Arkisto

Kirjoittajan arkisto

Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

torstai 17.11.2016 Jätä kommentti

Heikki Kuutti (FT) ja Aleksi Koski (FM) tarkastelevat Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisemassa tutkimuksessaan kuntien viranomaisten vastauskäytäntöjä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyssä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Tutkimus on luettavissa: http://kaks.fi/julkaisut/.

Tutkijat lähettivät toukokuussa 2015 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan (301) sähköpostitse tietopyynnön, jossa pyydettiin tiedot kolmesta viimeisimmästä kunnalle osoitetusta, nyt kyseessä ollutta pyyntöä edeltäneestä tietopyynnöstä ja viranomaisen näihin antamista vastaukista. Lisäksi tutkijat pyysivät kuntien laatimia tietopyyntöjen käsittelyä koskevia ohjeita ja hinnastoja.

Kolmannes tietopyynnön vastaanottaneista kunnista vastasi nopeasti, kolmanneksella oli vastauksissa puutteita, ja kolmannes ei vastannut tietopyyntöihin lainkaan. Kaikista nopeimmat ja kattavimmat vastaukset saatiin tyypillisimmin asiakirjahallinnon ammattilaisilta (toimisto-, arkisto-, tietohallintosihteeri).

Tutkimuksen mukaan kuntien tietopyyntökäytäntöihin havaittiin liittyvän mm. seuraavia ongelmia:

  • viranomaisen tavoittaminen tietopyyntötilanteessa (tekniset häiriöt, vaihtelevat sähköpostiosoitteet)
  • tietopyyntöjen erilaiset tulkinnat
  • puutteet organisoinnissa, delegoinnissa ja ohjeistuksissa
  • kuntien vaihtelevat kirjaamiskäytänteet
  • pyydetyt tiedot ovat organisaatiossa hajallaan (etenkin keskeneräisissä asioissa)
  • pyydettyä tietoa ei löydetä
  • tietopyynnön käsittelyyn osallistuu usea henkilö
  • puutteet resursseissa ja henkilöstön osaamisessa
  • puutteet lainsäädännön tuntemuksessa
  • vastausajoissa eroavaisuuksia.

Tutkimustulokset eivät sinällään yllätä vaikkei yksittäisen tutkimuksen perusteella voi vielä kovin kauaksi meneviä johtopäätöksiä tehdäkään. Tietopyyntöjen kirjaamatta jättäminen tarkoittaa, että tietopyyntöihin liittyvät työprosessit eivät tule näkyväksi ja samalla osaksi asiakirjahallinnan prosesseja. Tämä heijastuu edelleen siihen, että organisaatiot eivät myöskään pysty arvioimaan tietopyyntöprosessin edellyttämiä resursseja, osaamisvaatimuksia tai niissä syntyviä kustannuksia.

Raportissa esitetyt ongelmat saattavat kertoa kuntien asiakirjahallinnan hajanaisuudesta ja siitä, että asiakirjahallinnan ohjaus ei ole keskitettyä. Jokaisessa kunnassa painitaan samojen kysymysten äärellä, ja jokainen kunta toimii lopulta omien resurssien ja pelimerkkien pohjalta. Ongelmat saattavat kytkeytyä myös organisaatio- ja informaatiokulttuureihin, jotka tässä tapauksessa voivat olla hyvinkin erilaiset – kuntakoosta ja alueesta riippuen. Päästäksemme asian ytimeen tarvitaan monitieteistä tutkimusta.

Julkisuusperiaatteen ja yksityisyyden suojan laadukas toteuttaminen kuntien arjessa – mukaan lukien tietopyyntötilanteet – edellyttää asiakirjahallinnan merkityksen ymmärtämistä tässä ajassa, ja siihen panostamista. Tämä näkökulma on hyvä muistaa kaikessa digitalisaatiokehityksessä.

