Arkisto

Archive for the ‘Asiakirjajulkisuus’ Category

Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

torstai 17.11.2016 Jätä kommentti

Heikki Kuutti (FT) ja Aleksi Koski (FM) tarkastelevat Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisemassa tutkimuksessaan kuntien viranomaisten vastauskäytäntöjä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyssä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Tutkimus on luettavissa: http://kaks.fi/julkaisut/.

Tutkijat lähettivät toukokuussa 2015 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan (301) sähköpostitse tietopyynnön, jossa pyydettiin tiedot kolmesta viimeisimmästä kunnalle osoitetusta, nyt kyseessä ollutta pyyntöä edeltäneestä tietopyynnöstä ja viranomaisen näihin antamista vastaukista. Lisäksi tutkijat pyysivät kuntien laatimia tietopyyntöjen käsittelyä koskevia ohjeita ja hinnastoja.

Kolmannes tietopyynnön vastaanottaneista kunnista vastasi nopeasti, kolmanneksella oli vastauksissa puutteita, ja kolmannes ei vastannut tietopyyntöihin lainkaan. Kaikista nopeimmat ja kattavimmat vastaukset saatiin tyypillisimmin asiakirjahallinnon ammattilaisilta (toimisto-, arkisto-, tietohallintosihteeri).

Tutkimuksen mukaan kuntien tietopyyntökäytäntöihin havaittiin liittyvän mm. seuraavia ongelmia:

  • viranomaisen tavoittaminen tietopyyntötilanteessa (tekniset häiriöt, vaihtelevat sähköpostiosoitteet)
  • tietopyyntöjen erilaiset tulkinnat
  • puutteet organisoinnissa, delegoinnissa ja ohjeistuksissa
  • kuntien vaihtelevat kirjaamiskäytänteet
  • pyydetyt tiedot ovat organisaatiossa hajallaan (etenkin keskeneräisissä asioissa)
  • pyydettyä tietoa ei löydetä
  • tietopyynnön käsittelyyn osallistuu usea henkilö
  • puutteet resursseissa ja henkilöstön osaamisessa
  • puutteet lainsäädännön tuntemuksessa
  • vastausajoissa eroavaisuuksia.

Tutkimustulokset eivät sinällään yllätä vaikkei yksittäisen tutkimuksen perusteella voi vielä kovin kauaksi meneviä johtopäätöksiä tehdäkään. Tietopyyntöjen kirjaamatta jättäminen tarkoittaa, että tietopyyntöihin liittyvät työprosessit eivät tule näkyväksi ja samalla osaksi asiakirjahallinnan prosesseja. Tämä heijastuu edelleen siihen, että organisaatiot eivät myöskään pysty arvioimaan tietopyyntöprosessin edellyttämiä resursseja, osaamisvaatimuksia tai niissä syntyviä kustannuksia.

Raportissa esitetyt ongelmat saattavat kertoa kuntien asiakirjahallinnan hajanaisuudesta ja siitä, että asiakirjahallinnan ohjaus ei ole keskitettyä. Jokaisessa kunnassa painitaan samojen kysymysten äärellä, ja jokainen kunta toimii lopulta omien resurssien ja pelimerkkien pohjalta. Ongelmat saattavat kytkeytyä myös organisaatio- ja informaatiokulttuureihin, jotka tässä tapauksessa voivat olla hyvinkin erilaiset – kuntakoosta ja alueesta riippuen. Päästäksemme asian ytimeen tarvitaan monitieteistä tutkimusta.

Julkisuusperiaatteen ja yksityisyyden suojan laadukas toteuttaminen kuntien arjessa – mukaan lukien tietopyyntötilanteet – edellyttää asiakirjahallinnan merkityksen ymmärtämistä tässä ajassa, ja siihen panostamista. Tämä näkökulma on hyvä muistaa kaikessa digitalisaatiokehityksessä.

