Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Lohkoketjuista arkistojen tuho tai pelastus?

maanantai 24.9.2018 Jätä kommentti

Lohkoketjuista povataan maailmaa mullistavaa teknologiaa. Lohkoketjut muuttavat kaiken pankkitoiminnasta logistiikkaan ja äänestämiseen. Lohkoketju antaa meille pankeista vapaan rahan, varmistaa reilun kaupan tuotteiden reiluuden, tekee rekistereiden- ja kirjanpitäjistä katoavia ammattiryhmiä ja demokratisoi yhteiskuntaa, luvataan netissä.

Teknisesti lohkoketjuihin liittyy monia kysymyksiä. Asiakirjahallinnassa ei kuitenkaan tarvitse välittää tekniikan yksityiskohdista. Tärkeää on ymmärtää periaate. Lohkoketjun perusidea on yksinkertainen. Tallennettavasta datasta lasketaan tarkastussumma (”tiiviste”), joka tallennetaan ”lohkoon”. Vertaamalla dataa tiivisteeseen voidaan myöhemmin varmistua siitä, että dataa ei ole sormeiltu. Jos dataa muutetaan, tiiviste ei enää pidä paikkaansa. Kun uutta dataa lisätään ketjuun, uusi tiiviste lasketaan uudesta datasta ja aikaisemmasta tiivisteestä. Tulos tallennetaan jälleen uuteen lohkoon. Näin ketju lukittuu.

Olennaista on, että lohkoketju on täysin hajautettu verkkoon. Sillä ei ole keskitettyä valvojaa, joka pitäisi siitä huolta. Ketjusta on kopioita eri puolilla verkkoa, mikä tekee sen manipuloimisen mahdottomaksi. Ketjun luotettavuus perustuu yksinomaan teknologiaan.

Perinteisesti arkisto on ollut tiedon autenttisuuden ja luotettavuuden takaaja. Tietoon voitiin luottaa, koska se oli puolueettoman toimijan – arkiston – hallussa ja sen valvonnan alaisena. Niinpä nyt voidaan väittää, ettei lohkoketjujen jälkeen enää tarvita arkistoa tai asiakirjahallinnon funktiota, joka huolehtisi tiedosta. Ei tosin ole suurta pelkoa siitä, että tämä ajatus esitettäisiin. Ainakin erään Northumbrian yliopistossa tehdyn tutkielman mukaan tiedonhallinnan näkökulmat eivät ole organisaatioissa olennaisia mietittäessä käytetäänkö lohkoketjuja. Mutta jos nyt kuitenkin kuulette tämän suuntaisen ajatuksen, kehotan vetämään henkeä syvään ja tarttumaan rauhallisesti arkistoteoriaan. Kyse on siitä, mitä tämä ala oikeasti tekee ja miten lohkoketjuteknologia siihen vastaa.

Eheys ei ole kaikki kaikessa

Asiakirjahallinta on tiedon siirtämistä ajasta ja paikasta toiseen niin, että tiedon ominaisuudet voidaan taata ja sen elinkaarta kyetään hallitsemaan suunnitelmallisesti. Tiedon ominaisuudet ovat tuttuja: ne ovat autenttisuus, luotettavuus, käytettävyys ja eheys. Tieto on autenttista, kun voidaan varmistua siitä, että tieto on sitä, mitä sen pitäisi olla, ja sen laatija tai lähettäjä sekä laatimis- tai lähettämisajankohta voidaan todentaa. Tieto on luotettavaa, kun voidaan uskoa sen oleva luotettava esitys siitä, mitä se todistaa. Tieto on ymmärrettävää, kun se pystytään paikallistamaan, hakemaan, esittämään ja tulkitsemaan. Tieto on ehyttä, kun se on täydellistä ja muuttumatonta.

Lohkoketjuteknologia itsessään palvelee näistä vain viimeistä: tiedon eheyttä. ICT-ammattilaiset ovat aina keskittyneet eheyteen, koska sähköinen data on niin helposti muutettavissa. Asiakirjahallinnan näkökulmasta se ei kuitenkaan riitä. Myös autenttisuus ja luotettavuus ovat tärkeitä. Luciana Duranti kirjoitti tästä jo kaksikymmentä vuotta sitten.

Arkistoteoria nimittäin sanoo, että tiedon autenttisuuden ja luotettavuuden takaamiseen on kaksi keinoa: tiedon syntyprosessin valvonta ja muotoseikkojen vaatiminen. Mitä vaikeammaksi asiakirjan tuottaminen on tehty, mitä huolellisemmin sen laatimista valvotaan, ja mitä enemmän asiakirjalta vaaditaan erilaisia muotoseikkoja, jotka paperimaailmassa olivat allekirjoituksia, leimoja, vesileimoja, päiväyksiä, sitä varmempia voidaan olla tiedon autenttisuudesta ja luotettavuudesta.

Samat säännöt pätevät sekä digitaaliseen että analogiseen tietoon. Jos ei voida olla varmoja esimerkiksi passin antajasta, on samantekevää, onko passin eheys taattu lohkoketjun tiivisteellä. Lohkoketju kertoo vain passin olevan sisällöltään sama kuin ennen – siis ehkä muuttamaton väärennös. Muuttamattomuus ei yksin osoita viestin olevan sitä, miltä se näyttää. Lohkoketjulla lukitseminen ei esimerkiksi varmista, että yliopiston sähköpostiosoitteesta lähetetty kannanotto olisi yliopiston virallinen kanta. Ehkä viesti ei ole oikeasti yliopistolta lähetetty, tai jos olisikin, siinä voi olla kyse henkilökohtaisesta mielipiteestä, tai jopa pilasta.

Mikään määrä eheyttä varmistavaa teknologiaa ei vastaa autenttisuutta ja luotettavuutta koskeviin kysymyksiin, mutta joskus sama teknologia kyllä jossain määrin palvelee kumpaakin tarkoitusta. Esimerkiksi sähköinen allekirjoitus voi sekä lukita viestin sisällön, että varmistaa sen lähettäjän. Silloin kun asiakirjojen laatiminen on holtitonta, lähettäjän tietäminen ei kuitenkin välttämättä riitä. Trumpin hallinto tarjoaa tästä hyvän esimerkin: on vaikea sanoa, mikä on nykyisin Yhdysvaltojen ulkoasiainhallinnon kanta eri asioihin, kun tästä kertovat lausunnot tulevat kontrolloimatta. Presidentti ja muut puhujat kyllä tunnetaan, mutta lausuntojen luotettavuus on huono.

Lohkoketjun tiivisteellä voidaan lukita aivan mitä tahansa dataa. Siksi sen suojaamana voi olla myös metatietoa, joka kertoo datan alkuperästä tai tekee tiedosta ymmärrettävämpää. Tällaisen tiedon tuottaminen on kuitenkin edelleen asia, josta täytyy erikseen huolehtia. Lohkoketjut eivät sitä tee. Näissä asioissa asiakirjahallinnalla on aina työmaata.

Miten seulonta tapahtuu?

