Arkisto

Archive for the ‘Lainsäädäntö’ Category

Arkistolakityöryhmien mietinnöt valmistuivat. Arkistolaitoksessa uudistuvat rakenteet – yksityisarkistoissa rahoitus

torstai 12.3.2015 Jätä kommentti

Sekä arkisto- että yksityisarkistolakityöryhmät jättivät äskettäin esityksensä uudeksi lainsäädännöksi. Yksityisarkistolakiin on tulossa olennaisia muutoksia. Arkistolaki uudistuu vähemmän. Sen uudistamisen vaikein kysymys on ollut, kuka jatkossa ohjaa ja kehittää julkishallinnon asiakirjahallintoa. Kukaan ei halua koskea tähän kuumaan perunaan. Arkistolakityöryhmäkin näyttää nostaneen kätensä pystyyn sen edessä. Muistiossa kaivataan uutta yleislakia, joka kokoaisi yhteen keskeiset tiedonhallintaa ja tietoaineistojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säädökset huomioiden informaation koko elinkaaren. Tätä jäädään siis odottamaan.

Koska suuri kehys on ratkaisematta, arkistolakityöryhmän työn tulos on vain arkistolaitosta koskevan arkistolain osan uudistaminen. Muuten vuoden 1994 arkistolaki jää olennaisin osin edelleen voimaan.

Arkistolaitoksen uudistus noudattelee jo tiedossa olleita linjoja. Maakunta-arkistot katoavat organisaatioyksikkönä. Niiden tilalla tulee yksi, useilla paikkakunnilla toimiva Kansallisarkisto. Tätä perustellaan sillä, että arkistoviranomaisen ohjaus tietoaineistojen pysyväksi säilyttämiseksi ei kohdistu enää yksittäisiin viranomaisiin vaan tapahtuu keskitetysti. Kun perinteisistä arkistotarkastuksista on luovuttu, aineistojen vastaanottoprosessi samoin kuin tutkimusyhteistyö, kehittäminen ja hallintopalvelut voidaan paremmin hoitaa keskitetysti.

Uudistuksen henki on, että arkistolaitos vetäytyy hyllyjen väliin huolehtimaan pysyvästi säilytettävistä aineistoista ja niiden tietopalvelusta. Lain Kansallisarkistosta 2 §:ssä todetaan, että Kansallisarkiston ”tehtävänä on – – toimia viranomaisten asiakirjoihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen ja arkistotoiminnan asiantuntijaviranomaisena”. Kun ”arkistotoimintaa” ei määritellä, 2 §:ään voi sisältyä pieni epäselvyyden siemen. Asiantuntijaviranomaisen toimivaltuudet ovat kuitenkin vähäiset.

Kansallisarkisto saa uudessa arkistolaissa oikeuden muuttaa asiakirjat sähköiseen muotoon siten että alkuperäiset hävitetään. Tiedonantovelvollisuutta löysätään siten, että sen voi vastata asiakirjapyyntöön jopa vasta kuukauden tai jopa kahden päästä.

Jos tuleva arkistolain uudistus ei kosketa juuri muita kuin arkistolaitosta, toisin on valtionapua saavien yksityisten keskusarkistojen lainsäädännön laita. Sen muutokset ovat suuria ja vaikuttavat laajempaan kenttään. Uudistuksen taustalla on hallitusohjelma, jossa selväkielisesti sanottuna kannettiin huolta siitä, että kristillisdemokraatit, vihreät ja perussuomalaiset eivät ole valtionapua saavien arkistojen tukijärjestelmän piirissä.

Uudistustarve on muutenkin ilmeinen. Nykyinen tuki perustuu kiinteistö- ja henkilöstökustannuksiin, joten se jakautuu epätasaisesti. Kuukausittainen valtionapu vaihtelee 1,80 ja 15,50 euron välillä hyllymetriä kohden. Eroja avun saajien toiminnan tehokkuudessa sekä sähköisten palveluiden järjestämisessä ei voida huomioida. Kiinteistö- ja henkilöstömenot vievät 90 % tuesta. Vapaata rahaa ei juuri ole, vaikka painopisteet vaihtuisivat tai olisi tarvetta tukea tilapäisiä hankkeita.