Mainokset

Eettisyys, valinnanvapaus ja digitalisaatio?

maanantai 14.11.2016 4 kommenttia

Yhteiskuntamme eri toimintoja tehostetaan kovalla tohinalla, ja kansalaiset velvoitetaan käyttämään digitalisaation nimissä erilaisia teknologisia ratkaisuja ja palveluja. Etenkin sellaiset ikääntyneet yli 65-vuotiaat ihmiset, jotka eivät käytä tietotekniikkaa, ja joita joukossamme on noin puoli miljoonaa, kokevat tämän hankalaksi ja epämiellyttäväksi. Kun itse ei hallita tekniikkaa, tarvitaan ulkopuolisten apua. Ja tämä lankeaa automaattisesti lapsille, lapsenlapsille tai ystäville. Joukossa on myös paljon yksinäisiä, joilla ei ole omaa perhettä tai ystävät ovat jossakin kaukana. Tällöin mm. kirjastot ja järjestöt antavat apua. Toisista ihmisistä riippuvaisuus saatetaan kuitenkin joskus kokea ahdistavana ja jopa syrjäyttävänä. Filosofian tohtori, psykologi ja psykoterapeutti Marja Saarenheimo pitää toimintatapaa, joka heikentää palvelujen saatavuutta ja arkielämän sujuvuutta yhtenä ikäsyrjinnän muotona. Asiasta kirjoittaa Helsingin Sanomat 14.11.2016.

Tämä kaikki edellä kerrottu ei suinkaan koske vain ikääntyneitä ihmisiä. Joukossamme on paljon myös heitä, joilla kyllä on kykyä ja osaamista käyttää tekniikkaa hyödykseen, mutta ei välttämättä halua. Kaikki ihmiset eivät ole teknologiaorientoituneita vaan he suuntaavat mieluummin energiansa muihin mielekkäämpiin elämän eri osa-alueisiin. Kaikki ylimääräinen teknologiapakko koetaan erittäin turhauttavana ja arkea vaikeuttavana. On olemassa ihmisiä, jotka haluavat aitoa perinteistä henkilökohtaista palvelua – ihmiseltä ihmiselle. On olemassa työssäkäyviä ihmisiä, jotka ovat jo nyt ylikuormittuneita erilaisten tunnuslukujen ja salasanojen viidakoissa – yhtään ylimääräistä säätämistä ei enää jaksaisi vapaa-ajallaan. Kun pitäisi hoitaa ne omat asiat, ja lisäksi ehtiä ja jaksaa auttaa myös omia vanhempiaan, jotka ovat aivan hukassa. Mutta miten tähän huutoon vastaavat esimerkiksi pankit? Tällä hetkellä suuntauksena näyttäisi olevan, että tähän saakka varsin hyvin toimineista tunnuslukukorteista luovutaan, ja asiakkailla on kohta uusi mobiilisovellus riesanaan. Lopulta puhelin on täynnä erilaisia appseja, jotka vaativat päivittämistä yksi toisensa jälkeen. Voiko puhelimella kohta enää soittaa, kun akku on loppu jo hetkessä?

Missä on se kuuluisa valinnanvapaus, jonka perään huudetaan esimerkiksi sote-kysymyksissä? Miksi ihmiset eivät saa enää itse valita missä muodossa he kulloinkin palvelunsa ottavat vastaan? Miksi ihmiset eivät ole näiden kysymysten osalta yhdenvertaisia? Toteutuuko perustuslain henki enää tässä kehityksessä? Mitä tapahtuu esimerkiksi yksityiselämän suojalle tai omaisuuden suojalle? Ajetaanko meidät harmaalle vyöhykkeelle, jossa täysin oikeustoimikelpoiset henkilöt siirretään jonkin asteisen edunvalvonnan piiriin jotta he pärjäisivät digitalisaatiohaasteiden parissa?

On selvää, että digitalisaatiota tarvitaan, ja emme voi palata ajassa taaksepäin. On myös hyvä asia, että digitaalisiin haasteisiin on tarjolla ja suunnitteilla erilaista apua. Toivottavasti muistetaan kuitenkin huolehtia myös siitä, että kaikki juridiset ja eettiset näkökulmat on ensin varmistettu ja riskit tunnistettu. Muutoin saattaa käydä niin, että nämä uudet toimintatavat ja avuntarjoamisen mallit johtavatkin huomaamatta epäeettiseen toimintaan, jossa avunsaajasta tulee hyväksikäytetty, epärehellisen toiminnan uhri.

