen on osa arkiston luomisprosessia ja sitä kautta kanssaluoja suhteessa aineistoon. ”Ilman orjia ei ole kirjanpitoa orjista”, huomauttaa Jeannette Bastian.

Esimerkki voi Suomessa tuntua vieraalta. Suomihan on suhteellisen monokulttuurinen maa vailla orjuutta tai siirtomaahistoriaa. Mutta Bastian lisää myös, ”ilman väestöä ei ole tarvetta henkikirjoitukseen”. Niinpä tänne sovellettuna voisi sanoa, että suomalaiset arkistoaineistot ovat olemassa vain, koska me olemme olleet olemassa. Ne ovat meistä. Ne ovat osa meitä.

Tällaiset ajatukset ovat inspiroivia, mutta ammatillisissa käytännöissä niiden soveltamisella on rajansa. Kun provenienssi alkaa tarkoittaa kaikkea aineistoon liittyvää, siitä tulee jatkuvasti laajeneva ääretön kehä, jota on vaikea ottaa huomioon esimerkiksi kuvailussa. Kaikesta ei voi kertoa. On tehtävä valintaa, tulkittava ja asetettava painotuksia.  Toinen vaihtoehto on, että yrittää kertoa kaikesta mahdollisesta pitämättä mitään tärkeämpänä kuin muuta. Silloin merkityksellinen hukkuu merkityksettömän sekaan. Siitä oltanee yhtä mieltä, että kumpaakin lajia maailmassa on, vaikka postmodernisti voi samalla sanoa, ettei ole ketään joka ne kiistattomasti erottaisi toisistaan.

(Julk. Faili 2/2019)

Kategoriat:Arkistoteoria

Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Failin viime numerossa kerrottiin asiakirjahallinnan ISO-standardien nykytilanteesta. Tämä jatkaa siitä. Standardeja on niin paljon, että kokonaiskuvan saamiseksi niitä on syytä käsitellä tarkemmin.

Standardeja lukiessa saattaa ihmetellä niiden päällekkäisyyttä. Tätä selittää se, että standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden, joten niissä on pakostakin ristiviittauksia ja toistoa. Oheinen kaavio näyttää asiakirjahallinnan standardien keskinäiset suhteet. Jokaisessa ISO-standardissa nimittäin määritellään, mille dokumenteille se perustuu. Nuoli kaaviossa osoittaa kohti standardia, joka on ollut standardin laadinnassa tällainen auktoritatiivinen lähde.

Kaaviosta näkee, miten keskeinen standardeista vanhin, asiakirjatiedon piirteitä ja sen käsittelyä määrittävä ISO 15489 on. Mihinkään muuhun standardiin ei vedota yhtä usein. ISO 15489 itsessään on itsenäinen kokonaisuus, josta ei enää ole viittauksia eteenpäin. Lähes yhtä keskeiseen asemaan nousevat ISO 30300, joka käsittelee alan käsitteitä ja periaatteita johtamisen näkökulmasta, ja ISO 23081-1, joka kuvaa tarvittavia metatietoja.

Figure 1 Asiakirjahallinnan standardien keskinäiset viittaukset. ISO 14721 ja ISO 13028 puuttuvat kaaviosta.

Mutta toiston kanalta vielä olennaisempaa on, että eri standardit on tarkoitettu eri lukijoille. Kaikkia ei ole tehty ajatellen alan ammattilaisia. Tässä artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä standardeja, jotka on ensisijaisesti tarkoitettu muille käyttäjäryhmille.

Asiakirjahallinnan johtaminen osana organisaatiota

Vuosikymmen sitten asiakirjahallinnan standardeja alettiin uudistaa johtamisen näkökulmasta. Hyvä asiakirjahallinta vaatii resursseja, suunnittelua, ohjeistusta, vastuuttamista, toimintatapojen määrittelyä – siis johtamista. Se ei kuitenkaan ole ainoa organisaation toiminta-alue, jolla johtamista tarvitaan. Organisaatiolla on päätehtävänsä, joka ei tietenkään ole asiakirjahallinta. Se ei voi olla esimerkiksi elintarviketurvallisuuden varmistaminen. Lisäksi organisaatiolla saattaa olla muita tavoitteita, kuten hyvä laatu, ympäristötekijöiden huomioon ottaminen tai vaikkapa korruption torjunta. Kun samanaikaisesti pyritään erilaisiin tavoitteisiin, johtamisen täytyy olla yhteensopivaa eri alueilla.

