Archive

Archive for the ‘Asiakirjahallinto’ Category

Kadonneita potilasasiakirjoja ja hoitovirheitä!

torstai 21.4.2016 2 kommenttia

Sanomalehti Keskisuomalainen uutisoi 21.4.2016 yksityisen röntgenpalveluyrityksen asiakirjahallinnan ja potilasturvallisuuden laiminlyönneistä otsikolla: ”Rintasyöpiä ei havaittu, potilastietoja katosi”.

Jutun mukaan Valvira on selvittänyt syksystä 2014 lukien yhteistyössä muiden viranomaisten ja terveydenhuollon organisaatioiden kanssa Suomen Radiologikeskus Oy:n toiminnassa ilmenneitä puutteita. Yritys on tehnyt seulontoja myös kunnille. Potilasturvallisuus on vaarantunut mm. siten, että radiologit ovat tulkinneet potilaiden röntgenkuvia virheellisesti. Kolme potilasta on tehnyt Valviralle yrityksen tekemistä syöpäseulonnoista kantelun ja yksi kantelu on tällä hetkellä käsittelyssä. Valvira on jo aiemmin antanut yritykselle kolme huomautusta hoitoon liittyvistä virheistä. Sitä voi tietysti pohtia, onko tämän kaltainen huomautusmenettely potilasturvallisuuden kannalta riittävää.

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tapauksessa on mielenkiintoista, että vuosien 2013 ja 2014 aikana yritykseltä oli syystä tai toisesta kadonnut noin 3000 potilaan seulontakortit. Mielenkiintoista olisi tietää onko näiden kadonneiden seulontakorttien joukossa kuntien arkistointivastuulle kuuluvia potilastietoja. Valvira teki asiakirjojen katoamisesta vuosi sitten maaliskuussa poliisille tutkintapyynnön, mutta Länsi-Uudenmaan syyttäjävirasto lopetti heinäkuussa esitutkinnan vedoten siihen, ettei syyllistä saataisi lopulta selville. Lisäksi tutkinnan lopettamista perusteltiin kustannussyihin vedoten. Yrityksen toimitusjohtaja kieltäytyi kommentoimasta Valviran epäilyjä vedoten salassapitovelvollisuuteen.

Mitä tästä tarinasta on pääteltävissä? Onko kyse vain yksittäisestä tapauksesta vai onko tämä vain jäävuoren huippu? Entä mitä syyttäjäviraston toiminnasta pitäisi ajatella? Kertooko esitutkinnan lopettaminen siitä, että asiakirjojen katoamista ei nyt pidetä niin vallan vakavana asiana? Onko tämä kaikki ymmärrettävä lopulta siten, että potilasasiakirjoja saa hukata eikä siitä koidu kenellekään mitään seurauksia? Jos näin on, sittenhän yksityisillä toimijoilla ei ole jatkossakaan uusissa SOTE-järjestelyissä mitään pelättävää. Jos jotain tapahtuu, voi vain todeta, että rapatessa roiskuu. Niin ja hei – ainahan voi vedota salassapitovelvollisuuteen! Toivon kuitenkin hartaasti olevani väärässä.

Keskustelu tiedon omistajuudesta jatkuu

tiistai 12.4.2016 5 kommenttia

Tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ovat herättäneet mielenkiintoa ja keskustelu aiheesta on käynnistynyt. Toivottavasti saisimme näihin keskusteluihin mukaan eri ammattilaisten näkökulmia ja kertomuksia arkipäivän kokemuksista, jotta voisimme löytää ratkaisuja niihin käytännön haasteisiin, jotka tällä hetkellä estävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja tiedon avoimuutta. Toivon, että keskustelu yhä jatkuu.

Alla tänään julkaistu mielipidekirjoitus Sanomalehti Keskisuomalaisessa, joka löytyy osoitteesta: http://www.ksml.fi/mielipide/mielipidekirjoitus/Viranomainen-vastaa-asiakirjatiedoista/756198.

Julkaistu: Sanomalehti Keskisuomalainen, Mielipidekirjoitus 12.04.2016 03:00

Viranomainen vastaa asiakirjatiedoista

Mielipidekirjoituksessa ”Julkisen ja yksityisen törmäys” (KSML 22.3.) Matti Vesa Volanen nosti keskusteltavaksi, mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa.

Volasen mukaan ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Keskisuomalaisen pääkirjoitus ”Julkisuusperiaate tuotava uusiin sote-yhtiöihin” (KSML 9.4.) jatkaa tätä samaa teemaa. Se tarkastelee niitä avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyviä haasteita, joita seuraa kun viranomainen hankkii palveluja joko yhtiöittämällä omia julkisia palveluntuotantojaan tai hankkii ne yksityiseltä sektorilta.

Pääkirjoituksen mukaan ”myöskään poliitikot eivät pysty ilman julkisuusperiaatetta seuraamaan julkisten yhtiöiden toimintaa kyllin tarkoin. Yhtiöityksen jälkeen esimerkiksi johdon palkat helposti pompsahtavat uusille tasoille ja toimintaan tulee uudenlaisia kulueriä. (..) Jos julkisuusvelvoitetta ei ole, se voi myös luoda edellytyksiä korruptiolle.”

