Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Arkistot ja yhteisöt – uutta provenienssista

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Asiakirjojen alkuperä, provenienssi, on kulunut ajatus. Onko se jotain fyysistä vai käsitteellistä? Onko se suhde ja mihin – tehtävään, toisiin asiakirjoihin, kokonaisuuteen vai organisaatioon? Mitä se tarkoittaa, mitä sen avulla tehdään, miten sitä ”kunnioitetaan”? Kaikesta tästä on arkistoteoriassa kirjoitettu, liikaakin. On vaikea kuvitella, että tästä olisi uutta ja mielenkiintoista sanottavaa.

Silti provenienssi ei ole kuollut, se vain tuoksahtaa vanhalta paperilta. Provenienssikeskustelu saa uusia muotoja. Sanaan yhteisöllisyys tiivistyy paljon alan viime vuosien keskustelusta. Sana ”yhteisöarkistot” (community archives) ilmaantui luullakseni kirjallisuuteen kymmenkunta vuotta sitten. Sillä tarkoitetaan erilaisten paikallisten yhteisöjen ja vähemmistöjen arkistoja, jotka toimivat omin voimin ja perinteisiin arkistoihin nähden epäortodoksisesti, ehkä vain digitoiden asiakirjoja ja muitakin aineistoja nettiin. Arkistot ovat osana yhteisöjä ja niiden muistia olleet muutenkin kiinnostuksen kohteena.

Provenienssista on samalla alettu puhua uudella tavalla. Koko provenienssikeskustelun historia on ollut oikeastaan käsitteen jatkuvaa laajenemista. Aluksi provenienssi oli vain suhde yhteen organisaatioon, jonka toiminnassa arkisto syntyi. Tämä oli klassisen arkistoteorian ajatus, sata vuotta sitten.

Sitten huomattiin, että aineistoilla saattaa olla useita arkistonmuodostajia organisaatioiden muuttuessa ja tehtävien vaihtaessa paikkaa. Peter Scottin kehittämä sarjajärjestelmä 1960-luvulla oli vastaus tähän haasteeseen.

1990-luvun puolivälissä provenienssi alettiin nähdä tätäkin monimutkaisempana suhdeverkostona. Perinteinen tapa hahmottaa provenienssia oli tarkastella vain arkistonmuodostusta. Nyt alettiin postmodernistisesti katsoa, että myös aineistojen hallinta, käyttö ja tulkinta ovat osa samaa jatkumoa. ”Jokainen järjestys tai kuvailu on argumentti aineiston merkityksestä”, kuten Heather MacNeil väitti. MacNeil on puhunut myös ”arkistomuuntelusta” (archivalterity) tarkoittaen sitä toimenpiteiden sarjaa, joilla aineiston autenttisuutta ja merkitystä muutetaan.  Säilyttäminen arkistoinstituutioissa ja arkistoammattilaisten tekemät toimenpiteet ja kuvailut ovat nekin tästä näkökulmasta osa aineiston provenienssia. Taannoin kehitettäessä suomalaista arkistokuvailun käsitemallia tämä oli lähtökohta.

Missä ollaan nyt? Provenienssikeskusteluun on edelleen laajempia merkityksiä ja uusia termejä.

Yksi uusi termi on ”yhteisöllinen provenienssi” (societal provenance). Tällä viitataan siihen, että asiakirjoja synty ja arkistointi tapahtuu aina jossain sosiaalisessa ympäristössä ja liittyy sen päämääriin. Arvot, oletukset, ideat, pyrkimykset, käytetyt välineet – koko sosiohistoriallinen tilanne vaikuttaa siihen, mitä asiakirjoiksi tallentuu. Tästä näkökulmasta esimerkiksi etnisen yhteisön yhteinen tietoisuus omasta etnisestä alkuperästään on osa sen tuottaman aineiston provenienssia. Asiakirjat eivät vain ”kerro” etnisyydestä, ne ovat tulosta siitä.

Tähän liittyen on alettu puhua ”kanssaluomisesta” (co-authorship). Tämä on helpointa ymmärtää kolonialismin taustaa vasten. Kuvittele, että edustat alkuperäiskansaa tai jonkin entisen siirtomaan väestöä, jolla ei ole omasta historiastaan mitään kirjallisia lähteitä. Kaikki, mitä yhteisösi historiasta tiedetään, sisältyy jonkin läntisen kauppakomppanian asiakirjoihin. Nämä asiakirjat on rahdattu säilytettäväksi vieraassa maassa ja toisessa kulttuurissa toiselle puolelle maailmaa – aivan provenienssiperiaatteen mukaisesti. Eikö se tuntuisi epäreilulta? Eikö tuntuisi siltä, että myös kansasi on osa aineiston alkuperää, että sillä on siihen myös oikeuksia, että se on ”kanssaluoja”?

Tästä päästään kolmanteen käsitteeseen, jonka voisi kääntää arkistoyhteisöksi (”community of records”). Arkistoyhteisö on viitekehys niiden aineistojen tulkinnalle, jotka se synnyttää. Jokainen arkistoyhteisön jäsen on osa arkiston luomisprosessia ja sitä kautta kanssaluoja suhteessa aineistoon. ”Ilman orjia ei ole kirjanpitoa orjista”, huomauttaa Jeannette Bastian.

Esimerkki voi Suomessa tuntua vieraalta. Suomihan on suhteellisen monokulttuurinen maa vailla orjuutta tai siirtomaahistoriaa. Mutta Bastian lisää myös, ”ilman väestöä ei ole tarvetta henkikirjoitukseen”. Niinpä tänne sovellettuna voisi sanoa, että suomalaiset arkistoaineistot ovat olemassa vain, koska me olemme olleet olemassa. Ne ovat meistä. Ne ovat osa meitä. Tällaiset ajatukset ovat inspiroivia, mutta ammatillisissa käytännöissä niiden soveltamisella on rajansa. Kun provenienssi alkaa tarkoittaa kaikkea aineistoon liittyvää, siitä tulee jatkuvasti laajeneva ääretön kehä, jota on vaikea ottaa huomioon esimerkiksi kuvailussa. Kaikesta ei voi kertoa. On tehtävä valintaa, tulkittava ja asetettava painotuksia.  Toinen vaihtoehto on, että yrittää kertoa kaikesta mahdollisesta pitämättä mitään tärkeämpänä kuin muuta. Silloin merkityksellinen hukkuu merkityksettömän sekaan. Siitä oltanee yhtä mieltä, että kumpaakin lajia maailmassa on, vaikka postmodernisti voi samalla sanoa, ettei ole ketään joka ne kiistattomasti erottaisi toisistaan.