ISOn johtamisstandardit (MSS, Management System Standard) ovat tätä varten. Niissä kerrotaan organisaation johdolle, mitä organisaatiolta ja sen johtamiselta vaaditaan. Oma standardi löytyy muun muassa kaikille edellä mainituille alueille, laadunvarmistuksesta korruption estämiseen. Asiakirjahallinnan johtamisstandardit ISO 30300-30302 kertovat siitä, mitä muun johtamisen kanssa yhteensopiva asiakirjahallinnan johtaminen on. ISO 30300 käsittelee käsitteitä ja perusteita, ISO 30301 vaatimuksia johtamiselle sekä organisaatiolle, ja ISO 30302 toteutuksen viemistä käytäntöön.

Sisältönä johtamisstandardeissa on, että organisaation täytyy tunnistaa, milloin ja missä se tarvitsee asiakirjahallintaa ja sen jälkeen sen on luotava toimintatavat, joilla varmistetaan kokonaisuuden toimivuus ja kehittäminen. Tämä vaatii erilaisten ulkoisten tekijöiden huomioimista sidosryhmistä ja ajankohtaisista trendeistä juridiikkaan, tekniikkaan ja talouteen. Toisaalta on huomioitava myös sisäiset tekijät, kuten johtamistavat ja organisaatiorakenne. Riskien hallinta on yksi aspekti. Tarvitaan näkemystä rooleista ja vastuista sekä systemaattisista prosesseista, joita sitten seurataan ja parannetaan. Seurantaa ja auditointia vaaditaan myös. Johdon on panostettava, työntekijöiden tiedostettava.

Koska ISO 30300-sarjan standardit eivät ole ensisijaisesti ammattilaisille suunnattuja, alan terminologiaa on niissä vähemmän kuin ammattispesifeissä standardeissa. Pientä muutosta ne ovat kuitenkin tuoneet käsitteistöön. Perinteisesti asiakirjojen on aina määritelty olevan informaatiota, jota säilytetään ”todisteena” toiminnasta. Sen selväkielisesti todetaan olevan muutakin kuin kelpaamista todisteeksi oikeudessa. ISO 30300-standardien tuoma lisäys on, että asiakirjat voivat todisteiden ohella tai vaihtoehtoisesti olla organisaatiolle varanto (asset). Tällä tuodaan esille tiedon arvoa organisaatiolle, mikä on johdolle tärkeää ymmärtää.

Asiakirjahallinnan johtamisstandardien tavoitteena on tehdä hyvästä asiakirjahallinnasta yksi organisaation johdon prioriteeteista. Johtamisstandardeja voi käyttää joustavasti. Organisaation ei tarvitse esimerkiksi ryhtyä laatutyöhön hyötyäkseen 30300-sarjasta. Standardeja voi soveltaa aivan yksinkin osana integroitua johtamista, myös pienessä organisaatiossa.

Järjestelmien kehittäminen

Hyvä asiakirjahallinta on periaatteiltaan aineistoneutraalia – sitä voi soveltaa, oli kyse minkä muotoisesta ja minkälaisesta aineistosta tahansa. Mutta digitaalisuus on tietenkin valtavirtaa.  Niinpä toinen keskeinen muille kuin ammattilaisille tarkoitettu standardien joukko löytyy sähköisestä tiedonhallinnasta.

Eurooppalainen asiakirjajärjestelmämääritys MoReq näyttää ajaneen karille ja jääneen sille. Sähke on juuttunut lainsäädännön luomaan limboon ja elää jatkoajoillaan kädestä suuhun. Tässä tilanteessa ICAn piirissä laadittu asiakirjajärjestelmien määritys ISO 16175 saa ehkä uutta nostetta. Se on mielenkiintoisessa vaiheessa, koska sitten viime Failin siitä tuli uusi versio lausuntokierrokselle.

