Arkisto

Archive for the ‘Käyttäjät’ Category

Lisäarvoa käyttäjille

tiistai 17.12.2013 Jätä kommentti

En ole pitkään aikaan kuunnellut asiakirjahallinnan podcasteja, mutta toisaalta tarjontaakin on entistä vähemmän. ECMTalkissa uusin podcast on heinäkuulta. Siinä James Lappin keskustelee  asiakirjahallinnan yhdistämisestä sähköpostiin FAOssa.  Taustalla oli kolme tavoitetta. Ensiksikin käyttäjille ei haluttu tarjota jälleen uutta järjestelmää. Toiseksi, heitä ei pyydetty tekemään jotain, mitä he eivät jo tekisi. Kolmanneksi, vastineeksi tarjottiin muutakin kuin parempaa asiakirjahallintaa. Tässä tapauksessa se tarkoitti vaivattomampaa tiedonkulkua organisaatiossa ja sähköpostitulvan vähenemistä.

Alkupuoli podcastista kärsii ajatuksen katkoilusta ja äänessäkin on välillä pieniä häiriöitä.  Mutta ideat tulevat selviksi, vaikka ihan joka lauseesta ei saisikaan selvää.

Mainokset
Kategoriat:Käyttäjät

Graduista

tiistai 22.10.2013 Jätä kommentti

Aina välillä joku kysyy, paljonko asiakirjahallinnan opiskelijoita on Tampereella. Siihen ei ole täsmällistä vastausta, koska kaikki eivät valmistu asiakirjahallinnan opintosuunnasta. Alan gradujen määrästä voi päätellä kuitenkin kiinnostuksen kasvaneen vuosien myötä:

Asiakirjahallinnan gradujen määrä

Viime lukuvuonnakin tuli hyviä graduja. Mainitsisin erityisesti kaksi, Jenni Sorviston Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta ja Jarmo Tikan Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa. Jenni Sorviston gradusta käy hyvin ilmi miten monitulkintaista ja vaikeaa tehtävänmukainen luokittaminen on käyttäjille. Alla osa valintoja kuvaavasta kaaviosta (s. 51-52).

Käyttäjien luokkavalinnat

Arkistonhoitaja, tietoasiantuntija – vai psykologi?

perjantai 15.2.2013 Jätä kommentti

Uusimmassa iQ-lehdessä (Feb 2013) on kirjoitus asiakirjojen turvaluokittelusta. Jutussa on lista tyypillisimmistä tekosyistä, joihin vedotaan, jotta organisaation tietoturvamääräyksiä ei tarvitsisi noudattaa:

  • ”En koskaan löydä asiakirjoja, kun ne on laitettu asianhallintajärjestelmään.”
  • ”Järjestelmä estää työryhmääni pääsemästä omiin asiakirjoihinsa.”
  • ”Miksi asiakirjahallinnolla on pääsy minun luottamuksellisiin asiakirjoihini?”
  • ”Muiden tulisi pyytää minulta lupaa nähdä asiakirjani joka kerta kun niitä tarvitsevat, joten ne voivat ihan hyvin olla verkkolevyllä.”

Kuulostaako tutulta? Näitä syitä kuulee yleensä järjestelmän loppukäyttäjiltä käyttöönoton yhteydessä. Jos se yhtään helpottaa, niin nämä tekosyyt näyttävät olevan ylikansallisia.

Mutta eipä hätää: saman lehden toisessa jutussa neuvotaan, miten asiakirjahallinnan ammattilaiset saavat muun organisaation henkilöstön näkemään asiakirjahallinnan tärkeyden. Vastauksena on psykologia. Juuri niin. Tärkeintä on saada johto vakuuttuneeksi siitä, että asiakirjat ovat organisaation omaisuutta, joilla on arvoa. Rakennuksia ja muuta omaisuutta vakuutetaan, hoidetaan ja huolletaan, vaikka vahingon sattuessa ne voidaan rakentaa uudelleen. Entä asiakirjat?

Sadan AMS-sivun yksinäisyys

perjantai 7.12.2012 6 kommenttia

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.

Sama planeetta, eri maailmat

torstai 7.6.2012 7 kommenttia

Nämä päivät kuluvat kirjoittaessa arkistoja käyttävien tutkijoiden haastatteluja puhtaaksi. Vaikka analyysi on vasta seuraava vaihe (eikä tämä ole varsinainen kiinnostuksen kohde), niin ei voi olla hämmästelemättä, miten kaukana arkiston käyttäjän informaatioympäristö on arkistoammattilaisen maailmasta. Käyttäjiltä näyttää puuttuvan esimerkiksi selkeä käsitys siitä, mitä hakemistoja on ja miten ne suhtautuvat toisiinsa. He ikään kuin etenevät käsikopelolla usvassa, josta häämöttää jotain epämääräistä.  Kokeneet taivaltavat eteenpäin tuttujen maamerkkien varassa, mutta vaikka askel on varmempi, usva ei ole hälvennyt.

