Arkisto

Archive for the ‘Käyttäjät’ Category

Lisäarvoa käyttäjille

tiistai 17.12.2013 Jätä kommentti

En ole pitkään aikaan kuunnellut asiakirjahallinnan podcasteja, mutta toisaalta tarjontaakin on entistä vähemmän. ECMTalkissa uusin podcast on heinäkuulta. Siinä James Lappin keskustelee  asiakirjahallinnan yhdistämisestä sähköpostiin FAOssa.  Taustalla oli kolme tavoitetta. Ensiksikin käyttäjille ei haluttu tarjota jälleen uutta järjestelmää. Toiseksi, heitä ei pyydetty tekemään jotain, mitä he eivät jo tekisi. Kolmanneksi, vastineeksi tarjottiin muutakin kuin parempaa asiakirjahallintaa. Tässä tapauksessa se tarkoitti vaivattomampaa tiedonkulkua organisaatiossa ja sähköpostitulvan vähenemistä.

Alkupuoli podcastista kärsii ajatuksen katkoilusta ja äänessäkin on välillä pieniä häiriöitä.  Mutta ideat tulevat selviksi, vaikka ihan joka lauseesta ei saisikaan selvää.

Kategoriat:Käyttäjät

Graduista

tiistai 22.10.2013 Jätä kommentti

Aina välillä joku kysyy, paljonko asiakirjahallinnan opiskelijoita on Tampereella. Siihen ei ole täsmällistä vastausta, koska kaikki eivät valmistu asiakirjahallinnan opintosuunnasta. Alan gradujen määrästä voi päätellä kuitenkin kiinnostuksen kasvaneen vuosien myötä:

Asiakirjahallinnan gradujen määrä

Viime lukuvuonnakin tuli hyviä graduja. Mainitsisin erityisesti kaksi, Jenni Sorviston Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta ja Jarmo Tikan Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa. Jenni Sorviston gradusta käy hyvin ilmi miten monitulkintaista ja vaikeaa tehtävänmukainen luokittaminen on käyttäjille. Alla osa valintoja kuvaavasta kaaviosta (s. 51-52).

Käyttäjien luokkavalinnat

Arkistonhoitaja, tietoasiantuntija – vai psykologi?

perjantai 15.2.2013 Jätä kommentti

Uusimmassa iQ-lehdessä (Feb 2013) on kirjoitus asiakirjojen turvaluokittelusta. Jutussa on lista tyypillisimmistä tekosyistä, joihin vedotaan, jotta organisaation tietoturvamääräyksiä ei tarvitsisi noudattaa:

  • ”En koskaan löydä asiakirjoja, kun ne on laitettu asianhallintajärjestelmään.”
  • ”Järjestelmä estää työryhmääni pääsemästä omiin asiakirjoihinsa.”
  • ”Miksi asiakirjahallinnolla on pääsy minun luottamuksellisiin asiakirjoihini?”
  • ”Muiden tulisi pyytää minulta lupaa nähdä asiakirjani joka kerta kun niitä tarvitsevat, joten ne voivat ihan hyvin olla verkkolevyllä.”

Kuulostaako tutulta? Näitä syitä kuulee yleensä järjestelmän loppukäyttäjiltä käyttöönoton yhteydessä. Jos se yhtään helpottaa, niin nämä tekosyyt näyttävät olevan ylikansallisia.

Mutta eipä hätää: saman lehden toisessa jutussa neuvotaan, miten asiakirjahallinnan ammattilaiset saavat muun organisaation henkilöstön näkemään asiakirjahallinnan tärkeyden. Vastauksena on psykologia. Juuri niin. Tärkeintä on saada johto vakuuttuneeksi siitä, että asiakirjat ovat organisaation omaisuutta, joilla on arvoa. Rakennuksia ja muuta omaisuutta vakuutetaan, hoidetaan ja huolletaan, vaikka vahingon sattuessa ne voidaan rakentaa uudelleen. Entä asiakirjat?