Asiakirjahallinnassa on muistettava myös aika-aspekti. Asiakirjahallinnan näkökulmasta kyse ei ole vain tiedosta ja sen piirteistä juuri nyt. On tarkasteltava pidempää aikaväliä. Silloin esiin nousee uusia tekijöitä. Lohkoketjut ensiksikin estävät tiedon muuttamisen. Tämä kuulostaa hyvältä, mutta ei aina ole sitä. Joskus tietoa pitää poistaa, vaikkapa koska tallennetut henkilötiedot ovat käyneet tarpeettomiksi. Huonosti käytettynä lohkoketjuista on haittaa seulonnalle.

Hyvällä suunnittelulla ongelma voidaan ilmeisesti kiertää. Lohkoketjuihinhan ei tallenneta itse dataa, vaan ainoastaan siitä laskettu tiiviste. Ketju varmistaa, että se kokonaisuus dataa, josta tiiviste on laskettu, on edelleen muuttumaton. Ketju ei sinänsä estä tiedon poistamista, koska data on jossain muualla. Silloin ketjuun vain jää tiivisteitä, joilla ei ole käyttöä.

Jos tiivisteet siis lasketaan sopivalla tarkkuudella, tiedon hävittäminen on edelleen mahdollista sotkematta lohkoketjua. Jos esimerkiksi yksittäisiä dokumentteja tullaan myöhemmin hävittämään, tiivisteet on laskettava ja tallennettava lohkoketjuun jokaisesta dokumentista erikseen. Silloin ketjussa on tiivisteitä, joihin liittyvää dataa ei enää jossain vaiheessa mistään löydy, mutta olemassa olevan datan osalta ketju on edelleen pätevä.

Niinpä vaikuttaisi siltä, että tässä on uusi näkökulma asiakirjahallinnan suunnitteluun siellä, missä lohkoketjuja käytetään. Ammattilaisten olisi ymmärrettävä sekin ja otettava se huomioon.

Pitkäaikaissäilytyksestä ongelmia

Koska lohkoketjuihin ei tallenneta itse dataa, tiedon pitkäaikaissäilytyksestä on edelleen huolehdittava jossain muussa järjestelmässä. Tämä tarjoaa toisenlaisia haasteita. Pitkäaikaissäilytykseen tarvitaan edelleen järjestelmä, lohkoketju ei taio sen tarvetta pois. Säilytettävän datan on pysyttävä synkronisoituna lohkoketjuun.

Pitkäaikaissäilytyksessä data ei pysy pitkällä aika välillä muuttumattomana. Ohjelmistojen ja tallennusmuotojen kehitys johtaa siihen, että itse dataan joudutaan jossain vaiheessa koskemaan. Ainakin sen metatietoja joudutaan varmasti täydentämään, koska säilytysjärjestelmän on dokumentoitava datalle tehtävät toimenpiteet. Sekä datan konvertointi että metatietojen täydentäminen merkinnee lohkoketjun mitätöintiä. Ratkaisuja ehkä on, mutta vielä on pohtimatta, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Arkistonäkökulmasta lohkoketjuista on toistaiseksi kirjoitettu erittäin vähän.

(Julk. Faili 3/2018, s. 10-11. Lehtikirjoituksen otsikosta jäi pois kysymysmerkki.)

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista

Lausunto ehdotuksesta tiedonhallintalaiksi

keskiviikko 19.9.2018 Jätä kommentti

Kohta ilmestyvässä Failissa 3/2018 on kommenttini lakiehdotuksesta tiedonhallintalaiksi. Se oli kuitenkin ensimmäistä, alustavaa ajattelua asiasta, joten en julkaise tekstiä blogissa. Tässä sen sijaan on laista kirjoittamani lausunto.

Ehdotus uudeksi tiedonhallintalaiksi on tervetullut, koska se kokoaa ja selkeyttää lainsäädäntöä. Laajakantoista ehdotusta voisi kommentoida eri näkökulmista. Keskityn tässä vain niihin alueisiin, jotka olennaisimmin koskettavat tutkimus- ja opetusaluettani, asiakirjahallintoa ja arkistoja (lyhyesti asiakirjahallintaa).

Tiedonhallinnan kuvaukset

Nykyinen arkistolaki määrää yksiselitteisesti, että ”arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa” (ArkistoL 23.9.1994/831 § 3).  Lakiehdotuksessa velvoitetaan viranomainen määrittelemään tietoaineistojensa säilytysajat (32 §), mutta jätetään avoimeksi millä tavalla tämä pitäisi kuvata. Siirtymäsäännöksistä (40 §) käy ilmi, että olemassa olevat tiedonhallinnan kuvaukset (tietojärjestelmäselosteet, kokonaisarkkitehtuurikuvaukset ja tiedonohjaus- eli arkistonmuodostussuunnitelmat) olisi yhdistettävä yhdeksi ”tiedonhallintamalliksi”, josta tuotetaan julkinen ”tiedonhallintakartta”. Tämän integroinnin oletetaan tapahtuvan kohtuullisen nopeasti ja melko pienellä panostuksella, koska sen katsotaan olevan pääasiassa jo olemassa olevan tiedon kokoamista yhteen. Tämä on virheellinen käsitys eikä perustu realistiseen kuvaan tilanteesta.

Tiedonohjaussuunnitelmia on tehty Suomessa 1980-luvulta lähtien. Vaikka suunnitelmat täyttävät nykylainsäädännön vaatimuksen, ne ovat sisällöllisesti heterogeenisia. Nykyohjeistuksen mukaan suunnitelmat on laadittava kuvaamaan organisaation toiminnassa syntyviä tietoaineistoja tehtävittäin, mutta todellisuudessa niissä on myös vanhempia, organisaatiorakenteeseen viittaavia elementtejä, ja temaattisia kategorioita. Syynä tähän on osin resurssipula. Asiakirjahallinta saattaa olla pienissä viranomaisissa ehkä vain yhden henkilön sivutoimisena vastuuna, jolloin pelkästään olemassa olevan kuvauksen pitäminen ajan tasalla on haasteellista ja suurten uudistusten läpivieminen mahdotonta. Uutena piirteenä 2000-luvulla sähköisiin tiedonohjaussuunnitelmiin lisättiin prosessivaiheita ja niitä integroitiin asiankäsittelyjärjestelmiin, jotta tiedon säilytysaikaa, julkiseksi tuloa yms. voidaan automaattisesti ohjata prosessin edetessä.

Koska suunnitelmat ovat sisällöltään erilaisia ja muodoltaan mitä tahansa Excel-taulukoista sähköiseen tiedonohjausjärjestelmään, jopa samaa tehtäväaluetta kuvaavien tiedonohjaussuunnitelmien yhdistäminen on osoittautunut vaikeaksi. Tätä yritettiin 2010-luvun projekteissa, joissa pyrittiin kuntien tai valtionallinnon yhteisiin tiedonohjaussuunnitelmiin tai ainakin tehtäväluokituksiin. Nyt lailla vaadittaisiin tiedonohjaussuunnitelmien yhdistämistä kuvauksiin, jotka on tehty toisilla tarkkuuksilla aivan eri näkökulmasta. Ei kuitenkaan ole selvitystä siitä, miten organisaation tehtävien mallinnus tiedonohjaussuunnitelmissa voitaisiin integroida organisaation toiminnan TOGAF-kuvaukseen. Jos integrointia yritetään, ollaan varmasti suurten käsitteellisten ja käytännöllisten ongelmien edessä.