(Julk. Faili 2/2019)

Mainokset
Kategoriat:Arkistoteoria

Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Failin viime numerossa kerrottiin asiakirjahallinnan ISO-standardien nykytilanteesta. Tämä jatkaa siitä. Standardeja on niin paljon, että kokonaiskuvan saamiseksi niitä on syytä käsitellä tarkemmin.

Standardeja lukiessa saattaa ihmetellä niiden päällekkäisyyttä. Tätä selittää se, että standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden, joten niissä on pakostakin ristiviittauksia ja toistoa. Oheinen kaavio näyttää asiakirjahallinnan standardien keskinäiset suhteet. Jokaisessa ISO-standardissa nimittäin määritellään, mille dokumenteille se perustuu. Nuoli kaaviossa osoittaa kohti standardia, joka on ollut standardin laadinnassa tällainen auktoritatiivinen lähde.

Kaaviosta näkee, miten keskeinen standardeista vanhin, asiakirjatiedon piirteitä ja sen käsittelyä määrittävä ISO 15489 on. Mihinkään muuhun standardiin ei vedota yhtä usein. ISO 15489 itsessään on itsenäinen kokonaisuus, josta ei enää ole viittauksia eteenpäin. Lähes yhtä keskeiseen asemaan nousevat ISO 30300, joka käsittelee alan käsitteitä ja periaatteita johtamisen näkökulmasta, ja ISO 23081-1, joka kuvaa tarvittavia metatietoja.

Figure 1 Asiakirjahallinnan standardien keskinäiset viittaukset. ISO 14721 ja ISO 13028 puuttuvat kaaviosta.

Mutta toiston kanalta vielä olennaisempaa on, että eri standardit on tarkoitettu eri lukijoille. Kaikkia ei ole tehty ajatellen alan ammattilaisia. Tässä artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä standardeja, jotka on ensisijaisesti tarkoitettu muille käyttäjäryhmille.

Asiakirjahallinnan johtaminen osana organisaatiota

Vuosikymmen sitten asiakirjahallinnan standardeja alettiin uudistaa johtamisen näkökulmasta. Hyvä asiakirjahallinta vaatii resursseja, suunnittelua, ohjeistusta, vastuuttamista, toimintatapojen määrittelyä – siis johtamista. Se ei kuitenkaan ole ainoa organisaation toiminta-alue, jolla johtamista tarvitaan. Organisaatiolla on päätehtävänsä, joka ei tietenkään ole asiakirjahallinta. Se ei voi olla esimerkiksi elintarviketurvallisuuden varmistaminen. Lisäksi organisaatiolla saattaa olla muita tavoitteita, kuten hyvä laatu, ympäristötekijöiden huomioon ottaminen tai vaikkapa korruption torjunta. Kun samanaikaisesti pyritään erilaisiin tavoitteisiin, johtamisen täytyy olla yhteensopivaa eri alueilla.

ISOn johtamisstandardit (MSS, Management System Standard) ovat tätä varten. Niissä kerrotaan organisaation johdolle, mitä organisaatiolta ja sen johtamiselta vaaditaan. Oma standardi löytyy muun muassa kaikille edellä mainituille alueille, laadunvarmistuksesta korruption estämiseen. Asiakirjahallinnan johtamisstandardit ISO 30300-30302 kertovat siitä, mitä muun johtamisen kanssa yhteensopiva asiakirjahallinnan johtaminen on. ISO 30300 käsittelee käsitteitä ja perusteita, ISO 30301 vaatimuksia johtamiselle sekä organisaatiolle, ja ISO 30302 toteutuksen viemistä käytäntöön.

Sisältönä johtamisstandardeissa on, että organisaation täytyy tunnistaa, milloin ja missä se tarvitsee asiakirjahallintaa ja sen jälkeen sen on luotava toimintatavat, joilla varmistetaan kokonaisuuden toimivuus ja kehittäminen. Tämä vaatii erilaisten ulkoisten tekijöiden huomioimista sidosryhmistä ja ajankohtaisista trendeistä juridiikkaan, tekniikkaan ja talouteen. Toisaalta on huomioitava myös sisäiset tekijät, kuten johtamistavat ja organisaatiorakenne. Riskien hallinta on yksi aspekti. Tarvitaan näkemystä rooleista ja vastuista sekä systemaattisista prosesseista, joita sitten seurataan ja parannetaan. Seurantaa ja auditointia vaaditaan myös. Johdon on panostettava, työntekijöiden tiedostettava.

Koska ISO 30300-sarjan standardit eivät ole ensisijaisesti ammattilaisille suunnattuja, alan terminologiaa on niissä vähemmän kuin ammattispesifeissä standardeissa. Pientä muutosta ne ovat kuitenkin tuoneet käsitteistöön. Perinteisesti asiakirjojen on aina määritelty olevan informaatiota, jota säilytetään ”todisteena” toiminnasta. Sen selväkielisesti todetaan olevan muutakin kuin kelpaamista todisteeksi oikeudessa. ISO 30300-standardien tuoma lisäys on, että asiakirjat voivat todisteiden ohella tai vaihtoehtoisesti olla organisaatiolle varanto (asset). Tällä tuodaan esille tiedon arvoa organisaatiolle, mikä on johdolle tärkeää ymmärtää.

Asiakirjahallinnan johtamisstandardien tavoitteena on tehdä hyvästä asiakirjahallinnasta yksi organisaation johdon prioriteeteista. Johtamisstandardeja voi käyttää joustavasti. Organisaation ei tarvitse esimerkiksi ryhtyä laatutyöhön hyötyäkseen 30300-sarjasta. Standardeja voi soveltaa aivan yksinkin osana integroitua johtamista, myös pienessä organisaatiossa.

