Archive

Archive for the ‘Ajatukset’ Category

Oman ”arkiston” kätköistä löydettyä

keskiviikko 25.3.2015 Jätä kommentti

Oppikirja on menossa taittoon, joten on tekstin viimeisten tarkastusten aika. Samalla vastaan on tullut ajatuksia, joita en malttaa olla siteeramatta. Näin Jaana Kilkki Failissa yli 10 vuotta sitten (Kilkki, J. (2003). Muuttuva arkisto. Kadonneen ammatti-identiteetin metsästäjät. Faili, 3, 4–10):

Vaikka arkistoala kykenisi viemään oman osaamisensa myös sähköisen tiedonhallinnan maailmaan, en usko, että siitä tulee koskaan yhteiskunnallisesti – saatikka sitten taloudellisesti – arvostetuimpaan ryhmään kuuluva professio. Tämän päivän lisäksi arkiston fokuksessa on sekä menneisyys että tulevaisuus, mikä on aivan liian laaja perspektiivi ymmärrettäväksi yhteiskunnalle, joka rakentuu ”heti ja tässä” realisoituvien hyötyjen tavoittelulle.

Toistakin saman artikkelin ajatusta voi miettiä:

Suomalainen asiakirjahallinto ja arkistotoimi on erittäin pragmaattista: käytännön tarpeisiin tuotetaan ad hoc -ratkaisu, joka sen hetkisessä tilanteessa tuntuu toimivimmalta, sen sijaan että ongelma käsitteellistettäisiin ja yritettäisiin löytää sen ”ydin” ja tätä kautta löytää ratkaisuja, jotka pätevät yleisemminkin – edes kaikkiin ytimeltään samantapaisiin tapauksiin. Kun menetelmät ovat näin muuttuneet tavoitteiksi, ei suurin osa ammatinharjoittajista osaa tehdä eroa näiden kahden asian välillä, minkä vuoksi jokapäiväisen arkistotyön osana ei juurikaan tapahdu ”tuotekehitystä”.

Kategoriat:Ajatukset

Asiakirjahallinnan hinta

maanantai 3.6.2013 4 kommenttia

Tein pikaisen haun, miten asiakirjahallintaa ja asianhallintajärjestelmien hyötyjä on Suomessa tutkittu kustannusnäkökulmasta. Ei kovin paljon. Yksi gradu oli lähimpänä etsimääni näkökulmaa. Monet hakutuloksista kyllä vähän liippasivat aihepiiriä, mutta enemmän on kiinnostanut esim. käyttäjäkokemukset ja järjestelmien käyttöönotto.

Tulos oikeastaan yllätti. Kun tänä päivänä lähes kaikkea mitataan talouden mittareilla ja kustannussäästöillä, niin miksi tutkittua tietoa asiasta on niin vähän? Tukitoiminnoissakin kuten asiakirjahallinnassa omaa olemassaoloaan pitää perustella tätä taustaa vasten. Mitä meidän alan ammattilaiset tietävät kustannus- ja hyötylaskennasta esim. siirryttäessä sähköiseen tiedonhallintaan tai vaikkapa eAMS:n käyttöön? Pitäisikö sen alan osaamista olla meillä enemmän? Vai jätämmekö kustannuslaskennan ulkopuolisten konsulttien huoleksi?

Mikä ammattilaisia motivoi

tiistai 5.3.2013 3 kommenttia

Asiakirjahallinnan tutkijana sitä monesti miettii, että lukeeko tieteellisissä lehdissä julkaistuja tutkimusartikkeleita kukaan ja jos lukee, niin minkälainen lukijakunta on niistä kiinnostunut.

Kyllä näköjään lukee. Sain Yhdysvalloista lukijapalautetta Records Management Journalissa (Vol 21 Issue 3, 2011) julkaistusta, yhdessä Pekka Henttosen kanssa kirjoitetusta artikkelista, joka käsitteli mobiilien työntekijöiden motivaatiota asiakirjahallintaan.

Tämä yli 30 vuotta alalla toiminut ammattilainen pohdiskeli artikkelin pohjalta sitä, että mikä puolestaan motivoi asiakirjahallinnan ammattilaisia ja päätyi siihen, että ammattikunnalla on olemassa esteettinen mieltymys aineistoihinsa. Asiakirjoja halutaan pistää järjestykseen, koska yksinkertaisesti vaan halutaan nähdä ne ojennuksessa. Yhteentörmäys tulee sitten oman organisaation kanssa, kun muut työntekijät eivät puolestaan ole asiasta lainkaan kiinnostuneita. Arkistonhoitajat näkevät epäjärjestyksen uhkana, jolle pitää tehdä jotain, kun taas erityisesti organisaation johto ei näe asiaa kovinkaan isona ongelmana.