Jää epäselväksi, mitä tapahtuu, jos yhdistäminen ei ole mahdollista. Sähköisissä järjestelmissä metatietojen hallintatietojen periyttäminen tiedonohjaussuunnitelmasta tietoaineistoille on olennaisesti perustunut tehtäväluokkaan, joten kysymys on tietojärjestelmiin vaikuttavasta ratkaisusta, jolla on sekä käytännön vaikutuksia että kustannuksia.

Samaan aikaan kun eri kuvausten yhdistämistä vaadittaisiin näin lailla, lakiehdotuksen visio siitä, mitä pitäisi olla tuloksena, on epäselvä. Ohjeistusta asiasta ei ole. Asiantuntemus tiedonohjaussuunnitelmista ja kokonaisarkkitehtuurista on eri ammattilaisilla, jotka tuntevat puutteellisesti toisen kuvaustavan. Ei ole tahoa, joka voisi toimia kouluttajana, koska työstä ei ole kenelläkään kokemusta.

Pidän siksi selvänä, että lakiehdotuksen visio tiedonhallinnanmallista jää joko kuolleeksi kirjaimeksi tai herättää lähinnä hämmennystä, ellei kyse ole pelkästään erilaisten kuvausten kattokäsitteestä. Eri näkökulmat tuskin ovat yhdistettävissä, eikä niiden edes pitäisi olla. Tiedonohjaussuunnitelmien tarkoituksena on jäsentää tietovarantoja siten, että käyttöoikeudet ja tiedon elinkaari ovat hallittavissa ja tieto voidaan kontekstualisoida. Kokonaisarkkitehtuuri palvelee muun muassa tiedon yhteiskäyttöisyyttä ja palveluiden rakentamista. Sama tietovarantojen jäsennys ei voi palvella kaikkia tarkoituksia. Jos yhdellä tavalla organisoida tietovarannot koetaan palvella muitakin päämääriä, on kysyttävä, mitä seurauksia sillä on ja onko se mahdollista. Tällainen selvitys puuttuu kokonaan lakiehdotuksen taustatyöstä ja perusteluista. Mikäli lautakunta työskentelee jakautuneena osiin, kuten lakiehdotuksen perusteluissa toisaalla todetaan, on kysyttävä myös, miksi eri tarkoituksiin laadittavat kuvaukset olisi edes yhdistettävä yhdeksi ”malliksi”.

Tiedonhallintalautakunnan toiminta

Lakiehdotuksen mukaan uusi viranomainen, julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta, tekisi elinkaaripäätökset, valvoisi tiedonhallintaa ja antaisi suosituksia. Lautakunnan tehtäväkentäksi on ilmeisesti ajateltu tietojärjestelmiä, joista se tekisi melko yleisen tason päätöksiä muun muassa tiedon tuhoamisen/arkistossa säilyttämisen näkökulmasta. Tiedonohjaussuunnitelmat ovat kuitenkin huomattavan yksityiskohtaisia ja laajoja. Esimerkkinä voi mainita, että yliopiston tiedonohjaussuunnitelma on tulostettuna 400 – 800 sivua riippuen siitä, mitä tietoja tulostetaan. Lisäksi, vaikka lakiehdotus näyttää laaditun ajatellen vain sähköisiä tietoaineistoja, viranomaisilla on edelleen myös analogisia aineistoja, joita lautakunnan elinkaaripäätökset myös koskevat. Tämä on otettava huomioon päätöksissä, muuten seuraukset ovat arvaamattomia myös kustannuksiltaan.

On vaikea uskoa, että lautakunta pystyisi annetuilla resursseilla suoriutumaan sille todellisuudessa tulevasta tehtävästä, tai että olisi riittävästi pohdittu, mitä tarkoittaa tiedonhallintalautakunnalle annettu velvoite pitää yllä ”luetteloa tuhottavista ja arkistoitavista tietoaineistoista ja niiden arkistointipaikasta ja muodosta” (35 §). Tässä ei ole riittävästi huomioitu sitä, millä tasolla säilytys- ja arkistointipäätöksiä tehdään ja millaisen tietoaineistokirjon kanssa lautakunta joutuu työskentelemään.

Koska tiedonhallintalautakunta tekee ehdotuksen mukaan päätöksiä tiedonhallintayksiköittäin, sen työ ei aina ole kovin tehokasta: samaa tehtävää tai samankaltaisia aineistoja koskevia päätöksiä joudutaan tekemään yhä uudelleen eikä esimerkiksi kaikkien kuntien velvoittaminen yhdellä päätöksellä ole mahdollista. Tässä on ehkä ajateltu, että päällekkäinen työ vältetään kokonaisarkkitehtuurikuvausten avulla, mutta ei ole selvitetty, tapahtuisiko niin. Lisäksi, jos arkkitehtuurityötä jatkossakin tehdään eri tasoilla hallinnossa, ei ole selvää, miten nämä eritasoiset arkkitehtuurikuvaukset huomioidaan elinkaaripäätöksissä ja minkä tason kuvauksien perusteella elinkaaripäätös tehdään. Jos ajatus taas on, että esimerkiksi yhdelle kunnalle tehty elinkaaripäätös velvoittaa myös muita, tämäkään ei ole ongelmatonta. Se on ensinnäkin ristiriidassa sen kanssa, että tiedonhallintayksikön resurssit olisi otettava päätöksissä huomioon. Toiseksi, kuten edellä on todettu, tiedonohjaussuunnitelmien kuvaukset poikkeavat toisistaan niin paljon, että ”saman” tietoaineiston tunnistaminen eri suunnitelmissa ei ole itsestään selvää.

Säilyttäminen ja arkistointi

Arkistojen yksi keskeinen tehtävä on säilyttää tietoaineistoja niiden kulttuurihistoriallista käyttöä ja tutkimusta varten. Kulttuurihistoriallisen aineiston arkistointiin velvoitetaan lakiehdotuksessa (§ 32), mutta samalla todetaan, että elinkaaripäätökset on suhteutettava tiedonhallintayksikön voimavaroihin (§ 33).  Tästä herää epäilys, että aineistoa ei tarvitse arkistoida, jos arkistoinnin kustannukset ovat tiedonhallintayksikölle korkeat. Tämä heikentää tutkimuksen edellytyksiä ja asettaa kansalaiset kulttuuriperinnössä epätasa-arvoiseen asemaan. Esimerkiksi kunnat ovat resursseiltaan erilaisia. Lakiehdotus saattaa mahdollistaa sen, että esimerkiksi varakkaiden kuntien kansalaisista säilyy enemmän tietoa kuin ihmisistä syrjäseuduilla.

