Arkisto

Archive for the ‘Asiakirjahallinto’ Category

Joko TOSta on kymmenen vuotta

keskiviikko 21.3.2018 Jätä kommentti

Kymmenen vuotta sitten visioitiin tiedonohjausjärjestelmiä ja yhteisiä tehtäväluokituksia. Nyt on aika katsoa, mihin on päästy ja miten tähän on tultu.

Tehtäväpohjaisuus ilmestyi suomalaiseen keskusteluun 1980-luvulla. Vuoden 1982 arkistoasetuksessa viranomaisilta alettiin edellyttää arkistosääntöä, jonka keskeisin osa oli arkistonmuodostussuunnitelma. Tämä synnytti väännön siitä, millainen suunnitelman luokitusjärjestelmän olisi oltava.

Vanhastaan arkistoissa oli totuttu ns. ABC-kaavaan, jossa asiakirjat oli ryhmitelty niiden ”muodon” mukaan omiksi sarjoikseen sisällöstä välittämättä: A-sarjaan diaarit, B-sarjoihin luettelot, C-sarjaan pöytäkirjat, ja niin edelleen. Malli tähän oli napattu Ruotsista, jossa idea oli esitetty jo vuonna 1903. ABC-kaavalla oli 1980-luvulla puoltajansa päätearkistoissa, koska se sopi kaikille viranomaisille eikä luonut suurta koulutustarvetta. Toinen vaihtoehto oli tehtäväpohjainen luokitus, jota perusteltiin viranomaiselle koituvilla eduilla ja mahdollisuudella rationalisoida toimintaa. Näiden kahden vaihtoehdon välillä ei alkuun päästy ratkaisuun. Valtionarkisto päätyi sallimaan molemmat, kuitenkin suositellen tehtäväpohjaisuutta. Jossain vaiheessa ABC-kaava tiputettiin vaihtoehdoista pois.

Kohti yhteisiä luokituksia

2000-luvulla tehtäväpohjaisuutta alettiin ajaa uudella innolla ja twistillä. 1980-luvun keskusteluissa oli korostettu tehtäväpohjaisten luokituksen viranomaiskohtaisuutta. Muistutettiin, että kun jokaisella viranomaisella oli erilaiset tehtävät, kaavojenkin piti olla räätälöityjä eikä niitä saanut kopioida paikasta toiseen. Tässä oli varmaankin vastareaktiota ABC-kaavaan, joka oli yhdenmukaistanut arkistonmuodostusta tarpeettomasti.

2000-luvun alussa heiluri heilahti toiseen suuntaan. Tavoitteeksi tulivat nyt viranomaisten yhteiset luokitukset ja arkistonmuodostussuunnitelmat. Syitä tähän ei ole täysin selvitetty – siinä olisi työtä historiantutkimukselle – mutta niitä on helppo nähdä. Digitalisoitumisen myötä tehtäväluokituksista tuli organisaatioissa näkyvämpiä. Useiden organisaatioiden yhteiset tietojärjestelmät alkoivat yleistyä. Hallinnolta vaadittiin suurempaa tehokkuutta. Sähke2:n visio prosessien ohjaamisesta ja automatisoinnista oli vastaus tähän huutoon. Toisaalta tiedonohjaus vaatii sellaista asiakirjahallinnon lisäsuunnittelutyötä, että työnjakaminen oli sikälikin järkevää. On järkeenkäypää ajatella, että tehtävien ollessa samat tehtäväluokituskin voi olla yhteinen. Niinpä yhteisiä luokituksia ryhdyttiin rakentamaan. Vuosina 2003 – 2014 työn alla olivat vuoron perään kuntien yhteinen tehtäväluokitus, valtionhallinnon tehtäväluokitus, VALDA-asianhallintajärjestelmän tehtäväluokitus ja JHS-suositus tehtäväluokituksesta.

Helppoa kuin heinänteko

Näistä vain kuntien yhteinen tehtäväluokitus pääsi maaliin saakka. Niinpä on kysyttävä kuin Top Gearin Jeremy Clarkson: kuinka vaikeaa tämä nyt voi olla? Parhaiten siihen voisivat tietysti vastata projekteihin osallistuneet, mutta he ovat olleet vaitonaisia. Joitain julkaisemattomia tutkielmia on kuitenkin tehty eikä kansainvälinen kirjallisuuskaan ole täysin vaiti. Siksi voin esittää jälkiviisaita arveluja. Rannalla on tietysti helppo olla viisas, kun merellä on hätä.