 

 

Salassa pidettävien tietojen antaminen puhelimitse

maanantai 7.11.2016 Jätä kommentti

Odotin joitakin kuukausia sitten hammaslääkäriltäni puhelinreseptiä saapuvaksi lähiapteekkiin. Kyseessä on pieni apteekki, joka ei ole vielä mukana valtakunnallisissa sähköisissä järjestelmissä, ja näin ollen sähköinen resepti ei tullut kyseeseen. Soitin apteekkiin varmistaakseni onko resepti jo tullut, jotta minun ei tarvitsisi tehdä sinne turhaa reissua. Kysymykseeni vastattiin asiallisen napakasti, etteivät he voi antaa tällaisia tietoja puhelimitse tietosuojasyistä. Kävelin apteekkiin, näytin henkilötietoni ja lopputulema oli, ettei odottamani resepti ollut kuitenkaan vielä saapunut. Hukkareissu luonnollisesti sapetti, mutta samalla ymmärsin, että apteekin menettely asiassa oli aivan oikein. Kenenkään terveystietoja ei tule antaa puhelimessa, koska soittajahan voisi olla kuka tahansa.

Toimittaja Susanna Reinboth kirjoittaa Helsingin Sanomissa 4.11.2016 samaisesta aihepiiristä otsikolla Löperö tunnistus oikeusturvan vaarana. Hän kirjoittaa, että on yleinen käytäntö, että arkaluonteisia ja salaisia tietoja toimeentulotuesta ja terveydestä kerrotaan puhelimessa, jos soittaja osaa antaa puhelimessa oikean nimen ja henkilötunnuksen. Kaikki terveyskeskuksiin ja sosiaalivirastoihin soittavat henkilöt eivät kuitenkaan aina ole oikealla asialla. Joskus taustalla voi olla suoranaista kiusantekoa esimerkiksi entisen puolison toimesta tai kysymys voi olla sometrollien järjestelmällisestä henkilötietojen urkkimisesta. Reinboth muistuttaa, että vaikka asioinnin tuleekin olla helppoa ja vaivatonta, se ei saa johtaa siihen, että salassa pidettäviä tietoja luovutetaan kenelle tahansa. Kenenkään oikeusturva ei saa vaarantua liian löyhän tunnistautumismenettelyn vuoksi.

Ajattele ennen kuin puhut ääneen!

torstai 3.11.2016 Jätä kommentti

Olen ”pendelöinyt” ahkerasti viimeisen noin kolmen vuoden aikana kahden paikkakunnan väliä. En lakkaa koskaan ihmettelemästä miten ihmiset voivat olla niin ajattelemattomia! Samaan aikaan kun näppäillään työpaikan tarralla varustettua tietokonetta, puhelimessa puhutaan kuuluvalla äänellä niin omat kuin läheisten, ystävien, työkavereiden tai organisaatioiden asiat – ja nämä kaikki, henkilöiden nimiä käyttäen. Yhdistelemällä näitä eri tiedon murusia koko junavaunullinen saa siis kerralla melko kattavan infopaketin – halusipa tai ei.