Sadan AMS-sivun yksinäisyys

perjantai 7.12.2012 6 kommenttia

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.

Sama planeetta, eri maailmat

torstai 7.6.2012 7 kommenttia

Nämä päivät kuluvat kirjoittaessa arkistoja käyttävien tutkijoiden haastatteluja puhtaaksi. Vaikka analyysi on vasta seuraava vaihe (eikä tämä ole varsinainen kiinnostuksen kohde), niin ei voi olla hämmästelemättä, miten kaukana arkiston käyttäjän informaatioympäristö on arkistoammattilaisen maailmasta. Käyttäjiltä näyttää puuttuvan esimerkiksi selkeä käsitys siitä, mitä hakemistoja on ja miten ne suhtautuvat toisiinsa. He ikään kuin etenevät käsikopelolla usvassa, josta häämöttää jotain epämääräistä.  Kokeneet taivaltavat eteenpäin tuttujen maamerkkien varassa, mutta vaikka askel on varmempi, usva ei ole hälvennyt.

Kategoriat:Käyttäjät, Tutkimus

Tyhmät käyttäjät byrokraattisissa koneissa

maanantai 5.3.2012 2 kommenttia

Fiorella Foscarini on uusimmassa Records Management Journalissa kirjoittanut lisää tehtäväpohjaisesta luokitusta koskevasta tutkimuksestaan. Siitä on ollut jo puhetta, mutta palaan vielä pariin asiaan.

Foscarini toteaa olevan epäselvää, mitä ”tehtäväpohjaisuudella” tarkoitetaan. Tehtäväpohjaisuus voi tarkoittaa myös aiheen mukaisuutta, jossa ”tehtävä on aihe”. Oma kokemukseni vahvistaa tämän. Eräänä aloin nimittäin kaivata tutkintotilastoja. Mietiskelin, mistä löytäisin ne yliopiston AMSissa. (Tämä oli luonnollisesti ns. academic exercise, koska tätä kautta en koskaan oikeasti etsisi mitään.) Arvasin oikein: tutkintotilastot löytyivät AMSIssa ”opetuksen” pääluokasta. Kuitenkaan tilastot eivät synny opetettaessa. Niiden oikeampi tehtäväluokka olisi siis jotain toiminnan seurantaan tai talouteen liittyvää. AMSin ”opetus” on itse asiassa temaattinen kokonaisuus. Siihen on koottu asiakirjoja, joiden sisältö liittyy jollain tavoin opetukseen tehtävänä. Luultavasti tämä ei ole harvinaista.

Myös toinen Foscarinin havainto tuntuu tutulta. Hän sanoo havainneensa, että tehtävän ja prosessin hahmottaminen riippuu näkökulmasta. Lisäksi alemmilla hierarkiatasoilla tehtävät nähdään eri tavoin, koska ihmiset eivät miellä sitä suurta kokonaisuutta, jota heidän työnsä palvelee. Konkreettinen esimerkki: postilaatikkooni on viuhunut viestejä, joissa puhutaan resurssien saamisesta INFIMin tutkinto-ohjelman englanninkieliseen opetukseen. Henkilökohtaisesti katson tätä melko alhaalta: minusta kyse on opetuksen järjestämisesta oppaineessa. Ylemmältä tasolta katsoen kyse voisi olla opetuksen uudistamisesta, yliopiston kansainvälistymisstrategian toteuttamisesta yksikössä tai – kenties – opetus- ja kulttuuriministeriön asettamien tavoitteiden viemisestä läpi koko yliopistossa. Mikä näistä tasoista on tarkastelukulma, joka pitäisi valita?

Tämä vain muistutukseksi. Kun käyttäjät eivät löydä luokituksesta sitä ”oikeaa” tehtäväluokkaa, se ei välttämättä johdu tyhmyydestä tai laiskuudesta.

