Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä

tiistai 17.10.2017 1 kommentti

”Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä” löytyy nyt TamPubista. Täytyy heti täsmentää, että ”nykyaika” tarkoittaa vuotta 1975. Kysymys on nimittäin uudelleenjulkaisusta. Lainaus esipuheesta:

Martti Favorinin vuonna 1975 Arkistotoimikunnalle laatima selvitys “Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä” on vähäisen suomalaisen arkistotutkimuksen klassikko monesta syystä. Se valaisee asiakirjahallinnan tilannetta 1970-luvulla ja sitä kehitystä, joka johti vuoden 1981 arkistolakiin. Tietääkseni selvitys oli arkistolaitoksen tenttivaatimuksissa, joten se luultavasti vaikutti laajemmin ammattikunnan käsityksiin. Ehkä kiinnostavinta kuitenkin on, että Favorin tarkasteli selvityksessä tuoreella tavalla eri hallinnontasoille kertyvien asiakirja-aineistojen tietosisältöä, sisällössä ajan myötä tapahtuneita muutoksia sekä aineistojen käyttöä. Vaikka tällainen tutkimus on mielestäni alan kannalta aivan keskeistä, sitä ei ole sen jälkeen tullut lisää. Oma toiveeni on, että uudelleenjulkaisu innostaisi alan opiskelijoita ja muita tarkastelemaan asiakirjatietoa myös tästä näkökulmasta. Paitsi, että Favorinin tutkimuksesta on aikaa, tilannetta ovat muuttaneet hallinnonalojen yhteiset järjestelmät.

Mainokset

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja IV

perjantai 13.10.2017 2 kommenttia

Esitetyt tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamislinjaukset ovat asiakirjahallinnan nykyprofessiolle kokonaisuutena hyvin vahingollisia. Mikään edellä kommentoiduista asioista ei sinänsä ole kiveen hakattu: ne eivät ole pysyviä totuutuksia, joille ei ole vaihtoehtoa. Peruskäsitteitäkin voidaan käyttää aivan toisin, arvonmäärityskäytännöt voivat olla erilaisia, useimmissa muissa maissa ei ole arkistonmuodostussuunnitelmia, Kansallisarkiston asema voi olla heikko, asiakirjahallinnon ohjaus voi olla muualla kuin päätearkistossa. Kaikista näistä löytyy esimerkkejä muista maista, jos ei Pohjoismaista, niin kauempaa. Niissäkin elämä jatkuu.

Ongelma on se, että kaikki nämä asiat ovat muuttumassa kerralla, jos linjaukset menevät läpi. Silloin julkishallinnon asiakirjahallinnassa ollaan hyvin kaoottisessa tilanteessa, jossa vanhoja ”totuuksia” ei enää ole. Kaikki on pohdittava uudelleen, mukaan luettuna esimerkiksi koulutussisällöt. Se olisi minusta erittäin paha asia.

Linjaukset eivät paljasta, mikä tuleva uusi maailma oikein olisi. En usko, että sitä on kovin paljon mietitty, ja tuskinpa lainkaan nimenomaan asiakirjahallinnon näkökulmasta. Työryhmä ei näytä koko aluetta edes tunnistavan. Linjauksilla ilmeisesti pyritään korjaamaan jotain, mikä ei ole näkyvissä tekstissä. Professionaalisesti olisi pyrittävä minimoimaan vahingot, koska suuria muutoksia on joka tapauksessa tulossa.

En tiedä, pitääkö kukaan tätä professionaalista näkökulmaa esillä nyt ja varsinaisessa uuden lainsäädännön valmistelussa. Eri tahot, joilta lausuntoa on pyydetty (minulta ei), varmaankin kommentoivat työryhmäraporttia kukin omasta näkökulmastaan. Toivottavasti ammatilliset yhteisöt näkevät asian tärkeäksi ja yrittävät vaikuttaa. Professio on minusta ollut kaiken kehityksen suhteen liian passiivinen. On tyydytty siihen, mitä ylhäältä annetaan. Nyt olisi heräämisen paikka.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja III

perjantai 13.10.2017 1 kommentti

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tiedonhallinnan vallanjako on käsitteiden ja arvonmäärityksen ohella merkittävä kysymys. Kansallisarkisto on perinteisesti ollut vahva toimija, jolla on määräysvaltaa sekä asiakirjahallintaan arkistoissa että julkishallinnossa. Siten se on voinut vaikuttaa viranomaisten aktiiviajan tiedonhallintaan. Tämä kaksoisrooli sekä kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttäjänä että tietohallinnon toimijana on vaikuttanut kivuliaalta jo jonkin aikaa. Kansallisarkiston toimintakenttää on haluttu rajata kulttuurihistorialliseen aineistoon.