Jatkossa rahoituksen saaminen perustuu toiminnan laajuuteen ja laatuun. Pohjana eivät enää ole kiinteät kustannukset, joten rahoituksen painopistettä voidaan helpommin muuttaa. EU-tason, hallituksen sekä ministeriöiden kulttuuri- ja tiedestrategioiden ja toimenpideohjelmien rooli kasvaa rahoituksen suuntaamisen perusteena.

Nykyisissä valtionapua saavassa laitoksissa tämä saattaa huolta, varsinkin kun valtionapu samalla avataan laajemmalle hakijajoukolle. Jakajia tulee lisää, jaettavaa ei. Arkistolaitoksen puolelta on viestitetty, ettei suuria muutoksia tehdä nopeasi. Kertaluontoista hankeavustusta voivat jatkossa saada muutkin kuin pysyväisluonteisen avustuksen saajat. Tuen piirissä on myös toimintojen kehittäminen, esimerkiksi arkistotoimintaa kehittävä tutkimus tai muu yhteistyö tutkijoiden kanssa.

Uudessa laissa pysyväisluonteisesta valtionavusta päättäisi Kansallisarkisto opetus- ja kulttuuriministeriön sijasta. Toinen Kansallisarkistoon liittyvä muutos koskee yksityisarkistojen vastaanottamista. Nykyisin yksityisarkistojen ottaminen Kansallisarkistossa säilytettäväksi perustuu sopimuksiin, mistä seuraa oikeudellisia tulkintaongelmia esimerkiksi julkisuuslainsäädännön suhteen. Esityksessä yksityisarkisto siirtyisi Kansallisarkistolle valituskelpoisella hallintopäätöksellä, joka on perusteltava. Kansallisarkistoon olisi samassa päätöksessä päättävä käyttörajoituksista. Tämän olisi tapahduttava kuitenkin luovuttajan tahtoa noudattaen ja julkisuutta vain perustellusta syystä rajoittaen.

Käyttäjille lakiuudistukset tuovat yhden tervetulleen parannuksen. Kansallisarkisto ja pysyväisluonteista valtionapua saavat arkistot voivat jatkossa julkaista sähköisesti aineistojen tunnistamisen ja valinnan kannalta välttämättömät tiedot hallussaan olevista arkistoista ja asiakirjoista.

Molempia lakeja esitetään tulevaksi voimaan 1.1.2016.

 (Julk. Faili 1/2015, 36-37)

Kategoriat:Lainsäädäntö

Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin

tiistai 11.11.2014 1 kommentti

Valtiontalouden tarkastusvirasto julkaisi äskettäin Sähköisen arkistoinnin edistäminen -raportin sähköisestä arkistoinnista ja asianhallinnasta. Raportti kysyy, onko hallinto toiminut tuloksellisesti arkistoinnin sähköistämisessä. Vastaus on, että kokonaisuutena homma on sössitty. Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin, vaikka valtaosa asiakirjoista on ollut valtionhallinnossa jo neljännesvuosisadan digitaalisia. Asiakirjat siirretään pitkäaikaissäilytykseen paperilla ja toisesta päästä niitä digitoidaan takaisin sähköiseen muotoon. Tilannetta pidetään raportissa huolestuttavana.

Suurin ongelma on, ettei kukaan ole välittänyt kokonaisuudesta. Kaikki ovat yleisesti samaa mieltä suunnasta, johon pitäisi edetä. Alueella toimivilla on kuitenkin eri näkökulmia. Integrointia on haettu ministeriöiden ja arkistolaitoksen yhteisillä asiantuntijatyöryhmillä, joiden aika on mennyt käsitteiden määrittelyyn ja tulkintaan. Asiantuntijoiden kokoukset eivät johda sellaisiin linjauksiin, joita pitäisi tehdä. Siksi raportissa suositellaan, että keskeiset päätökset pitäisi jatkossa tehdä korkealla virkamiestasolla. Raportti suosittelee, että asianhallintaa ja arkistointia kehitettäisiin jatkossa yhtenä kokonaisuutena erottamatta siitä pysyvästi säilytettävää osaa.