Lakiehdotuksen perusteluissa (33 §) kuvataan, millaiset aineistot ovat sellaisia, jotka ”kuvaavat keskeisesti yhteiskunnallisten tehtävien hoitamista ja sitä ketkä ovat käyttäneet kunkin tehtävän hoitamisen yhteydessä toimivaltaa. Tällaisia yhteiskunnallisten tehtävien hoitamista koskevia tietoaineistoja olisivat ainakin viranomaisten tilinpäätökset ja toimintakertomukset…”. Perusteluissa todetaan myös ”mitä yksilökohtaisemmasta päätöksestä on kysymys, sitä vähemmän sillä on merkitystä yksittäisenä asiakirjana, kun otetaan huomioon säännöksessä edellytetty olennaisuusvaatimus”.

Pidän ehdotuksessa olevaa luetteloa arkistoitavista aineistoista ongelmallisena, koska se saattaa ohjata liikaa säilytyspäätöksiä ja köyhdyttää arkistojen sisältöä. Ylipäänsä ehdotuksen näkemys kulttuuriperinnön kannalta tärkeistä aineistoista on suorastaan vaarallinen. Tieteellisen historiantutkimuksen ohella arkistoja käytetään erittäin paljon myös sukututkimukseen sekä yleensä henkilökohtaisen ja paikallisen identiteetin rakentamiseen. Ehdotuksesta huokuu ajatus, että arkistoihin pitäisi puhtaan tilastollisen aineiston ohella jäädä tietoja vain merkittävien toimijoiden merkittävistä päätöksistä ja ”olennaisista” tapahtumista. Tämä ei vastaa lainkaan sen enempää yhteiskunnan kuin tutkimuksenkaan tarvetta. Se ei myöskään ole sitä, mihin arkistojen arvonmäärityksessä on vuosikymmenten ajan kansainvälisesti pyritty. Tavoitteena on säilyttää inhimillisen elon koko kirjo eri näkökulmineen myös yksilötasolla, kuitenkin siten että elossa olevien henkilöiden oikeuksia ei loukata.

Määritelmä arkistoitavista aineistoista (§ 33) on puutteellinen. Säännöllisesti voi lukea lehdistä, mitä ihmiset ovat käyttäneet arkistoja ymmärtääkseen taustaansa ja itseään.[1] Kansalaisten mahdollisuus ja oikeus tähän on vaarassa, jos pykälää tulkitaan kirjaimellisesti. Yksilöä koskevat tiedot ovat elintärkeitä, jos haluamme tutkia luotettavasti ja monipuolisesti aiempia tapahtumia ja ilmiöitä. Jos julkisen hallinnon toiminnasta ei ehdotuksen mukaisesti jäisi muita asiakirjatietoja kuin toimintakertomukset ja politiikkapaperit, tietäisimme vain hallinnon aikeet, emme lainkaan sitä, miten hallinto vaikutti kansalaisiin. Henkilötietojen säilyttämisen rajoittaminen on tärkeää, mutta on suuri riski siihen, että hyvää tarkoittaessa heikennetään myös kansalaisten oikeusturvaa ja mahdollisuuksia kontrolloida hallinnon toimintaa. Mielestäni on välttämätöntä säilyttää henkilötietoja pysyvästi tilanteissa, joissa puututaan ihmisten itsemääräämisoikeuteen. Muutenkin tutkimuksen keinoin on voitava selvittää, miten yhteiskunta kohtelee heikompiosaisia. Kansalaisten oikeusturvaan liittyvät seikkoja ei aina tiedetä tai osata arvioida, kun asiakirjat ovat tarpeen viranomaisen tehtävän hoitoa. Yksilöä koskevien tietojen kattava hävittäminen tietosuojan nimissä heikentää julkisuusperiaatteen toteutumista ja kansalaisten mahdollisuuksia arvioida tutkimuksen kautta yhteiskunnan arvoja ja toimintatapoja.

Kansallisarkistolla ei ole kulttuurihistoriallisten aineistojen tunnistamisessa riittävää roolia, vaikka sillä on paras asiantuntemus ja pitkä kokemus tästä tehtävästä. 34 §:n mukaan Kansallisarkiston on kyllä annettava lausunto siitä, vastaako muutossuunnitelma ”tiedonhallintalautakunnan tekemiä elinkaaripäätöksiä” ja tiedonhallintayksikön on noudatettava Kansallisarkiston antamaa lausuntoa, mutta missään ei edellytetä Kansallisarkiston lausuntoa itse elinkaaripäätöksestä ja taata sille oikeutta saada riittävät tiedot tiedonhallintayksikön tietoaineistoista kulttuurihistoriallisesti merkittävien aineistojen tunnistamiseksi. Kansallisarkistolla pitäisi olla tässä sama oikeus tiedonsaantiin viranomaiselta kuin mikä ehdotuksessa on varattu valtiovarainministeriölle (12 §).

Koska tehtävään nähden tiedonhallintalautakunnan resurssit ovat liian vaatimattomat, arkistoinnista päätettäessä lautakunta joutuisi yleensä hyväksymään Kansallisarkiston valmistelemat esitykset sellaisenaan. On kyseenalaista, mikä lisähyöty lautakunnan ”arkistoinnin” (millä termillä ehdotuksen oman määritelmän mukaan tarkoitetaan vain kulttuurihistoriallisesti arvokkaan aineiston siirtämistä) asiantuntijoista silloin olisi. Ehdotuksessa perustellaan lautakunnan roolia sillä, että sen kokoonpano takaisi monialaisen osaamisen. Näkemys perustuu puutteelliseen käsitykseen arvonmäärityksen kompleksisuudesta ja perusteista. Arvonmäärityksessä tiedon arkistointitarvetta arvioidaan muun muassa suhteessa organisaation toimintaan ja toisiin tietoaineistoihin. Arkistointipäätös edellyttää sekä viranomaisen eri tietoaineistojen että sen toiminnan tuntemusta. Tämä tietämys hankitaan valmisteluvaiheessa keskusteluilla viranomaisen kanssa sekä perehtymisellä erilaisiin syntyviin aineistoihin. On naivia kuvitella, että lautakunnan muutamat asiantuntijat voisivat korvata tämän ja tehdä oikeampia päätöksiä pelkästään kirjallisen materiaalin perusteella. Ehdotettu toimintatapa on byrokraattinen eikä ainakaan nopeuta säilytysaikojen määrittämistä.

Vastaavasti tutkijayhteisön rooli nähdään ehdotuksessa liian yksiulotteisena. Tutkimuksen perusteella tiedetään, että historiantutkijoiden tiedon tarve vaihtelee laajasti ja kohdistuu erilaisiin aineistoihin sen mukaan minkälaisesta aiheesta ja tutkimuksesta (esimerkiksi poliittinen historia, taloushistoria, sosiaalinen historia) on kyse. Jälleen voi kysyä, miten esitetty lautakunta edustaisi tässä riittävää asiantuntemusta. Tutkijoiden ottaminen mukaan valintaprosessiin ei ole täysin ongelmatonta, koska se voi johtaa siihen, että tutkimuksen senhetkiset trendit heijastuvat liikaa säilytyspäätöksiin. Jos tiedeyhteisön roolia kuitenkin arvonmäärityksessä halutaan kasvattaa, se olisi järkevämpää tehdä lisäämällä Kansallisarkiston yhteyteen tutkimusyhteisöä edustava elin. Suomessa vuosina 1947 – 1970 toiminut arkistoaineistojen supistamiskomitea käytti tarpeen mukaan tutkijoita asiantuntijoina, joten tällaisesta toimintatavasta on meillä kokemusta. Pidän tervetulleena ajatusta arvonmäärityksen perusteiden ja käytäntöjen pohdinnasta, mutta jos tätä halutaan edistää, siihen vaaditaan syvällisempää työtä kuin mihin tiedonhallintalain valmistelussa on ollut mahdollisuus.