Järjestelmien kehittäminen

Hyvä asiakirjahallinta on periaatteiltaan aineistoneutraalia – sitä voi soveltaa, oli kyse minkä muotoisesta ja minkälaisesta aineistosta tahansa. Mutta digitaalisuus on tietenkin valtavirtaa.  Niinpä toinen keskeinen muille kuin ammattilaisille tarkoitettu standardien joukko löytyy sähköisestä tiedonhallinnasta.

Eurooppalainen asiakirjajärjestelmämääritys MoReq näyttää ajaneen karille ja jääneen sille. Sähke on juuttunut lainsäädännön luomaan limboon ja elää jatkoajoillaan kädestä suuhun. Tässä tilanteessa ICAn piirissä laadittu asiakirjajärjestelmien määritys ISO 16175 saa ehkä uutta nostetta. Se on mielenkiintoisessa vaiheessa, koska sitten viime Failin siitä tuli uusi versio lausuntokierrokselle.

Tässä uudessa luonnoksessa kolmiosainen standardi on puristettu kahteen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee sitä, mitä digitaalisten asiakirjojen hallinta vaatii. Toinen osa käsittelee tarvittavien ohjelmistojen valintaa ja käyttöönottoa organisaatiossa.

ISO 16175-1 on suunnattu järjestelmätoimittajille, ohjelmistoarkkitehdeille ja kehittäjille, toki myös alan ammattilaisille sikäli ”kun he ovat mukana neuvomassa tai avustamassa” kehitystyössä. Niinpä alan ammattikieli on tässäkin standardissa minimoitu. Ykkösosa ei huomioi hybridiaineistoja ja paperiasiakirjojen hallintaa ja myös sähköinen pitkäaikaissäilytys on jätetty sen ulkopuolelle.

Uusi ISO 16175-1 eroaa muista asiakirjajärjestelmämäärittelyistä siinä, että se ei oikeastaan ole järjestelmämäärittely. Standardi esittelee joukon ”tuloksia” (kuten ”käyttöoikeuksien hallinta”) ja kertoo, mitä tämä vaatii. Vaatimukset ovat pakollisia, toivottavia tai valinnaisia. ”Toivottavat” vaatimukset voi perustellusta syystä jättää toteuttamatta, silloin kun on varma asiastaan ja tietää, mitä tekee.

Ajatus ei kuitenkaan ole, että aina olisi yksi järjestelmä, joka tekee kaiken. Vaatimukset voidaan täyttää joukolla yhdessä toimivia ohjelmistoja ja myös eri organisaatioiden yhteistyöllä. Toimintoja voidaan rakentaa itse operatiiviseen liiketoimintajärjestelmään, asiakirjajärjestelmä voi hallita joitain liiketoimintajärjestelmän toimintoja, tai tiedot siirtää operatiivisesta järjestelmästä hallittavaksi asiakirjajärjestelmään. Lähestymistapa on siis samaan tapaan modulaarinen kuin MoReq2010:ssä.

Järjestelmäkehittäjälle ISO 16175-1:tä voi melkeinpä suositella oppikirjaksi. Siinä käydään havainnollisesti ja konkreettisesti läpi asiakirjajärjestelmien toimintaa ja perusteita. Myös tietokantojen hallintaan asiakirja-aineistona annetaan ohjeita. Toisaalta asiakirja-ammattilainen voi minusta lukea sitä oppiakseen järjestelmien toiminnasta. Mistään kovin teknisestä lukupaketista ei ole kyse. Standardia voi käyttää nykyjärjestelmien auditointiin ja sen arviointiin, kuinka hyvin ne tehtävästään suoriutuvat.

Kakkososa, ISO 16175-2, käsittelee asiakirjajärjestelmien käyttöönottoa eri näkökulmista. Sen luvuissa käydään läpi tähän liittyviä osa-alueita: mikä on asiakirjahallinnan nykytila ja organisaation valmius järjestelmään siirtymiseen, miten projekti rajataan, keitä muutos koskettaa, miten muodostaa vaatimukset uudelle järjestelmälle, miten järjestelmä konfiguroidaan, pitääkö tietoja siirtää tai konvertoida aikaisemmista järjestelmistä, miten muutokset viedään läpi, ja kuinka suoritusta arvioidaan. Kyse on ykkösosaan nähden melko irrallisesta kokonaisuudesta. Eikä siinä ykkösosaan suoraan viitatakaan.

Tässä tekstissä mainitut standardit – muut selviävät edellisestä artikkelista

SFS-ISO 15489-1. Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles. (2017).

SFS-ISO 23081-1 Information and documentation. Records management processes. Metadata for records . Part 1: Principles. (2018).

ISO 30300 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary. (2011).

SFS-ISO 30301 Information and documentation. Management systems for records. Requirements. (2011).

ISO 30302. Information and documentation. Management systems for records. Guidelines for implementation. (2015).        

(Julk. Faili 2/2019)                    

Kategoriat:Standardit

Lähes 400 sivua tekstiä arkistoalasta Suomessa

torstai 16.5.2019 Jätä kommentti

Eljas Orrmanin arkistoalan kirjoitukset kokoava De archivis. Arkistoista – om arkiv – on archives on nyt saatavilla yliopiston TamPubissa. Kirjassa on Suomen arkistoalasta lähes neljäsataa sivua tekstiä neljältä vuosikymmeneltä kolmella kielellä. Suurin osa kirjoituksista käsittelee arvonmääritystä, arkistohistoriaa tai juridiikaa, mutta muitakin aiheita on mukana. Toivottavasti tekstit tulevat tätä kautta yleiseen käyttöön ainakin yliopistoissa, joissa alan tutkielmia ja tutkimuksia tehdään. Toivottavasti ruotsinkielinen osuus löytää lukijansa myös muissa pohjoismaissa.