Kuten aikaisemminkin taisin sanoa, Foscarini on hyvin kriittinen insinöörimentaliteetille, joka asiakirjahallinnossa vallitsee. Organisaatiot nähdään koneina, joiden prosesseja asiakirjahallinto analysoi. Kuitenkin organisaatiot ”ovat kaikkea muuta kuin rationaalisia järjestelmiä” ja organisaatiokulttuurilla näyttää olevan suuri merkitys sille, mikä toimii ja mikä ei. Tähän pitäisi kiinnittää huomiota. Se kuitenkin vaatisi tarvittavan osaamisen pohtimista uudelleen, koska viisaus ei olekaan prosessikaavioissa.

Se kalliimpi on kultaa

lauantai 3.12.2011 1 kommentti

Nyt kun arkistoissa on sähköisiä tilausjärjestelmiä, niissä toivottavasti ymmärretään tilausjärjestelmien keräämän datan arvo. Käyttötiedot ovat vielä kultaakin arvokkaampia rakennettaessa uusia palveluja ja tehtäessä tutkimusta. Käyttäjien itse toiminnassaan tuottama tieto on korvaamatonta, kun arvioidaan informaation relevanssia. Tähän perustuu esimerkiksi Googlen menestys ja tieteellisten julkaisujenkin ranking: paljon käytetty tai viitattu tieto on käyttäjille vähän käytettyä/viitattua arvokkaampaa. Parhaassa tapauksessa arkistojen datan keruuseen voisi yhdistyä käyttäjien profilointi ja tieto aineistojen käyttöjärjestyksestä. ”Tätä arkistoa käyttäneet tutkijat ovat yleensä tilanneet asiakirjoja ensin sarjasta X, sitten sarjasta Y”. ”Sukututkijoiden eniten käyttämät aineistot tässä arkistossa ovat…”. Mikä parasta, tämä informaatio kerääntyy itsestään ajan myötä. Sen sisältö, talteenotto ja hyödyntäminen pitää kuitenkin suunnitella. Tilastotietoja pitää anonymisoida ja ehkä kumuloida sopivalle kuvailutasolle. Monien arkistoaineistojen käyttö on niin vähäistä, että vasta pitkän ajan kuluttua dataa on niin paljon, että se on merkityksellistä. Myös tämä pitää ottaa huomioon.

Käyttöliittymä, joka ei toimi

perjantai 25.11.2011 2 kommenttia
Kategoriat:Käyttäjät

Kymmenen asiaa, jotka humanistitutkija haluaa

keskiviikko 6.7.2011 2 kommenttia

Research Information Network julkaisi huhtikuussa tutkimusraportin siitä, miten humanistisissa tieteissä halutaan tehdä tutkimusta. Löydökset kiinnostavat erityisesti laitoksia, jotka osallistuvat KDK:n tai Europeanan kaltaisiin hankkeisiin.

Tutkijat eivät enää ole kammioissaan

Humanistitutkija on mielletty yksinäiseksi puurtajaksi, jolla ei ole verkostoja tai kiinnostusta uusimpaan teknologiaan. Tämä mielikuva on vanhentunut. Tutkijat käyttävät uusimpia välineitä ja työskentelevät yhteisöllisesti. Nykytutkija tekee työtä samanlaisten aikataulupaineiden alaisena kuin muutkin, joten hän käyttää mielellään digitaalisia aineistoja, mikäli niistä on hyötyä. Toisaalta perinteiset lähteet, kuten monografiat, ovat edelleen arvossa. Sosiaalinen media ja blogit eivät ole saavuttaneet humanistien keskuudessa saaneet suurempaa suosiota, filosofeja lukuun ottamatta. Tutkijoita huolestuttaa laadunvarmistus näissä medioissa. Samoin se, miten kirjoittaa myös ei-akateemiselle yleisölle.

