Arkisto

Archive for the ‘Käsitteet’ Category

Ne jyrää meitin

torstai 2.11.2017 Jätä kommentti

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjausten lausuntoaika meni umpeen eileen. Alan yhdistyksistä vain akavalainen ammattiyhdistys TAAY antoi lausunnon. Epäilen, saadaanko lausunnoilla muutoksia. Tiistain webinaarissa asiantuntija sanoi terminologiasta, ettei EU-asetuksen kansallinen liikkumavara anna tilaa päättää, miten täällä asioista puhutaan (!).  Tietysti lausunnot myös menevät moneen suuntaan. Oli ainakin joissain samoja asioita, joista olen itse huolestunut.

Mainokset

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja I

keskiviikko 11.10.2017 2 kommenttia

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjauksia pohtineen työryhmän raportti ilmestyi äskettäin. Raportti antaa paljon pohtimisen aihetta. Minusta tuntuu, että työryhmässä ei ole laajalti ymmärretty, kuinka suuria muutoksia sen ajatukset toteutuessaan toisivat asiakirjahallintaan.

Aloitetaan käsitteistöstä. Uudistamistyön yksi taustatekijä on EU:n tietosuoja-asetus. Sen pohjalta linjauksissa erotetaan tiukasti toisistaan kaksi vaihetta asiakirja-aineistojen elinkaaressa: niiden hallinta viranomaisessa ”alkuperäisessä käyttötarkoituksessa” ja niiden hallinta päätearkistossa, joka yleensä on Kansallisarkisto, ”yleisen edun mukaisessa käyttötarkoituksessa” (s. 15, 141). Edellistä kutsutaan työryhmän raportissa ”säilyttämiseksi”, jälkimmäistä ”arkistoinniksi”. Viranomaiset eivät arkistoi mitään ja niillä ei ole arkistoa (s. 140). Viranomaiset ainoastaan säilyttävät tietoa. Se ei pitkäaikaisenakaan ole arkistointia (s. 142). Ainoa, joka arkistoi, on Kansallisarkisto (s. 143). Asia viedään loogisesti niin pitkälle, että viranomaisen tiloissa olevat manuaaliset aineistot, joita se ei enää säilytä, kuuluvat Kansallisarkiston vastuulle ”muun muassa tietoluovutusten osalta… Arkisto muodostaa tässä tapauksessa yhden loogisen kokonaisuuden sen fyysisestä sijainnista huolimatta.” (s. 143). Viranomaiset eivät luonnollisesti enää ole arkistonmuodostajia. Työryhmän raportti puhuu ”tiedonhallintayksiköistä”.

Minusta arkistonmuodostus ei ole juridinen kysymys, joten sen katoaminen lainsäädännön sanastosta on hyvä asia. Tiedonhallintayksikkö on hyvä termi. Muuten esitetty käsitteellinen jäsennus on hyvin disruptiivinen ajatellen alan suomalaista kirjallisuutta ja käytäntöjä. Viranomaisilla ei enää olisi arkistoja, tuskin siis arkistonmuodostussuunnitelmiakaan tai arkistonhoitajia. ”Säilytetään pysyvästi” -fraasi saisi uuden merkityksen, koska Kansallisarkisto ei säilyttäisi mitään pysyvästi. Organisaatioiden toiminnassa muodostuvien arkistojen sijasta olisi yksi arkisto, joka on Kansallisarkistossa. Tämä ajatus on täysin kansainvälisen arkistokäytännön vastainen. Muuten tässä ollaan täydessä ristiriidassa ainoastaan suomalaisen ja yleensä pohjoismaisen hallintoperinteen kanssa, jossa arkisto on muutakin kuin organisaatiolle tarpeettomat ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilytettävät asiakirjat. Jos työryhmän käsitteelliset linjaukset menevät läpi, luvassa on erittäin paljon sekaannusta. Alalla tai sen liepeillä toimivien olisi omaksuttava lainsäädännön uuskieli samalla kun jokseenkin kaikki nyt olemassa oleva kirjallisuus ja materiaali muuttuisi vaikeaksi ymmärtää tai menettäisi merkityksensä.

Suomalainen asiakirjahallinta on ollut jopa kansainvälisen ihastelun kohteena edistyksellisyydessään ja omaperäisyydessään. Anglosaksisessa maailmassa aita toiminnassa käytetyn ja arkistossa olevan tiedon välillä on ollut erityisen jyrkkä, Australiaa lukuunottamatta. Suomessa se taas on ollut harvinaisen matalalla. EU-lainsäädännön kautta meille yrittää tunkeutua vierasperäistä terminologiaa ja vieraita toimintatapoja.

