Arkisto

Archive for the ‘Järjestäminen, luettelointi ja kuvailu’ Category

Oikea näkökulma

keskiviikko 24.8.2016 1 kommentti

Digitaalisen tiedon kesäkoulussa monet ovat tuskailleet sen kysymyksen kanssa, miten tiedonohjaussuunnitelmista saataisiin toimivia. Olen koettanut sanoa, ettei tuohon kysymykseen voi saada vastausta ellei ensin määrittele, mikä on suunnitelman tarkoitus ja ketä sen olisi palveltava.

Todellisuus on eittämättä sotkuinen ja vaikeasti sovitettavissa tehtävä- ja prosessikuvauksiin. Jos samaan aikaan kuvaukset yritetään nähdä yleisratkaisuna, joka palvelee yhtä hyvin asiakirja-ammattilaisia, työntekijöitä ja historiantutkijoita, ja joka ratkaisee niin tiedonhaun, arvonmäärityksen, tiedon ymmärrettävyyden kuin metatietojen automatisoinninkin ongelmat (vain tärkeimmät mainitakseni) niin ollaan kuulussa suon ja vetelän välimaastossa, josta ei ole toivoa päästä tukevalle maalle. Ei voi kysyä, millainen sveitsiläinen linkkari on riittävä työkalu.

Pohdittiin, miten työntekijät saataisiin noudattamaan omassa tiedonhallinnassaan organisaation tehtäväluokitusta. Tästä sellainen kommentti, että postmodernin arkistoteorian mukaan tiedolla on lukuisia konteksteja ja erilaisia tulkintoja. Jos tämä ajatus otetaan vakavasti, voi kysyä, millä oikeudella asiakirjahallinnon näkemys tiedon kontekstista olisi pätevämpi ja arvokkaampi kuin joidenkin muiden.

Joskus ennen vanhaan arkistoja pidettiin puolueettomina toimijoina, jotka vain säilyttävät tietoa. Se oli toki naivia, mutta ehkä into määritellä tiedolle oikeita tulkintakehikoita on jo ristiriidassa alan eettisten periaatteiden kanssa. Sitäkin voi miettiä, vaikkei sitä mieltä olisikaan.

Yhteiskäyttöinen arkistohakemisto

keskiviikko 19.2.2014 Jätä kommentti

1990-luvun alussa arkistolaitokselle päätettiin rakentaa arkistojen kuvailuun ja luettelointiin relaatiotietokanta, nykyinen Vakka. Samoihin aikoihin, 1993, Yhdysvalloissa alettiin kehittää EAD:tä (Encoded Archival Description) samaan tarkoitukseen. EAD on XML-muotoinen (alunperin SGML) tekstiformaatti, jolla kuvailutiedot voidaan esittää netissä. Tänään EAD on kuvailun ja luetteloinnin valtavirtaa, mutta Suomi ei ole koskaan mennyt siihen mukaan. Nytkin arkistohakemistojen yhteiskäyttöisyyttä haetaan toiselta pohjalta.

Toisinkin olisi voinut olla, jos ajatusleikit sallitaan. OCLC:n ArchiveGrid-palvelun robotit keräävät EAD-arkistohakemistoista ympäri maailman tietoja yhteiseen portaaliin. Arkistohakemistoja pystyy selaamaan niinkin läheltä kuin Ruotsista ja Venäjältä.

 

Uudenlaisia lähdeviitteitä

lauantai 28.9.2013 3 kommenttia

Ennen ja nyt  -lehdessä on Anu Lahtisen artikkeli Kartano ja kyläläiset. Sundholman omistajien ja lähiseudun asukkaiden omaisuuskiistoja 1500-luvun Kalannissa. Siinä pilotoidaan arkistolaitoksen lähdeviitepalvelua sähköisille aineistoille. Palvelu generoi aineistoille viitteen, jonka voi kopioida leikepöydälle ja lisätä tutkimukseensa. Linkki vie artikkelista aina suoraan aineistoon. Esimerkiksi:

Lagman Klas Fleming förbjuder Kallelaborna i Nykyrka all katsläggning före eller under fiskens lektid i socknens allmännings vatten 20 mars 1417 1417-1417, Sundholman kartanon (Kalanti) arkisto, TMA. URN:NBN:fi-al2013040313254814498486

Luonnontieteissä yhteys julkaisun ja tutkimusaineiston välillä on ollut jo arkipäivää. On jo aikakin humanistien päästä samalle palvelutasolle. Yleiseen käyttöön lähdeviitepalvelu tulee 2015.