Ensiksikin epäilen, että tässä lähdettiin soitellen sotaan. Meillä on Suomessa pitkä ammatillinen perinne tehdä ensin ja ajatella sitten, mutta tehtäväluokituksissa se ei toimi. Kirjallisuus osoittaa, että tässä alueessa ei ole mitään selvää. Käsitteet ovat monitulkintaisia: ”tehtävä” voi esimerkiksi tarkoittaa toimintojen suurinta yksikköä, ryhmää alempia tehtäviä, organisaation päämäärää, tavoitetta, vastuualuetta, tai syytä jonkin toimenpiteen tekemiselle. Tehtäviä voidaan hahmottaa eri näkökulmista, kuten prosessien, organisaatiorakenteiden, palveluiden ja lainsäädännön kautta. Luokituksia voidaan käyttää eri tarkoituksiin ja erilaisiin välineisiin ympättynä. Otsikoinnit ja käytetyt termit voivat olla mitä vain. Luokitusten laatimiseen on eri lähestymistapoja, mutta ei varsinaista ohjetta tekemiseen. Niinpä näkemyksiä on luokituksia tehtäessä herkästi yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Toiseksi luokitusten laatiminen on sosiaalinen prosessi. Kaikilla ei ole samaa kiinnostusta, lähtökohtia, ja edellytyksiä panostaa luokitusten laatimiseen. Jotkin tahot taas ovat toisia voimakkaampia ja haluavat saada puumerkkinsä näkyviin. Tulos on siksi herkästi epätasapainoinen. Organisaatioiden sisälläkin luokitukset täytyy myydä. Myös siellä pelataan sosiaalisia pelejä. Keskeiselle yksikölle voi olla tärkeää saada tehtävänsä luokituksessa päätasolle, riippumatta siitä, mihin alaoksaan se yhteisessä luokituksessa haluttaisiin ripustaa. Lisäksi ihmisten olisi koettava, että luokitus on heidän ”omansa” eikä muualta saneltu.

Kolmanneksi tehtävät ja niiden hoitaminen tulee lihaksi organisaatioissa. Voi kysyä, missä määrin tehtäviä on järkevää käsitellä organisaatiosta erillään.  Hankausta seuraa, jos esimerkiksi ei-prosessipohjaisen organisaation luokitus on prosessipohjainen tai jos yhtä tehtäväluokkaa ei vastaa mikään organisaatioyksikkö.

Neljänneksi, toimintakonteksti vaikuttaa. Identtisissä tehtävissä konteksti voi olla erilainen, jolloin tietoa ei voida käsitellä samalla tavalla. Esimerkki tästä on henkilöstöhallinto puolustusvoimissa ja poliisissa verrattuna muuhun valtionhallintoon.

Tästä päästään kysymykseen abstrahoinnin oikeasta tasosta. Missä määrin luokituksen tulisi kuvata jotain kontekstia ja missä määrin olla konteksteista riippumaton abstraktio? Minusta yleinen luokitus on pakostakin enemmän tai vähemmän abstrakti, mutta sellaista luokitusta voi olla vaikea laatia. Ainakin Saara Packalénin väitöskirjan mukaan arkistoihmisillä on vaikeuksia ajatella tehtäväluokitusta irrallaan jostain konkreettisesta välineestä, kuten AMSista.

Toisaalta voi väittää, että kontekstivapaata tehtäväluokitusta ei voi olla. Chris Hurley esitti jo 1990-luvulla ajatuksen, että asiakirjahallinnon luokituksissa suhteet eivät olisi universaaleja samalla tavalla kuin kirjastoluokituksissa. Kirjastoluokituksessa muutosta tapahtuu harvakseen ja luokitus voi kaikkialla olla sama, koska ”härkä” on ”nisäkkäiden” alaluokka niin kauan, kun sanoilla on sama merkitys ja tietomme asiasta ei muutu. Hurleyn mielestä asiakirjahallinnon luokitukset kuvaavat kuitenkin vähemmän pysyviä, ”kontingentteja” suhteita. Esimerkki tästä voisi olla ”eläinsuojelun” lukeminen osaksi ”ympäristöterveydenhoitoa” kuntien tehtäväluokituksessa. En tiedä, mihin tämä yhteys perustuu, mutta semanttinen se ei ainakaan ole. Toinen esimerkki on lasten päivähoito. Joskus se miellettiin sosiaalityöksi, nykyisin varhaiskasvatukseksi. Pointti tässä on, että hetkestä ja paikasta riippuen tehtävien keskinäiset suhteet voivat vaihdella ja mitä enemmän luokituksissa on tällaisia piirteitä, sitä vaikeampaa yleispätevyyteen on päästä.