Isoin yllätys raportissa ovat minusta arkistolaitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön selkeät näkemyserot. Rivien välistä voi lukea opetus- ja kulttuuriministeriön olevan ehkä suurin syypää tilanteeseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole riittävästi tukenut arkistolaitosta sähköisen asiakirjahallinnan alueella. Se on systemaattisesti torpannut arkistolaitoksen kehitysehdotukset. Ministeriössä ei ehkä ymmärretä asiakirja-aineistojen luonnetta ja hallinnossa tällä hetkellä syntyvää kulttuuriperintöä, sanoo raportti. Valtiovarainministeriö on puolestaan ollut päättämätön ja passiivinen.

Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä sähköinen arkistointi on osa kokonaisarkkitehtuuria, joka on ministeriön, ei arkistolaitoksen, asia. Opetus- ja kulttuuriministeriön osalta kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa kulttuuriperinnön hallinnan, jakelun ja säilyttämisen kehittämistä osana Kansallista Digitaalista Kirjastoa. Tämän mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriö ei näe arkistolaitoksella roolia asianhallinnassa eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Ministeriö on patistanut ohjauksellaan arkistolaitosta paperiaineistojen digitointiin. Sen mielestä arkistolaitoksen pitäisi keskittyä siihen, ”mitä” pitäisi säilyttää, ja jättää ”miten” kysymykset muiden ratkaistavaksi.

Valtiovarainministeriöllä puolestaan ei ole ollut selkeää kantaa siihen, kuuluvatko asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisut valtiohallinnon yhteisiin ICT-palveluihin. VM:n ”linjaukset, ohjeet ja suositukset asianhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista muodostavat sekavan kokonaisuuden, vaikuttavat keskeneräisiltä ja ovat usein toteutuksen kannalta liian abstrakteja”, sanotaan raportissa. Tiedonhallinnan arkkitehtuuri ja asianhallinnan viitearkkitehtuuri ovat vasta tekeillä. JHS-suositukset ovat suosituksia ja niiden yhteys arkkitehtuurikuvauksiin ei ole kaikilta osin selvä.

Kun sekä opetus- ja kulttuuriministeriö että valtiovarainministeriö ovat operoineet yleisellä tasolla, sähköisen arkistoinnin organisointi ja kehittäminen on jäänyt arkistolaitoksen tehtäväksi. Opetus- ja kulttuuriministeriön arkistolaitoksen ohjaus on ollut yleisluontoista, mikä on kannustanut arkistolaitosta toimimaan hyvin itsenäisesti.

Arkistolaitoksen toimivaltuudet ovat epäselviä. Arkistolaitos näkee roolinsa niin, että sillä on toimintakenttänä koko valtionhallinto, kun taas opetus- ja kulttuuriministeriö voi ohjata vain omaa hallinnonalaansa. Arkistolaki on nykyisellään tietohallintolain kanssa ristiriidassa. Tietohallintolain mukaan arkistolaitoksella ei ole oikeutta määrätä viranomaisten tietojärjestelmien tietorakenteista tai metatietomäärityksistä. Sekä SÄHKE-määräysten että lupamenettelyn voi siksi katsoa menevän arkistolaitoksen toimivallan ulkopuolelle. Kaikki eivät näe arkistolaitoksella edes toimeksiantoa tai kykyä ohjata viranomaisten asiakirjahallintoa. Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä asianhallinta kuuluu kokonaisarkkitehtuurissa valtiovarainministeriölle, joten arkistolaitoksella ei voi olla siinä suurta roolia eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Arkistolaki on kuitenkin ajalta ennen tietohallintolakia ja sen valossa asia voidaan nähdä toisin. Arkistolain uudistus tuonee tähän selvyyttä, mutta ”voi päätellä yhteisen näkemyksen muodostamisen olevan haasteellista”, sanotaan raportissa.