Kansallisarkiston rooli arvonmäärityksessä on jäämässä tulevan tiedonhallinnan lainsäädännön linjauksissa paljon aikaisempaa vähäisemmäksi, kuten on jo todettu. Muutenkin linjaukset näyttävät siirtävän määräysvallan muualle. Raportissa todetaan:

Kansallisarkiston tehtävistä voidaan suoraan johtaa se, että Kansallisarkiston tehtäviin ei kuulu operatiivisessa toiminnassa käsiteltävien tietojen tiedonhallinnan ohjaus eikä toisaalta säilytettäviin tietoihin liittyvien normien antaminen. Sinällään arkistointiin liittyvät vaatimukset on otettava huomioon tiedonhallinnan sääntelyssä sekä tiedonhallinnassa.  (s. 141.)

Raportissa ehdotetaan, että:

Tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvien metatietojen ja muiden asiankäsittelyä koskevien tietojen hallinnasta säädetään laissa tai asetuksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriölle voitaisiin antaa asetuksenantovaltuus tai vähäisten teknisluonteisten yksityiskohtien osalta Kansallisarkistolle voitaisiin antaa määräyksenantovaltuus, joka liittyy tietoaineistojen siirtoon Kansallisarkistoon arkistoitavaksi… Asiankäsittelyn ja palvelutuotannon metatietojen määrittelyjen ohjaus keskitettäisiin julkisen hallinnon tiedonhallinnanneuvottelukunnalle, joka korvaisi julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan. Tässä neuvottelukunnassa voitaisiin avustaa valtiovarainministeriötä tarvittavien metatietoihin liittyvien asetusten valmistelussa. Asetukset antaisi valtioneuvosto. (s. 143.)

Julkishallinnon asiakirjahallinnon ohjaus näyttää siis melko hajautetulta: mukana olisivat OKM, KA, JUHTA, VM ja koko valtioneuvosto, Kansallisarkisto ainoastaan säilyttäjänä. Tästä kuviosta puuttuu kouluttava, kehittävä ja ohjeistava taho, joka edustaisi asiakirjahallinnon näkökulmaa. Rajaus ”asiankäsittelyyn” on liian suppea. Ei voi olla niin, että kentällä olisi ohjenuorena ainoastaan lakiteksti. Useammalta taholta olen saanut kuulla, että mahdollisesti Väestörekisterikeskus saisi jatkossa suuremman (tällaisen?) roolin.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja II

torstai 12.10.2017 2 kommenttia

Käsitteistön lisäksi asiakirjahallintaa koskettaa hyvin läheisesti arvonmääritys. Sen tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamista pohtinut työryhmä laittaisi uusiksi. Nyt järjestelmä toimii niin, että viranomaisten arkistonmuodostussuunnitelma Kansallisarkistolle toimii seulontaesityksenä, jonka perusteella Kansallisarkisto valikoi itselleen tulevat aineistot hyläten tai hyväksyen viranomaisen tekemät ehdotukset ja mahdollisesti lisäten niihin aineistoja, joiden säilyttämistä Kansallisarkistossa viranomainen ei ole itse pitänyt tarpeellisena.

Työryhmä ehdottaa, että tietojen säilyttämisen kriteerit määriteltäisiin laissa. Tiedonhallintayksiköt tunnistaisivat näiden kriteerien perusteella mahdollisesti pysyvästi säilytettävät aineistot ja tekisivät niiden täyttyessä esityksen Kansallisarkistolle aineiston säilyttämisestä Kansallisarkiston sähköisessä järjestelmässä. Kansallisarkisto tekisi puolestaan lakiin viitaten päätöksen aineiston vastaanottamisesta. Kansallisarkiston tehtävänä olisi varmistaa, ettei samaa tietoaineistoa ”arkistoida” useita kertoja. (s. 142-143.)