Viidenneksi, resurssikysymykset. Vaikka mainitsen tämän viimeisenä, se on yksi tärkeimmistä tekijöistä. Asiakirjahallinta on yhteiskunnan aliarvostettuja ja aliresurssoituja aloja. Silloin kun kaikki aika menee päivittäisten prosessien pyörittämiseen, suuria uudistushankkeita on vaikea viedä läpi. Jo 1980-luvulla arkistosääntöjen vaatima työ ja aika arvioitiin alakanttiin.

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiaa, ei tunnu yhtään ihmeelliseltä, että kehitys on ollut vähäisempää ja rajoitetumpaa kuin kymmenen vuotta sitten ajateltiin. Tehtäväluokituksiin liittyvät kysymykset ovat edelleen paljolti kartoittamatta. Erilaisia vaikuttavia tekijöitä olisi enemmänkin, jos niitä pääsisi vain tutkimaan. Ilmoittaudunkin vapaaehtoiseksi mukaan, heti kun joku tällaisia projekteja käynnistää.

(Julk. Faili 1/2018, s. 9–11)

 

 

Mainokset

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja IV

perjantai 13.10.2017 5 kommenttia

Esitetyt tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamislinjaukset ovat asiakirjahallinnan nykyprofessiolle kokonaisuutena hyvin vahingollisia. Mikään edellä kommentoiduista asioista ei sinänsä ole kiveen hakattu: ne eivät ole pysyviä totuutuksia, joille ei ole vaihtoehtoa. Peruskäsitteitäkin voidaan käyttää aivan toisin, arvonmäärityskäytännöt voivat olla erilaisia, useimmissa muissa maissa ei ole arkistonmuodostussuunnitelmia, Kansallisarkiston asema voi olla heikko, asiakirjahallinnon ohjaus voi olla muualla kuin päätearkistossa. Kaikista näistä löytyy esimerkkejä muista maista, jos ei Pohjoismaista, niin kauempaa. Niissäkin elämä jatkuu.

Ongelma on se, että kaikki nämä asiat ovat muuttumassa kerralla, jos linjaukset menevät läpi. Silloin julkishallinnon asiakirjahallinnassa ollaan hyvin kaoottisessa tilanteessa, jossa vanhoja ”totuuksia” ei enää ole. Kaikki on pohdittava uudelleen, mukaan luettuna esimerkiksi koulutussisällöt. Se olisi minusta erittäin paha asia.

Linjaukset eivät paljasta, mikä tuleva uusi maailma oikein olisi. En usko, että sitä on kovin paljon mietitty, ja tuskinpa lainkaan nimenomaan asiakirjahallinnon näkökulmasta. Työryhmä ei näytä koko aluetta edes tunnistavan. Linjauksilla ilmeisesti pyritään korjaamaan jotain, mikä ei ole näkyvissä tekstissä. Professionaalisesti olisi pyrittävä minimoimaan vahingot, koska suuria muutoksia on joka tapauksessa tulossa.

En tiedä, pitääkö kukaan tätä professionaalista näkökulmaa esillä nyt ja varsinaisessa uuden lainsäädännön valmistelussa. Eri tahot, joilta lausuntoa on pyydetty (minulta ei), varmaankin kommentoivat työryhmäraporttia kukin omasta näkökulmastaan. Toivottavasti ammatilliset yhteisöt näkevät asian tärkeäksi ja yrittävät vaikuttaa. Professio on minusta ollut kaiken kehityksen suhteen liian passiivinen. On tyydytty siihen, mitä ylhäältä annetaan. Nyt olisi heräämisen paikka.

