Arkisto

Archive for the ‘Ammattilaiset’ Category

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja IV

perjantai 13.10.2017 2 kommenttia

Esitetyt tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamislinjaukset ovat asiakirjahallinnan nykyprofessiolle kokonaisuutena hyvin vahingollisia. Mikään edellä kommentoiduista asioista ei sinänsä ole kiveen hakattu: ne eivät ole pysyviä totuutuksia, joille ei ole vaihtoehtoa. Peruskäsitteitäkin voidaan käyttää aivan toisin, arvonmäärityskäytännöt voivat olla erilaisia, useimmissa muissa maissa ei ole arkistonmuodostussuunnitelmia, Kansallisarkiston asema voi olla heikko, asiakirjahallinnon ohjaus voi olla muualla kuin päätearkistossa. Kaikista näistä löytyy esimerkkejä muista maista, jos ei Pohjoismaista, niin kauempaa. Niissäkin elämä jatkuu.

Ongelma on se, että kaikki nämä asiat ovat muuttumassa kerralla, jos linjaukset menevät läpi. Silloin julkishallinnon asiakirjahallinnassa ollaan hyvin kaoottisessa tilanteessa, jossa vanhoja ”totuuksia” ei enää ole. Kaikki on pohdittava uudelleen, mukaan luettuna esimerkiksi koulutussisällöt. Se olisi minusta erittäin paha asia.

Linjaukset eivät paljasta, mikä tuleva uusi maailma oikein olisi. En usko, että sitä on kovin paljon mietitty, ja tuskinpa lainkaan nimenomaan asiakirjahallinnon näkökulmasta. Työryhmä ei näytä koko aluetta edes tunnistavan. Linjauksilla ilmeisesti pyritään korjaamaan jotain, mikä ei ole näkyvissä tekstissä. Professionaalisesti olisi pyrittävä minimoimaan vahingot, koska suuria muutoksia on joka tapauksessa tulossa.

En tiedä, pitääkö kukaan tätä professionaalista näkökulmaa esillä nyt ja varsinaisessa uuden lainsäädännön valmistelussa. Eri tahot, joilta lausuntoa on pyydetty (minulta ei), varmaankin kommentoivat työryhmäraporttia kukin omasta näkökulmastaan. Toivottavasti ammatilliset yhteisöt näkevät asian tärkeäksi ja yrittävät vaikuttaa. Professio on minusta ollut kaiken kehityksen suhteen liian passiivinen. On tyydytty siihen, mitä ylhäältä annetaan. Nyt olisi heräämisen paikka.

Mainokset

Jako kahteen

maanantai 8.2.2016 3 kommenttia

Arkistolaitoksen kerrotaan tekevän muutosta arvonmäärityksessä. Sähköiset aineistot määrätään pysyvään säilytykseen tehtäväluokittain, joko kaikki säilytetään tai sitten ei mitään. Olin tänään tilaisuudessa, jossa puhuttiin muun muassa tästä seuraavista käytännön vaikeuksista. Itse jäin miettimään, mitä tämä vaikuttaa  ammattilaisten rooliin organisaatioissa ja arkistolaitoksen suhteeseen viranomaisiin.

Oma ajatukseni on, että asiakirjahallinta näyttää olevan jakaantumassa yhä selvemmin kahteen ammattikuntaan, kuten anglosaksisissa maissa. Toki asiakirjahallinnolla ja päätearkistotoiminnalla on jatkossakin paljon yhteistä, mutta aika olennainen linkki elinkaaren päiden välille on syntynyt arkistonmuodostussuunnitelmien kautta.

Asiakirjahallinta on Suomessa pyörinyt suunnitelmien ympärillä. AMSien laatimiseen yksityiskohtaisella tasolla on käytetty suunnattomasti aikaa ja vaivaa. AMSien avulla arkistolaitos on tunnistanut aineistot, jotka tulisi säilyttää pysyvästi. Nyt tämä perustehtävä, pysyvästi säilytettävän aineiston määrittäminen, menettää merkitystään. Tuntuisi siltä, että pelkästään sp-aineistojen valikointiin riittää paljon ylimalkaisempikin kuvaus organisaation tehtävistä ja aineistoista kuin mitä nykyiset suunnitelmat ovat.

Mitä silloin jää AMSista jäljelle? Kuinka tarkkoja suunnitelmia tarvitaan ja mitä tarkoitusta varten? Mitä varten AMSin laativa ammattikunta on olemassa? Vaikka pysyvästi säilytettävän aineiston valikointi on ollut arkistolaitoksen näkökulmasta se tärkein tehtävä, AMSeja on ainakin periaatteessa, ja varmaan myös oikeasti, käytetty moniin tarkoituksiin. Olennaista on minusta, että riippumatta näistä tarkoituksista AMSien kautta on syntynyt elinkaaren päitä yhdistävä käytäntö. Sekä päätearkisto että asiakirjahallinto ovat käyttäneet samaa välinettä ja molemmilla on ollut intressi saada siitä mahdollisimman toimiva. Arkistolaitos on ohjeistanut AMSien laatimista ja kehittänyt niiden sisältöä. Onko sillä siihen mielenkiintoa jatkossa, jos suunnitelmat ovat vähemmän tärkeitä sen päätehtävän, kulttuuriperinnön vaalimisen, kannalta?