Nörtähtäville kerrottakoon, että kirja on tehty LaTexilla An­dré Mieden ja Ivo Pletikosićin classicthesis-pohjalle. Se osoittautui hyväksi valinnaksi. LaTex on välineenä joustava. Kaikki vastaantulleet tekniset ongelmat saatiin helpohkosti ratkaisua. Classicthesis tuottaa hyvännäköisen tuloksen. Kyse on periaatteessa väitöskirjapohjasta, jossa on kiinnitetty typografiseen kauneuteen erityistä huomiota. Minusta teos on elegantin ja sivistyneen oloinen, vaikka itse sen toimittajana näin sanonkin. Miede pyytää pohjan käyttäjiä lähettämään hänelle postikortin, joten sellainen lähtee nyt matkaan Tampereelta.

 

Parikymmentä vuotta asiakirjahallinnan standardeja

maanantai 25.3.2019 1 kommentti

Asiakirjahallinnon standardi ”SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: yleistä” täyttää muutaman vuoden päästä kaksikymmentä vuotta. Aikanaan standardin ilmestyminen oli merkittävä tapaus. ISO 15489 antoi toiminnalle tukea sielläkin, missä lainsäädäntö ei velvoita huolehtimaan asiakirjahallinnosta.

15489 sai ilmestyessään niin paljon huomiota Suomessa, että siitä tehtiin suomenkielinen käännös. Vähän myöhemmin ilmestyi suomeksi myös silloin kaksiosainen asiakirjahallinnan metatietoja käsittelevä ISO 23081. Sen jälkeen on ollut hiljaisempaa – mutta vain Suomessa. Standardeja on tarkistettu ja ne on osin päivitetty. Lisäksi niitä on tullut lisää. Standardointityö on nykyisin asiakirjahallinnassa pitkällä. ISOn asiakirjahallintaan erikoistuneen teknisen komitean alaryhmän (TC 26/SC 11) sivulta löytyy tällä hetkellä 23 valmista tai työn alla olevaa standardia tai standardin osaa. Lisäksi muukin ISOn työryhmät ovat tehneet asiakirjahallinnalle relevantteja standardeja.

Valmiita ja työn alla olevia asiakirjahallinnan standardeja Hinta (sis. alv)
Asiakirjahallinta yleensä
ISO 30300:2011

(uudistettavana)

Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2019 Information and documentation – Management systems for records – Requirements 93 €
ISO 30302:2015 Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation 145,08 €
SFS-ISO 15489-1:2017 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Käsitteet ja periaatteet 103,54 €
Asiakirja- ja muut tietojärjestelmät
ISO 16175-1:2010 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-2:2011 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO 16175-3:2010

 

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
Metatiedot
SFS-ISO 23081-1:2018 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles 71,30 €
SFS-ISO 23081-2:2009 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatiedon hallinta. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset 84,32 €
ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation – Managing metadata for records – Part 3: Self-assessment method 60,76 €

 

Säilytys
ISO 14721 Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) – Reference model
ISO 17068:2017 Information and documentation – Trusted third party repository for digital records 145,08 €
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information 93,00 €
Asiakirjahallinnon suunnittelu
ISO/TR 18128:2014 Information and documentation – Risk assessment for records processes and systems 166,16 €
ISO/TR 21946:2018 Information and documentation – Appraisal for managing records 93 €
ISO/TR 26122:fi Tieto ja dokumentointi. Toimintaprosessien analysointi asiakirjahallinnan tarpeisiin 112,84 €
Muut
ISO 22310:2006 Information and documentation – Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards 39,68 €
ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process 145,08 €
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records 145,08 €
Tulossa olevat
ISO/PRF TR 21965 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in enterprise architecture
ISO/DIS 16175-1 [Valmisteilla]  Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records
ISO/DIS 16175-2 [Valmisteilla] Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records
ISO/DTR 22428 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in the cloud: Issues and concerns

Kaikki oheisessa taulukossa luetellut eivät ole varsinaisia standardeja. Lyhenne kertoo, minkälaisesta tuotoksesta on kysymys. Standardien alapuolella ovat tekniset määrittelyt (TS) ja raportit (TR). Tekninen määrittely on askelmerkki keskeneräisessä työssä: standardiin pääsemistä pidetään mahdollisena, mutta se ei ole vielä valmis. Teknisessä raportissa on jotain standardoinnin kohdealueeseen liittyvää tietoa, esimerkiksi tutkimus tai nykytilan kuvaus. Keskeneräisten julkaisujen PRF, DIS, DTR ja CD viittaavat erilaisiin luonnoksiin.

Standardien sivuhinta on useita euroja. Koko standardipaketti maksaa siis hunajaa. Kannattaakin miettiä, mitä standardeista oikeasti tarvitsee.  Esimerkiksi ISO 22310 on selvästi tarpeeton, ellei sitten kirjoita määräyksiä. Tekstit ovat osin myös vapaasti saatavilla. Asiakirjajärjestelmiä käsittelevä kolmiosainen ISO 16175 on International Council on Archivesin (ICA) piirissä laadittu ja löytyy myös lähes samassa muodossa vapaasti verkosta nimellä ”Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments”. Sama koskee sähköisten arkistojen OAIS-viitekehystä. Open Archival Information System on ISO standardi 14721, mutta sitä ylläpitävä avaruustutkimus tarjoaa sen käyttöön nimellä CCSDS 650.0-B-2.

Askelmerkit käyttöönottoon

Standardien paljous saattaa hämmentää. ICA suosittelee, että digitaalisessa asiakirjahallinnassa niitä sovellettaisiin seuraavassa järjestyksessä.

ISO 30300 ja 30301 antavat ensiksikin yleiskuvan asiakirjahallinnan kokonaisuudesta ja sen strategisista tavoitteista. ISO 15489-1 määrittää itse asiakirjatiedon vaatimukset yleisellä tasolla olipa tieto minkä muotoista tahansa. ICA suosittelee seuraavaksi tutustumista sen kakkososaan ISO 15489-2 – ja erityisen siinä kuvattuun C-vaiheeseen – joka ohjaa tietyn asiakirjajärjestelmän vaatimusten tunnistamista. Tässä on kyse DIRS (tai DIRKS) -metodologiasta, jota on takavuosina esitelty Failissakin. Kakkososa ei kuitenkaan ole enää voimassaolevien ISO-standardien listalla.