Raportissa todetaan, että ”Kansallisarkistolle pitää… turvata sen tehtävien hoitavien varmistamiseksi riittävät mahdollisuudet vaikuttaa siihen, mitä tietoja siirretään arkistoitavaksi viranomaisen tietoaineistoista” (s. 141). Vaikuttaa kuitenkin siltä, että nämä mahdollisuudet olisivat rajalliset:

1) Kansallisarkisto ainoastaan reagoisi viranomaisten tekemiin esityksiin eikä sillä ilmeisesti olisi mahdollisuutta omaehtoisesti puuttua viranomaisten säilyttämiseen.

2) Kansallisarkisto ei enää saisi tietoja viranomaisten tietoaineistoista muuten kuin sille siirrettäväksi esitettävien aineistojen osalta, joten valikointi kävisi tämänkin vuoksi mahdottomaksi.

Jos viranomainen ei tekisi esityksiä lain kriteerien täyttyessä, lakia rikottaisiin, mutta riittäisikö tämä siihen, että tutkimuksen tarpeet ja aineistojen kulttuurihistoriallinen merkitys otettaisiin riittävästi huomioon? Viranomaisen päätehtävät ovat loppujen lopuksi muualla.  Laissa arvonmäärityksen perusteet on pakostakin määriteltävä hyvin yleisesti ja epämääräisesti, joten tulkinnan varaa tulee olemaan runsaasti. Rajanveto kansallisesti merkittävän ja muun aineiston välille jää viranomaiselle itselleen, joten luultavasti raja vedettäisiin herkästi niin, ettei erityistoimiin tarvitse ryhtyä.

Kulttuurihistoriallista ja tutkimuksellista intressiä edustaisi organisaatioissa ”arkistovastaava”, jonka tehtäväksi määritellään

…ensi vaiheessa osallistua tietoaineistojen säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittelyyn sekä huolehtia siitä, että laissa säädettyjen kriteerien täyttyessä Kansallisarkistolta pyydetään kriteerit täyttävän aineiston osalta arkistointipäätös, ellei Kansallisarkisto ole tehnyt aiemmin jo vastaavaa aineistoa koskevaa päätöstä (s. 142).

Arkistovastaavalle ei anneta tätä vahvempaa mandaattia eikä tältä myöskään edellytetä koulutusta. Tällä hetkellä alan ammattilaiset viranomaisissa voivat vedota Kansallisarkiston tekemiin päätöksiin, mutta viranomaisen kannalta ikävien päätösten läpiviemiseen arkistovastaavalla ei olisi samaa tukea.

Suuri käytännön merkitys on minusta sillä, että työryhmän linjauksissa ei mainita nykyisiä arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai niitä vastaavia suunnitelmia. Jää epäselväksi, vaadittaisiinko niitä ollenkaan jatkossa. Suunnitelmien katoaminen olisi alalle erittäin suuri taka-askel. Sekä toimintamallit että koulutus ovat rakentuneet niiden pohjalle ja on vaarassa, että ala jäisi yhtä äkkiä tyhjän päälle ilman käytännön työkaluja, samalla kun suunnitelmien hyväksi ja tietojärjestelmiin tehty työ valuisi hukkaan.

Lyhyesti sanoen työryhmäraportin toimintamallissa ratkaisuvalta kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttämisestä siirtyisi ensi kädessä viranomaisille. Mallissa ei näytä olevan tahoa, joka pystyisi koordinoimaan eri ”tiedonhallintayksiköiden” tekemiä ratkaisuja tai tekemään niitä suuremmalla tasolla tasolla arvonmäärityksen strategia- tai kehitystyötä.

Pidän työryhmän esityksiä näillä perusteilla epäonnistuneina. Työryhmäraportista ei  käy edes ilmi, miksi muutokset nykykäytäntöön olisivat edes tarpeen ja mitä parannusta niillä saavutettaisiin.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja I

keskiviikko 11.10.2017 2 kommenttia

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjauksia pohtineen työryhmän raportti ilmestyi äskettäin. Raportti antaa paljon pohtimisen aihetta. Minusta tuntuu, että työryhmässä ei ole laajalti ymmärretty, kuinka suuria muutoksia sen ajatukset toteutuessaan toisivat asiakirjahallintaan.