Arkistonmuodostussuunnitelmat voivat toki elää ilman arkistolaitostakin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmien nimellä. Mutta jos niiltä häviää kulttuurihistoriallinen funktio samalla on minusta kadotettu jotain suomalaisten asiakirja-ammattilaisten yhteydestä. Ehkä se on illuusio jo nyt. Kollega totesi keskustelussa, että ”historialla ei enää ole hallinnossa ystäviä”. Elinkaaren hallinta organisaatioissa tarkoittaa yhä lyhyempää elinkaaren pätkää. Asiakirjahallinto ja päätearkistot etääntyvät toisistaan.

Ei me mitään arkistojen kanssa…

perjantai 5.2.2016 Jätä kommentti

Välillä törmää ajatukseen, että pitäisi lakata puhumasta ”asiakirjahallinnasta”, ”asiakirjoista” ja ”arkistoista”. Sen sijaan pitäisi puhua jostain digitaalisesta diibadaabasta, koska digitaalisuus, koska toiminnan murros, koska uudet mediat, koska se tai tuo on siitä innostunut, koska digitaalisuudella voi ehkä saada rahaa.

Ymmärrän ajatuksen. Digitaalisuus totta kai mullistaa toimintaa ja on alan arkipäivää. Digitaalisen diibadaaban maisteriohjelma kuulostaisi hyvältä. Asiakirjahallinnan maisterius ei niinkään. Ihmiset ymmärtävät sen herkästi väärin. Siinä se on meritoitunut akateemisesti lykkäämään leimalla varustettuja papereita pahvikoteloon.

Silti en ole innostunut hylkäämään perinteisiä käsitteitä. Miksi? Siihen on monta syytä. Ensiksikin digitaalinen diibadaaba ymmärrettäisiin yhtä väärin. Asiakirjahallinnalla on oma näkökulmansa tietoon ja sen hallintaan. Jos puhutaan vain digitaalisuudesta, tämä näkökulma häviää näkyvistä kokonaan. Se pitäisi selittää aina erikseen – ja onnistuisiko se käyttämättä pahoja A-sanoja?

Toiseksi, maailma ei ole puhtaasti digitaalinen. Tätä on ehkä vaikea uskoa. En ole kuitenkaan vielä löytänyt organisaatiota, jossa olisi vain digitaalista informaatiota työkenttänä. Pelkkä digitaalisen tiedon hallinnoija on kuin triathlonisti, joka ei osaa uida.

Kolmanneksi, asiakirjahallinnan teoreettinen tausta ei ole sidoksissa aineiston muotoon. Digitaalisuus on muuttanut toimintatapoja, mutta se ei ole muuttanut toiminnan tavoitteita. Tässäkin digitaalisuus on käsitteenä liian suppea.

Neljänneksi, opiskelijat tulevat yleensä yliopistoon hankkimaan ammatin. Työnantajat odottavat jonkin alan ammattilaisia. Ammattin valmistuminen tarkoittaa identiteetin omaksumista, sisäänajoa alan diskurssiin, perehtymistä alan historiaan ja sen aikaisempaan keskusteluun. Kukaan ei aloita nollasta.

Minulla ei ole mitään sitä vastaan, että syntyy jotain uutta uuden otsikon alle. Mutta, jotta tämäkin opetus olisi asiakirjahallinnan opetusta, sen täytyy puhua siitä, mistä asiakirjahallinnassa on kyse. Muuten opetus ei koske toiminnan ydintä. Ja tätä on vaikea saavuttaa, jos käsitteistö ei ole kuranttia.

Uutisia maailmalta

tiistai 19.5.2015 Jätä kommentti

iQ-lehdessä oli pari mielenkiintoista uutista. Ensiksikin, Yhdysvaltain valtionhallinto on ensi kertaa muodollisesti tunnustanut asiakirjahallinnon omaksi professiokseen. Yllättävää, että se tapahtuu vasta nyt.

Toinen uutinen on Iso-Britanniasta. Siellä British Foreign and Commonwealth Office on myöntänyt sillä olevan vielä 170 000 aktia, jotka olisi pitänyt siirtää Kansallisarkistoon tutkijoiden käyttöön. Asiakirjat ovat jääneet ulkoministeriöön ja lähetystöihin. Jo aikaisemmin lehdistössä on kerrottu asiakirjoja olevan 1700-luvulta kylmään sotaan, mm. Hongkongista ja natsirikoksista.

Terveisiä Potsdamista

tiistai 6.5.2014 1 kommentti

Kuva

Puhuin Fachhochschule Potsdamissa suomalaisesta asiakirjahallinnasta, sen erityispiirteistä (arkiston käsite, yhtenäinen professio, kirjaaminen, arkistolaitoksen vahva asema, AMSien avulla tapahtuva ennakkoseulonta) ja sähköisen asiakirjahallinnon visioista (Sähke1 ja Sähke2, yhteiset tehtäväluokitukset). Kirjaamisperinne on oikeastaan ainoa asia, joka on olemassa myös Saksassa. Muuten kuljemme eri latuja.