Tämän jälkeen päästään käsiksi digitaalisten asiakirjajärjestelmien piirteisiin. ISO 16175:n ykkösosa kuvaa järjestelmiä yleisesti. Se ei ole kovin tekninen ja sopii myös sellaisten henkilöiden luettavaksi, joita tekniikka ei kiinnosta. Ajatus on, että ykkösosaa käytetään yhdessä kahden muun, vaadittua teknistä toiminnallisuutta kuvaavan osan kanssa. Myös sellaiset toiminnassa käytetyt järjestelmät, jotka eivät ole varsinaisesti asiakirjajärjestelmiä, on huomioitu ISO 16175:ssä. Tästä on hyvä jatkaa vaaditun erityisalueen määrityksiin, esimerkiksi Suomen julkishallinnossa Kansallisarkiston Sähke2:teen.

Tämän jälkeen ollaan jo pitkällä kokonaisuuden hahmottamisessa ja toteutuksessa. Viimeisenä ICA:n ohjeellisessa tiekartassa tunnistetaan prosessivaiheet, joista asiakirjoja pitäisi syntyä. Tähän on ISO/TR 26122. Tarvittava metatieto selviää ISO 23081:stä.

Standardit tukevat ja ohjaavat toimintaa

Standardeja voi käyttää monesta syystä. Standardissa on näkemys oikeasta toimintatavasta; kun noudattaa standardia, ei voi tehdä kovin pahasti väärin. Toinen tärkeä seikka on, että näkemys on yhteinen. ISO-standardia ei hyväksytä ilman laajaa yksimielisyyttä sen sisällöstä. Siksi tuloksena on jotain, mitä voidaan soveltaa minkä maan millä sektorilla tahansa. ISO 16175:n taustalla oli järjestelmätoimittajien turhautuminen moninaisiin paikallisiin asiakirjajärjestelmämäärityksiin. Toisaalta asiakirja-ammattilaiset tarvitsivat ”yhteisen kielen” jolla puhua kansainvälisillä järjestelmämarkkinoilla.

Toinen keskeinen syy standardien käyttöön mainittiin alussa. Sielläkin, missä lainsäädäntö ei sano paljoa asiakirjahallinnasta tai jättää sen kokonaan organisaation harkintaan, ISO-standardi voi antaa pohjaa asioiden läpiviemiseen. Standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden. Esimerkiksi ISO 30301:ssä on taulukko, joka näyttää sen yhteydet laatustandardeihin ISO 9001 ja ISO 14001 sekä tietojärjestelmän hallintajärjestelmän sertifiointiin ISO/IEC 27001.

Suomen julkishallinnossa standardeilla ei ole ollut suurta merkitystä, koska asiakirjahallinto on saanut tukea lainsäädännöstä ja Kansallisarkiston ohjeistuksesta. Kun lainsäädäntöä nyt uudistetaan, tilanne voi olla tulevaisuudessa toinen. Ehkä silloin julkishallinnossakin tarvitaan ISOmpaa kättä.

(Julk. Faili 1/2019, s. 8-10)

Kategoriat:Standardit

Tehtäväpohjaisen arvonmäärityksen opas

maanantai 17.12.2018 Jätä kommentti

Robyns

Marcus S. Robynsin teos tehtäväpohjaisesta arvonmäärityksestä on jo muuaman vuoden takaa, mutta koska se on edelleen myynnissä ja aiheeltaan kiinnostava, se ansaitsee esittelyn. Kirja jakaantuu kahteen osaan. Ensimmäinen käsittelee tehtäväpohjaisen arvonmäärityksen taustaa. Robyns käy läpi arkistotieteen klassikot – Mullerin, Faithin ja Fruinin, Jenkinsonin ja Schellenbergin – ennen kuin siirtyy postmodernismiin ja myöhempiin tehtäväpohjaista arvonmääritystä edistäneisiin ajattelijoihin (Hans Booms, Gerald F. Ham, Helen Samuels, David Bearman ja Terry Cook).

Kirjassa on aloittelijalle johdatus kehitykseen. Aivan alussa arvonmäärityksestä ei tosin ollut juuri ajatusta, mutta Schellenbergistä alkaen arvonmäärityksen pohdiskelu on kuitenkin ollut ammatillista valtavirtaa. Robyns yrittää tuoda esille sen ajatuskehikon, josta lähtien tehtäväpohjaista arvonmääritystä on tehty. Arkistoammattilaiset ovat osa yhteiskuntaa ja he toimissaan sekä ylläpitävät että uudistavat sen rakenteita. Tästä on kuluneen vuosisadan aikana tultu yhä tietoisemmiksi, samalla kun arkistonhoitajasta on tullut aktiivinen toimija arkistomakasiinin vartijan sijasta.

Kirjassa on paikoin viihdyttävää triviaa. Robyns mainitsee – tuskin vakavissaan – miten useat NARAn ammattilaiset todistivat hänelle Schellenbergin hengen edelleen mekastavan makasiineissa. Terry Cookin makroseulonnan Robyns kertoo lähteneen liikkeelle natsijahdista. Vuonna 1985 epäiltiin, että muun muassa Josef Mengele olisi piileskellyt Kanadassa. Asiaa tutkinut hallituksen komissio totesi, että asiakirjat sodan jälkeen maahan tulleista oli hävitetty. Samalla julkisesti ihmeteltiin sitä, ettei arkistoammattilaisilla ollut herkkyyttä aineistojen eri käyttötarkoituksille. Tämä kävi Cookin ammattiylpeyden päälle ja hän alkoi kehittää uutta lähestymistapaa.

Mitä voimme Suomessa oppia

Kirjan toinen osa käsittelee tehtäväpohjaista arvonmääritystä käytännössä, ensin kansallisella tasolla ja sitten organisaatiokontekstissa. Yhdysvalloissa tehtäväpohjaisuuteen suhtaudutaan yleensä kielteisesti. Keskeisenä pidetään historioitsijoille tärkeiden aineistojen tunnistamista. Tehtäväpohjaisuuden pelätään johtavan tarpeettomien asiakirjojen säilyttämiseen.