Kadonneita potilasasiakirjoja ja hoitovirheitä!

torstai 21.4.2016 2 kommenttia

Sanomalehti Keskisuomalainen uutisoi 21.4.2016 yksityisen röntgenpalveluyrityksen asiakirjahallinnan ja potilasturvallisuuden laiminlyönneistä otsikolla: ”Rintasyöpiä ei havaittu, potilastietoja katosi”.

Jutun mukaan Valvira on selvittänyt syksystä 2014 lukien yhteistyössä muiden viranomaisten ja terveydenhuollon organisaatioiden kanssa Suomen Radiologikeskus Oy:n toiminnassa ilmenneitä puutteita. Yritys on tehnyt seulontoja myös kunnille. Potilasturvallisuus on vaarantunut mm. siten, että radiologit ovat tulkinneet potilaiden röntgenkuvia virheellisesti. Kolme potilasta on tehnyt Valviralle yrityksen tekemistä syöpäseulonnoista kantelun ja yksi kantelu on tällä hetkellä käsittelyssä. Valvira on jo aiemmin antanut yritykselle kolme huomautusta hoitoon liittyvistä virheistä. Sitä voi tietysti pohtia, onko tämän kaltainen huomautusmenettely potilasturvallisuuden kannalta riittävää.

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tapauksessa on mielenkiintoista, että vuosien 2013 ja 2014 aikana yritykseltä oli syystä tai toisesta kadonnut noin 3000 potilaan seulontakortit. Mielenkiintoista olisi tietää onko näiden kadonneiden seulontakorttien joukossa kuntien arkistointivastuulle kuuluvia potilastietoja. Valvira teki asiakirjojen katoamisesta vuosi sitten maaliskuussa poliisille tutkintapyynnön, mutta Länsi-Uudenmaan syyttäjävirasto lopetti heinäkuussa esitutkinnan vedoten siihen, ettei syyllistä saataisi lopulta selville. Lisäksi tutkinnan lopettamista perusteltiin kustannussyihin vedoten. Yrityksen toimitusjohtaja kieltäytyi kommentoimasta Valviran epäilyjä vedoten salassapitovelvollisuuteen.

Mitä tästä tarinasta on pääteltävissä? Onko kyse vain yksittäisestä tapauksesta vai onko tämä vain jäävuoren huippu? Entä mitä syyttäjäviraston toiminnasta pitäisi ajatella? Kertooko esitutkinnan lopettaminen siitä, että asiakirjojen katoamista ei nyt pidetä niin vallan vakavana asiana? Onko tämä kaikki ymmärrettävä lopulta siten, että potilasasiakirjoja saa hukata eikä siitä koidu kenellekään mitään seurauksia? Jos näin on, sittenhän yksityisillä toimijoilla ei ole jatkossakaan uusissa SOTE-järjestelyissä mitään pelättävää. Jos jotain tapahtuu, voi vain todeta, että rapatessa roiskuu. Niin ja hei – ainahan voi vedota salassapitovelvollisuuteen! Toivon kuitenkin hartaasti olevani väärässä.

Keskustelu tiedon omistajuudesta jatkuu

tiistai 12.4.2016 5 kommenttia

Tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ovat herättäneet mielenkiintoa ja keskustelu aiheesta on käynnistynyt. Toivottavasti saisimme näihin keskusteluihin mukaan eri ammattilaisten näkökulmia ja kertomuksia arkipäivän kokemuksista, jotta voisimme löytää ratkaisuja niihin käytännön haasteisiin, jotka tällä hetkellä estävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja tiedon avoimuutta. Toivon, että keskustelu yhä jatkuu.

Alla tänään julkaistu mielipidekirjoitus Sanomalehti Keskisuomalaisessa, joka löytyy osoitteesta: http://www.ksml.fi/mielipide/mielipidekirjoitus/Viranomainen-vastaa-asiakirjatiedoista/756198.

Julkaistu: Sanomalehti Keskisuomalainen, Mielipidekirjoitus 12.04.2016 03:00

Viranomainen vastaa asiakirjatiedoista

Mielipidekirjoituksessa ”Julkisen ja yksityisen törmäys” (KSML 22.3.) Matti Vesa Volanen nosti keskusteltavaksi, mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa.