Tämä sama ilmiö toistuu valitettavasti myös sellaisissa yhteyksissä, joissa luulisi kiinnitettävän erityistä huomiota tietosuojakysymyksiin. Eräs kansalainen kertoi tietosuojaa koskevista puutteista Keskisuomaisen mielipidepalstalla 31.10.2016. Kansalainen havaitsi keskussairaalan päivystyksessä hoitoa odottaessaan, että hoitohenkilökunta saattoi keskustella keskenään potilaiden hoidoista ja tiedoista tai esimerkiksi sanella potilaskertomuksen nauhalle nimeä ja sosiaaliturvatunnuksia käyttäen, ja tämä kaikki tapahtui huoneessa missä potilaat olivat kuuloetäisyydellä vain verhon päässä toisistaan. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin ylilääkäri Johanna Tukiaisen samaisella mielipidepalstalla 3.11.2016 annetun vastauksen mukaan päivystystoiminnassa joudutaan tasapainoilemaan potilasturvallisuuden ja tietosuojan varmistamisen välillä. Kriittisessä tilassa olevia potilaita ei voi jättää valvomatta, joten käytännössä keskustelu erillisessä tilassa ei ole aina mahdollista. Tukiaisen mukaan uusien tilaratkaisujen suunnittelussa tietosuojakysymykset pyritään kuitenkin ottamaan entistä paremmin huomioon.

Tietosuojakysymykset ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joihin ei välttämättä ole olemassa yhtä yksittäistä ratkaisua tai lääkettä. Tarvitaan toki toimivia tilaratkaisuja, tekniikkaa ja välineitä, mutta myös tietoa ja koulutusta sekä ennen kaikkea oikeaa asennetta ja tahtoa pysähtyä näiden kysymysten äärelle. Meistä jokaisen olisi aika ajoin hyvä tarkastella omaa toimintaansa niin työyhteisössä kuin siviilissäkin. Jokainen voisi esimerkiksi kysyä itseltään: toiminko minä siten, että en vaaranna kenenkään yksityisyyttä? Muutos parempaan lähtee liikkeelle usein pienistä konkreettisista asioista, askel kerrallaan.

Aiheet:Yksityisyys

Terveiset Oslosta!

torstai 27.10.2016 Jätä kommentti

Oslossa järjestettiin 26.10.2016 pienimuotoinen konferenssi teemalla Trust and Transparency in E-government. Osallistujia oli noin kymmenestä eri maasta. Keynote-puhujina tilaisuudessa olivat professori Luciana Duranti, (University of British Columbia, Canada) ja Dr Geert-Jan van Bussel (Hogeschool van Amsterdam). Päivän aikana kuultiin teemaan sulavasti kietoutuvat, kahdeksan eri mielenkiintoisen tutkimuspaperin esittelyt. Minulla oli myös erinomainen mahdollisuus esittää tässä tilaisuudessa Pekka Henttosen kanssa yhteistyössä kirjoittamamme paperi Availability and findability of FOI and privacy statements on Finnish municipalities’ websites. Tutkimuspaperit julkaistaan vertaisarvioinnin jälkeen, viimeistään tammikuun alkupuolella Tidskriftet Arkiv -julkaisussa. Palaan vielä myöhemmin itse konferenssiesityksien sisältöihin tällä alueella sekä mahdollisesti myös FAILIssa.

Sellainen kuriositeetti on mainittava reissusta. Matkalla aina sattuu ja tapahtuu eikä tämä reissu tehnyt siinä poikkeusta. Vaikka kuinka elämme digitaalisessa yhteiskunnassa saimme matkakumppanini Tuulan kanssa karvaasti kokea, että kaikki ei aina sujukaan kuin Strömsössä. Taksien korttijärjestelmät eivät toimineet ja siinähän sitä sitten ihmeteltiin kun kokeilimme kaikki mahdolliset lompakosta löytyvät kortit ja mikään ei toimi. Ei muuta kuin etsimään seinää mistä saa nostettua norjan kruunuja. Tämän kaiken voisi ymmärtää, jos se olisi tapahtunut jossakin hieman eksoottisemmassa maassa. Tällä kertaa se oli kuitenkin Norja. Tämä oli jälleen kerran muistutus siitä miten haavoittuvainen tämä digitaalinen maailmamme on. Mutta onneksi tällä kertaa kaikki päättyi onnellisesti!

 

 

 

 

Aiheet:Sekalaista

Eroon läpinäkyvyyden paradoksista?

maanantai 8.8.2016 Jätä kommentti

Olemme kuluvan vuoden aikana tarkastelleet muutamaankin otteeseen kirjoituksissamme mm. läpinäkyvyyden, salailukulttuurin sekä tiedon omistajuuden teemoja. Nämä aiheet puhuttavat edelleen – eikä syyttä.