Aloitetaan käsitteistöstä. Uudistamistyön yksi taustatekijä on EU:n tietosuoja-asetus. Sen pohjalta linjauksissa erotetaan tiukasti toisistaan kaksi vaihetta asiakirja-aineistojen elinkaaressa: niiden hallinta viranomaisessa ”alkuperäisessä käyttötarkoituksessa” ja niiden hallinta päätearkistossa, joka yleensä on Kansallisarkisto, ”yleisen edun mukaisessa käyttötarkoituksessa” (s. 15, 141). Edellistä kutsutaan työryhmän raportissa ”säilyttämiseksi”, jälkimmäistä ”arkistoinniksi”. Viranomaiset eivät arkistoi mitään ja niillä ei ole arkistoa (s. 140). Viranomaiset ainoastaan säilyttävät tietoa. Se ei pitkäaikaisenakaan ole arkistointia (s. 142). Ainoa, joka arkistoi, on Kansallisarkisto (s. 143). Asia viedään loogisesti niin pitkälle, että viranomaisen tiloissa olevat manuaaliset aineistot, joita se ei enää säilytä, kuuluvat Kansallisarkiston vastuulle ”muun muassa tietoluovutusten osalta… Arkisto muodostaa tässä tapauksessa yhden loogisen kokonaisuuden sen fyysisestä sijainnista huolimatta.” (s. 143). Viranomaiset eivät luonnollisesti enää ole arkistonmuodostajia. Työryhmän raportti puhuu ”tiedonhallintayksiköistä”.

Minusta arkistonmuodostus ei ole juridinen kysymys, joten sen katoaminen lainsäädännön sanastosta on hyvä asia. Tiedonhallintayksikkö on hyvä termi. Muuten esitetty käsitteellinen jäsennus on hyvin disruptiivinen ajatellen alan suomalaista kirjallisuutta ja käytäntöjä. Viranomaisilla ei enää olisi arkistoja, tuskin siis arkistonmuodostussuunnitelmiakaan tai arkistonhoitajia. ”Säilytetään pysyvästi” -fraasi saisi uuden merkityksen, koska Kansallisarkisto ei säilyttäisi mitään pysyvästi. Organisaatioiden toiminnassa muodostuvien arkistojen sijasta olisi yksi arkisto, joka on Kansallisarkistossa. Tämä ajatus on täysin kansainvälisen arkistokäytännön vastainen. Muuten tässä ollaan täydessä ristiriidassa ainoastaan suomalaisen ja yleensä pohjoismaisen hallintoperinteen kanssa, jossa arkisto on muutakin kuin organisaatiolle tarpeettomat ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilytettävät asiakirjat. Jos työryhmän käsitteelliset linjaukset menevät läpi, luvassa on erittäin paljon sekaannusta. Alalla tai sen liepeillä toimivien olisi omaksuttava lainsäädännön uuskieli samalla kun jokseenkin kaikki nyt olemassa oleva kirjallisuus ja materiaali muuttuisi vaikeaksi ymmärtää tai menettäisi merkityksensä.

Suomalainen asiakirjahallinta on ollut jopa kansainvälisen ihastelun kohteena edistyksellisyydessään ja omaperäisyydessään. Anglosaksisessa maailmassa aita toiminnassa käytetyn ja arkistossa olevan tiedon välillä on ollut erityisen jyrkkä, Australiaa lukuunottamatta. Suomessa se taas on ollut harvinaisen matalalla. EU-lainsäädännön kautta meille yrittää tunkeutua vierasperäistä terminologiaa ja vieraita toimintatapoja.

EU-asetuksen suomenkielisessä versiossa englanninkielen archiving on käännetty ”arkistoinniksi”. Voin vain toivoa, ettei tämä ennakkotapaus pakota käyttämään samaa terminologiaa myöskin kansallisessa lainsäädännössä. Anglosaksisessa maailmassa peruskäsitteistö on nimittäin toisenlainen kuin meillä ja pidän käännöstä täysin virheellisenä. On selvää, että EU:n tietosuoja-asetuksen jälkeen viranomaisten säilyttämisen ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilyttämisen välillä on tehtävä ero. Se kuitenkin voitaisiin tehdä koskematta ”arkiston” käsitteeseen, jota ei minusta tarvitse käyttää tulevassa lainsäädännössä sen enempää kuin ”arkistointiakaan”. Englanninkielisessä EU-asetustekstissä viranomaisen säilyttäminen näyttää olevan ilmaistu termillä store, joten suomeksi voitaisiin puhua esimerkiksi viranomaisen ”tiedon tallentamisesta” erotukseksi ”tiedon säilyttämiseen”, josta huolehtisi Kansallisarkisto. Silloin ero olisi juridisesti olemassa, mutta arkisto ja arkistonmuodostaja tarkoittaisivat samaa kuin ne ovat ennenkin tarkoittaneet, ja niiden merkitys olisi ammattilaisten päänsärky, eikä juridinen kysymys, kuten sen kuuluukin olla.