Huomasin palvelussa sellaisen puutteen – jos sen haluaa sellaisena nähdä – että leikepöydälle kopiotava linkki ei toimi sellaisenaan, jos sen haluaa lisätä sähköiseen aineistoon. Alkuun on lisättävä http://urn.fi/, ennen kuin se alkaa toimia.

Arkistokuvailun kehittämisestä

keskiviikko 4.9.2013 2 kommenttia

Elkan blogissa kirjoitetaan Arkistokuvailun kehittämisestä ja ihmetellään, miksi asiakkaita ja käytettävyyttä ei nosteta käsitemallissa esille. Arkistotietokantojen parantamisessa on paljon tekemistä.  Käytettävyyden ja asiakasnäkökulman korostaminen on paikallaan, mutta se ei vielä vie minnekään, jos ei sanota, mitä pitäisi tehdä.

Epäilen, että työn alla olevaa käsitemallia pidetään liian monimutkaisena. Yksinkertainen on kaunista. Jos ajatus on tämä, se on sikäli hyvä pointti, että monimutkaisiin suhdeverkostoihin käyttäjä hukkuu helposti. Minulla on tästä omakohtaista kokemusta, jonka mielelläni unohtaisin. Melkein kymmenen vuotta sitten Sota-arkistossa kuvailtiin yksi isohko ja vaikeasti hahmottuva aineistokokonaisuus oikeaoppisesti yrittämällä tunnistaa siitä arkistonmuodostajia ja arkistoja. Tulos oli sellainen suhteiden ryteikkö, että hiki tulee vieläkin sitä ajatellessa.

Yksinkertaisuuden vaatimus voi tarkoittaa sitä, että tehtäisiin jatkossakin suoraviivaisesti yhdellä tavalla ja kuten ennenkin. Se ei minusta ole nykypäivää. Tarvitaan koko elinkaaren, erilaisten aineistojen ja eri näkökulmien ottamista huomioon. Tältä kannalta arkistokuvailu ei ole yksinkertaista eikä voikaan sitä olla.

Yksinkertaistaminen ei ole minusta käsitemallin asia muuten kuin siinä mielessä, että nostamalla abstraktiotasoa yksityiskohtia saadaan piilotettua. Käytännön sovelluksissa voidaan kuitenkin kuvailla vain osaa siitä, mitä voitaisiin käsitemallin puitteissa kuvailla, tai näyttää koko kuvailusta käyttäjälle vain osa. Se, mitä käyttäjälle pitäisi kertoa, missä tilanteessa ja millaisen käyttöliittymän kautta, on minusta vaikea kysymys. On aihetta epäillä ammattilaisten ”mutua” siitä, mikä toimii. Tutkimusten mukaan käyttäjät yleisesti ottaen ymmärtävät arkistojen toimintaa ja kuvailua paljon huonommin kuin me ammattilaisina kuvittelemme. Näin on ollut ennen ja on jatkossakin. Uusi käsitemalli tuskin muuttaa sitä.

Jos halutaan edistää aineistoon pääsyä, niin yksinkertaisin ja toimivin tapa on lisätä sisällönkuvailua. Kaikki tietävät kirjastot, kaikki tietävät Googlen. Sieltä tulevat mallit, joita käyttäjät yrittävät myös arkistossa noudattaa. Provenienssin tai tehtävien mukaan hakeminen ei ole intutiivista. Asiakirjatyypin kertominen ei auta yleensä käyttäjää. Joten pitäisi lisätä asiasanoja, kuvailla sisältöjä ja mahdollistaa vapaatekstihakuja niihin. Se on uudessakin käsitemallissa mahdollista.