Tutkijoiden yhteistyö on humanistisissa tieteissä olennaisesti muuttunut viimeisten 10 – 15 vuoden aikana. Se on saanut entistä formaalimmat ja systemaattisemmat muodot. Tämä johtuu osittain uusista rahoitusmahdollisuuksista, mutta myös uusien välineiden avaamista mahdollisuuksista. Viime vuosina on tapahtunut toinenkin muutos. Aikaisemmin tekniikan edustajat kertoivat tutkijoille, miten näiden pitäisi tehdä tutkimusta. Nyt humanisteilla on rakentava panos kehitykseen.

Uusia välineitä otetaan hitaasti käyttöön

Humanistit käyttävät välineitä, jos ne osoittautuvat hyödyllisiksi. Samalla uusinta teknologiaa ei käytetä vain sen uutuuden vuoksi. Toistaiseksi on vähän merkkejä kehittyneimpien tekniikoiden, kuten tekstinlouhinnan, grid- ja pilviteknologioiden tai semanttisen webin omaksumisesta. Jopa yksinkertaisiakin datan hallinnan ja jakamisen välineitä hyödynnetään vajavaisesti. Enimmäkseen tutkijat kokoavat aineistoja koneilleen ja jakavat niitä sähköpostitse.

Uusien välineiden ja palveluiden puutteellisessa omaksumisessa on osin kyse tiedon ja koulutuksen puutteesta. Myös palveluiden huono standardointi, vaihteleva laatu ja toiminnallisuus vaikuttavat. Niiden vuoksi tutkijoilta menee aikaa tiedon hakemisessa yhä uudelleen, samoin kuin yhteyksien luomisessa eri puolilla olevien resurssien välille.

Tarvitaan suunnitelmallista tukea

”Digital humanities” on toistaiseksi enemmän iskusana kuin osa tutkijoiden arkea. Muutoksen tueksi tarvitaan selkeää toimintapolitiikkaa. Uusiin välineisiin tarvitaan koulutusta sekä tutkimusalueen että teknologian asiantuntijoilta. Tukea pitäisi olla tarjolla, jotta investointi uusien toimintatapojen ja välineiden omaksumiseen olisi varmasti tutkijalle kannattava.

Kestävän digitaalisen infrastruktuurin luomisen ja ylläpitämisen tulisi olla mm. muistiorganisaatioiden selkeä tavoite, koska palveluiden tulevaisuus ja pitkän aikavälin toimintamahdollisuudet huolettavat tutkijoita. Palveluiden rakentaminen ja ylläpitäminen on raskas prosessi, jossa myös tutkijoita tarvitaan. Tästä heille pitäisi antaa selkeä tunnustus. Myös jonkinlainen meritoituminen uralla toimisi kannustimena.

Humanistien ongelmana ei ole niinkään tiedon jakaminen vaan eri arkistoissa olevan tiedon yhdisteleminen. Selkeiden tunnisteiden (esim. DOI) puute ja viittauskäytäntöjen vakiintumattomuus haittaavat myös digitaalisten palveluiden vaikuttavuuden arvioimista.

Ohjeita arkistoille

Miten humanisteja siis palvellaan?  Friedel Grant kirjasi ylös seuraavat suositukset raportin julkistamistilaisuudessa:

1. Rakentakaa helppokäyttöisiä palveluja. Tiedot ensiksikin halutaan löytää helposti. Useimmat tutkijoista ovat tottuneet Googlen tapaisiin työkaluihin (79 % hakee tietoa ensimmäiseksi Googlesta), joten he odottavat kaikilta lähteiltä samanlaista intuitiivista käytettävyyttä. Perushakujen tulee olla helppoja suorittaa. Kannattaa miettiä, miten esimerkiksi eri aikoina käytetyt erilaiset kirjoitusasut voidaan siinä huomioida.

2. Tehkää viittaaminen vaivattomaksi. Digitaalisiin lähteisiin ei mielellään viitata. Silloinkin kun digitaalista lähdettä käytetään, tutkijat tekevät usein sen sijasta viittauksen paperiversioon. Digitaalisiin aineistoihin viittaaminen olisi helpompaa, jos jokaisen digitaalisen objektin vieressä olisi valmiina copypastattavissa sopiva viite ja URL:t olisivat kohtuullisen pituisia, ei nelirivisiä hirviöitä täynnä satunnaisia merkkejä!