Tässä uudessa luonnoksessa kolmiosainen standardi on puristettu kahteen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee sitä, mitä digitaalisten asiakirjojen hallinta vaatii. Toinen osa käsittelee tarvittavien ohjelmistojen valintaa ja käyttöönottoa organisaatiossa.

ISO 16175-1 on suunnattu järjestelmätoimittajille, ohjelmistoarkkitehdeille ja kehittäjille, toki myös alan ammattilaisille sikäli ”kun he ovat mukana neuvomassa tai avustamassa” kehitystyössä. Niinpä alan ammattikieli on tässäkin standardissa minimoitu. Ykkösosa ei huomioi hybridiaineistoja ja paperiasiakirjojen hallintaa ja myös sähköinen pitkäaikaissäilytys on jätetty sen ulkopuolelle.

Uusi ISO 16175-1 eroaa muista asiakirjajärjestelmämäärittelyistä siinä, että se ei oikeastaan ole järjestelmämäärittely. Standardi esittelee joukon ”tuloksia” (kuten ”käyttöoikeuksien hallinta”) ja kertoo, mitä tämä vaatii. Vaatimukset ovat pakollisia, toivottavia tai valinnaisia. ”Toivottavat” vaatimukset voi perustellusta syystä jättää toteuttamatta, silloin kun on varma asiastaan ja tietää, mitä tekee.

Ajatus ei kuitenkaan ole, että aina olisi yksi järjestelmä, joka tekee kaiken. Vaatimukset voidaan täyttää joukolla yhdessä toimivia ohjelmistoja ja myös eri organisaatioiden yhteistyöllä. Toimintoja voidaan rakentaa itse operatiiviseen liiketoimintajärjestelmään, asiakirjajärjestelmä voi hallita joitain liiketoimintajärjestelmän toimintoja, tai tiedot siirtää operatiivisesta järjestelmästä hallittavaksi asiakirjajärjestelmään. Lähestymistapa on siis samaan tapaan modulaarinen kuin MoReq2010:ssä.

Järjestelmäkehittäjälle ISO 16175-1:tä voi melkeinpä suositella oppikirjaksi. Siinä käydään havainnollisesti ja konkreettisesti läpi asiakirjajärjestelmien toimintaa ja perusteita. Myös tietokantojen hallintaan asiakirja-aineistona annetaan ohjeita. Toisaalta asiakirja-ammattilainen voi minusta lukea sitä oppiakseen järjestelmien toiminnasta. Mistään kovin teknisestä lukupaketista ei ole kyse. Standardia voi käyttää nykyjärjestelmien auditointiin ja sen arviointiin, kuinka hyvin ne tehtävästään suoriutuvat.

Kakkososa, ISO 16175-2, käsittelee asiakirjajärjestelmien käyttöönottoa eri näkökulmista. Sen luvuissa käydään läpi tähän liittyviä osa-alueita: mikä on asiakirjahallinnan nykytila ja organisaation valmius järjestelmään siirtymiseen, miten projekti rajataan, keitä muutos koskettaa, miten muodostaa vaatimukset uudelle järjestelmälle, miten järjestelmä konfiguroidaan, pitääkö tietoja siirtää tai konvertoida aikaisemmista järjestelmistä, miten muutokset viedään läpi, ja kuinka suoritusta arvioidaan. Kyse on ykkösosaan nähden melko irrallisesta kokonaisuudesta. Eikä siinä ykkösosaan suoraan viitatakaan.

Tässä tekstissä mainitut standardit – muut selviävät edellisestä artikkelista

SFS-ISO 15489-1. Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles. (2017).

SFS-ISO 23081-1 Information and documentation. Records management processes. Metadata for records . Part 1: Principles. (2018).

ISO 30300 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary. (2011).

SFS-ISO 30301 Information and documentation. Management systems for records. Requirements. (2011).

ISO 30302. Information and documentation. Management systems for records. Guidelines for implementation. (2015).        

(Julk. Faili 2/2019)                    

Kategoriat:Standardit