Ristiveto näkyy arkistolaitoksen VAPA-palvelun historiassa. VAPA oli yhdessä vaiheessa tietoyhteiskunnan kärkihanke, mutta sen resurssointi on ollut vajavaista ja jatkorahoitus on edelleen epäselvä. VAPAn heikkous on, että se ei pelasta viranomaisia määräajan säilytettävien aineistojen hallinnalta. Lisäksi VAPAssa säilytettävistäkin tiedoista täytyy pitää kopioita ainakin metatietojen osalta.

Alun perin VAPAa suunniteltiin myös määräaikaisesti säilytettävän aineiston palveluja, mutta toiminnallisuutta karsittiin äkisti loppuvuodesta v. 2009. Opetus- ja kulttuuriministeriön tuki on hiipunut KDK:n edetessä. Ministeriön mielestä VAPAa olisi kehitettävä arkistolaitoksen omilla resursseilla. Käytännössä se tarkoittaa, ettei sitä kehitetä: raportin mukaan edes ohjelmistopäivityksiä ei nykyisin pystytä tekemään.

Valtionvarainministeriö on puolestaan antanut ristiriitaisia viestejä eikä se ole edistänyt keskitetyn arkistointipalvelun syntymistä. Siksi VAPA on nyt kaukana siitä valtionhallinnon keskeisestä palvelusta, joka siitä joskus piti tulla. Järjestelmässä on miljoonakustannuksiin verrattuna mitättömän vähän tietoa, eikä lainkaan aineistoa asiankäsittelyjärjestelmistä.

Toisaalta hallinto on toteuttanut asiankäsittelyjärjestelmiä siinä toivossa, että arkistolaitos voi ottaa aineistot vastaan. Raportissa todetaan, että luottamus sähköisen asianhallinnan ja asioinnin yhteisiin palveluihin on heikonlainen, kun VALDA-hanke on kaatunut. Tarkastusvirasto pitää VAPAn tulevaisuuden turvaamista luottamuksen palauttamiseksi tärkeänä. Sekä valtiovarainministeriö että sisäministeriö ovat tästä lausunnossaan raporttiin samaa mieltä – opetus- ja kulttuuriministeriö ei ota siihen selkeää kantaa.

Raportissa todetaan, että VAPAn käyttöasteen lisääminen nopeasti ei ole mahdollista. Kunnat ja seurakunnat on rajattu palvelun ulkopuolelle. Lisäksi VAPA vastaanottaa vain SÄHKE-aineistoja, joita on mahdollista saada vain tietokannoista ja uudemmista asiankäsittelyjärjestelmistä. Kolmas rajoittava tekijä on pitäytyminen pysyvästi säilytettäviin aineistoihin. Raportin mukaan arkistolaitoksessa on luovuttu 15 – 20 %:in säilytystavoitteesta, mutta aineistomäärän nostaminen vaatisi uusia seulontapäätöksiä.

Arkistolaitos saa sapiskaa siitä, että se jatkoi VAPAn hankintaa tilanteessa, jossa ei ollut varmuutta rahoituksesta ja organisaatioiden kiinnostuksesta käyttää VAPAn palveluja. Hieman, joskin ymmärtävää, kritiikkiä saa myös asiakirjahallinnan vaatimusten ehdottomuus, joka on hidastanut sähköiseen arkistointiin siirtymistä. Arkistolaitoksen määräykset otetaan organisaatioissa vastaan kyseenalaistamatta, vaikka esimerkiksi AMSien muuttaminen SÄHKE-määräysten mukaiseksi koetaan työlääksi tehdä. Arkistolakia on tulkittu niin, että arkistolaitos voi puuttua hyvin yksityiskohtaisesti viranomaisten toimintaan, vaikka nykyisen arkistolain tavoitteena oli päinvastoin purkaa arkistolaitoksen määräysvaltaa ja korostaa viranomaisten vastuuta. Pyyhkeitä tulee arkistolaitokselle siitäkin, että sen VAPA-kustannus/hyötylaskuri on hukkunut kotisivulle eikä siitä ole tiedotettu.

Hallinnon riviorganisaatioita raportti moittii siitä, että prosesseja ei ole kehitetty vaan ne on sähköistetty sellaisinaan. Loppukäyttäjiä ja käytön näkökulmaa ei ole riittävästi huomioitu. Järjestelmät ovat kankeita eivätkä käyttäjät ymmärrä niiden logiikkaa. Asianhallintajärjestelmäinvestointien kustannus/hyötyanalyysi on ollut puutteellista. Asiankirjahallinnon henkilöstöä on voitu vähentää, mutta työtä on siirtynyt käyttäjille.

