Arkisto

Archive for the ‘Sähköiset’ Category

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen:

  1. Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan
  2. Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen
  3. Asian käsittelyketjun ohjaus
  4. Semanttinen yhteentoimivuus
  5. Yhteiset tietorakenteet

Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset tietorakenteet on kiistaton etu. Tosin yhteinen rakenne voisi olla toisenlainenkin, mutta kun Sähke2 on saatu arkkitehtuureihin, sen kanssa on parempi elää.

Semanttinen yhteensopivuus ei minun nähdäkseni toteudu Sähke2:n kautta, koska sisällöt voivat olla yhteisestä rakenteesta huolimatta erilaisia. Semanttista yhteensopivuutta on tavoiteltu yhteisillä luokituksilla, mutta näin kauempaa seuraten vaikuttaa siltä, ettei siinä ole kovin hyvin onnistuttu. Yhdenmukaisuuteen on ymmärtääkseni päästy vain joillain toiminta-alueilla ja yhdenmukaisuus rajoittuu ylimpiin tehtäväluokkiin. Jos näin on, kysyisin, pitäisikö meidän ryhtyä ratkaisemaan kysymystä jollain uudella tavalla?

Näen kolme ongelmaa. Ensiksikin, kokonaisiin tehtäväluokkiin kohdistuva arvonmääritys on karkeaa. En usko, että digitaalinen säilyttäminen voi tarkoittaa kaiken tiedon säilyttämistä tehtävittäin. Säilyttämisellä on aina kustannuksensa. Ne ovat julkishallinnolle tarpeettomia, jos se ei pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa toiminnassaan tarvitse. Jotain pienimistä tehtäväluokkien sisällä jatkossakin tarvitaan. Toiseksi, kun tietomäärät kasvavat, tehtävähierarkiat palvelevat yhä huonommin arvonmääritystä ja tiedonhakua. Kolmanneksi, tehtäväluokka liittää aineiston aina vain yhteen kontekstiin tai näkemykseen kontekstista ja – varsinkin jos aineisto on useille organisaatioille yhteinen –  meillä pitäisi minusta olla kontekstualisointiin joustavampia työkaluja kuin kiinteä tehtäväluokitus.

Vastausta voisi hakea fasettiluokitusten ideasta: tehtäväluokat muodostettaisiin organisaatioissa vapaasti sanastojen perusteella sovitun rakenteen mukaisesti, esimerkiksi TEHTÄVÄ – toimenpide – asiakirjatyyppi. Kun sanastot olisivat määriteltyjä ja merkityksistä sovittu, saataisiin sekä yhteinen tietorakenne, semanttista yhteensopivuutta että vapautta organisaatioille.

Tähän liittyy kuitenkin paljon avoimia kysymyksiä. Voitaisiinko metatietoarvojen tuottaminen, käsittelyprosessin ohjaus ja yli organisaatiorajojen toimivat prosessit esimerkiksi yhdistää tähän? Lisäksi kyse olisi hyvin suuresta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta. Jotain tällaista voitaisiin ryhtyä testaamaan, mutta se vaatisi huolellista tutkimus- ja selvitystyötä.

 

 

Lohkoketjut asiakirjahallinnassa

keskiviikko 27.7.2016 1 kommentti

Cassie Findlay kirjoittaa lohkoketjujen käytöstä asiakirjahallinnassa. Hän ennustaa, että ne ovat tuomassa suurta mullistusta. Lohkoketjujen idea on siinä, että samasta tapahtumasta tallentuu jälkiä monille eri tietokoneille internetissä. Kukaan ei hallitse niitä kaikkia ja pysty muokkaamaan tai poistamaan niitä myöhemmin. Tuloksena on ehdottoman luotettavaa dataa, joka ei ole kenenkään manipuloitavissa ja joka on täysin puolueettoman säilyttäjän, tietokoneverkon, valvonnassa. Lohkoketjuihin myös voidaan tehdä älykkäitä  ”jos tapahtuu tuo, tee näin” -sopimuksia. Lohkoketjujärjestelmä voi esimerkiksi automaattisesti pidentää maksukanavien käyttöaikaa, kun niistä on saapunut maksu palvelun tarjoajalle, tai julkistaa salaiset asiakirjat salassapitoajan päätyttyä ja lähettää tästä tiedon kiinnostuneille, Findlay visioi. Kaikki voisivat varmoja siitä, että prosessi tapahtuu läpinäkyvästi, ilman viivyttelyä ja hallinnon korruptiota.

Kategoriat:Sähköiset

Digitaalisten asiointipalveluiden kehittäminen ja tuotanto ontuvat!

perjantai 15.4.2016 Jätä kommentti

Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) on suorittanut Digitaalisten asiointipalveluiden kehittämistä ja tuotantoa koskevan tarkastuksen. Tarkastuksen kohteena ovat olleet Kansalaisten asiointitili, SADe-ohjelman rahoituksella kehitettyjä palveluja (esim. Kansalaisaloite.fi, Lupapiste.fi), KAPA-ohjelma sekä JulkICTLab-projekti. Lisäksi tarkastuksen kohteena on ollut valtiovarainministeriön sähköisen asioinnin kehittämisen ohjaus.