Virkamiehen osallisuusko teki asiakirjoista julkisia?

perjantai 19.8.2016 Jätä kommentti

Aamulehdessä oli tänään otsikko  ”Virkamiehen osallisuus teki asiakirjoista julkisia”. Korkein hallinto-oikeus on nimittäin päättänyt, että Nesteen ja Fortumin hallituspalkkioista tehdyt selvitykset ovat julkisuuslain alaisia.

Asiakirjat ovat olleet nimityslautakuntia johtavan virkamiehen hallussa, mutta valtioneuvoston  kanslia on kieltäytynyt antamasta niitä pyytäjälle. Kanslian mielestä julkisuuslaki ei koske selvityksiä, koska 1) asiakirjat ovat virkamiehellä hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi, ja 2) niitä ei ole toimitettu valtioneuvoston kanslian omistajaohjausosastolle ja ne eivät myöskään ole valtioneuvoston kanslialla muuten hallussa. KHOn mielestä nämä tulkinnat ovat vääriä.

Aamulehden otsikko on minusta harhaanjohtava. Kyse ei ole virkamiehen osallisuudesta asiaan vaan asiakirjojen yhteydestä virkamiehen työhön ja arkistonmuodostuksesta. Fortumin ja Nesteen hallussa olevat asiakirjat eivät muutu julkisiksi sillä, että virkamies on istunut pöydän ääressä. Kanslian tulkinta siitä, mitä sen arkistoon kuuluu, on paitsi juridinen, myös arkistoteoreettinen kysymys.

Korkeimman hallinto-oikeuden sivulla on itse asiassa hyvin paljon asiakirjajulkisuuteen liittyviä ratkaisuja. Toinen jatkuva tulkintaongelma on tietääkseni yksityisyyden suoja arkistoissa ja museoissa.  Jälkimmäiseen liittyviä tapauksia en tosin sivulta nyt etsinyt. Faili voisi joka tapauksessa hankkia palkkalistoilleen eräänlaisen oikeustoimittajan, joka seuraisi näitä alueita ja raportoisi ratkaisuista lehden sivuilla. Se hyödyttäisi monia.

Eroon läpinäkyvyyden paradoksista?

maanantai 8.8.2016 Jätä kommentti

Olemme kuluvan vuoden aikana tarkastelleet muutamaankin otteeseen kirjoituksissamme mm. läpinäkyvyyden, salailukulttuurin sekä tiedon omistajuuden teemoja. Nämä aiheet puhuttavat edelleen – eikä syyttä.

Keuruun kunnan luottamushenkilö Ilari Kotimäki kritisoi Sanomalehti Keskisuomalaisen mielipidekirjoituksessa 29.7.2016 seuraavasti: –”kun toimittaja pyytää kunnan tai valtion hallinnosta esimerkiksi laskuja, nämä laskut annetaan nurisematta. Kun kunnan tai valtion luottamusmies pyytää samoja laskuja, niin mikään ei olekaan enää selvää.” Ja edelleen: ”Vaikka päätöksentekijöillä on erityinen tiedonsaantioikeus, niin tämä on ikävä kyllä näennäinen.” Hannu Luotola Saarijärveltä arvelee samaisella mielipidepalstalla salailun syyksi rakenteellista korruptiota mistä Suomea ovat huomauttaneet OECD, Euroopan neuvoston korruption vastainen toimielin Greco sekä Transparency Suomi.