Volasen mukaan ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Keskisuomalaisen pääkirjoitus ”Julkisuusperiaate tuotava uusiin sote-yhtiöihin” (KSML 9.4.) jatkaa tätä samaa teemaa. Se tarkastelee niitä avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyviä haasteita, joita seuraa kun viranomainen hankkii palveluja joko yhtiöittämällä omia julkisia palveluntuotantojaan tai hankkii ne yksityiseltä sektorilta.

Pääkirjoituksen mukaan ”myöskään poliitikot eivät pysty ilman julkisuusperiaatetta seuraamaan julkisten yhtiöiden toimintaa kyllin tarkoin. Yhtiöityksen jälkeen esimerkiksi johdon palkat helposti pompsahtavat uusille tasoille ja toimintaan tulee uudenlaisia kulueriä. (..) Jos julkisuusvelvoitetta ei ole, se voi myös luoda edellytyksiä korruptiolle.”

”Julkisia palveluja tuottavien yhtiöiden päätöksenteon, toiminnan ja kulurakenteen pitää olla julkisesti seurattavissa. Vain näin turvataan yhteiskunnan intressi eli kulukuri, päätöksenteon avoimuus ja toki myös hyvät palvelut”, kirjoitus vaatii ja peräänkuuluttaa julkisuusperiaatteen ulottamista julkisten palvelujen yrityksiin. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kysymys on tiedon – ennen kaikkea asiakirjallisen tiedon omistajuudesta. Kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palveluja viranomaisen lukuun, tässä toiminnossa syntyvät asiakirjalliset tiedot, niiden formaatista tai esitystavasta riippumatta, ovat aina viranomaisen omaisuutta.

Viranomainen on arkistonmuodostajana näistä tiedoista viime kädessä vastuussa. Olen kuullut kuitenkin usein sanottavan, että palvelusopimuksia laadittaessa tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ohitetaan kun on niin paljon muuta tärkeämpää. Miksi? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu viranomaiselta?

Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi palvelusopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Laadukas asiakirjahallinta, joka huomioi myös riskienhallinnan näkökulman, on yksi keino toteuttaa läpinäkyvää ja avointa hallintoa.

Se edellyttää sen ymmärtämistä ja hyväksymistä, että asiakirjahallinnalla on yhä oma tärkeä asemansa ja paikkansa tässä digitaalisessa yhteiskunnassa – vaikka niin monet haluaisivat jo korvata käsitteen jotenkin trendikkäämmin.

Tuija Kautto, yliopisto-opettaja, asiakirjahallinta

Informaatiotieteiden yksikkö

Tampereen yliopisto

Terveisiä Potsdamista

tiistai 6.5.2014 1 kommentti

Kuva

Puhuin Fachhochschule Potsdamissa suomalaisesta asiakirjahallinnasta, sen erityispiirteistä (arkiston käsite, yhtenäinen professio, kirjaaminen, arkistolaitoksen vahva asema, AMSien avulla tapahtuva ennakkoseulonta) ja sähköisen asiakirjahallinnon visioista (Sähke1 ja Sähke2, yhteiset tehtäväluokitukset). Kirjaamisperinne on oikeastaan ainoa asia, joka on olemassa myös Saksassa. Muuten kuljemme eri latuja.

Yksi ulkomailla vaikeasti ymmärrettävä asia on AMSin luonne sekä asiakirjahallinnon että arkiston työvälineenä. Kun asiakirjahallinta on kaikkialla muualla enemmän tai vähemmän kahtia jakautunutta, ihmisten on ensikuulemalla vaikea ymmärtää sitä. Yhteiset tehtäväluokitukset saivat opiskelijoilta epäileviä kommentteja (”ei toimisi meillä, kunnat ovat niin erilaisia”). Ennakkoseulonnasta ei ole kuultukaan: arkisto päinvastoin haluaa organisaatiosta kaiken mahdollisen syynättäväksi itselleen. Suomalainen järjestelmä herätti kysymyksen, jääkö arkistonhoitajalle paljoakaan tekemistä.

Enemmän Potsdamin Fachhochschulesta seuraavassa Failissa. Kuva on ammattikorkeakoulun ruokalasta, joka on  jokseenkin värikkäästi koristettu.