Tarkastuskertomuksen mukaan valtiovarainministeriön vetämissä sähköisen asioinnin kehittämisohjelmissa ja –hankkeissa on käytetty rahaa viimeisen kymmenen vuoden aikana noin 200 miljoonan euron edestä. Lisäksi virastot ovat kehittäneet sähköistä asiointia omien toimintamäärärahojen puitteissa.

Raportti on suorastaan masentavaa luettavaa. Seuraavassa muutamia poimintoja tarkastuskertomuksen keskeisistä havainnoista:

  1. sähköisiä palveluita kehitetään siilomaisesti hallinnon omista tarpeista käsin
  2. palveluiden kehittäminen on edelleen vahvasti teknologiavetoista
  3. palveluiden kehittämistä ei integroida toiminnan kehittämiseen
  4. JulkICT-toiminnon rooli palvelukehityksen ohjaajana ei ole toimiva
  5. kustannusarvioinnit ovat puutteellisia.

Lisäksi muutama suora lainaus raportista:

”Tarkastettujen palveluiden osalta ei ollut esitetty, miten palveluiden käyttöönotto konkreettisesti tuo säästöjä julkiselle hallinnolle ja miten säästöt on käytännössä realisoitavissa julkisessa hallinnossa. Kustannus-hyötylaskelmat olivat teoreettisia eikä laskelmissa ole pystytty osoittamaan konkreettisia julkisen hallinnon toimintaan kohdistuvia säästöjä.” (s. 31)

”Kaikissa tarkastuksen kohteina olleissa palveluissa oli tehty tai niihin oli suunnitteilla jonkinlaiset käytettävyystestit tai -arvioinnit. Tarkastuksessa havaittiin vain muutaman palvelun kehittämisessä piirteitä, joita voidaan luonnehtia asiakaslähtöisiksi. Pääosa palveluiden kehittämisestä oli tapahtunut virkamiestyöryhmissä konsulttien ohjauksessa. Asiakkaita ei ollut tunnistettu hankesuunnitelmissa.”(s.45)

Raporttia lukiessa ei voi välttyä kysymykseltä: olenko kuullut nämä samat havainnot ja lauseet joskus aiemminkin? Miksi toistamme vuosi vuodelta samat virheet? En voi muuta kuin ihmetellä!

Tuloksellisuustarkastuskertomus 6/2016 on luettavissa kokonaisuudessaan osoitteessa: http://www.vtv.fi/files/5084/6_2016_Digitaalisten_asiointipalveluiden_kehittaminen_ja_tuotanto.pdf.

Elefantti olohuoneessa

keskiviikko 30.3.2016 Jätä kommentti

James Lappin puhui tänään asiakirjahallinnon kriisistä Liikearkistoyhdistyksen seminaarissa. Paperisiin asiakirjajärjestelmiin jäi rutiininomaisesti talteen toiminnassa syntyvä tieto. Tätä tietoa käytettiin ensisijaisena lähteenä toiminnasta. Sekä virkamiehet että ulkopuoliset luottivat siihen. Sisäinen käyttö toimi virheenkorjausmekanismina. Tehtäviä hoitavat näkivät heti, jos tieto oli väärässä paikassa tai se puuttui.

Sitten tuli sähköposti, joka kulki suoraan työntekijältä työntekijälle. Samalla lähettäjien ja vastaanottajien välillä ollut välittäjien (postinkäsittelijöiden, kirjaajien, sihteereiden ja konekirjoittajien) ketju jäi pois. Rutiininomainen tallentuminen lakkasi samalla, koska juuri nämä välittäjät olivat huolehtineet siitä.

Tilannetta on yritetty paikata, mutta asiakirjajärjestelmät eivät enää ole kattavia ja luotettavia järjestelmiä, jotka sisältäisivät varmasti *kaiken* toiminnassa syntyneen ja käytetyn tiedon. Siksi ne eivät ole ensisijainen tiedonlähde toiminnasta sen enempää organisaatiolle kuin sen ulkopuolisillekaan. Jos pitää selvittää, mitä on tehty, sekä työntekijät että auditoijat kaivelevat lisäksi ja (luultavasti ensin) muun muassa sähköpostilaatikoita. Sähköpostia ei ole saatu integroitua asiakirjahallintaan, koska on käyttäjien oma asia, mitä he sähköpostista päättävät järjestelmiin viedä. Ohje ”tärkeiden” viestin viemisestä ei yksinkertaisesti toimi, koska sähköpostikeskustelut ovat fragmentaarisia ja keskustelunomaisia.Luotettavimmin toimivat tiettyyn prosessiin – kuten vakuutusyhtiön hakemusten käsittelyyn – räätälöidyt järjestelmät, mutta ne eivät ole sovellettavissa oman käyttöalueensa ulkopuolella.