”Julkisia palveluja tuottavien yhtiöiden päätöksenteon, toiminnan ja kulurakenteen pitää olla julkisesti seurattavissa. Vain näin turvataan yhteiskunnan intressi eli kulukuri, päätöksenteon avoimuus ja toki myös hyvät palvelut”, kirjoitus vaatii ja peräänkuuluttaa julkisuusperiaatteen ulottamista julkisten palvelujen yrityksiin. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kysymys on tiedon – ennen kaikkea asiakirjallisen tiedon omistajuudesta. Kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palveluja viranomaisen lukuun, tässä toiminnossa syntyvät asiakirjalliset tiedot, niiden formaatista tai esitystavasta riippumatta, ovat aina viranomaisen omaisuutta.

Viranomainen on arkistonmuodostajana näistä tiedoista viime kädessä vastuussa. Olen kuullut kuitenkin usein sanottavan, että palvelusopimuksia laadittaessa tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ohitetaan kun on niin paljon muuta tärkeämpää. Miksi? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu viranomaiselta?

Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi palvelusopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Laadukas asiakirjahallinta, joka huomioi myös riskienhallinnan näkökulman, on yksi keino toteuttaa läpinäkyvää ja avointa hallintoa.

Se edellyttää sen ymmärtämistä ja hyväksymistä, että asiakirjahallinnalla on yhä oma tärkeä asemansa ja paikkansa tässä digitaalisessa yhteiskunnassa – vaikka niin monet haluaisivat jo korvata käsitteen jotenkin trendikkäämmin.

Tuija Kautto, yliopisto-opettaja, asiakirjahallinta

Informaatiotieteiden yksikkö

Tampereen yliopisto

Terveisiä Potsdamista

tiistai 6.5.2014 1 kommentti

Kuva

Puhuin Fachhochschule Potsdamissa suomalaisesta asiakirjahallinnasta, sen erityispiirteistä (arkiston käsite, yhtenäinen professio, kirjaaminen, arkistolaitoksen vahva asema, AMSien avulla tapahtuva ennakkoseulonta) ja sähköisen asiakirjahallinnon visioista (Sähke1 ja Sähke2, yhteiset tehtäväluokitukset). Kirjaamisperinne on oikeastaan ainoa asia, joka on olemassa myös Saksassa. Muuten kuljemme eri latuja.

Yksi ulkomailla vaikeasti ymmärrettävä asia on AMSin luonne sekä asiakirjahallinnon että arkiston työvälineenä. Kun asiakirjahallinta on kaikkialla muualla enemmän tai vähemmän kahtia jakautunutta, ihmisten on ensikuulemalla vaikea ymmärtää sitä. Yhteiset tehtäväluokitukset saivat opiskelijoilta epäileviä kommentteja (”ei toimisi meillä, kunnat ovat niin erilaisia”). Ennakkoseulonnasta ei ole kuultukaan: arkisto päinvastoin haluaa organisaatiosta kaiken mahdollisen syynättäväksi itselleen. Suomalainen järjestelmä herätti kysymyksen, jääkö arkistonhoitajalle paljoakaan tekemistä.

Enemmän Potsdamin Fachhochschulesta seuraavassa Failissa. Kuva on ammattikorkeakoulun ruokalasta, joka on  jokseenkin värikkäästi koristettu.

Sähkeelle kiitos

sunnuntai 15.12.2013 Jätä kommentti

Suomessa on asiakirjahallinnon ammattilaisia, kirjaajien ja arkistonhoitajien lisäksi. Asiakirjahallinto on otettu huomioon julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurissa. Monet alan ammattilaiset ovat mukana sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä. Kallbergin väitöskirjan perusteella näin ei ole Ruotsin kunnissa. Mistä se johtuu? Meillä on sama hallintotraditio, yhteinen kirjaamisperinne, samanlainen arkisto- ja julkisuuslainsäädäntö sekä arkistokäsitys.

Tästä lienee kiitettävä arkistolaitoksen Sähkettä. Myönnetään, olen suhtautunut Sähkeeseen kriittisesti. Mielestäni se on määräyksenä liian kansallinen eikä jätä riittävästi liikkumatilaa viranomaisille. Määräyksen toteutustapa ja toteuttamiskelpoisuus eri ympäristöissä sekä hyödyt suhteessa vaadittuun työpanokseen ovat epäselviä.

Siitä huolimatta ilman Sähkettä tuskin oltaisiin siinä, missä nyt ollaan. Sähke on ollut määräys paikallaan. Se on pitänyt asiakirjahallinnon esillä; ollut se syömähammas, jolla sekä arkistolaitos että asiakirjahallinto ovat nakertaneet tietään tietohallinnossa. Ilman arkistolaitoksen esimerkkiä ja aktiivisuutta yksittäiset ammattilaiset kentällä tuskin olisivat voineet ottaa sitä roolia, joka heillä luullakseni nyt on. Sitä vastoin Ruotsissa Riksarkivet on pysynyt poissa sähköisestä asiakirjahallinnosta ja jättänyt sen viranomaisten omaksi asiaksi. On vaikea ymmärtää, miten Ruotsissa on tultu toimeen ilman vastaavaa määräystä. Kehitys näyttääkin toisenlaiselta.