”Sähköisen arkistoinnin edistäminen” on kaiken kaikkiaan tärkeä raportti. Se varmaankin vaikuttaa tuleviin päätöksiin ja kehitykseen. Lisäksi se tarjoaa läpileikkauksen sähköisen asiakirjahallinnan tämän hetken tilanteesta ja siitä, miten siihen on tultu. Joka puolella näyttää olevan parannettavaa, jos sähköiseen arkistointiin halutaan päästä.

Arkistolaki uudistuu – ja katoaa

torstai 12.6.2014 2 kommenttia

Arkistolain uudistus on ollut yleensä järistys suomalaisessa arkistomaailmassa. Tekeillä oleva laki on sitä myös. Tulevaa on vaikea ennakoida, kun yhtään riviä ei ole edes luonnoksena luettavissa. Kansallisarkiston seminaari 11.6. antoi siitä kuitenkin merkkejä. Avoinna on vielä paljon kysymyksiä, joihin ei tällä hetkellä ole vastausta.

Seminaarissa arkistolakityöryhmän jäsenet puhuivat eri näkökulmista tulevasta arkistolaista.  Suurin osa seminaarista kului sen esittelyyn, millaisia tarpeita ja kysymyksiä uudistukseen liittyy. Niitä kiinnostavampaa on kuitenkin tulevan lain sisältö. Oikeastaan pitää puhua lainsäädännöstä, koska yhden lain sijasta on tulossa kolme lakia.

Arkistolakia ei jatkossa ole. Uusi päälaki on laki kansallisen kulttuurin kannalta arvokkaiden asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Sitä täydentävät laki Kansallisarkiston tehtävistä ja toimivaltuuksista pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asiantuntijaviranomaisena, sekä laki viranomaisten vastuista osana hyvää tiedonhallintatapaa. Viimeinen on julkisuuslain muutos.

Minusta keskeisiä seikkoja on kolme.  Ensiksikin, mitä uusi lainsäädäntö sanoo eri toimijoiden valtuuksista? Erityisesti, kuka ohjaa, kehittää ja valvoo organisaatioiden asiakirjahallintoa? Toiseksi, missä määrin lainsäädäntö tukee asiakirjahallintoa organisaatioissa? Kolmanneksi, mikä on kulttuurihistoriallisen päätearkiston ja organisaatioiden asiakirjahallinnan suhde?

Aloitan ensimmäisestä: kuka, ohjaa, valvoo ja kehittää jatkossa asiakirjahallintoa? Kenties entistäkin kipeämmin tarvitaan suuria linjoja vetäviä tahoja. Monessa esityksessä todettiin, että yhteen organisaatioon kohdistuvan asiakirjahallinnan aika on ohi. On yhteisiä palveluita, yhteisiä järjestelmiä, yhteisiä prosesseja.

Organisaatioiden aktiivivaiheen asiakirjahallinnan ohjaus on tähän saakka ollut harmaata aluetta, joka ei ole selvästi kuulunut kenellekään. Arkistolaitoksen valtuudet ovat muodollisesti rajoittuneet pysyvästi säilytettävään aineistoon, mutta tosiasiallisesti sen rooli on ollut tätä suurempi. Arkistolaitos ei tätä roolia enää jatkossa halua kantaa, vaikka sitä ei aivan suoraan sanottu. Kuka sitten ottaa asiakirjahallinnon kehittäjän roolin? Se näyttää olevan auki. Tuleva tietohallintovirasto on yksi vaihtoehto, toinen ministeriöt kukin omalla hallintoalueellaan.

Suuri kuvio näyttää tältä: julkishallinnon organisaatiot tuottavat asiakirjat. Uusi, toistaiseksi määrittämätön  toimija asettaa sille raamit. Kansallisarkisto huolehtii pitkäaikaisesti säilytettävästä aineistosta, vaikka ei ehkä säilytä sitä itse.