Tässä muuten arkistoteoria kohtaa käytännön maailman. Ajatus siitä, että aineistoja käytetään vain joko alkuperäiseen tarkoitukseen tai muuhun kulttuurihistorialliseen tarkoitukseen, on asiakirjojen elinkaarimallin mukainen. Sen mukaan asiakirjoja käytetään ensin organisaatiossa ja kun ne ovat sille tarpeettomia, ne siirretään päätearkistoon, jossa niitä käytetään uusiin tarkoituksiin toisten käyttäjäryhmien toimesta. Ajatus on järkeenkäypä, ja usein toimivakin, mutta yhtä hyvin voidaan puolustaa uudempaa elinkaaren jatkumomallia, jossa tällaista erottelua eri vaiheiden välillä ei tehdä. Asiakirjat voivat olla yhtä aikaa sekä kulttuurihistoriallisessa käytössä että organisaation toiminnalle merkittäviä ja niiden status voi tässä suhteessa vaihdella. Jo tarpeettomaksi ja historialliseksi katsottu voi saada uudelleen merkitystä operatiiviselle toiminnalle. Tästä näkökulmasta EU-asetus pohjautuu vanhahtavaan ajatteluun eikä välttämättä vastaa todellista käyttötilannetta.

Lopuksi voisin vielä kummastella sitä, että erottelu viranomaisten ja päätearkiston säilyttämisen välillä, joka EU:n tietosuoja-asetuksessa koskee vain henkilörekistereitä, ulotettaisiin koskemaan kaikkia aineistoja kansallisessa lainsäädännössä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ja yleisö kohahti

lauantai 26.8.2017 1 kommentti

IMG_20170822_101445.jpg

Pidin Riikan ICA/SUV-konferenssissa esityksen arkistokuvailun suomalaisen käsitemallin ja ICAssa tuotetun Records in Contexts (RiC) -mallin eroista. RiCille kuvailu on toiminto, joka tehdään jälkikäteen arkistossa. Suomalaisen mallin mukaan kuvailua tapahtuu läpi koko elinkaaren ja eri toimijat tuottavat kuvailutietoa. RiC pyrkii integroimaan perinteistä arkistokuvailua. Suomalainen malli yhdistää arkistokuvailun kirjastoihin ja museoihin. RiC-mallia luonnehditaan asiakirjahallintoa ”kiinnostavaksi”. Suomalainen malli pyrkii kattamaan myös asiakirjahallinnon metatiedot. RiC ei mahdollista osallistavaa kuvailua, avointa ”arkistokaikkeutta” (archival multiverse), suomalainen malli kyllä.

Suomessa ollaan siis hyvin radikaaleja. Tämä on muutakin kuin teoreettista ylätason puhetta. Se näkyy ajan myötä yhä enemmän myös kansallisissa ratkaisuissa.

Erot ovat enemmän siinä, mikä on mallien tarkoitus ja lähtökohta, kuin itse malleissa. Niinpä niiden toteaminen ääneen oli yleisölle pieni shokki. Suomalaisen on vaikea ymmärtää ja muistaa, miten erimielisiä arkistoihmiset pohjimmiltaan ovat. Käytäväkeskustelussa australialainen asiantuntija kritisoi ICAta siitä, että se tyytyy operoimaan kapealla yhteisymmärryksen alueella; standardoimaan vain sellaista, mistä kaikki ovat jo yhtä mieltä. Taustaoletusten piilottaminen on osa politiikkaa, koska erimielisyydet piilevät siellä. Kun todetaan arkistokuvailun kuvaavan toimijoita, toimintaa ja aineistoja, kaikki voivat nyökytellä hyväksyvästi.

Esitys perustui yhdessä Jaana Kilkin kanssa kirjoittamaani paperiin, joka nähnee kohta päivänvalon.