A-studio lähestyi myös samaista aihepiiriä 3.8.2016 lähetyksessään. Yle oli pyytänyt Länsimetron ja Espoon Jorvin uuden sairaalan hankkeista tietoja ja pöytäkirjoja siitä miten kyseisten, kuntien omistamien yhtiöiden hallitukset ovat hoitaneet ja valvoneet hankkeiden taloutta. Molemmissa hankkeissa kustannukset ovat kohonneet alkuperäisiä suunnitelmia huomattavasti suuremmiksi. Tietoja ei kummastakaan hankkeesta kuitenkaan annettu vedoten mm. osakeyhtiölakiin ja liikesalaisuuksiin – sairaalahankkeen osalta tietoja ei annettu edes kuntapoliitikoille. Kansanedustaja Jyrkin Kasvin mukaan kysymys saattaa olla siitä, että asiakirjoja ei ole alun perin kirjoitettu julkistamistarkoituksessa, jolloin sama asiakirja sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Julkisen tiedon haravoiminen suuresta määrästä tietoja vie Kasvin mukaan aikaa ja resursseja. Professori Veikko Vahtera Tampereen yliopistosta katsoo, että osakeyhtiölaki ei sinällään estä ketään toimimasta avoimesti. Kysymys lienee ensisijaisesti omistajaohjauksesta, kunnallisten yhtiöiden hallitusten tahtotilasta ja kyvystä ohjeistaa toimivaa johtoa siitä miten avoimesti julkisuuslakia tulisi kulloinkin tulkita.

Helsingin Sanomat lähestyy myös läpinäkyvyyttä 8.8.2016 otsikolla ”Krp: Yhtiöittämisessä riski korruption kasvuun”. KRP:n rikoskomisario Juha Lallin mukaan riskit liittyvät ensisijaisesti hankintoihin, kilpailutuksiin ja läpinäkyvyyden vähentymiseen. Tehtävät joita on tähän saakka hoidettu virkavastuulla hoituvat jatkossa osakeyhtiöissä. Tällöin viranomaistoiminnan käyttäytymissäännöt tai virkarikospykälät eivät ulotu toimintaan. Myös lahjusrikokset on säädetty eri tavoin riippuen siitä onko kyseessä virkamies vai elinkeinoelämän toimija.

Ratkaisuksi on väläytetty ajatusta siitä, että Suomessa otettaisiin käyttöön ns. Ruotsin malli mikä tarkoittaisi sitä, että jos julkisen sektorin omistus yhtiöstä on yli 50 %, yhtiöön sovellettaisiin automaattisesti julkisuuslakia. Alivaltiosihteeri Tuomas Pöystin mukaan julkisuuslain ulottamista maakuntien yhtiöihin esim. sote-tehtävissä tarkastellaan tämän syksyn aikana. Lisäksi yhtiöiden toimintaan haluttaisiin sisällyttää myös ajatus hallintolain hyvän hallinnon vaatimuksesta sekä rikosoikeudellisesta virkavastuusta. Pöystin mukaan näitä asioita tulisi tarkastella kuitenkin laajemmin myös muiden kuin pelkästään sote-yhtiöiden kohdalla.

Nyt ollaan vihdoin oikealla asialla liikkeellä. Hienoa, että asian vakavuus on ymmärretty. Kuitenkaan mikään lainsäädäntö ei yksin pysty asioita ratkaisemaan. Myös asenteiden ja käytänteiden on muututtava. Jos ja toivottavasti kun nämä lainsäädäntöuudistukset toteutuvat, tarkoittaa se käytännössä asiakirjahallinnan terävöittämistä ja yhtenäistämistä julkisen ja yksityisen sektorin välillä. Siinä tarvitaan yhteistyötä eri ammattiryhmien välillä, jossa asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat toimia sillanrakentajina.

A-studio on katsottavissa Yle Areenassa: http://areena.yle.fi/1-3062244.

Toimiiko asiakirjajulkisuus?

perjantai 13.5.2016 1 kommentti

Suomalainen asiakirjajulkisuus on yleensä näyttänyt hyvin toimivalta ja ongelmattomalta, mutta myös muita puolia on tullut esille. Ylen Julkinen sana -ohjelmassa toimittajat kertovat kokemuksistaan. Se kannattaa alalla olevien ja muiden kiinnostuneiden kuunnella. Tänään Aamulehti sivuaa samaa teemaa ja kirjoittaa otsikolla ”Tampere-halusi salata kaiken”

Virkamiesten venkoilu julkisuuslain kanssa on tuttua toimittajille. Julkisia asiakirjoja yritetään pimittää esimerkiksi siitä syystä, että ne sisältävät kiusallista tietoa organisaatiosta.