Itse en ehkä näe asiaa aivan näin kategorisena suomalaisesta vinkkelistä. Etenkin, kun lähes koko asiakirjamassa nykyisin tuotetaan ja pääosin hallitaankin sähköisesti ja kun yhä useammassa organisaatiossa puhutaan tiedonhallinnasta kokonaisuutena, eikä nähdä asiaa vain kapeana arkistointikysymyksenä. Mutta silti kommentoijan ajatukset herättivät pohtimaan, että mikä oikein ajaa töihin tälle alalle, mikä siinä työssä motivoi, ja minkälaisia nämä yhteentörmäykset ovat. Tässä on selvästi tutkimuksen mentävä aukko.

Arkistonhoitaja, tietoasiantuntija – vai psykologi?

perjantai 15.2.2013 Jätä kommentti

Uusimmassa iQ-lehdessä (Feb 2013) on kirjoitus asiakirjojen turvaluokittelusta. Jutussa on lista tyypillisimmistä tekosyistä, joihin vedotaan, jotta organisaation tietoturvamääräyksiä ei tarvitsisi noudattaa:

  • ”En koskaan löydä asiakirjoja, kun ne on laitettu asianhallintajärjestelmään.”
  • ”Järjestelmä estää työryhmääni pääsemästä omiin asiakirjoihinsa.”
  • ”Miksi asiakirjahallinnolla on pääsy minun luottamuksellisiin asiakirjoihini?”
  • ”Muiden tulisi pyytää minulta lupaa nähdä asiakirjani joka kerta kun niitä tarvitsevat, joten ne voivat ihan hyvin olla verkkolevyllä.”

Kuulostaako tutulta? Näitä syitä kuulee yleensä järjestelmän loppukäyttäjiltä käyttöönoton yhteydessä. Jos se yhtään helpottaa, niin nämä tekosyyt näyttävät olevan ylikansallisia.

Mutta eipä hätää: saman lehden toisessa jutussa neuvotaan, miten asiakirjahallinnan ammattilaiset saavat muun organisaation henkilöstön näkemään asiakirjahallinnan tärkeyden. Vastauksena on psykologia. Juuri niin. Tärkeintä on saada johto vakuuttuneeksi siitä, että asiakirjat ovat organisaation omaisuutta, joilla on arvoa. Rakennuksia ja muuta omaisuutta vakuutetaan, hoidetaan ja huolletaan, vaikka vahingon sattuessa ne voidaan rakentaa uudelleen. Entä asiakirjat?

Mikä kuuluu asiakirjahallintaan?

tiistai 11.12.2012 Jätä kommentti

John McDonald kirjoittaa artikkelissaan Records management and data management: closing the gap (Records Management Journal, Vol 20, No 1, 2010), että ’data management’ ja ’records management’ merkitsevät samaa asiaa. Niin, missä menee asiakirjahallinnan vastuun raja?

Vaihtoehto 1 on se, että asiakirjahallinnan ammattilaiselle kuuluva paketti on vain paperiasiakirjojen laajuinen. Eli se, mitä tuotetaan ja tulostetaan tälle perinteiselle välineelle, kuuluu arkistoon = kuuluu asiakirjahallintaan. Ei muuta.

Vaihtoehto 2 on se, että hallinnollisissa järjestelmissä oleva asiakirjatieto kuuluu asiakirjahallintaan, yleensä asianhallintajärjestelmässä oleva tieto. Joka organisaatiossa on sitten lukemattomia operatiivisia järjestelmiä, olkoon mitä sitten vaan, mutta niiden sisältämä tieto ei ole asiakirjahallinnan tonttia, eikä ’arkistoihmisiä’ halutakaan tontille SÄHKE-määrityksineen.

Vaihtoehto 3 on se, että puhutaan koko organisaation kattavasta tiedonhallinnasta, riippumatta tiedon muodosta, tietojärjestelmästä tai henkilöistä, jotka mistäkin osa-alueesta vastaavat. Asiakirjahallinta, tietohallinto ja operatiivinen toiminta keskustelevat keskenään ja etsivät ratkaisuja siihen, miten tietoresursseja voitaisiin hakea, löytää ja hallita kokonaisuutena siten, että tieto on käyttäjälle aina oikea-aikaista.

Missä vaiheessa sinun organisaatiossa ollaan?

 

Valikoituja mietteitä

keskiviikko 16.11.2011 Jätä kommentti

Olen vuosien mittaan kerännyt kirjallisuudesta asiakirjahallintaan ainakin jollain tavoin liittyviä ajatelmia. Nyt alkoi tuntua siltä, että kaipa sen voisi julkistaa. Laitoin kokoelman omaksi sivukseen blogiin. Keräystyö edelleen jatkuu

Kategoriat:Ajatukset

Visiona KAMS

perjantai 25.5.2007 Jätä kommentti

”Kansallisen AMSin” visiona on julkishallinnon sähköisten arkistomuodostussuunnitelmien yhdenmukaistaminen; ihanteena on tehtäväluokitusten, prosessikuvausten, syntyvien asiakirjojen tietojen, metatietojen ja käsittelysääntöjen saaminen kaikille organisaatioille yhteisestä AMSista. Ei ole selvää, kuinka pitkälle voidaan päästä. Ensiksi pyritään kuntien, terveydenhuollon ja kirkon AMSeihin. Seuraavaksi vuorossa ovat valtionhallinnon hallinnonalakohtaiset arkistonmuodostussuunnitelmat.