UCLA kouluttaa USAn huippuammattilaiset

lauantai 17.6.2017 Jätä kommentti

University of California, Los Angeles (UCLA), on yksi arkistoalan johtavista kouluttajista USAssa. Professori Anne Gilliland suostui kertomaan UCLAn koulutuksesta Failille. Gilliland on kansainvälisesti tunnettu ja suosittu luennoitsija, joka on käynyt Suomessakin useita kertoja.

Yhdysvalloissa arkistokoulutusta tarjotaan 34 yliopistossa. UCLAn arkistomaisterien koulutusohjelma kuuluu niistä pienempiin, opiskelijoita on alle viisikymmentä.

Gilliland luonnehtii yliopiston opetusta toisista eroavaksi ja aktivismin leimaamaksi. Tutkimuksessa ja opetuksessa korostetaan sosiaalista oikeudenmukaisuutta, ollaan tietoisia yhteiskunnan sosiaalisista ongelmista ja arkistojen poliittisesta luonteesta. Kysyn Annelta, miten tämä vaikuttaa opiskelijoiden työllistymiseen.

”Ei mitenkään. Kaikki tietävät, että tämä on huippuyliopisto ja alan opetus on parasta, mitä voi saada. Pelkästään Kaliforniassa on valtavasti pieniä, erilaisia yhteisöjä palvelevia arkistoja, jotka tarvitsevat tällaista osaamista”, Gilliland sanoo. ”UCLAn opiskelijat tuntevat arkistojen toiminnan periaatteet, mutta he osaavat lisäksi tarkastella niitä kriittisesti ja soveltaa ajatuksia uusissa tilanteissa, joihin perinteinen toimintatapa ei sovi.”

Hän lisää, että alalla on ”diversiteettiongelma”. Perinteisesti arkistonhoitajat ovat olleet valkoihoisia miehiä, mutta maisteriohjelmien myötä ala on naisistunut. Kun väestö kuitenkin on monikulttuurista, yhteiskunnan dokumentointi edellyttäisi eri taustoista tulevia opiskelijoita. Tähän pääseminen on jatkuva haaste.

”Opiskelijoitamme kysytään kaikkialla, mutta useimmat eivät halua lähteä täältä.”

Yhdysvaltain kansallisarkisto NARA toimii itärannikolla, mutta se ei ole ollut suuri arkistomaistereiden työllistäjä. NARA on perinteisesti värvännyt työntekijänsä historian opiskelijoiden joukosta ja kouluttanut heidät itse. Tässä on tapahtunut muutosta, mutta yliopistossa alaa opiskelleita on otettu NARAan yleensä erikoistehtäviin, kuten sähköisten asiakirjojen hallintaan. Sähköpostiskandaalit ovat opettaneet NARAlle, ettei sillä ole siihen riittävää osaamista.

Asiakirjahallinnon ja arkistojen ero on Yhdysvalloissa usein tiukka. Miten UCLAn koulutuksessa asiakirjahallinto on otettu huomioon?

”Asiakirjahallintoa ei meillä nähdä erillisenä alueena”, Gilliland vakuuttaa. Opiskelijat voivat työllistyä yhtä asiakirjahallintoon kuin arkistoihinkin. Koulutusohjelmassa kukaan ei voi välttyä perustietämykseltä asiakirjahallinnosta, vaikka asiakirjahallinnon erikoiskurssit voikin välttää.

”Valitettavasti suurin osa opiskelijoista ei ole kiinnostunut asiakirjahallinnosta, vaikka työpaikkoja olisi ja palkkakin on hyvä. Opiskelijat haluavat hypistellä konkreettisia vanhoja asiakirjoja. Yritän kannustaa muuhun, mutta asiakirjahallinto herättää harvoissa innostusta”, Anne valittaa.

Asiakirjahallinnolla on terminä vanhahtava kaiku. Se tuo mieleen lomakkeiden suunnittelun ja hallinnan.

Entä kirjastonhoito? USAssa kirjastokoulutuksen määrä on laskussa, mutta arkistokoulutus kasvaa. Niin Tampereen yliopistossa kuin UCLAssakin koulutetaan kirjastonhoitajia samassa koulutusohjelmassa arkistoammattilaisten kanssa. Käy ilmi, että ratkaisukin on samantapainen.

”Maisteriopiskelijoiden on suoritettava ensin neljä pakollista kurssia, joilla annetaan yleiskatsaus eri alueisiin. Erikoistuminen alkaa vasta sen jälkeen”, Gilliland selittää. Arkisto- ja kirjastokoulutuksen lisäksi erikoistumisalueita ovat informatiikka, vanhat kirjat ja paino- ja visuaalinen kulttuuri, sekä tietysti media-arkistot – Hollywoodin lähellä kun ollaan.