Niinpä Robyns esittelee Yhdysvaltojen sijasta toimintatapoja muualla; Australiassa, Alankomaissa, Uusi-Seelannissa, Iso-Britanniassa ja Etelä-Afrikassa. Lista on kovin anglosaksinen. Suomalaisilla olisi tehtäväpohjaisuuteen annettavaa Pentti Renvallin kautta. Valitettavasti Renvallin ajatuksista on kirjoitettu vain suomeksi ja ruotsiksi, joten ne eivät tavoita suurempaa yleisöä. Robyns näkee yhteyden kirjaamisen ja tehtäväpohjaisuuden välillä: koska kirjattaessa toiminta määrää tiedon organisoinnissa syntyvät rakenteet, kirjaamiskulttuureissa askel tehtäväpohjaisuuteen on luonteva. Näin on varmaankin ollut myös Suomessa.

Ulkomailta voitaisiin silti oppia jotain. Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistaminen osoittaa, että uusi aikakausi on alkamassa. Enää ei riitä, että asiantuntijat kammioissaan määrittelevät tiedon säilyttämisen arvoiseksi. Prosessin pitää olla läpinäkyvä, kriteereiltään mahdollisimman objektiivinen ja tuloksen yleisesti hyväksytty. Jatkossa taistelua säilytettävistä aineistoista voidaan Suomessakin käydä oikeudessa.

Niinpä on mielenkiintoista, että Australiassa on luotu muodollisia kriteerejä tehtävien yhteiskunnalliselle merkittävyydelle. Sellaisia ovat muun muassa budjetissa tehtävään käytetty rahoitus ja tehtäväaluetta käsittelevien puheenvuorojen määrä parlamentissa. Alankomaissa seulontapäätökset ovat ensin kansallisarkiston nettisivulla yleisön kommentoitavina. Sitten ne käydään läpi kulttuuriperintökomiteassa ja lopuksi hyväksytään ministeriössä ennen julkaisemista virallisessa lehdessä. Olennaista ei ole se, kuinka paljon lisäarvoa nämä kierrokset antavat itse päätökseen. Olennaista on, että prosessin jälkeen siihen on yhteiskunnassa laajasti sitouduttu.

Arvonmääritys organisaatiossa

Robyns on yliopiston arkistonhoitaja, joten kirjan lähinnä arkipäivää oleva osa käsittelee yliopistoarkiston seulontaa. Pääajatuksia voi toki soveltaa muuallakin.

Ensiksi on tunnistettava organisaation pää- ja tukitehtävät. Tässä esimerkiksi Terry Cookin makroseulonnasta ei ole apua, koska se on tarkoitettu koko julkishallinnon tarkasteluun, ei yhden instituution sisäiseen analyysiin. Yliopistoarkisto saa suoraan pohjaa Helen Samuelsin työstä, jossa tunnistettiin sekä toiminnan keskeiset komponentit (”tutkimus”, ”opetus” ja ”julkinen palvelu”) että seitsemän perustehtävää toimintoineen.

Seuraava vaihe on työsuunnitelman tekeminen. Suunnitelmassa aikataulutetaan seulontaprosessi, organisaation osallistaminen, tiedotus, sekä koulutus, ja jaetaan tähän liittyvät vastuut. Robyns kuvaa käytännön vaiheet, joiden tuloksena on ”seulontahypoteesi”; esitys keskeisimmistä tehtävistä, tehtävien suhteista, tärkeimmistä toimijoista ja dokumentoinnille kriittisistä aineistoista. Hypoteesi testataan mikroseulonnalla, siis käymällä syntyviä asiakirjoja läpi. Lopputuloksena on raportti, jossa on kuvattu perustellen tehtävittäin tietoaineistot ja niiden säilytystarve.

Sähköisille aineistoille on kirjassa oma luku. Tällaisia aineistoja on paljon, arvonmääritys käymällä dataa läpi on mahdotonta ja kustannusrakenne ja säilytykseen liittyvät ongelmat poikkeavat paperiasiakirjoista. Organisaatiolla täytyy olla sähköisiä aineistoja varten strategia ja pitkäaikaissäilytysratkaisu. Vaikka tehtävät ovat periaatteessa välineneutraaleja, aineistojen tekniseltä arvioinnilta ei voi välttyä silloin, kun kyseessä on sähköinen aineisto.

Kritiikille sijaa

Lopuksi kirjassa käsitellään tehtäväpohjaisuuden kritiikkiä. Joitakin ärsyttää jo lähestymistavan teoreettisuus: arvonmäärityksen pitää ennen kaikkea olla käytännönläheistä! Miksi vetää mukaan postmodernismi tai Giddensin strukturaatioteoria? Arkiston asiakkaita kiinnostaa sisältö. ”Kukaan ei tule arkistoon kysyäkseen autenttisia todisteita maanpuolustuksesta”, huomautti Frank Boles.

Robyns kysyy myös, pitääkö arkistoammattilaisen olla historiantutkija? Meillä tästä ei liene julkisesti keskusteltu koskaan, mutta amerikkalaisille se on keskeinen kysymys. Schellenbergin vaikutuksesta arkistoammattilaisen keskeisenä tehtävänä on pidetty tutkimuksen tarpeiden tunnistamista.

Robyns jakaa arkistoteoreetikot kahtia: kustodialisteihin, joiden huomio on jo arkistossa olevissa asiakirjoissa, ja postkustodialisteihin, jotka tähyävät ulkopuolella oleviin aineistoihin. Neojenkinsonilaiset, kuten Duranti ja Eastwood, ovat kustodialisteja. Heidän mielestään historiatiede on tarpeetonta, aineistojen historian tuntemus riittää. Robyns moittii neojenkinsonilaisia siitä, että arkistonhoitajalle ei jää yhteiskunnassa tehtävää. Asiakirjahallinto kun ei ole Yhdysvalloissa arkistonhoitajan tonttia. ”Koulutettu simpanssi tai sähköaita riittää aineistojen vartioimiseen”, puuskahtaa Robyns.