Valta kuuluu sinulle

perjantai 16.8.2013 Jätä kommentti

Työväenmuseo Werstaan ”Queering the memory institutions” -seminaarissa puhuttiin tänään sukupuolisista vähemmistöistä ja muistiorganisaatioista. Aihe on vanha, mutta minusta aina mielenkiintoinen. Se tekee näkyväksi asioita, joita yleensä voi vain aavistella: yhteiskunnan ja sen arvojen muutoksen, yksilön ja yhteisöjen tarpeen identiteetin rakentamiseen, eri intressiryhmien ristiriitaiset toiveet, tarpeen yksityisuuden suojaan, kysymyksen siitä, kenellä on oikeus päättää historian kuvaamisesta ja menneisyyden tekemisestä näkyväksi. Tätä kautta kyse on tietysti arkisto(nhoitajie)n vallasta.

Arkistojen velvollisuus on heijastaa yhteiskunnan koko kuvaa. Seminaarissa todettiin, ettei meillä ole aiheeseen erikoistuneita arkistonhoitajia, jotka pystyisivät kuvailemaan aineistoja riittävästi ja pitämään yhteyksiä luovuttajayhteisöihin. Jaana Kilkki toi toisaalta esille sen, että perinteisesti arkistoammattilaisen etiikkaan on kuulunut olla neutraali toimija, joka ei anna ulkopuolisten tahojen vaikuttaa toimintaansa. Jos tämä ideaali säilytetään, ainoa vaihtoehto on kouluttaa arkistonhoitajia katsomaan asioita myös LBGTI-näkökulmasta, kuten seminaarissa ehdotettiin.

Toisaalta sukupuoliset vähemmistöt eivät ole ainoa vähemmistö, joka arkistojen olisi huomioitava. Postmodernisti ajatellen yhteiskunnassa on valtavasti erilaisia näkökulmia ja tulkintoja, joiden kaikkien olisi sallittava tulla esille. Ajatus, että arkistonhoitaja sisäistää ne kaikki ja tuottaa lopuksi synteesin, joka objektiivisesti ja tasapuolisesti huomioi enemmistön, vähemmistöt, eri yhteisöt, kielet, arvot, kulttuurit, uskonnot ja ideologiat on mahdoton. Jaanan mukaan ratkaisu silloin on, että käyttäjät otetaan tasapuolisina kuvailutiedon tuottajina mukaan. Silloin kukin ryhmä voi tuoda oman tulkintansa esille juuri niin kuin se itse haluaa sen tehdä. Seminaarissa mainittiin homo- ja lesboravintoloiden tulitikkuaskit, joita on vaikea jäljittää museoiden kokoelmista. Kertovatko ne metsäteollisuuden tuotevalikoimasta vai menneestä vähemmistökulttuurista? Miksi käyttäjä ei voisi sanoa sanansa siitä?

Jos mull’ ois valta keisarin

perjantai 30.11.2012 2 kommenttia

Suomalainen asiakirjahallinnan suunnittelu kaipaa rationalisointia. Graduryhmässä on luettu Mark Greenen ja Denis Meissnerin ”More Product, Less Process” -artikkelia, jonka keskeinen viesti on seuraava: arkistoilla on  järjestämätöntä ja luetteloimatonta aineistoa, jota  tutkijat eivät pääse käyttämään. Tämän aineiston määrä on kasvanut jatkuvasti, mutta silti on pidetty kiinni vanhakantaisesta tavasta järjestää, jossa jatkuvasti työskennellään asiakirjatasolla aineiston järjestämiseksi, seulomiseksi ja  suojaamiseksi. Greenen ja Meissnerin mielestä tavoitteena pitäisi olla ”riittävä minimi”: aineistoa prosessoidaan vain sen verran, että se saadaan tutkijoille. Pääsääntöisesti mitään toimenpiteitä ei tehdä sarjatason alapuolella, ellei siihen ole hyvä syy.