Kurssikuvaukset ovat hämmentäviä. Niissä saattaa lukea ”kaksi tuntia luentoja ja kaksi tuntia keskustelua”, niin vähän? – ”Se on viikoittain. Keskusteluita vetää joku henkilökunnasta tai jatko-opiskelija”, Gilliland selittää.

Sanon, tuo olisi meilläkin hyvä, mutta siihen ei ole resursseja. Sen sijaan yritetään saada aikaan Moodle-keskusteluja verkossa, vaihtelevalla menestyksellä. ”Meilläkin käytetään Moodlea”, kertoo Anne. ”Kaikki eivät halua puhua julkisesti.” Tämä on yllättävää. Amerikkalaiset vaikuttavat järjestään luontevilta ja innokkailta esiintyjiltä.

UCLAssa on vähän ulkomaisia opiskelijoita, koska opiskelu on kallista. Opintopaikka ei yleensä tuo opinnoille rahoitusta. Niinpä jatko-opiskelijoiden käyttäminen opetuksessa on yliopistolle keino tukea jatko-opiskelijoita antamalle heille ansaintamahdollisuus.

Maisterikoulutuksen rakenne on toisenlainen kuin Suomessa. Sopivan kandidaatintutkinnon suorittanut voi tulla UCLAan tekemään suoraan väitöskirjaa. Jos haluaa tehdä maisterintutkinnon, se on ammatillista pätevöitymistä.

Erilaista on myös se, että maisterin tutkielman sijasta voi tehdä portfolion. Portfolion aihe valitaan kaksivuotisessa koulutuksessa ensimmäisen vuoden jälkeen. Se on jokin ajankohtainen ongelma tai teema, johon opiskelija haluaa syventyä. Siinä, missä tutkielma tähtää tutkimusosaamiseen, portfoliolla kehitetään johtamistaitoja. Molemmissa vaihtoehdoissa on syvällisesti perehdyttävä tarkasteltuun alueeseen.

”Opiskelijat kuvittelevat sen olevan maisterintutkielmaa helpompi vaihtoehto, mutta niin ei ole”, Anne sanoo. ”Itse asiassa on helpompaa tehdä kaavamainen tutkielma.”

Portfolio on kertomus opiskelijan ammatillisesta kasvusta opintojen aikana kohti itse asetettua tavoitetta. Portfolioon sisältyy kuvaus tarkasteltavasta aiheesta, aihetta käsittelevä kirjoitus, selostus käydyistä kursseista ja keskusteluista, sekä tavoitellusta urasta ja jatkokehityksestä. Yhdeksän kymmenestä opiskelijasta tekee portfolion.

Portfolio esitellään suullisesti raadille, jossa on kaksi edustajaa yliopistolta sekä yksi alan ammattilainen. Esittelyt eivät ole julkisia. Läsnä ovat raadin lisäksi vain muut samaan aikaan esittelyvuorossa olevat opiskelijat. Parhaat esitykset saavat kuitenkin toisenkin esityskerran, jolloin läsnä on sidosryhmien ja yritysten edustajia. Silloin opiskelija saatetaan värvätä saman tien töihin.

Vaatimukset opiskelijoille ovat tiukemmat kuin Suomessa. Pelkkä kurssien läpäiseminen ei vielä riitä tutkinnon saamiseen. Peruskursseista on saatava riittävän korkea keskiarvo. Myöskään poissaolevaksi ilmoittautuminen ei onnistu, ellei kurssisuoriutuminen ole ollut riittävää.

Gillilandin yksiköllä on kiinnostusta läheisempään yhteistyöhön Tampereen yliopiston kanssa. Se suorastaan imartelee, koska maailman huippuyliopistot verkostoituvat mieluiten keskenään. Vierailun aikana allekirjoitettiin kuitenkin, aiepöytäkirja UCLAn GSEISin (Graduate School of Information and Education Studies) ja Tampereen yliopiston viestintätieteiden tiedekunnan yhteistyöstä.

Artikkelin on kirjoitettu Fulbright Finlandin stipendin turvin Yhdysvaltoihin tehdyllä vierailulla.

(Julk. Faili 2/2017, s. 34-35)

Kategoriat:Koulutus