Siksi on mielenkiintoista, että osat ovat vaihtumassa. Riksarkivet on aktivoitunut sähköisen asiakirjahallinnon alueella Ruotsissa. Meillä arkistolaitos taas ottaa päättäväistä askelta tutkimuksen infrastruktuurin ja kulttuuriperinnön suuntaan. Samaan aikaan arkistolainsäädäntöä ollaan uudistamassa. On epäselvää, kuka asiakirjahallintoa jatkossa kehittää ja ohjaa. Kenellä olisi siihen sekä asiantuntemusta, resursseja että halua? Kuulostaa siltä, ettei kenelläkään. Se on huono asia.

Toisaalta voi kysyä, kuinka paljon ja millä tavoin huonompi Ruotsin malli on ollut kuin meidän. Kallbergin väitöskirjan mukaan arkistonhoitajat ovat päässeet kunnissa mukaan vain dokumentin- ja asianhallinnanprojekteihin. Meillä on ollut yritystä enempään, mutta onko tässä loppujen lopuksi onnistuttu paremmin? Tutkimusta siitä ei ole. Ei myöskään ole tietoa siitä, voidaanko oikeasti puhua asiakirjahallinnosta ammattikuntana Suomessa, arkistonhoitajien ja kirjaajien ohella. Tässäkin olisi gradujen ja väitöskirjojen paikka.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinnan hinta

maanantai 3.6.2013 4 kommenttia

Tein pikaisen haun, miten asiakirjahallintaa ja asianhallintajärjestelmien hyötyjä on Suomessa tutkittu kustannusnäkökulmasta. Ei kovin paljon. Yksi gradu oli lähimpänä etsimääni näkökulmaa. Monet hakutuloksista kyllä vähän liippasivat aihepiiriä, mutta enemmän on kiinnostanut esim. käyttäjäkokemukset ja järjestelmien käyttöönotto.

Tulos oikeastaan yllätti. Kun tänä päivänä lähes kaikkea mitataan talouden mittareilla ja kustannussäästöillä, niin miksi tutkittua tietoa asiasta on niin vähän? Tukitoiminnoissakin kuten asiakirjahallinnassa omaa olemassaoloaan pitää perustella tätä taustaa vasten. Mitä meidän alan ammattilaiset tietävät kustannus- ja hyötylaskennasta esim. siirryttäessä sähköiseen tiedonhallintaan tai vaikkapa eAMS:n käyttöön? Pitäisikö sen alan osaamista olla meillä enemmän? Vai jätämmekö kustannuslaskennan ulkopuolisten konsulttien huoleksi?

Kilpailutilanne

lauantai 1.6.2013 2 kommenttia

Nimimerkki Archivista kyseli edellisen bloggauksen kommentissa, missä määrin informaation määrän kasvu on asiakirjahallinnon ongelma. Mikä kuuluu tehtäviin, mikä ei? Hyvä kysymys, en tiedä, mihin raha olisi vedettävä. Mutta siitä olen varma, että asiakirjahallinnan alue ei saisi olla liian kapea. Kun kaikkialla tehostetaan ja leikataan, ne tehtävät kärsivät, jotka eivät tuota organisaatioille selvää hyötyä. Lakisääteisyys ei suojaa, jos  tärkeämpikin  palveluja laiminlyödään. Asiakirjahallinto kilpailee  resursseista muiden toimintojen kanssa. Lakisääteinen tehtävä voidaan hoitaa huonosti ja tilapäistyövoimalla.

Tosi tapaus: tuntemassani organisaatiossa ollaan hyvin iloisia siitä, että tietojärjestelmistä on alkanut saada ajantasaisen yhdistelmän juuri sellaista tietoa, mitä toiminnassa tarvitaan. Organisaatiossa on myös asiankäsittelyjärjestelmä, jota kukaan hallinnon ulkopuolella ei käytä. Asiakirjahallinnolla on varmasti paljonkin tekemistä asiankäsittelyn, eikä juuri mitään parantuneiden tietopalveluiden kanssa. Kumpi koetaan organisaatiossa tärkeämmäksi?

Meillä ei tunneta huolta informaation määrän kasvusta. Johtuuko se siitä, että asiakirjahallinnon kenttä ja tehtävät ymmärretään täällä liian suppeasti?

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Onko meillä varaa

tiistai 7.5.2013 3 kommenttia

Asiakirjahallinto ei ole reagoinut riittävästi ympäristön muutokseen, väittää Steve Bailey. Uudet välineet, uusi media ja datan kasvu on sivuutettu olan kohautuksella,  ”eihän siinä ole kyse asiakirjoista”. Kysyisin, onko meillä tähän oikeasti ammattikuntana varaa. Mitä organisaatiot tarvitsevat?

Kategoriat:Asiakirjahallinto