Sähkeelle kiitos

sunnuntai 15.12.2013 Jätä kommentti

Suomessa on asiakirjahallinnon ammattilaisia, kirjaajien ja arkistonhoitajien lisäksi. Asiakirjahallinto on otettu huomioon julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurissa. Monet alan ammattilaiset ovat mukana sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä. Kallbergin väitöskirjan perusteella näin ei ole Ruotsin kunnissa. Mistä se johtuu? Meillä on sama hallintotraditio, yhteinen kirjaamisperinne, samanlainen arkisto- ja julkisuuslainsäädäntö sekä arkistokäsitys.

Tästä lienee kiitettävä arkistolaitoksen Sähkettä. Myönnetään, olen suhtautunut Sähkeeseen kriittisesti. Mielestäni se on määräyksenä liian kansallinen eikä jätä riittävästi liikkumatilaa viranomaisille. Määräyksen toteutustapa ja toteuttamiskelpoisuus eri ympäristöissä sekä hyödyt suhteessa vaadittuun työpanokseen ovat epäselviä.

Siitä huolimatta ilman Sähkettä tuskin oltaisiin siinä, missä nyt ollaan. Sähke on ollut määräys paikallaan. Se on pitänyt asiakirjahallinnon esillä; ollut se syömähammas, jolla sekä arkistolaitos että asiakirjahallinto ovat nakertaneet tietään tietohallinnossa. Ilman arkistolaitoksen esimerkkiä ja aktiivisuutta yksittäiset ammattilaiset kentällä tuskin olisivat voineet ottaa sitä roolia, joka heillä luullakseni nyt on. Sitä vastoin Ruotsissa Riksarkivet on pysynyt poissa sähköisestä asiakirjahallinnosta ja jättänyt sen viranomaisten omaksi asiaksi. On vaikea ymmärtää, miten Ruotsissa on tultu toimeen ilman vastaavaa määräystä. Kehitys näyttääkin toisenlaiselta.

Siksi on mielenkiintoista, että osat ovat vaihtumassa. Riksarkivet on aktivoitunut sähköisen asiakirjahallinnon alueella Ruotsissa. Meillä arkistolaitos taas ottaa päättäväistä askelta tutkimuksen infrastruktuurin ja kulttuuriperinnön suuntaan. Samaan aikaan arkistolainsäädäntöä ollaan uudistamassa. On epäselvää, kuka asiakirjahallintoa jatkossa kehittää ja ohjaa. Kenellä olisi siihen sekä asiantuntemusta, resursseja että halua? Kuulostaa siltä, ettei kenelläkään. Se on huono asia.

Toisaalta voi kysyä, kuinka paljon ja millä tavoin huonompi Ruotsin malli on ollut kuin meidän. Kallbergin väitöskirjan mukaan arkistonhoitajat ovat päässeet kunnissa mukaan vain dokumentin- ja asianhallinnanprojekteihin. Meillä on ollut yritystä enempään, mutta onko tässä loppujen lopuksi onnistuttu paremmin? Tutkimusta siitä ei ole. Ei myöskään ole tietoa siitä, voidaanko oikeasti puhua asiakirjahallinnosta ammattikuntana Suomessa, arkistonhoitajien ja kirjaajien ohella. Tässäkin olisi gradujen ja väitöskirjojen paikka.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinnan hinta

maanantai 3.6.2013 4 kommenttia

Tein pikaisen haun, miten asiakirjahallintaa ja asianhallintajärjestelmien hyötyjä on Suomessa tutkittu kustannusnäkökulmasta. Ei kovin paljon. Yksi gradu oli lähimpänä etsimääni näkökulmaa. Monet hakutuloksista kyllä vähän liippasivat aihepiiriä, mutta enemmän on kiinnostanut esim. käyttäjäkokemukset ja järjestelmien käyttöönotto.

Tulos oikeastaan yllätti. Kun tänä päivänä lähes kaikkea mitataan talouden mittareilla ja kustannussäästöillä, niin miksi tutkittua tietoa asiasta on niin vähän? Tukitoiminnoissakin kuten asiakirjahallinnassa omaa olemassaoloaan pitää perustella tätä taustaa vasten. Mitä meidän alan ammattilaiset tietävät kustannus- ja hyötylaskennasta esim. siirryttäessä sähköiseen tiedonhallintaan tai vaikkapa eAMS:n käyttöön? Pitäisikö sen alan osaamista olla meillä enemmän? Vai jätämmekö kustannuslaskennan ulkopuolisten konsulttien huoleksi?