EU-asetuksen suomenkielisessä versiossa englanninkielen archiving on käännetty ”arkistoinniksi”. Voin vain toivoa, ettei tämä ennakkotapaus pakota käyttämään samaa terminologiaa myöskin kansallisessa lainsäädännössä. Anglosaksisessa maailmassa peruskäsitteistö on nimittäin toisenlainen kuin meillä ja pidän käännöstä täysin virheellisenä. On selvää, että EU:n tietosuoja-asetuksen jälkeen viranomaisten säilyttämisen ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilyttämisen välillä on tehtävä ero. Se kuitenkin voitaisiin tehdä koskematta ”arkiston” käsitteeseen, jota ei minusta tarvitse käyttää tulevassa lainsäädännössä sen enempää kuin ”arkistointiakaan”. Englanninkielisessä EU-asetustekstissä viranomaisen säilyttäminen näyttää olevan ilmaistu termillä store, joten suomeksi voitaisiin puhua esimerkiksi viranomaisen ”tiedon tallentamisesta” erotukseksi ”tiedon säilyttämiseen”, josta huolehtisi Kansallisarkisto. Silloin ero olisi juridisesti olemassa, mutta arkisto ja arkistonmuodostaja tarkoittaisivat samaa kuin ne ovat ennenkin tarkoittaneet, ja niiden merkitys olisi ammattilaisten päänsärky, eikä juridinen kysymys, kuten sen kuuluukin olla.

Tässä muuten arkistoteoria kohtaa käytännön maailman. Ajatus siitä, että aineistoja käytetään vain joko alkuperäiseen tarkoitukseen tai muuhun kulttuurihistorialliseen tarkoitukseen, on asiakirjojen elinkaarimallin mukainen. Sen mukaan asiakirjoja käytetään ensin organisaatiossa ja kun ne ovat sille tarpeettomia, ne siirretään päätearkistoon, jossa niitä käytetään uusiin tarkoituksiin toisten käyttäjäryhmien toimesta. Ajatus on järkeenkäypä, ja usein toimivakin, mutta yhtä hyvin voidaan puolustaa uudempaa elinkaaren jatkumomallia, jossa tällaista erottelua eri vaiheiden välillä ei tehdä. Asiakirjat voivat olla yhtä aikaa sekä kulttuurihistoriallisessa käytössä että organisaation toiminnalle merkittäviä ja niiden status voi tässä suhteessa vaihdella. Jo tarpeettomaksi ja historialliseksi katsottu voi saada uudelleen merkitystä operatiiviselle toiminnalle. Tästä näkökulmasta EU-asetus pohjautuu vanhahtavaan ajatteluun eikä välttämättä vastaa todellista käyttötilannetta.

Lopuksi voisin vielä kummastella sitä, että erottelu viranomaisten ja päätearkiston säilyttämisen välillä, joka EU:n tietosuoja-asetuksessa koskee vain henkilörekistereitä, ulotettaisiin koskemaan kaikkia aineistoja kansallisessa lainsäädännössä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ei me mitään arkistojen kanssa…

perjantai 5.2.2016 Jätä kommentti

Välillä törmää ajatukseen, että pitäisi lakata puhumasta ”asiakirjahallinnasta”, ”asiakirjoista” ja ”arkistoista”. Sen sijaan pitäisi puhua jostain digitaalisesta diibadaabasta, koska digitaalisuus, koska toiminnan murros, koska uudet mediat, koska se tai tuo on siitä innostunut, koska digitaalisuudella voi ehkä saada rahaa.

Ymmärrän ajatuksen. Digitaalisuus totta kai mullistaa toimintaa ja on alan arkipäivää. Digitaalisen diibadaaban maisteriohjelma kuulostaisi hyvältä. Asiakirjahallinnan maisterius ei niinkään. Ihmiset ymmärtävät sen herkästi väärin. Siinä se on meritoitunut akateemisesti lykkäämään leimalla varustettuja papereita pahvikoteloon.

Silti en ole innostunut hylkäämään perinteisiä käsitteitä. Miksi? Siihen on monta syytä. Ensiksikin digitaalinen diibadaaba ymmärrettäisiin yhtä väärin. Asiakirjahallinnalla on oma näkökulmansa tietoon ja sen hallintaan. Jos puhutaan vain digitaalisuudesta, tämä näkökulma häviää näkyvistä kokonaan. Se pitäisi selittää aina erikseen – ja onnistuisiko se käyttämättä pahoja A-sanoja?

Toiseksi, maailma ei ole puhtaasti digitaalinen. Tätä on ehkä vaikea uskoa. En ole kuitenkaan vielä löytänyt organisaatiota, jossa olisi vain digitaalista informaatiota työkenttänä. Pelkkä digitaalisen tiedon hallinnoija on kuin triathlonisti, joka ei osaa uida.