Keuruun kunnan luottamushenkilö Ilari Kotimäki kritisoi Sanomalehti Keskisuomalaisen mielipidekirjoituksessa 29.7.2016 seuraavasti: –”kun toimittaja pyytää kunnan tai valtion hallinnosta esimerkiksi laskuja, nämä laskut annetaan nurisematta. Kun kunnan tai valtion luottamusmies pyytää samoja laskuja, niin mikään ei olekaan enää selvää.” Ja edelleen: ”Vaikka päätöksentekijöillä on erityinen tiedonsaantioikeus, niin tämä on ikävä kyllä näennäinen.” Hannu Luotola Saarijärveltä arvelee samaisella mielipidepalstalla salailun syyksi rakenteellista korruptiota mistä Suomea ovat huomauttaneet OECD, Euroopan neuvoston korruption vastainen toimielin Greco sekä Transparency Suomi.

A-studio lähestyi myös samaista aihepiiriä 3.8.2016 lähetyksessään. Yle oli pyytänyt Länsimetron ja Espoon Jorvin uuden sairaalan hankkeista tietoja ja pöytäkirjoja siitä miten kyseisten, kuntien omistamien yhtiöiden hallitukset ovat hoitaneet ja valvoneet hankkeiden taloutta. Molemmissa hankkeissa kustannukset ovat kohonneet alkuperäisiä suunnitelmia huomattavasti suuremmiksi. Tietoja ei kummastakaan hankkeesta kuitenkaan annettu vedoten mm. osakeyhtiölakiin ja liikesalaisuuksiin – sairaalahankkeen osalta tietoja ei annettu edes kuntapoliitikoille. Kansanedustaja Jyrkin Kasvin mukaan kysymys saattaa olla siitä, että asiakirjoja ei ole alun perin kirjoitettu julkistamistarkoituksessa, jolloin sama asiakirja sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Julkisen tiedon haravoiminen suuresta määrästä tietoja vie Kasvin mukaan aikaa ja resursseja. Professori Veikko Vahtera Tampereen yliopistosta katsoo, että osakeyhtiölaki ei sinällään estä ketään toimimasta avoimesti. Kysymys lienee ensisijaisesti omistajaohjauksesta, kunnallisten yhtiöiden hallitusten tahtotilasta ja kyvystä ohjeistaa toimivaa johtoa siitä miten avoimesti julkisuuslakia tulisi kulloinkin tulkita.

Helsingin Sanomat lähestyy myös läpinäkyvyyttä 8.8.2016 otsikolla ”Krp: Yhtiöittämisessä riski korruption kasvuun”. KRP:n rikoskomisario Juha Lallin mukaan riskit liittyvät ensisijaisesti hankintoihin, kilpailutuksiin ja läpinäkyvyyden vähentymiseen. Tehtävät joita on tähän saakka hoidettu virkavastuulla hoituvat jatkossa osakeyhtiöissä. Tällöin viranomaistoiminnan käyttäytymissäännöt tai virkarikospykälät eivät ulotu toimintaan. Myös lahjusrikokset on säädetty eri tavoin riippuen siitä onko kyseessä virkamies vai elinkeinoelämän toimija.

Ratkaisuksi on väläytetty ajatusta siitä, että Suomessa otettaisiin käyttöön ns. Ruotsin malli mikä tarkoittaisi sitä, että jos julkisen sektorin omistus yhtiöstä on yli 50 %, yhtiöön sovellettaisiin automaattisesti julkisuuslakia. Alivaltiosihteeri Tuomas Pöystin mukaan julkisuuslain ulottamista maakuntien yhtiöihin esim. sote-tehtävissä tarkastellaan tämän syksyn aikana. Lisäksi yhtiöiden toimintaan haluttaisiin sisällyttää myös ajatus hallintolain hyvän hallinnon vaatimuksesta sekä rikosoikeudellisesta virkavastuusta. Pöystin mukaan näitä asioita tulisi tarkastella kuitenkin laajemmin myös muiden kuin pelkästään sote-yhtiöiden kohdalla.