Tiedon säilyttämistarve määräytyy ehdotuksen mukaan alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisella tarpeellisuudella viranomaisen toiminnassa (32 §). Miten ”alkuperäinen käyttötarkoitus” määrittyy silloin kun moni viranomainen käyttää samaa tietoa? Mikä käyttötarkoituksista määrää säilytysajan silloin kun eri viranomaisten käyttötarve on eri mittainen?

Vaikutus koulutukseen ja opetukseen

Lakiehdotus aiheuttaa suuria koulutustarpeita. Vaikka lakiehdotuksen seurauksia luonnehdittiin lakiehdotuksen esittelytilaisuudessa monilta osin vähäisiksi, ehdotus vaikuttaa erittäin olennaisesti asiakirjahallinnan toimintakenttään. Ongelmallista on, että tiedonohjaussuunnitelmia ei enää eksplisiittisesti vaadita ja samalla uusien tiedonhallinnan kuvausten sisältö on epäselvä, minkä vuoksi on myös epäselvää, millä tavoin ja mistä näkökulmasta asiakirjahallinnan suunnittelutyötä olisi tehtävä jatkossa. Tähän asti tiedonohjaussuunnitelmat ovat olleet asiakirjahallinnan suunnittelun keskeinen väline Suomessa. Suunnittelua ja tiedon arvonmääritystä on niissä tehty tehtäväpohjaisesti, mikä on ollut myös kansainvälisesti hallitseva ja muun muassa SFS-ISO 15489 Tieto- ja dokumentointi. Asiakirjahallinto -standardissa ja laajasti käytetyssä DIRKS-metodologiassa (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) ohjeistettu toimintapa. Nyt on epäselvää, onko tämä edelleen mahdollista ”tiedonhallintamallin” puitteissa, ja jos ei ole, miten arvonmääritystä pitäisi tehdä. Tässä tilanteessa on erittäin vaikea määrittää uusia koulutussisältöjä. Tilannetta ei helpota, että asiakirjahallinnan opetus on Suomen yliopistoissa hajallaan ja huonosti resurssoitua. Nähdäkseni ei ole tahoa, jolla olisi suoralta kädeltä valmius antaa sellaista täydennyskoulutusta, jota lakiehdotus edellyttää.

Lakiehdotuksessa annetaan ”arkisto”-termille uusi merkitys, mikä on myös ongelmallista. Pohjoismaissa, Italiassa ja Ranskassa ”arkistolla” on tarkoitettu viranomaisen toiminnassa syntyvää asiakirjallista tietoa riippumatta sen kulttuurihistoriallisesta arvosta. Nyt terminologiaa viedään anglosaksiseen suuntaan, mikä vaikeuttaa olemassa olevan kirjallisuuden ja ohjeistuksen ymmärtämistä. Lainsäädännössä ei pitäisi määritellä termejä uudelleen piittaamatta niiden vakiintuneesta merkityksestä erityisalalla.

Yhteenveto

Lakiehdotus olisi valmisteltava uudelleen niiltä osin, joilla on vaikutusta tiedon säilytysarvon määrittelyyn ja tähän liittyviin käytäntöihin. Viranomaiselta olisi jatkossakin eksplisiittisesti edellytettävä erillisen tiedonohjaussuunnitelman tekemistä. Tällaisena lakiehdotus vaarantaa suomalaiset seulonta- ja arvonmäärityskäytännöt, jotka ovat olleet kansainvälisesti hyvin edistyksellisiä ja toimivia. Tällaisenaan lakiehdotus ei myöskään takaa riittäviä resursseja ja asiantuntemusta kulttuurihistoriallisesti merkittävän aineiston määrittelyyn. Siksi sitä ei pitäisi viedä tässä muodossa eteenpäin.

[1] Viime päiviltä esim. ”Äiti riehui, ryyppäsi ja teki lopulta itsemurhan – Kun Sari Järn halusi ymmärtää miksi, hän löysi suvun synkän historian” (HS 19.9.2018)  https://www.hs.fi/elama/art-2000005832655.html , ”Näyttelijä Eeva Litmanen tutki sukunsa vaiheita sisällissodassa – ’Nyt uskallan ottaa surun lähelle’” (Yle 17.9.2018) https://yle.fi/uutiset/3-10409520.

Kategoriat:Lainsäädäntö

Palapelin palat

tiistai 12.6.2018 Jätä kommentti

Ensiksi tunnustus. Kaikista ammatillisista osa-alueista olen vähiten urallani ollut tekemisissä arvonmäärityksen kanssa. Yliopistossakin olen jättänyt aiheen toisille. Nyt kun Tampereen yliopistossa ei enää ole muita asiakirjahallinnan opettajia, siihen on ollut pakko syventyä. Samalla olen pohtinut kollegan toteamusta. Hän sanoi kerran, ettei työssä mieti arvonmäärityksen ”teorioita”. Tämä jäi vaivaamaan. Itse uskon, ettei mikään ole hyvää teoriaa käytännöllisempää. Miksi teoriat eivät siis palvele työtä?

Ainakaan kriteereistä ei ole pulaa. Voi heti luetella lukuisia tekijöitä, jotka pitäisi ottaa arvonmäärityksessä huomioon: tehtävä, laatija, hierarkkinen asema, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, ajankohta, tietosisältö, juridiikka, ainutlaatuisuus, oma tarve, myöhempi tutkimuskäyttö. Näistä voi aloittaa. Jos lista ei tunnu riittävältä, lisää löytyy. Aineistoja voidaan arvottaa tärkeiksi monin eri tavoin, eikä ole selvää, miten ja mistä näkökulmasta ratkaisu pitäisi tehdä. Tässä on yksi selitys. Tilanne on sama kuin eettisten ongelmien ratkaisussa. Jos on vain yksi sääntö, joka kertoo miten pitäisi toimia, se ei riitä kaikissa tilanteissa. Jos taas on useampia sääntöjä, ne ovat välillä ristiriidassa.

Toinen ongelma on se, että arvonmäärityksen kriteerit ovat suuria ja abstrakteja, mutta arvotamme pientä ja konkreettista. Mitä enemmän arvonmääritystä voi tehdä linnunsilmäperspektiivistä, sitä paremmin yleiset ajatukset toimivat. Useimmilla ei ole kuitenkaan varaa tuollaiseen ylellisyyteen: säilytysratkaisuja tehdään matalalla ja konkreettisella tasolla, jopa paperi kerrallaan. ”Hallinnon ja kansalaisen vuorovaikutus” kuulostaa säilytyskriteerinä hienolta, mutta tarkoittaako se jokaisen dokumentin säilyttämistä, jossa kansalainen on ollut viestinnän osapuolena?