Postkustodialistit pitävät arvonmääritystä pohjimmiltaan subjektiivisena, jolloin sitä ei voi tehdä tuntematta tutkimusta. Tehtäväpohjaisuus antaa arkistonhoitajalle kuitenkin kokonaisnäkemyksen, jossa on myös subjektiivinen komponentti. Terry Cook rinnasti makroseulontaa tekevän arkistonhoitajan hallinto- ja kulttuurihistorioitsijaan. Valtaosalla USAn arkistoammattilaisista ei kuitenkaan ole ylempää tutkintoa historiassa, vaikka maallikot sitä odottavat.

Robynsin kirjassa käytännöllisyys yhdistyy parhaimmillaan selkeään ja analyyttiseen esitystapaan. Luvut eivät ole kovin pitkiä. Kirja on tiivis. Tehtäväpohjaisuuden teoreettinen tausta ja käytännön sovellukset vievät vain noin 40 sivua kumpikin, saman verran on varattu erilaisille yliopiston arkiston arvonmääritykseen liittyville liitteille. Joten kirjasen voi lukaista nopeastikin.

Robyns, Marcus C. “Using functional analysis in archival appraisal. A practical and effective alternative to traditional appraisal methodologies”. Rowman & Littlefield 2014. ISBN 978-0-8108-8798-5. Xx + 167 s.

(Julk. Faili 4/2018 s. 14-16.)

Kategoriat:Sekalaista

Anonymisoinnista

maanantai 26.11.2018 Jätä kommentti

Anonymisoinnin turvattomuudesta on tullut puhuttua. Tässä hyvä esitys asiasta.

Kategoriat:Sekalaista

Lohkoketjuista arkistojen tuho tai pelastus?

maanantai 24.9.2018 Jätä kommentti

Lohkoketjuista povataan maailmaa mullistavaa teknologiaa. Lohkoketjut muuttavat kaiken pankkitoiminnasta logistiikkaan ja äänestämiseen. Lohkoketju antaa meille pankeista vapaan rahan, varmistaa reilun kaupan tuotteiden reiluuden, tekee rekistereiden- ja kirjanpitäjistä katoavia ammattiryhmiä ja demokratisoi yhteiskuntaa, luvataan netissä.

Teknisesti lohkoketjuihin liittyy monia kysymyksiä. Asiakirjahallinnassa ei kuitenkaan tarvitse välittää tekniikan yksityiskohdista. Tärkeää on ymmärtää periaate. Lohkoketjun perusidea on yksinkertainen. Tallennettavasta datasta lasketaan tarkastussumma (”tiiviste”), joka tallennetaan ”lohkoon”. Vertaamalla dataa tiivisteeseen voidaan myöhemmin varmistua siitä, että dataa ei ole sormeiltu. Jos dataa muutetaan, tiiviste ei enää pidä paikkaansa. Kun uutta dataa lisätään ketjuun, uusi tiiviste lasketaan uudesta datasta ja aikaisemmasta tiivisteestä. Tulos tallennetaan jälleen uuteen lohkoon. Näin ketju lukittuu.

Olennaista on, että lohkoketju on täysin hajautettu verkkoon. Sillä ei ole keskitettyä valvojaa, joka pitäisi siitä huolta. Ketjusta on kopioita eri puolilla verkkoa, mikä tekee sen manipuloimisen mahdottomaksi. Ketjun luotettavuus perustuu yksinomaan teknologiaan.

Perinteisesti arkisto on ollut tiedon autenttisuuden ja luotettavuuden takaaja. Tietoon voitiin luottaa, koska se oli puolueettoman toimijan – arkiston – hallussa ja sen valvonnan alaisena. Niinpä nyt voidaan väittää, ettei lohkoketjujen jälkeen enää tarvita arkistoa tai asiakirjahallinnon funktiota, joka huolehtisi tiedosta. Ei tosin ole suurta pelkoa siitä, että tämä ajatus esitettäisiin. Ainakin erään Northumbrian yliopistossa tehdyn tutkielman mukaan tiedonhallinnan näkökulmat eivät ole organisaatioissa olennaisia mietittäessä käytetäänkö lohkoketjuja. Mutta jos nyt kuitenkin kuulette tämän suuntaisen ajatuksen, kehotan vetämään henkeä syvään ja tarttumaan rauhallisesti arkistoteoriaan. Kyse on siitä, mitä tämä ala oikeasti tekee ja miten lohkoketjuteknologia siihen vastaa.

Eheys ei ole kaikki kaikessa

Asiakirjahallinta on tiedon siirtämistä ajasta ja paikasta toiseen niin, että tiedon ominaisuudet voidaan taata ja sen elinkaarta kyetään hallitsemaan suunnitelmallisesti. Tiedon ominaisuudet ovat tuttuja: ne ovat autenttisuus, luotettavuus, käytettävyys ja eheys. Tieto on autenttista, kun voidaan varmistua siitä, että tieto on sitä, mitä sen pitäisi olla, ja sen laatija tai lähettäjä sekä laatimis- tai lähettämisajankohta voidaan todentaa. Tieto on luotettavaa, kun voidaan uskoa sen oleva luotettava esitys siitä, mitä se todistaa. Tieto on ymmärrettävää, kun se pystytään paikallistamaan, hakemaan, esittämään ja tulkitsemaan. Tieto on ehyttä, kun se on täydellistä ja muuttumatonta.

Lohkoketjuteknologia itsessään palvelee näistä vain viimeistä: tiedon eheyttä. ICT-ammattilaiset ovat aina keskittyneet eheyteen, koska sähköinen data on niin helposti muutettavissa. Asiakirjahallinnan näkökulmasta se ei kuitenkaan riitä. Myös autenttisuus ja luotettavuus ovat tärkeitä. Luciana Duranti kirjoitti tästä jo kaksikymmentä vuotta sitten.