Tähän liittyy kaksi järistystä. Ensiksikin, sähköisen ja analogisen säilyttämisen suhde kääntyy päälaelleen. Tähän asti sähköinen säilyttäminen on edellyttänyt erityislupaa. Jatkossa sähköinen aineisto säilytetään aina sähköisesti, ellei Kansallisarkisto hakemuksesta toisin päätä! Siitä, millaisia teknisiä tai muita reunaehtoja tähän kenties liittyy, ei ole vielä tietoa. Paperiasiakirjat voidaan yleensä digitoinnin jälkeen hävittää.

Pienempi järistys on, ettei enää ole ”arkistolaitosta”, on vain Kansallisarkisto. Piirihallinnosta on muutenkin pyritty eroon ja resursseja on käytettävä kokonaisuutena, korostettiin seminaarissa.

Entä toinen kysymys, asiakirjahallinnon asema organisaatiossa? Erityisesti kuntasektorilta toivottiin lain tukea toiminnalle. Organisaatioiden asiakirjahallintaa tarkastellaan julkisuuslain ja hyvän tiedonhallinnan kautta. Tiedonhallintasuunnitelmalla, entisellä arkistonmuodostussuunnitelmalla, on kokoava rooli. Lainsäädäntö edellyttää, että viranomaisilla on vaadittava asiantuntemus käytössään.

Kolmas kohta, organisaatioiden asiakirjahallinnan ja päätearkistotoiminnan suhde, on vielä auki. Arkistolaitos näyttää keskittyvän kulttuurihistorialliseen rooliinsa. Kansallisarkisto toimii jatkossa asiantuntijaviranomaisena, se kehittää ja koordinoi maan yleistä arkistotointa, se edistää aineistojen tutkimusta ja tiedonsaantia – mutta kaikki tämä pysyvästi säilytettävän aineiston osalta.

Päätearkiston integrointi julkishallinnon asiakirjahallintaan on avoin kysymys. Kansallisarkistolla on sanottavaa sen osalta, mikä on pysyvästi säilytettävää. Mutta mitä muuta se voi määrätä? Raja pysyvästi ja määräajan säilytettävän välillä on organisaatioiden kannalta mielivaltainen, joten ehkä olisi hyvä, jos määräysvalta supistuisikin tähän. Pysyvästi säilytettävän aineiston kriteerit tulevat lakiin. Tätä perusteltiin sillä, että määrätessään pysyvästä säilyttämisestä Kansallisarkisto käyttää merkittävää julkista valtaa. Meillä voi jonain päivänä olla arvonmäärityksestä Korkeimman Hallinto-oikeuden päätöksiä.

Jos arkistolaitos ei ohjaa asiakirjahallintaa yleensä, on loogisempaa, ettei sillä ole aktiivivaiheessa roolia edes pysyvästi säilytettävän aineiston osalta. Pitkäaikaissäilytyksen tarpeet on otettava huomioon. Silti ei ole mielekästä asettaa pysyvästi säilytettävää osaa aineistosta erilaisen määräysvallan alle. Jos ohjaus ei ole päätearkistossa, se on lähempänä toimintaa ja muuta tietohallintoa.

Lisäksi asiakirjahallinnan kehittäminen vie heti huomion pitkäaikaissäilytyksen ulkopuolelle. Ajatellaanpa viime vuosien tuulia suomalaisessa asiakirjahallinnossa: prosessien ohjaus, tiedonohjausjärjestelmät, eAMsit, yhteiset tehtäväluokitukset – mikä näistä on tarpeen sille, että aineisto voidaan säilyttää kulttuuperintönä?

Arkistonmuodostussuunnitelmien tilalle tulee ”tiedonhallintasuunnitelmia”, johon voidaan sisällyttää esim. open dataa ja tietoturvallisuuteen liittyviä asioita. Suunnitelmassa on kuvattava asiakirjat, määriteltävä elinkaaren hallinnan toimenpiteet, oletusarvot esim. julkisuudesta ja säilytysajoista, määrittelyt ja luokitukset esim. tietojen vaihdon tai yhteensopivuuden varmistamiseksi. Kuinka tarkkaan joku tulee jatkossa sanomaan, millaisia suunnitelmat ovat sisällöltään ja teknisesti? Tämä on mielenkiintoinen kysymys esim. eAMS-visioiden kannalta.