Kolmas ongelmakohta tulee tietämyksemme suppeudesta. Arvonmääritystä olisi tehtävä mahdollisimman objektiivisesti ja rationaalisesti. Siksi tavoitteen olisi oltava selkeä ja toimenpiteiden perusteltuja suhteessa siihen. Arvonmäärityskirjallisuus kuvailee malleja, joissa sellainen toiminta on mahdollista. Tarkasteltavan tiedon arvo määritetään niissä suhteessa muuhun tietoon ja arvonmääritykselle asetettuun tavoitteeseen.  Kuitenkin, jotta oikean arvion tekeminen olisi mahdollista, sen olisi perustuttava täydelliseen, tai ainakin riittävään, tietämykseen.

Voi kysyä, miten usein näin oikeasti on? Eikö pikemminkin ole niin, että yritämme pimeässä hapuillen käsikopelolla erottaa merkittävän ja vähemmän merkittävän toisistaan? On selvä, että tulevan tutkimuskäytön ennakointi vaatii ennustajan lahjoja, joita kenelläkään ei ole. Mutta minusta on yhtä selvä, että emme tunne täydellisesti myöskään nykyhetkeä ja menneisyyttä. Jos esimerkiksi arvonmäärityksen tehtäväksi nähdään jättää suomalaisen ”yhteiskunnan kokonaiskuva” arkistoihin, niin kuka osaa sanoa, millainen tämän kuvan pitäisi olla? Mistä sen pitäisi muodostua? Onko tämä tarkastelemani tieto siinä tarpeen? Yhtä tärkeää olisi ymmärtää, kuinka paljon käsillä oleva ratkaisu vaikuttaa kokonaiskuvaan. Ehkä tämä tieto on loppujen lopuksi merkityksetöntä tai säilyy jossain muualla.

Toimiminen ilman tällaista tietämystä on kuin hävittäisimme ammattikuntana yhdessä paloja miljoonan palan palapelistä yrittäen pitää alkuperäisen kuvan edelleen tunnistettavissa. Kukaan ei kuitenkaan tiedä, miltä kuva kokonaisuutena näyttää tai mitä muita paloja on tallessa. Jokaisella on kädessä vain se oma pieni pala, jota tuijotetaan miettien sen merkitystä.

(Julk. Faili 2/2018, s. 41.)

Kategoriat:Arvonmääritys

Arkistonhoitajasta aktivistiksi?

tiistai 12.6.2018 1 kommentti

SONY DSC

Mikä on arkistonhoitajan eettinen tehtävä ja profession rooli yhteiskunnassa? Jotain on helppo antaa vastaukseksi. Asiakirjoilla turvataan yksilöiden ja organisaatioiden oikeuksia, totta kai. Tämän estäminen työssä on varmasti eettisesti väärin. Toiminnan läpinäkyvyyden edistäminen ja sen valvonnan tukeminen ovat myös selkeästi hyväksyttäviä tavoitteita.

Näistä on helppo olla samaa mieltä, koska ne eivät vaadi aktiivista roolia. Arkistonhoitajan tehtävä on miellyttävä pohjoismaisessa hyvinvointiyhteiskunnassa. Kun yhteiskunta toimii yleisesti ottaen hyvin ja tähtää hyviin asioihin, arkistonhoitaja voi keskittyä perustehtäviinsä.

Hyvän yhteiskunnan hyvien tavoitteiden tukeminen on arkistonhoitajan eettisten ongelmien ensimmäinen kehä. Silläkin on ristiriitansa ja ongelmansa, mutta ne ovat jossain mielessä kevyitä. Voi esimerkiksi kysyä, miten erilaiset käyttäjäryhmät tulisi ottaa huomioon. Onko oikein, että professori ja täysin kouluttamaton saavat tutkijasalissa saman kohtelun? Se on tasapuolista, mutta ei ota huomioon käyttäjien edellytyksiä löytää ja käyttää tietoa.

Siirrytäänpä vaikeampiin asioihin. Mikään yhteiskunta ei ole täydellinen. Joskus epäkohdat ovat suorastaan räikeitä. Miten arkistonhoitajan tulisi reagoida köyhyyteen, sosiaaliseen epätasa-arvoon, naisten syrjimiseen, vihapuheeseen tai rasismiin? Onko tällä mitään tekemistä hänen työnsä kanssa?

Suomessa arkistoaktivismi on outo ajatus, mutta Yhdysvalloissa siitä on keskusteltu 1970-luvulta saakka. Myös Verne Harris Etelä-Afrikasta on kannattanut aktivismia. Tässä suuntauksessa arkistojen toiminnan keskeiseksi tavoitteeksi nähdään yhteiskunnallinen oikeudenmukaisuus. Arkistonhoitaja ei voi olla yhteiskunnallisissa asioissa puolueeton, koska vaietessaan hän tukee vallitsevia valtarakenteita. Koska puolueettomuus on siis mahdotonta, arkistonhoitajan pitää päinvastoin ottaa kantaa. Arkistonhoitajan on oltava objektiivinen, muttei neutraali toimija.

Yhteiskunnallisen oikeudenmukaisuuden tavoittelu voi olla esimerkiksi aktiivista yhteistoimintaa sitä ajavien ryhmien kanssa. Toinen keino on moninaisuuden kasvattaminen arkistoissa eri tavoin: arkistoihin on saatava mahdollisimman laaja kirjo erilaisia aineistoja ja erilaisia käyttäjäryhmiä. Jopa itse ammattikunnankin on oltava kokoonpanoltaan moninainen niin, että erilaiset sukupuoliset ja etniset ryhmät ja muut vähemmistöt ovat siinä edustettuina.

Kaikki eivät hyväksy arkistonhoitaja-aktivismia. Vastustajien mielestä se tarkoittaa toiminnan politisoimista ja alistamista palvelemaan ties mitä yhteiskunnallista näkemystä.  Toiseksi ajatus ”valtarakenteesta”, jota vastaan arkistonhoitajan on kapinoitava, on jo sinänsä väärä. Se on juuri sellaista pseudo-objektiivista metanarratiivia, jonka postmodernismi hylkää. Ei ole yksimielisyyttä siitä, mikä tuo valtarakenne on. Niinpä arkistonhoitajan on pyrittävä puolueettomuuteen, vaikka hän ei siihen pääsekään. Vain silloin eri tahot voivat luottaa arkistoon ja antaa sille aineistojaan. Yksityishenkilönä arkistonhoitaja voi toki osallistua Pride-kulkueeseen, mutta työssään hän ottaa vastaan homovastaisen yhdistyksen aineistoja vilpittömästi kiittäen luovuttajia siitä, että he näin täydentävät kokonaiskuvaa yhteiskunnasta. Kolmas vasta-argumentti arkistoaktivismille on, että sen näkökulmasta yrityksiä ja muita yksityisiä tahoja palvelevat arkistoammattilaiset ovat väistämättä epäeettisiä, koska heidän on aina asetettava oma instituutionsa etusijalle yhteiskunnallisen oikeudenmukaisuuden sijasta.