Vaikka julkisuuslainsäädäntö on Suomessa vahva ja tiedon salaaminen lopulta vaikeaa, parin vuoden valitusrumballa voidaan haluttaessa vesittää toimittajan kysymän tiedon uutisarvo. Jo uhka tästä saattaa estää liian sinnikkäät pyynnöt.

Ylen keskustelussa yksityisyyden suoja arvioidaan liian vahvaksi: ei voida kertoa sellaisistakaan yksittäistapauksista, joilla olisi yleistä merkitystä. Yritysten viestintäosastojen logiikan todetaan rantautuneen viranomaisiin. Viestinnällä luodaan organisaation brändiä. Hallinnon avoimuus ei kuitenkaan ole brändäämistä.

 

Kategoriat:Asiakirjajulkisuus

Missä muistiinpanot puhelinkeskusteluista

maanantai 11.4.2016 3 kommenttia

WikiLeaks on julkaissut muistiinpanoja tuoreesta IMF:n sisäisestä puhelinkeskustelusta. Keskustelussa käsiteltiin Kreikan velkatilannetta. Se ei ole tässä merkityksellistä. Mielenkiintoista on sen sijaan se, että muistiinpanoja on tehty. En muista juuri koskaan nähneeni sellaisia suomalaisissa arkistoissa. Kertooko se jostain? Mikä siihen on syynä?

 

Kategoriat:Asiakirjajulkisuus

Uutisia maailmalta

tiistai 19.5.2015 Jätä kommentti

iQ-lehdessä oli pari mielenkiintoista uutista. Ensiksikin, Yhdysvaltain valtionhallinto on ensi kertaa muodollisesti tunnustanut asiakirjahallinnon omaksi professiokseen. Yllättävää, että se tapahtuu vasta nyt.

Toinen uutinen on Iso-Britanniasta. Siellä British Foreign and Commonwealth Office on myöntänyt sillä olevan vielä 170 000 aktia, jotka olisi pitänyt siirtää Kansallisarkistoon tutkijoiden käyttöön. Asiakirjat ovat jääneet ulkoministeriöön ja lähetystöihin. Jo aikaisemmin lehdistössä on kerrottu asiakirjoja olevan 1700-luvulta kylmään sotaan, mm. Hongkongista ja natsirikoksista.

Asiakirjajulkisuus säästää rahaa

perjantai 9.11.2012 4 kommenttia

Suomalainen asiakirjajulkisuus säästää rahaa. Tähän tulokseen päätyy katsomalla amerikkalaista ”on demand” -julkisuutta. Miriam Nisbet kertoo IQ:ssa (4/2012), että hallinto saa vuosittain 600 000 pyyntöä julkistaa tietoa. Tuloksena on kiistoja ja oikeusjuttuja. Valituksia tehdään 9000. Nisbet johtaa NARAn osana toimivaa virastoa, joka yrittää sovitella yli tuhatta tapausta. Kustannuksia ei kerrota, mutta suomalainen tapa pitää kaikkea tietoa lähtökohtaisesti julkisena on varmasti kustannustehokkaampi.

Toisessa artikkelissa Andrew Warland ja Umi Asma’ Mokhtar arvelevat, että noin 5 % organisaation sähköisestä informaatiosta päätyy luokiteltuna sähköisiin asiakirjajärjestelmiin. Muu on sähköpostijärjestelmissä, verkkolevyillä, pilvessä.

Olen ennenkin koittanut sanoa, että tämä on huolestuttava asia. Jos todellisuus on mitään tämän kaltaista, se väistämättä johtaa arkistojen marginalisoitumiseen. Organisaatioiden on hallittava myös loppua 95 prosenttia ja tuskin yhteiskunnallekaan riittää pitkällä tähtäimellä hyttysten kuurniminen informaatiomassasta.