Kolmanneksi, asiakirjahallinnan teoreettinen tausta ei ole sidoksissa aineiston muotoon. Digitaalisuus on muuttanut toimintatapoja, mutta se ei ole muuttanut toiminnan tavoitteita. Tässäkin digitaalisuus on käsitteenä liian suppea.

Neljänneksi, opiskelijat tulevat yleensä yliopistoon hankkimaan ammatin. Työnantajat odottavat jonkin alan ammattilaisia. Ammattin valmistuminen tarkoittaa identiteetin omaksumista, sisäänajoa alan diskurssiin, perehtymistä alan historiaan ja sen aikaisempaan keskusteluun. Kukaan ei aloita nollasta.

Minulla ei ole mitään sitä vastaan, että syntyy jotain uutta uuden otsikon alle. Mutta, jotta tämäkin opetus olisi asiakirjahallinnan opetusta, sen täytyy puhua siitä, mistä asiakirjahallinnassa on kyse. Muuten opetus ei koske toiminnan ydintä. Ja tätä on vaikea saavuttaa, jos käsitteistö ei ole kuranttia.

Sotkuisen kellarin hallintaa

torstai 1.10.2015 1 kommentti

Marc Fresc

Brittikonsultti Marc Fresko vieraili Mikkelissä liikearkistopäivillä. Käytäväkeskustelussa hän totesi ykskantaan MoReq2010:n olevan kuollut, epäonnistunut kokeilu: sinänsä loistava määritys, jota kukaan ei kuitenkaan käytä. Jatkoa ei tule, koska kenelläkään ei ole siihen enää rahaa ja intoa. Visio yhteisestä Euroopasta on siis tälläkin alueella kuollut.

Toinen mielenkiintoinen keskustelu liittyi information governancen käsitteeseen. Marc myönsi sen saaneen jalansijaa records managementin kustannuksella, Fresko ei kuitenkaan pitänyt muutosta kovin dramaattisena. Hänen mielestään alaa on aina markkinoitu kulloisellakin trenditermillä ilman, että ammattilaisten työn sisältö on vaihtunut.

Freskon viesti oli se, että ammattilaisten on hallittava on kirjavampaa aineistomassaa eikä yleispäteviä ratkaisuja ole.

Kategoriat:Käsitteet, Sähköiset

Se oikeampi termi

perjantai 18.5.2012 6 kommenttia

Jos oletetaan todeksi teesi, ettei meillä ole records managementia (ainakaan näkyvissä), niin mitä meillä on? Meillä on sitä, mitä Australiassa kutsutaan recordkeepingksi:

”The term recordkeeping is widely used in some sectors in Australasia to define the purposeful management activity related to the capture, maintenance and provision of access to the documentary evidence (record) of transactions over time and space as required by the jurisdiction or social context in which they are created and used. Thus recordkeeping is an umbrella term coined to describe the profession that encompasses the whole range of activities and responsibilities associated with the management of records regardless of the type, format, age or content of the record. Recordkeeping thus includes records managers and archivists (and manuscript curators) in its purview. Indeed, some even argue that knowledge managers should also come under the recordkeeping umbrella.” (Pember, M., & Cowan, R. A. (2008). Recordkeeping today: the digital imperative. iRMA. Information & Records Management Annual, 2-8.)

”Recordkeeping” on siis asiakirjojen ottamista talteen ja niiden hallinnointia ja säilyttämistä asiakirja-ammattilaisten toimesta.

Toki myös RK on tarpeellista ja hyödyllistä organisaatioille ja yhteiskunnalle. Näkökulma ja lähtökohdat ovat kuitenkin toisenlaiset kuin RM:ssä.

Pohjois-Amerikassa RK on RM:n yksi osa. Siksi käsitteellä on siellä suppeampi merkitys: evidenssin systemaattinen luominen ja säilyttäminen organisaation tarpeisiin.

Kategoriat:Käsitteet

Sanojen talossa

tiistai 15.5.2012 9 kommenttia

SKS:ssä oli tänään seminaari, jossa puhuttiin ”arkistoista vallan verkostoina”. Kielenä oli englanti. Mielenkiintoisin keskustelu liittyi seminaariesitelmään, jossa pohdittiin records management-ajattelun historiaa Suomessa: voidaanko siitä löytää merkkejä 1880-luvulta, 1930-luvulta vai vasta vuoden 1981 arkistolaista lähtien?

Olin erään kommentoijan kanssa samaa mieltä: käsitettä records management ei oikeastaan pitäisi meillä lainkaan käyttää. Se antaa ulkomaiselle lukijalle aivan väärän kuvan. Esimerkiksi Luciana Durantin mukaan records management on ”arkistonmuodostajan asiakirjojen hallinnointia sen omasta näkökulmasta ja omiin tarpeisiin sekä resurssit, välineet ja tavat, joilla hallinnointi toteutetaan” [kursivointi minun].