Hyvän yhteiskunnan epäkohtiin suhtautuminen muodostaa eettisten ongelmien toisen kehän. Kysymykset ovat jo vaikeampia ja vaativat kenties aktiivista toimintaa.

Mutta on vielä kolmaskin ryhmä ongelmia. Miten pitäisi toimia silloin, kun yhteiskunta on selkeästi paha tai ainakin se toiminta, jossa asiakirjat syntyvät, eettisesti tuomittavaa? Tässä voi äärimmäisenä esimerkkinä vetää esille natsikortin. Kuvitellaan, että on vuosi 1943 ja olet vastuussa Auschwitzin asiakirjahallinnosta. Mitä teet?

Yhtäältä voi perustellusti väittää, ettei tuomittavaan toimintaan pidä osallistua millään lailla. Sitä ei pidä tukea mitenkään, ei myöskään luomalla ja säilyttämällä asiakirjoja. Olet osaltasi vastuussa siitä, mitä tapahtuu, vaikka et osallistuisikaan toimintaan. ”Auschwitzin kirjanpitäjä” Oskar Gröning tuomittiin vuonna 2015 avunannosta 300 000:n ihmisen murhaan, vaikka hän vain takavarikoi ja lajitteli murhattujen omaisuutta. Leirillä ei ollut arkistonhoitajaa – nykyisin varmaankin on, kuvassa arkiston ovi – mutta jos olisi ollut, arkistonhoitajakin olisi joutunut syytteeseen avunannosta.

Toisaalta asia ei ole aivan yksinkertainen.  Asiakirjat ovat toiminnan arvioinnissa keskeisiä. Natsit, Kambodžan punaiset khmerit, Pinochetin Chile, Etelä-Afrikan apartheid – kaikissa tapauksissa arkistoaineistoilla on ollut oikeudenkäynneissä keskeinen rooli. Niinpä voidaan väittää, että arkistonhoitajan tehtävänä on aina vain dokumentoida yhteiskunnan funktioita, jopa silloin kun ne menevät karmeasti pieleen. Yhteiskunnallisesti on yhtä tärkeää dokumentoida epäoikeudenmukaisuutta kuin oikeudenmukaisuutta.  Niinpä arkistonhoitaja, joka ei tue väärän toiminnan dokumentoinnin syntymistä ja säilymistä, toimii tästä näkökulmasta eettisesti väärin.

(Julk. Faili 2/2018, 23-24)

Kategoriat:Etiikka

Kesäkouluun Kiinaan?

keskiviikko 6.6.2018 Jätä kommentti

SONY DSC

Tarjolla olisi mahdollisuus lähteä opiskelemaan 22.7. – 1.8. Sun Yat-Sen yliopiston kesäkouluun. Järjestäjänä on yliopiston School of Information Management.  Yliopisto on Guangzhoussa (ent. Kanton). Sun Yat-Sen ei maksa lentolippuja, mutta muut kulut kyllä. Lisätietoja minulta. Ota yhteyttä, jos kiinnostuit!

Kategoriat:Ajankohtaista

Luvatonta hävittämistä

perjantai 25.5.2018 Jätä kommentti

Unredacted-sivusto kertoo, että Yhdysvaltain Kansallisarkisto NARA on alkanut julkaista kuukausittain luetteloa asiakirjojen lainvastaisesta tuhoamisesta ja muusta luvattomasta toiminnasta. Listalla on tapauksia, joissa on hävitetty asiakirjoja luvatta, mutta myös sellaisia, joissa on käytetty – muun muassa Ympäristövirastossa – kryptattuja pikaviestimiä toiminnan piilottamiseksi ja asiakirjahallinnon vaatimusten kiertämiseksi. Liittovaltion virastoilla on velvollisuus raportoida tällaisista tapauksista NARAlle. Meilläkään ei pitäisi liikaa luottaa viranomaisten toimintaan ja harkintaan.

 

Kategoriat:Arvonmääritys

Joko TOSta on kymmenen vuotta

keskiviikko 21.3.2018 Jätä kommentti

Kymmenen vuotta sitten visioitiin tiedonohjausjärjestelmiä ja yhteisiä tehtäväluokituksia. Nyt on aika katsoa, mihin on päästy ja miten tähän on tultu.

Tehtäväpohjaisuus ilmestyi suomalaiseen keskusteluun 1980-luvulla. Vuoden 1982 arkistoasetuksessa viranomaisilta alettiin edellyttää arkistosääntöä, jonka keskeisin osa oli arkistonmuodostussuunnitelma. Tämä synnytti väännön siitä, millainen suunnitelman luokitusjärjestelmän olisi oltava.

Vanhastaan arkistoissa oli totuttu ns. ABC-kaavaan, jossa asiakirjat oli ryhmitelty niiden ”muodon” mukaan omiksi sarjoikseen sisällöstä välittämättä: A-sarjaan diaarit, B-sarjoihin luettelot, C-sarjaan pöytäkirjat, ja niin edelleen. Malli tähän oli napattu Ruotsista, jossa idea oli esitetty jo vuonna 1903. ABC-kaavalla oli 1980-luvulla puoltajansa päätearkistoissa, koska se sopi kaikille viranomaisille eikä luonut suurta koulutustarvetta. Toinen vaihtoehto oli tehtäväpohjainen luokitus, jota perusteltiin viranomaiselle koituvilla eduilla ja mahdollisuudella rationalisoida toimintaa. Näiden kahden vaihtoehdon välillä ei alkuun päästy ratkaisuun. Valtionarkisto päätyi sallimaan molemmat, kuitenkin suositellen tehtäväpohjaisuutta. Jossain vaiheessa ABC-kaava tiputettiin vaihtoehdoista pois.

Kohti yhteisiä luokituksia

2000-luvulla tehtäväpohjaisuutta alettiin ajaa uudella innolla ja twistillä. 1980-luvun keskusteluissa oli korostettu tehtäväpohjaisten luokituksen viranomaiskohtaisuutta. Muistutettiin, että kun jokaisella viranomaisella oli erilaiset tehtävät, kaavojenkin piti olla räätälöityjä eikä niitä saanut kopioida paikasta toiseen. Tässä oli varmaankin vastareaktiota ABC-kaavaan, joka oli yhdenmukaistanut arkistonmuodostusta tarpeettomasti.