Yhden seikan voi vielä nostaa esiin. Seminaarissa mainittiin, ettei termiä ”arkisto” esiintyisi jatkossa lakitekstissä muuten kuin Kansallisarkiston nimen yhteydessä. Tässä on, ehkä tahattomasti, siirtymää anglosaksiseen käytäntöön, jossa arkisto tarkoittaa vain historiallista, pysyvästi säilytettävää aineistoa.

Uuden lainsäädännön lausuntokierros on kevättalvella 2015. Voimaan se tulee vuonna 2016, budjettilakina jo aikaisemmin.

(Julk. hieman muutettuna Faili 3/2014, s. 6-7)

Kategoriat:Lainsäädäntö

Amerikkalaista hapatusta

lauantai 10.11.2012 1 kommentti

Mistä tulevat Sähkeen vaatimukset sähköiselle asiakirjahallinnalle ja järjestelmille? Ne ovat osin peräisin Pittsburghin ja UBC-MAS projektien tutkimustuloksista 1990-luvun lopulla. Tämä on sikäli mielenkiintoista, että Pittsburgh sai tuloksensa analysoimalla amerikkalaista lainsäädäntöä, UBC-MAS soveltamalla diplomatiikan käsitteitä sähköisiin aineistoihin. Kumpikin pohja on meidän juridiikallemme vieras.

Amerikkalaiseen oikeudenkäyttöön kuuluvat säännöt, jotka määrittävät, mikä hyväksytään oikeudessa todisteeksi. Säännöillä tähdätään siihen, että evidenssi on hyväksyttävää ilman tuomarin harkintaa.  Esimerkiksi väärin hankittu todistusaineisto ei kelpaa. Myöskään toiselta kuultu ei ole hyväksyttävä todiste, mutta poikkeus tästä on päämäärätoiminnassa syntyvä asiakirja-aineisto. Pittsburghin projektin kolmas toiminnallinen vaatimus on esimerkiksi tarkoitettu tyydyttämään tämä ”hearsay rule” -sääntö.

Meillä toimintapaa kuitenkin muutettiin 1940-luvun lopulla. Aikaisemmin meilläkin oltiin samoilla linjoilla. Esimerkiksi tuomioon vaadittiin kaksi todistajaa. ”Kaksi väärää valaa oli  täysi näyttö”, kuten tuomarit sanoivat. Nyt meillä on vapaa todistusharkinta ja tuomarit voivat vapaasti ratkaista, millaisen painoarvon he millekin todisteelle antavat. Niinpä todisteeksi kelpaavien aineistojen kenttä tuntuisi olevan laajempi. Se merkitsee myös, ettei meillä ole tarvetta samanlaiseen jakoon asiakirjahallinnassa kuin Yhdysvalloissa: niihin, jotka kiinnittävät huomion kelvollisen evidenssin tuottamiseen, ja niihin, jotka korostavat kulttuuriperintöä ja muistifunktiota. Kaikki aineisto kelpaa ainakin periaatteessa sekä oikeussaliin että tutkijoille.

Tästä näkökulmasta raja Sähke- ja muiden aineistojen välillä tuntuu kovin jyrkältä. Osittain on varmaan kyse käytännön seikoista. Esimerkiksi VAPAan ei voida ottaa vastaan mitä tahansa. Mutta ehkä ajatteluun on samalla hiipinyt amerikkalaista hapatusta, jossa Sähkeen ulkopuolella ei ole kelvollista asiakirja-aineistoa.

Asiakirjajulkisuuden tutkimattomat polut

tiistai 4.9.2012 Jätä kommentti

Mediassa tasaisen säännöllisesti uutisoidaan, millä tavoin viranomaiset toteuttavat – tai pikemminkin ovat toteuttamatta – asiakirjajulkisuutta. Viimeisimmät tapaukset ovat Turun kaupunginhallituksen kokouspöytäkirjojen salaaminen (TS 28.8.2012) ja Iltalehden verkkolehden uutinen ministeriöiden salaisista diaareista (IL 3.9.2012). Suomalaiseen viranomaistoimintaan kuuluu tietty läpinäkyvyys, mitä asiakirjajärjestelmien avulla on pyritty toteuttamaan.