Yksi ulkomailla vaikeasti ymmärrettävä asia on AMSin luonne sekä asiakirjahallinnon että arkiston työvälineenä. Kun asiakirjahallinta on kaikkialla muualla enemmän tai vähemmän kahtia jakautunutta, ihmisten on ensikuulemalla vaikea ymmärtää sitä. Yhteiset tehtäväluokitukset saivat opiskelijoilta epäileviä kommentteja (”ei toimisi meillä, kunnat ovat niin erilaisia”). Ennakkoseulonnasta ei ole kuultukaan: arkisto päinvastoin haluaa organisaatiosta kaiken mahdollisen syynättäväksi itselleen. Suomalainen järjestelmä herätti kysymyksen, jääkö arkistonhoitajalle paljoakaan tekemistä.

Enemmän Potsdamin Fachhochschulesta seuraavassa Failissa. Kuva on ammattikorkeakoulun ruokalasta, joka on  jokseenkin värikkäästi koristettu.

Arkistoyhdistyksiä on nyt entistä vähemmän

tiistai 22.4.2014 Jätä kommentti

Arkistoyhdistyksiä on nyt entistä vähemmän! Ei meillä, vaan Ruotsissa. Arkivrådet AAS ja Svenska Arkivsamfundet ovat yhdistyneet 6. maaliskuuta. Uusi yhdistys on nimeltään Föreningen för arkiv- och informationsförvaltning (FAI). Yhdistymisen lisäksi pyritään siis tuomaan paremmin esille alan laajaa toiminta-aluetta.

Kun tällainen rationalisointi näyttää mahdottomalta täällä, ehdotankin, että meillä edetään perustamalla kattojärjestöksi neljäs järjestö, SAK – Suomen Arkistoyhdistysten Keskusliitto.

Tämä on tietysti satiiria.

On suuren arvonmäärityskeskustelun aika

perjantai 11.4.2014 Jätä kommentti

Mikkelissä näytään juhlitun maakunta-arkiston kahdeksaakymmentä vuotta. Onnittelut virkeälle vanhukselle! Sekä Olli Alm että Jessica Parland-von Essen ovat blogeissaan kiitettävästi jatkaneet juhlaseminaarissa esille noussutta keskustelun aihetta, hallinnon asiakirjojen arvoa suhteessa muuhun aineistoon ja erityisesti sosiaaliseen mediaan yhteiskunnan dokumentoijana. Itse en kuitenkaan kommentoi tätä. Sen sijaan haluaisin kiinnittää huomion siihen, mitä arvoa on sillä, että tällaista keskustelua käydään sosiaalisessa mediassa.

Meillä ei mielestäni ole koskaan riittävästi kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan työn tekemiseen näkyväksi. Perinteisesti arkistoammattilainen on ajatellut, ettei hän oikeastaan ”tee” mitään, ja jos tekeekin, niin se tapahtuu niin neutraalisti ja puolueettomasti, ettei sillä ole merkitystä. Arkistolaitoksen toiminta-ajatus ”yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa” on tästä oiva esimerkki: arkistonhoitaja vain säilyttää tiedon, eikä olennaista katoa. Puolueettomuuden mielikuvaa on vaalittu piilottamalla työ ja tehdyt ratkaisut. Ikävä seuraus tästä on, ettei kukaan ulkopuolinen tiedä alasta mitään.

Jos kuitenkin puolueettomuus oikeasti on mahdotonta, mitä voi tehdä? Ainoa vaihtoehto on kertoa, mitä tehdään ja miksi. ”Transparency is new objectivity”. Jos ei oikeasti pysty tekemään täysin neutraaleja ja arvovapaita ratkaisuja, niin silloin ratkaisut on perusteltava ja tehtävä näkyviksi. Vain sitä kautta ne voidaan arvioida ja niihin voidaan – kenties – luottaa.

Tässä sosiaalinen media on oiva väline. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi enemmän blogata työstään. Kertoa miten aineistoa hankitaan, miten sitä valikoidaan, miten kuvaillaan, mitä yllätyksiä työssä tulee vastaan. Meillä ei vielä osata käyttää sosiaalista mediaa tällä tavalla. Esimerkiksi arvonmäärityksestä kirjoitetaan vain hyvin yleisesti, yleisten periaatteiden tasolla, jos lainkaan.  Olisi minusta erittäin arvokasta, jos joku arvonmääritystä tekevä kertoisi konkreettisten aineistojen avulla, millaisia ratkaisuja on tehty ja miten niihin on päädytty. Se tekisi alaa tunnetuksi uudella tavalla ja antaisi myös kollegoille mahdollisuuden osallistua keskusteluun.

On nimittäin aika nurinkurista, että vaikka arvonmääritystä on pidetty ammattikunnan yhtenä tärkeimmistä tehtävistä, siitä keskusteluun ei ole ainuttakaan kansallista foorumia. Ei ole mitään paikkaa, jossa alan ammattilaiset voisivat taittaa tästä peistä — paitsi sosiaalinen media.