Samanlaista uudelleen ajattelua voitaisiin tehdä myös asiakirjahallinnossa. Joitain ehdotuksia:

1. Monitasoinen kuvailu lähtee siitä ajatuksesta, että ylemmillä kuvailutasoilla annettavat tiedot automaattisesti koskevat myös alempia. Tietoja ei toisteta enää niillä. — Miksi AMSeja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei rakenneta samalle idealle? Olen nähnyt AMSeja, joissa yhdessä tehtäväluokassa on kymmenkunta asiakirjatyyppiä, kaikilla samat säilytysajat ja julkisuusarvot. Siitä huolimatta jokainen tyyppi listataan suunnitelmassa erikseen ja jokaisen kohdalla toistetaan ”julkinen”, ”säilytysaika 2 v.” jne. Ketä tämä yksityiskohtaisuus palvelee? Sähköisessä ympäristössä tällaisesta AMSista on kyllä se etu, että asiakirjalle saadaan sen tyyppiä kuvaava tieto, mutta onko tämä tärkeää? Minusta pitäisi toimia niin, että ylemmällä tasolla annetut tiedot koskisivat lähtökohtaisesti kaikkia asiakirjoja (ml. prosessin vaiheiden mukaan muuttuvat metatietoarvot, jos mahdollista) ja alemmalla tasolla kerrotaan vain poikkeukset pääsäännöstä, mikäli niitä on. Asiakirjatyyppejä ei eriteltäisi ilman selvää syytä.

2. Arvonmäärityksessä voitaisiin siirtyä kohti anglosaksista käytäntöä, jossa arvonmäärityksen kohteena ovat kokonaiset asiakirjavihkot ja sarjat. Muutenkin pitäisi operoida asiakirjatyyppiä ylemmällä tasolla. Jos lainsäädäntö tai muu tekijä estää järkevät toimintatavat,  toimintaympäristöön pitäisi yrittää vaikuttaa.

3. AMSien sisältö on luullakseni organisaatioissa vajaakäytössä. Ottaen huomioon niihin käytetyn työajan, AMSeja hyödynnetään vähän, vain asiakirjahallinnan päämääriin. Koska tilanne on tämä, AMSien tekemiseen ja ylläpitoon ei tunneta kiinnostusta eikä siihen saa resursseja. Pitäisi pohtia, voitaisiinko AMSien luokitusta yms. hyödyntää laajemmin, esim. kotisivujen rakenteissa. Jos sisältö palvelisi muutakin kuin asiakirjahallintaa, AMSien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta tulisi koko organisaation yhteinen asia. Tämä vaatisi minusta puhtaan tehtävä- ja prosessipohjaisuuden täydentämistä muilla näkökulmilla; esimerkiksi projekteja, organisaatioyksiköitä ja sisältöä kuvaavilla termeillä.

Se kalliimpi on kultaa

lauantai 3.12.2011 1 kommentti

Nyt kun arkistoissa on sähköisiä tilausjärjestelmiä, niissä toivottavasti ymmärretään tilausjärjestelmien keräämän datan arvo. Käyttötiedot ovat vielä kultaakin arvokkaampia rakennettaessa uusia palveluja ja tehtäessä tutkimusta. Käyttäjien itse toiminnassaan tuottama tieto on korvaamatonta, kun arvioidaan informaation relevanssia. Tähän perustuu esimerkiksi Googlen menestys ja tieteellisten julkaisujenkin ranking: paljon käytetty tai viitattu tieto on käyttäjille vähän käytettyä/viitattua arvokkaampaa. Parhaassa tapauksessa arkistojen datan keruuseen voisi yhdistyä käyttäjien profilointi ja tieto aineistojen käyttöjärjestyksestä. ”Tätä arkistoa käyttäneet tutkijat ovat yleensä tilanneet asiakirjoja ensin sarjasta X, sitten sarjasta Y”. ”Sukututkijoiden eniten käyttämät aineistot tässä arkistossa ovat…”. Mikä parasta, tämä informaatio kerääntyy itsestään ajan myötä. Sen sisältö, talteenotto ja hyödyntäminen pitää kuitenkin suunnitella. Tilastotietoja pitää anonymisoida ja ehkä kumuloida sopivalle kuvailutasolle. Monien arkistoaineistojen käyttö on niin vähäistä, että vasta pitkän ajan kuluttua dataa on niin paljon, että se on merkityksellistä. Myös tämä pitää ottaa huomioon.