3. Viekää aineistot tutkijan ulottuville.  Ei voi olettaa, että tutkijat käyvät säännöllisesti katsomassa, joko se ja se aineisto on digitoitu. Palvelu on vietävä tutkijan luokse varmistamalla, että Google indeksoi aineistot ja ne löytyvät kirjastojen tietokannoista. Myös sosiaalista mediaa kannattaa harkita yhtenä välineenä tavoittaa humanistit.

4. Kertokaa aineistoista ja niiden taustalla olevista prosesseista. Tutkijat haluavat tietää tarkalleen, mitä he oikein näkevät. Verkkopalvelut eivät tätä aina kerro. Esimerkiksi tekstin version pitäisi olla tunnistettavissa ja mielellään verrattavissa muihin versioihin. Hyvä esimerkki tästä on keskiajan musiikkiin keskittyvä DIAMM palvelu (The Digital Image Archive of Medieval Music, http://www.diamm.ac.uk). Miten digitaalinen objekti on syntynyt? Onko prosessissa käytetty optista tekstintunnistusta? Ketkä ovat toimineet toimittajina tai kääntäjinä? Mitkä ovat objektin fyysiset piirteet? Esimerkiksi, jos kyse on käsikirjoituksesta, millaiselle paperille se on tehty? Onko paperi vahingoittunut? Miksi jotain on digitoitu, tai vielä tärkeämpää, miksi jotain on jätetty digitoimatta?

5. Rakentakaa yhteisöjä. Fyysisissä kirjastoissa ja arkistoissa ei tehdä vain tutkimusta, siellä myös verkostoidutaan. Samaa tapahtuu seminaareissa ja konferensseissa. “Ei vain resurssi ole tärkeä, sitä on myös yhteisö”, sanoi yksi haastateltu. Tutkijat olivat yksimielisiä siitä, että tutkimussivustoissa pitäisi olla yhteisöllinen aspekti, ehkä keskustelufoorumeita tai keino yhdistää aineisto ja valmis tutkimus. Tällaisesta linkkauksesta on monenlaista hyötyä: tutkijalle se antaa julkisuutta. Muut saavat tietää tutkimuksesta, jossa aineistoa on jo käytetty. Samaa aineistoa käyttävät tutkijat muodostavat verkostoja.

6. Tukekaa tutkimusta. Teknistä opastusta palvelusta ja tietoa aineistoista on usein tarjolla, mutta kertomukset siitä, miten palvelua oikeasti käytetään tutkimuksessa, puuttuvat. Tutkijoille esimerkit oikeasta elämästä ovat yhtä hyödyllisiä kuin tekniset oppaat. Sivuston pitäisi esimerkiksi haastatteluilla tai tutkijaesittelyillä kertoa askel askeleelta, miten tutkijat hyödyntävät palvelua työssään.

7. Tehkää informaatiosta uudelleen käytettävää. Tutkijat haluavat käyttää ja analysoida aineistoja muodossa, joka heille parhaiten sopii. Yksi haastatelluista professoreista mainitsi http://www.zotero.org:in resurssina, joka on keskeinen tutkimusprosessissa. Erityisesti opiskelijat haluavat mahdollisuuden viedä tiedot palvelusta Zoteroon.

8. Visualisoikaa kokoelmia. Mahdollisuus hakea tietoa yksinkertaisesti on tärkeintä, mutta tehdäkseen haun täytyy ensin tietää, mitä etsii. Yleiskuvan luomiseen tarvitaan karttoja, aikajanoja ja muita vastaavia apuvälineitä.

9. Kiinnittäkää huomiota linkittyvään dataan. Ajatus linkittyvästä datasta on vielä melko uusi humanistisessa tutkimuksessa, mutta siihen on suuri kiinnostus. Tähän tarvitaan välineitä. Kokeneempien tutkijoiden on näytettävä tietä.