Tässä mielessä meillä ei ole ollut koskaan ”asiakirjahallintoa”. Sitä tuskin on edes nyt: kaikki ammatillinen keskustelu ja välineistö pyörii sen ympärillä, miten saadaan organisaation ulkopuolelta (kuten lainsäädännöstä) tulevat vaateet tyydytettyä ja muodostettua suunnitelmallisesti arkisto, jota voidaan säilyttää. Kertokaa minulle, missä tässä näkyvät organisaation ”omat tarpeet” ja ”oma näkökulma” muutenkin kuin retorisena kuorrutuksena, joka lupaa asiakirjahallinnon palvelevan ja tehostavan myös organisaation toimintaa? En sano, etteikö niin voisi käydä, mutta aidossa RM-ajattelussa organisaation tarpeet ovat lähtökohta; kaikki muu vain asettaa reunaehtoja.

Yksi keskustelija totesi, että meidän on vaikea puhua suomalaisesta toimintaympäristöstä englanniksi tulematta väärin ymmärretyiksi, koska meillä on sellaisia omaperäisiä käsitteitä kuin ”arkistotoimi”. Tulkitsen tämän niin, että jossain tuolla on objektiivinen suomalainen todellisuus, josta emme puhua, koska englanninkieliset termit ovat harhaanjohtavia. Olen tästä osittain samaa mieltä, mutta vain osittain, koska todellisuus on erilainen sen mukaan, millaisilla käsitteillä operoimme.

Tästä tullaan sanojen voimaan. Diskurssiteoreettisesti suuntautunut ystäväni oli tässä suhteessa hyvin kriittinen. Hänen mukaansa sellaista asiaa kuin ”arkistotoimi” ei esimerkiksi olisi ”todellisuudessa”, ellei sitä olisi Kansallisarkiston toimesta käsitteenä luotu ja istutettu suomalaiseen ammattikenttään. Siinä esimerkki arkiston vallasta!

Voi kysyä, missä määrin me olemme oman diskurssimme vankeja. Ammatillisessa diskurssissa arkistot ovat keskeisiä hallinnon, tieteen ja yhteiskunnan instituutioita. AMSit ohjaavat organisaatioita ja tietojärjestelmiä. Ilman arkistoja tutkimuksella ei ole mitään aineistoja. Menneet arkistokomiteanmietinnöt ovat rajapyykkejä. Kansallisarkistolla on suuri valta. Maailma muuttuu toisenlaiseksi aina kun annetaan uusi arkistolaki. Näinkö se todella on?

Huolestuttavaa on, että ammatillinen diskurssi voi estää meitä näkemästä, mitä oikeasti tapahtuu. Ystäväni oli sitä mieltä, että oikea RM:n kehittäminen tapahtuu yhä enemmän arkistomaailman ulkopuolella. Ajattelen hänen tarkoittavan erilaisia julkisen tietohallinnon kehittämishankkeita ja foorumeita, joissa asiakirjahallinnolla voisi olla suurempi rooli. Niissä lähdetään oikeasti organisaation toiminnasta ja tarpeista. Tähän emme antaa panosta, koska olemme oman ajattelumme vankeja. Ystäväni arveli myös, että ehkä meillä on alallakin oikeaa RM:ää, piilossa. Merkkejä siitä hän näki tämän blogin kommenteissa, joissa todettiin arvostuksen tulevan siitä, mitä saa aikaan organisaatiossaan.

.

Schoolien suunnitteluprosessin asiakirjat

perjantai 10.9.2010 Jätä kommentti

Tampereen yliopiston tiede- ja kulttuurilehti Aikalaisessa (13/2010) rehtori Holli kirjoittaa seuraavasti. Kyse on vastauksesta kirjelmään, jossa valitettiin foorumin asiakirjojen julistamista salaisiksi:

”…johdon foorum on tarkoitettu keskusteluun ja informaation välitykseen, eikä se ole päätöksentekoelin, siellä ei ole julkisia eikä salaisia asiakirjoja.”

On täysin väärä käsitys, että asiakirjoja olisivat vain päätöksentekoon ja päätöksentekoelimiin liittyvät dokumentit. Tulos on sama tarkasteltiinpa käsitteen sisältöä eri kielissä, asiakirjahallinnon kansainvälisiä standardeja tai suomalaista lainsäädäntöä.

Tämän voi sanoa ottamatta kantaa siihen, olisiko tieto pitänyt antaa.

Käsitys on ilmeisesti yleinen, tai ainakin yleisempi kuin asiakirjahallinnan ammattilaiset toivovat. Se vaikeuttaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävien hoitamista.

Kategoriat:Käsitteet, Yhteiskunta