Kategoriat:Käyttäjät, Tutkimus

Tyhmät käyttäjät byrokraattisissa koneissa

maanantai 5.3.2012 2 kommenttia

Fiorella Foscarini on uusimmassa Records Management Journalissa kirjoittanut lisää tehtäväpohjaisesta luokitusta koskevasta tutkimuksestaan. Siitä on ollut jo puhetta, mutta palaan vielä pariin asiaan.

Foscarini toteaa olevan epäselvää, mitä ”tehtäväpohjaisuudella” tarkoitetaan. Tehtäväpohjaisuus voi tarkoittaa myös aiheen mukaisuutta, jossa ”tehtävä on aihe”. Oma kokemukseni vahvistaa tämän. Eräänä aloin nimittäin kaivata tutkintotilastoja. Mietiskelin, mistä löytäisin ne yliopiston AMSissa. (Tämä oli luonnollisesti ns. academic exercise, koska tätä kautta en koskaan oikeasti etsisi mitään.) Arvasin oikein: tutkintotilastot löytyivät AMSIssa ”opetuksen” pääluokasta. Kuitenkaan tilastot eivät synny opetettaessa. Niiden oikeampi tehtäväluokka olisi siis jotain toiminnan seurantaan tai talouteen liittyvää. AMSin ”opetus” on itse asiassa temaattinen kokonaisuus. Siihen on koottu asiakirjoja, joiden sisältö liittyy jollain tavoin opetukseen tehtävänä. Luultavasti tämä ei ole harvinaista.

Myös toinen Foscarinin havainto tuntuu tutulta. Hän sanoo havainneensa, että tehtävän ja prosessin hahmottaminen riippuu näkökulmasta. Lisäksi alemmilla hierarkiatasoilla tehtävät nähdään eri tavoin, koska ihmiset eivät miellä sitä suurta kokonaisuutta, jota heidän työnsä palvelee. Konkreettinen esimerkki: postilaatikkooni on viuhunut viestejä, joissa puhutaan resurssien saamisesta INFIMin tutkinto-ohjelman englanninkieliseen opetukseen. Henkilökohtaisesti katson tätä melko alhaalta: minusta kyse on opetuksen järjestämisesta oppaineessa. Ylemmältä tasolta katsoen kyse voisi olla opetuksen uudistamisesta, yliopiston kansainvälistymisstrategian toteuttamisesta yksikössä tai – kenties – opetus- ja kulttuuriministeriön asettamien tavoitteiden viemisestä läpi koko yliopistossa. Mikä näistä tasoista on tarkastelukulma, joka pitäisi valita?

Tämä vain muistutukseksi. Kun käyttäjät eivät löydä luokituksesta sitä ”oikeaa” tehtäväluokkaa, se ei välttämättä johdu tyhmyydestä tai laiskuudesta.

Kuten aikaisemminkin taisin sanoa, Foscarini on hyvin kriittinen insinöörimentaliteetille, joka asiakirjahallinnossa vallitsee. Organisaatiot nähdään koneina, joiden prosesseja asiakirjahallinto analysoi. Kuitenkin organisaatiot ”ovat kaikkea muuta kuin rationaalisia järjestelmiä” ja organisaatiokulttuurilla näyttää olevan suuri merkitys sille, mikä toimii ja mikä ei. Tähän pitäisi kiinnittää huomiota. Se kuitenkin vaatisi tarvittavan osaamisen pohtimista uudelleen, koska viisaus ei olekaan prosessikaavioissa.

Se kalliimpi on kultaa

lauantai 3.12.2011 1 kommentti

Nyt kun arkistoissa on sähköisiä tilausjärjestelmiä, niissä toivottavasti ymmärretään tilausjärjestelmien keräämän datan arvo. Käyttötiedot ovat vielä kultaakin arvokkaampia rakennettaessa uusia palveluja ja tehtäessä tutkimusta. Käyttäjien itse toiminnassaan tuottama tieto on korvaamatonta, kun arvioidaan informaation relevanssia. Tähän perustuu esimerkiksi Googlen menestys ja tieteellisten julkaisujenkin ranking: paljon käytetty tai viitattu tieto on käyttäjille vähän käytettyä/viitattua arvokkaampaa. Parhaassa tapauksessa arkistojen datan keruuseen voisi yhdistyä käyttäjien profilointi ja tieto aineistojen käyttöjärjestyksestä. ”Tätä arkistoa käyttäneet tutkijat ovat yleensä tilanneet asiakirjoja ensin sarjasta X, sitten sarjasta Y”. ”Sukututkijoiden eniten käyttämät aineistot tässä arkistossa ovat…”. Mikä parasta, tämä informaatio kerääntyy itsestään ajan myötä. Sen sisältö, talteenotto ja hyödyntäminen pitää kuitenkin suunnitella. Tilastotietoja pitää anonymisoida ja ehkä kumuloida sopivalle kuvailutasolle. Monien arkistoaineistojen käyttö on niin vähäistä, että vasta pitkän ajan kuluttua dataa on niin paljon, että se on merkityksellistä. Myös tämä pitää ottaa huomioon.