Arkistoteoria nimittäin sanoo, että tiedon autenttisuuden ja luotettavuuden takaamiseen on kaksi keinoa: tiedon syntyprosessin valvonta ja muotoseikkojen vaatiminen. Mitä vaikeammaksi asiakirjan tuottaminen on tehty, mitä huolellisemmin sen laatimista valvotaan, ja mitä enemmän asiakirjalta vaaditaan erilaisia muotoseikkoja, jotka paperimaailmassa olivat allekirjoituksia, leimoja, vesileimoja, päiväyksiä, sitä varmempia voidaan olla tiedon autenttisuudesta ja luotettavuudesta.

Samat säännöt pätevät sekä digitaaliseen että analogiseen tietoon. Jos ei voida olla varmoja esimerkiksi passin antajasta, on samantekevää, onko passin eheys taattu lohkoketjun tiivisteellä. Lohkoketju kertoo vain passin olevan sisällöltään sama kuin ennen – siis ehkä muuttamaton väärennös. Muuttamattomuus ei yksin osoita viestin olevan sitä, miltä se näyttää. Lohkoketjulla lukitseminen ei esimerkiksi varmista, että yliopiston sähköpostiosoitteesta lähetetty kannanotto olisi yliopiston virallinen kanta. Ehkä viesti ei ole oikeasti yliopistolta lähetetty, tai jos olisikin, siinä voi olla kyse henkilökohtaisesta mielipiteestä, tai jopa pilasta.

Mikään määrä eheyttä varmistavaa teknologiaa ei vastaa autenttisuutta ja luotettavuutta koskeviin kysymyksiin, mutta joskus sama teknologia kyllä jossain määrin palvelee kumpaakin tarkoitusta. Esimerkiksi sähköinen allekirjoitus voi sekä lukita viestin sisällön, että varmistaa sen lähettäjän. Silloin kun asiakirjojen laatiminen on holtitonta, lähettäjän tietäminen ei kuitenkin välttämättä riitä. Trumpin hallinto tarjoaa tästä hyvän esimerkin: on vaikea sanoa, mikä on nykyisin Yhdysvaltojen ulkoasiainhallinnon kanta eri asioihin, kun tästä kertovat lausunnot tulevat kontrolloimatta. Presidentti ja muut puhujat kyllä tunnetaan, mutta lausuntojen luotettavuus on huono.

Lohkoketjun tiivisteellä voidaan lukita aivan mitä tahansa dataa. Siksi sen suojaamana voi olla myös metatietoa, joka kertoo datan alkuperästä tai tekee tiedosta ymmärrettävämpää. Tällaisen tiedon tuottaminen on kuitenkin edelleen asia, josta täytyy erikseen huolehtia. Lohkoketjut eivät sitä tee. Näissä asioissa asiakirjahallinnalla on aina työmaata.

Miten seulonta tapahtuu?

Asiakirjahallinnassa on muistettava myös aika-aspekti. Asiakirjahallinnan näkökulmasta kyse ei ole vain tiedosta ja sen piirteistä juuri nyt. On tarkasteltava pidempää aikaväliä. Silloin esiin nousee uusia tekijöitä. Lohkoketjut ensiksikin estävät tiedon muuttamisen. Tämä kuulostaa hyvältä, mutta ei aina ole sitä. Joskus tietoa pitää poistaa, vaikkapa koska tallennetut henkilötiedot ovat käyneet tarpeettomiksi. Huonosti käytettynä lohkoketjuista on haittaa seulonnalle.

Hyvällä suunnittelulla ongelma voidaan ilmeisesti kiertää. Lohkoketjuihinhan ei tallenneta itse dataa, vaan ainoastaan siitä laskettu tiiviste. Ketju varmistaa, että se kokonaisuus dataa, josta tiiviste on laskettu, on edelleen muuttumaton. Ketju ei sinänsä estä tiedon poistamista, koska data on jossain muualla. Silloin ketjuun vain jää tiivisteitä, joilla ei ole käyttöä.

Jos tiivisteet siis lasketaan sopivalla tarkkuudella, tiedon hävittäminen on edelleen mahdollista sotkematta lohkoketjua. Jos esimerkiksi yksittäisiä dokumentteja tullaan myöhemmin hävittämään, tiivisteet on laskettava ja tallennettava lohkoketjuun jokaisesta dokumentista erikseen. Silloin ketjussa on tiivisteitä, joihin liittyvää dataa ei enää jossain vaiheessa mistään löydy, mutta olemassa olevan datan osalta ketju on edelleen pätevä.

Niinpä vaikuttaisi siltä, että tässä on uusi näkökulma asiakirjahallinnan suunnitteluun siellä, missä lohkoketjuja käytetään. Ammattilaisten olisi ymmärrettävä sekin ja otettava se huomioon.

Pitkäaikaissäilytyksestä ongelmia

Koska lohkoketjuihin ei tallenneta itse dataa, tiedon pitkäaikaissäilytyksestä on edelleen huolehdittava jossain muussa järjestelmässä. Tämä tarjoaa toisenlaisia haasteita. Pitkäaikaissäilytykseen tarvitaan edelleen järjestelmä, lohkoketju ei taio sen tarvetta pois. Säilytettävän datan on pysyttävä synkronisoituna lohkoketjuun.

Pitkäaikaissäilytyksessä data ei pysy pitkällä aika välillä muuttumattomana. Ohjelmistojen ja tallennusmuotojen kehitys johtaa siihen, että itse dataan joudutaan jossain vaiheessa koskemaan. Ainakin sen metatietoja joudutaan varmasti täydentämään, koska säilytysjärjestelmän on dokumentoitava datalle tehtävät toimenpiteet. Sekä datan konvertointi että metatietojen täydentäminen merkinnee lohkoketjun mitätöintiä. Ratkaisuja ehkä on, mutta vielä on pohtimatta, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Arkistonäkökulmasta lohkoketjuista on toistaiseksi kirjoitettu erittäin vähän.

(Julk. Faili 3/2018, s. 10-11. Lehtikirjoituksen otsikosta jäi pois kysymysmerkki.)

Kategoriat:Sekalaista