10. Luokaa kriittistä sisältömassaa. Jos tutkijat halutaan oikeasti saada innostumaan, aineistoa on oltava valitulta alueelta riittävästi, ei hajanaisia paloja sieltä täältä.

Raportin keskeinen sanoma on se, mikä luonnontieteissä on havaittu jo aikaisemmin: jos tutkimustiedosta halutaan saada optimaalinen hyöty, täytyy ymmärtää, millaisia käytäntöjä ja kulttuureja tutkimusyhteisöissä vallitsee.

Raportti, Reinventing Research? Information Practices In The Humanities, löytyy netistä sivulta www.rin.ac.uk/humanities-case-studies.

(Julkaisu Faili 2/2011, s. 34-36)

Kategoriat:Käyttäjät, Tutkimus

Mihin arkistoa enää tarvitaan

tiistai 17.5.2011 2 kommenttia

Pertti Vuorisella oli uusimmassa Aktissa hyvä pääkirjoitus. Hän viittasi Heikki Aittokosken kolumniin Helsingin Sanomissa. Tämä oli etsinyt WikiLeaksista Suomea koskevia asiakirjoja ja ihmetellyt, miten ne oikein löytää yli 250 000 asiakirjan joukosta.  Lisäksi ”jos osaa tehdä oikeita poimintoja ja suhteuttaa ne tapahtuneisiin tosiasioihin, tietää maailmasta vähän enemmän”, toteaa Aittokoski.

Vuorinen sanoo, että nyt pitäisi kiinnittää huomio hakutoimintoihin sen sijaan, että lasketaan digitoitujen sivujen lukumäärää. Sehän on jo miljoonissa.

Hakutoiminnot ovat kyllä yksi puoli asiasta. Se tulee esille myös Ville Lavikaisen KDK:lle tekemässä käyttäjätutkimuksessa. Arkistoissa on kyllä aineistoa, suorastaan liikaa. ”Tulee mieleen niinku loputon suo – – pitäis tietää aika selkeesti mitä hakee”, kuten yksi eräs haastateltu asiaa luonnehti. Tieto saisi olla edes hieman jalostettua. ”Oman työn kannalta on helpompi, jos joku on jo vähän käsitelly valmiiks, ja miettiny sitä.” Arkistoaineisto on ”rippeinä vähän siellä sun täällä”.  Arkistot sisältävät niin yksityiskohtaista tietoa, ettei monellakaan ole intoa tarpeeksi aineistoon tutustumiseen.

Asiakirjat ja hakutoiminto eivät siis riitä. Tietoa pitää jalostaa, käyttäjiä pitää auttaa. Uusin Information Quaterly (2/2011) kirjoittaa sekin WikiLeaksista. Mihin arkistoa tarvitaan maailmassa, jossa WikiLeaks julkaisee asiakirjat verkossa? Yksi vastaus on, että ollakseen ymmärrettävää tiedolla pitää olla konteksti. Ajallisen, hallinnollisen ja toiminnallisen kontekstualisoinnin pitäisi olla arkiston alaa, sitähän metatiedoilla, asiakirjojen suhteilla, tehtäväluokituksilla ja asiarekistereillä on tehty.

Tässä näyttäisi jatkossakin olevan arkiston tilaus: ei vain asiakirjoja, ei vain mahdollisuus hakea tietoa, vaan tiedon jäsentämistä ja tekemistä käyttäjille helpommin sulavaksi. Tietoverkoissa tätä tarvitaan enemmän kuin koskaan ennen, koska asiantuntemattomien käyttäjien määrää kasvaa samaa tahtia tietomassojen kanssa. Parempien hakutoimintojen lisäksi tarvitaan parempia tapoja esittää digitaalinen informaatio konteksteineen käyttäjälle. Toistaiseksi arkistojen tulokset tällä alueella ovat aika vaatimattomia, mutta ehkäpä puutteista opitaan.

Kategoriat:Käyttäjät