2000-luvun alussa heiluri heilahti toiseen suuntaan. Tavoitteeksi tulivat nyt viranomaisten yhteiset luokitukset ja arkistonmuodostussuunnitelmat. Syitä tähän ei ole täysin selvitetty – siinä olisi työtä historiantutkimukselle – mutta niitä on helppo nähdä. Digitalisoitumisen myötä tehtäväluokituksista tuli organisaatioissa näkyvämpiä. Useiden organisaatioiden yhteiset tietojärjestelmät alkoivat yleistyä. Hallinnolta vaadittiin suurempaa tehokkuutta. Sähke2:n visio prosessien ohjaamisesta ja automatisoinnista oli vastaus tähän huutoon. Toisaalta tiedonohjaus vaatii sellaista asiakirjahallinnon lisäsuunnittelutyötä, että työnjakaminen oli sikälikin järkevää. On järkeenkäypää ajatella, että tehtävien ollessa samat tehtäväluokituskin voi olla yhteinen. Niinpä yhteisiä luokituksia ryhdyttiin rakentamaan. Vuosina 2003 – 2014 työn alla olivat vuoron perään kuntien yhteinen tehtäväluokitus, valtionhallinnon tehtäväluokitus, VALDA-asianhallintajärjestelmän tehtäväluokitus ja JHS-suositus tehtäväluokituksesta.

Helppoa kuin heinänteko

Näistä vain kuntien yhteinen tehtäväluokitus pääsi maaliin saakka. Niinpä on kysyttävä kuin Top Gearin Jeremy Clarkson: kuinka vaikeaa tämä nyt voi olla? Parhaiten siihen voisivat tietysti vastata projekteihin osallistuneet, mutta he ovat olleet vaitonaisia. Joitain julkaisemattomia tutkielmia on kuitenkin tehty eikä kansainvälinen kirjallisuuskaan ole täysin vaiti. Siksi voin esittää jälkiviisaita arveluja. Rannalla on tietysti helppo olla viisas, kun merellä on hätä.

Ensiksikin epäilen, että tässä lähdettiin soitellen sotaan. Meillä on Suomessa pitkä ammatillinen perinne tehdä ensin ja ajatella sitten, mutta tehtäväluokituksissa se ei toimi. Kirjallisuus osoittaa, että tässä alueessa ei ole mitään selvää. Käsitteet ovat monitulkintaisia: ”tehtävä” voi esimerkiksi tarkoittaa toimintojen suurinta yksikköä, ryhmää alempia tehtäviä, organisaation päämäärää, tavoitetta, vastuualuetta, tai syytä jonkin toimenpiteen tekemiselle. Tehtäviä voidaan hahmottaa eri näkökulmista, kuten prosessien, organisaatiorakenteiden, palveluiden ja lainsäädännön kautta. Luokituksia voidaan käyttää eri tarkoituksiin ja erilaisiin välineisiin ympättynä. Otsikoinnit ja käytetyt termit voivat olla mitä vain. Luokitusten laatimiseen on eri lähestymistapoja, mutta ei varsinaista ohjetta tekemiseen. Niinpä näkemyksiä on luokituksia tehtäessä herkästi yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Toiseksi luokitusten laatiminen on sosiaalinen prosessi. Kaikilla ei ole samaa kiinnostusta, lähtökohtia, ja edellytyksiä panostaa luokitusten laatimiseen. Jotkin tahot taas ovat toisia voimakkaampia ja haluavat saada puumerkkinsä näkyviin. Tulos on siksi herkästi epätasapainoinen. Organisaatioiden sisälläkin luokitukset täytyy myydä. Myös siellä pelataan sosiaalisia pelejä. Keskeiselle yksikölle voi olla tärkeää saada tehtävänsä luokituksessa päätasolle, riippumatta siitä, mihin alaoksaan se yhteisessä luokituksessa haluttaisiin ripustaa. Lisäksi ihmisten olisi koettava, että luokitus on heidän ”omansa” eikä muualta saneltu.

Kolmanneksi tehtävät ja niiden hoitaminen tulee lihaksi organisaatioissa. Voi kysyä, missä määrin tehtäviä on järkevää käsitellä organisaatiosta erillään.  Hankausta seuraa, jos esimerkiksi ei-prosessipohjaisen organisaation luokitus on prosessipohjainen tai jos yhtä tehtäväluokkaa ei vastaa mikään organisaatioyksikkö.

Neljänneksi, toimintakonteksti vaikuttaa. Identtisissä tehtävissä konteksti voi olla erilainen, jolloin tietoa ei voida käsitellä samalla tavalla. Esimerkki tästä on henkilöstöhallinto puolustusvoimissa ja poliisissa verrattuna muuhun valtionhallintoon.

Tästä päästään kysymykseen abstrahoinnin oikeasta tasosta. Missä määrin luokituksen tulisi kuvata jotain kontekstia ja missä määrin olla konteksteista riippumaton abstraktio? Minusta yleinen luokitus on pakostakin enemmän tai vähemmän abstrakti, mutta sellaista luokitusta voi olla vaikea laatia. Ainakin Saara Packalénin väitöskirjan mukaan arkistoihmisillä on vaikeuksia ajatella tehtäväluokitusta irrallaan jostain konkreettisesta välineestä, kuten AMSista.

Toisaalta voi väittää, että kontekstivapaata tehtäväluokitusta ei voi olla. Chris Hurley esitti jo 1990-luvulla ajatuksen, että asiakirjahallinnon luokituksissa suhteet eivät olisi universaaleja samalla tavalla kuin kirjastoluokituksissa. Kirjastoluokituksessa muutosta tapahtuu harvakseen ja luokitus voi kaikkialla olla sama, koska ”härkä” on ”nisäkkäiden” alaluokka niin kauan, kun sanoilla on sama merkitys ja tietomme asiasta ei muutu. Hurleyn mielestä asiakirjahallinnon luokitukset kuvaavat kuitenkin vähemmän pysyviä, ”kontingentteja” suhteita. Esimerkki tästä voisi olla ”eläinsuojelun” lukeminen osaksi ”ympäristöterveydenhoitoa” kuntien tehtäväluokituksessa. En tiedä, mihin tämä yhteys perustuu, mutta semanttinen se ei ainakaan ole. Toinen esimerkki on lasten päivähoito. Joskus se miellettiin sosiaalityöksi, nykyisin varhaiskasvatukseksi. Pointti tässä on, että hetkestä ja paikasta riippuen tehtävien keskinäiset suhteet voivat vaihdella ja mitä enemmän luokituksissa on tällaisia piirteitä, sitä vaikeampaa yleispätevyyteen on päästä.

Viidenneksi, resurssikysymykset. Vaikka mainitsen tämän viimeisenä, se on yksi tärkeimmistä tekijöistä. Asiakirjahallinta on yhteiskunnan aliarvostettuja ja aliresurssoituja aloja. Silloin kun kaikki aika menee päivittäisten prosessien pyörittämiseen, suuria uudistushankkeita on vaikea viedä läpi. Jo 1980-luvulla arkistosääntöjen vaatima työ ja aika arvioitiin alakanttiin.

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiaa, ei tunnu yhtään ihmeelliseltä, että kehitys on ollut vähäisempää ja rajoitetumpaa kuin kymmenen vuotta sitten ajateltiin. Tehtäväluokituksiin liittyvät kysymykset ovat edelleen paljolti kartoittamatta. Erilaisia vaikuttavia tekijöitä olisi enemmänkin, jos niitä pääsisi vain tutkimaan. Ilmoittaudunkin vapaaehtoiseksi mukaan, heti kun joku tällaisia projekteja käynnistää.

(Julk. Faili 1/2018, s. 9–11)