Silti jokainen, joka on toiminut vähänkin aikaa kirjaamossa, arkistossa tai muussa tietopalvelussa tietää, minkälaista tasapainoilua julkisuuden ja salassapidon välillä jokapäiväinen arkityö voi olla. Pahimmillaan johdon taholta todetaan, että tietoa ei anneta, vaikka se olisikin julkinen. Tässä suhteessa asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat mitä suurimmalta osin portinvartijoita: sekä julkisuusperiaatteen puolustajia että salassapidon ja yksityisyyden suojan vaalijoita.

Kaikesta sovelluskehityksestä huolimatta monet nykytietojärjestelmät eivät kovin notkeasti taivu mitä erilaisimpiin tietopyyntöihin. Mitäpä vastata kansalaiselle, joka pyytää käytännössä koko tietokannan julkisine asiakirjoineen? Tai kilpailutuksen hävinneelle osapuolelle, joka haluaa monivuotisen hankkeen kaikki paperi- ja sähköiset asiakirjat vedoten lakiin julkisista hankinnoista?

Asiakirjajulkisuuteen liittyvä lainsäädäntö on monimutkainen ja –polvinen. Mielenkiintoista olisi kuulla käytännön työssä eteen tulleista tietopyynnöistä ja niiden ratkaisuista. Vaikka virastot eroavatkin toisistaan tehtävien osalta, niin yhteistä hiljaista tietoa on näihin tietopyyntöihin liittyvissä päätöksissä ja niiden valmistelussa. Olisiko tästä työryhmän aiheeksi johonkin ammatilliseen seminaariin?

Tietopankki ammattilaisille

keskiviikko 24.8.2011 2 kommenttia

Yhteisistä tehtäväluokituksista tohistaan, mutta ne eivät ole minusta ainoa, tai ehkä edes tärkein, työn rationalisoinnin muoto. Yhteistyötä voitaisiin tehdä muissakin asioissa. Jokainen organisaatio joutuu esimerkiksi selvittämään asiakirjoihin ja niiden käyttöön kohdistuvia vaatimuksia. Tätä varten täytyy kaivaa esille lakipykäliä ja pitää niistä kirjaa. Prosessi ei pääty koskaan, koska kerran tunnistettuja vaatimuksia täytyy seurata. Lainsäädäntö muuttuu. Eikö tässä olisi rationalisoinnin paikka? Tarvittaisiin tietopankki, josta voisi nopeasti nähdä esimerkiksi kemiallisen tuotantoprosessin dokumentaatioon liittyvät määräykset ja miten ne ovat muuttuneet viime aikoina. Minusta tämä helpottaisi asiakirjahallinnon työtä erityisesti siellä, missä resurssit ovat vähäiset, ja missäpä ne eivät sitä nykyisin olisi.

Kategoriat:Lainsäädäntö

Kokoelmiin ei ole tekijänoikeutta

keskiviikko 17.3.2010 Jätä kommentti

Jukka Kemppinen kirjoittaa tämän päivän blogissaan:

”Ajattelin nyt kuitenkin urputtaa siksi, että museot, kokoelmat, kirjastot ja arkistot luulevat erittäin usein, että niillä olisi tekijänoikeus kokoelmiinsa. Kun ei ole.

Esimerkiksi taidemuseot perivät tätä nykyä maksun teosten valokuvaamisesta. Se on OK. Maksu on käsittelykustannus – vahtimestari raahaa tavaroita, valaistaan, aiheutetaan häiriötä. Tekijänoikeuden kanssa sillä ei ole tekemistä. Voi olla että poikkeuksia esiintyy, mutta suuri osa esimerkiksi Ateneumin kokoelmista on tekijänoikeudesta vapaita.”

Ihan hyvä muistutus, ehkä arkistojen osalta turha. Tämä lienee hyvin tiedossa.

Kategoriat:Lainsäädäntö