Nyt ollaan vihdoin oikealla asialla liikkeellä. Hienoa, että asian vakavuus on ymmärretty. Kuitenkaan mikään lainsäädäntö ei yksin pysty asioita ratkaisemaan. Myös asenteiden ja käytänteiden on muututtava. Jos ja toivottavasti kun nämä lainsäädäntöuudistukset toteutuvat, tarkoittaa se käytännössä asiakirjahallinnan terävöittämistä ja yhtenäistämistä julkisen ja yksityisen sektorin välillä. Siinä tarvitaan yhteistyötä eri ammattiryhmien välillä, jossa asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat toimia sillanrakentajina.

A-studio on katsottavissa Yle Areenassa: http://areena.yle.fi/1-3062244.

Kadonneita potilasasiakirjoja ja hoitovirheitä!

torstai 21.4.2016 2 kommenttia

Sanomalehti Keskisuomalainen uutisoi 21.4.2016 yksityisen röntgenpalveluyrityksen asiakirjahallinnan ja potilasturvallisuuden laiminlyönneistä otsikolla: ”Rintasyöpiä ei havaittu, potilastietoja katosi”.

Jutun mukaan Valvira on selvittänyt syksystä 2014 lukien yhteistyössä muiden viranomaisten ja terveydenhuollon organisaatioiden kanssa Suomen Radiologikeskus Oy:n toiminnassa ilmenneitä puutteita. Yritys on tehnyt seulontoja myös kunnille. Potilasturvallisuus on vaarantunut mm. siten, että radiologit ovat tulkinneet potilaiden röntgenkuvia virheellisesti. Kolme potilasta on tehnyt Valviralle yrityksen tekemistä syöpäseulonnoista kantelun ja yksi kantelu on tällä hetkellä käsittelyssä. Valvira on jo aiemmin antanut yritykselle kolme huomautusta hoitoon liittyvistä virheistä. Sitä voi tietysti pohtia, onko tämän kaltainen huomautusmenettely potilasturvallisuuden kannalta riittävää.

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tapauksessa on mielenkiintoista, että vuosien 2013 ja 2014 aikana yritykseltä oli syystä tai toisesta kadonnut noin 3000 potilaan seulontakortit. Mielenkiintoista olisi tietää onko näiden kadonneiden seulontakorttien joukossa kuntien arkistointivastuulle kuuluvia potilastietoja. Valvira teki asiakirjojen katoamisesta vuosi sitten maaliskuussa poliisille tutkintapyynnön, mutta Länsi-Uudenmaan syyttäjävirasto lopetti heinäkuussa esitutkinnan vedoten siihen, ettei syyllistä saataisi lopulta selville. Lisäksi tutkinnan lopettamista perusteltiin kustannussyihin vedoten. Yrityksen toimitusjohtaja kieltäytyi kommentoimasta Valviran epäilyjä vedoten salassapitovelvollisuuteen.

Mitä tästä tarinasta on pääteltävissä? Onko kyse vain yksittäisestä tapauksesta vai onko tämä vain jäävuoren huippu? Entä mitä syyttäjäviraston toiminnasta pitäisi ajatella? Kertooko esitutkinnan lopettaminen siitä, että asiakirjojen katoamista ei nyt pidetä niin vallan vakavana asiana? Onko tämä kaikki ymmärrettävä lopulta siten, että potilasasiakirjoja saa hukata eikä siitä koidu kenellekään mitään seurauksia? Jos näin on, sittenhän yksityisillä toimijoilla ei ole jatkossakaan uusissa SOTE-järjestelyissä mitään pelättävää. Jos jotain tapahtuu, voi vain todeta, että rapatessa roiskuu. Niin ja hei – ainahan voi vedota salassapitovelvollisuuteen! Toivon kuitenkin hartaasti olevani väärässä.