Hanke on vasta alussa. Sille voi toivoa menestystä, koska onnistumisesta koituisi etuja. Menestys riippuu siitä, miten oikeita nämä oletukset ovat:

1. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käyttävillä eri organisaatioilla ei ole uniikkeja tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja.

Mitä enemmän muista eroavia tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja yksittäisessä organisaatiossa on sitä, sitä vähemmän se voi hyötyä organisaatioiden yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Kääntäen, mitä enemmän organisaatiot eroavat toisistaan, sen monimutkaisempi yhteisestä suunnitelmasta tulee, koska AMSin on katettava kaikkien organisaatioiden kaikki toiminnassa syntyvät tietovarannot.

2. Organisaatiot hoitavat samaa tehtävää samanlaisella prosessilla ja samanlaisin asiakirjoin.

Jos prosessit ja asiakirjat ovat samaa tehtävää hoitavissa eri organisaatioissa samanlaisia, yhteisen arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönotto lienee sopimusasia. Yhdenmukaisuus voi osin olla näennäistä. Joka organisaatiossa toistuva prosessi voi olla erilainen eri konteksteissa. Esimerkiksi henkilön rekrytointiprosessi voi vaihdella sen mukaan, mihin tehtävään ja missä organisaatiossa rekrytointi tapahtuu (esim. työsuhteinen, virkamies, professori, sotilas).

Asiakirjojen on oltava myös sisällöltään yhdenmukaisia. Jos eri organisaatiossa sama asiakirjatyyppi eroaa tietosisällöltään toisista, yhteinen AMS johtaa arvonmäärityksen epäonnistumiseen. Samalla tavoin yhteinen AMS tuottaa vääriä metatietoja joillekin asiakirjoille, jos samassa asiakirjatyypissä voi (organisaation mukaan vaihdellen) olla sekä ei-julkisia että vain julkisia tietoja.

3. Erot samaa tehtävää hoitavien organisaatioiden prosessien ja asiakirjojen välillä ovat merkityksettömiä ja ne voidaan helposti poistaa.

Organisaatiot luultavasti jäsentävät toimintaansa ja aineistojaan hieman eri tavoin ja eri termein. Suurempi este on, jos organisaatioiden välillä osoittautuu olevan niiden todellisiin tarpeisiin perustuvia eroja. Esimerkiksi suuren ja pienen organisaation on ehkä tehokasta hoitaa samaa tehtävää eri prosessilla ja erilaisin asiakirjoin.

4. Yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta koituvat hyödyt ovat kuluja ja mahdollisia haittoja suuremmat.

Yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma tarkoittaa yhtenäistä hallintoa: yhteisiä tehtäviä, yhteneviä prosesseja ja asiakirjoja. Mielestäni AMS voi olla korkeintaan rajoitetusti väline hallinnon yhtenäistämiseen. Suhde on päinvastainen; yhteinen AMS edellyttää yhtenäistä hallintoa. Jos AMS on yhtenäinen, mutta hallinto ei, AMS ei toimi. Jos suunnitelmat yhtenäistetään odottaen hallinnon seuraavan perässä, otetaan asiakirjahallinnan omien tehtävien kannalta riski.

Kovin suuria panostuksia ei kannata tehdä arkistonhoitajan vaivojen säästämiseksi. Hyödyt tulevat siitä, missä määrin eAMS(it) saadaan palvelemaan muita seikkoja, kuten organisaatiorajat ylittäviä prosesseja, valtion tietoarkkitehtuurin yhdentymistä ja sähköistä asiointia.

5. Syntyvä yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma on toimiva kokonaisuus.

Vähäinen tutkimustieto viittaa siihen, että tehtäväluokitukset ovat muista kuin ammattilaisista vaikeita käyttää. Tehtäväluokitukset tuntuvat sitä helpommilta, mitä enemmän organisaation työntekijät ovat voineet niihin vaikuttaa. Arkistonmuodostussuunnitelmalta edellytetään myös joustavaa reagointia organisaation toiminnan muutoksiin. Näiden seikkojen yhdistäminen hyvin laajaan yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja sen vaatimaan keskitettyyn ylläpitoon ei liene helppoa.

Tutkimuksen puutetta ja merkitystä kuvaa, ettei näistä kysymyksistä ole juurikaan tieteellistä tutkimustietoa. Siksi toivoisi jonkun jatko-opintoja suunnittelevan kiinnostuvan niistä. Esimerkiksi tehtäväluokituksiin liittyvät tutkimukset on tehty periaatteiltaan toisenlaisista luokituksista. Siksi tulosten pätevyyttä Suomessa ei ole osoitettu.

Ks. myös Keskitettyä tiedonohjausta [28.1.2008]

Kategoriat:Ajatukset