Lappin esitti retorisen kysymyksen, haluaisivatko organisaatiot edes entisen kaltaista kattavaa asiakirjajärjestelmää? Koska sähköpostiviestit ovat spontaaneja ja harkitsemattomia, niiden talteenjäämistä ja julkiseksi tulemista pelätään. Lappin muistutti, että jos sähköpostiviesteistä voikin löytyä organisaatiolle vaarallisia tai kiusallisia asioita, niistä on myös hyötyä organisaatioille niiden puolustaessa itseään.

Lappin kysyi myös provosoivasti, ovatko aihe- ja tehtäväluokitukset todella tarpeen. Ne tulivat asiakirjahallintaan vasta 1900-luvulla. Syynä ei ollut arkistoteorian vaatimus asiakirjatiedon kontekstualisoinnista vaan yksinkertaisesti tiedon määrän kasvu. Yksittäisten asiakirjojen hallinta ei enää ollut mahdollista, joten tarvittiin uudenlaista lähestymistapaa. Nyt kun digitaalisessa maailmassa tietoa on valtavasti, tämä ”ratkaisu” on lakannut olemasta ratkaisu. Ehkä sitä siis pitäisi ajatella uudelleen. Ennenkin on toimeen tultu ilman.

Mielenkiintoinen oli myös Lappinin huomio dokumenttien ja sähköpostien integroinnin vaikeudesta Dokumenttinäkymässä keskeisiä ovat nimeke ja versio, sähköpostinäkymässä lähettäjä ja vastaanottaja – kumpi dominoi?

Sähköpostista puhutaan niin meillä kuin muualla vähän, totesimme Jamesin kanssa. Se on elefantti olohuoneessa, joka on helpompi jättää huomiotta. Lappinia olisin kuunnellut enemmänkin, mutta valitettavasti siihen ei ollut ohjelmassa aikaa.

Kategoriat:Sähköiset

Sähköposti ei ole yksityisasia

sunnuntai 1.11.2015 1 kommentti

Ministeri Anne Berner lähetti eduskuntaryhmille sähköpostia yrityksensä kautta. Berner puolusteli tätä virkasähköpostissa olleilla teknisillä ongelmilla. Valtioneuvoston turvallisuuspäällikkö kommentoi tietoturvallisuuden näkökulmasta. Asiassa on myös muita puolia.

Tuskin kukaan voi kiistää sitä, että sähköposti on nykyisin keskeisesti toimintaa dokumentoiva väline. Jos halutaan jälkikäteen tietää, millaisia keskusteluja on käyty, millaisia vaihtoehtoja on ollut olemassa, kuka on ollut milläkin kannalla ja millaisissa verkostoissa asioita on käsitelty, se parhaiten näkyy sähköposteista. Tästä on osoituksena Jarmo Korhosen paljastuskirja, joka näyttää perustuvan sähköpostiviesteihin.

Avoimessa demokratiassa poliittisessa ja hallinnollisessa toiminnassa syntyvä informaatio ei ole yksityisasia. Sen avulla valvotaan toimintaa ja arvioidaan sen asianmukaisuutta. Sen avulla tulevaisuudessa luodaan kuvaa siitä, miten yhteiskunta on muotoutunut ja millaiset tekijät ovat kehitykseen vaikuttaneet.

Jos yhteiskunnan päätöksentekijät alkavat viestiä muilla kuin virallisilla kanavilla, viestinnän mahdollisuudet tulla joskus yhteiskunnallisen kontrollin ja tutkimuksen ulottuville ovat vähäiset. Muutenkaan ne eivät ole kovin suuret: sähköpostiviestin päätyminen organisaation arkistoon jää yleensä viestijien harkinnan, tietämyksen ja omantunnon varaan. Olennaisesti toimintaa dokumentoivat viestit täytyisi toki liittää valmisteluasiakirjoihin, mutta näin käynee käytännössä harvoin. Useimmat käyttäjät ovat liian kiireisiä tai välinpitämättömiä tehdäkseen näin, vaikka itse viestinnässä ei mitään salassa pidettävää olisikaan.

Tämän vuoksi Yhdysvalloissa on säilyttämään arkistossa keskeisten toimijoiden kaikki sähköpostiviestit. Sekään ei ole täydellinen ratkaisu. Suurin keskusteluista on vähäpätöistä tauhkaa. Lisäksi talteen jää viestejä, joille ei pitäisi niin käydä. Silti voi kysyä, eikö Suomessakin pitäisi harkita tätä? Maan tavat kukoistavat pimennoissa, jonne julkinen katse ei ylety. Suomalainen asiakirjajulkisuus on laajaa, mutta jos se jättää arkistoihin vain julkisuutta varten tuotetut päätösasiakirjat, paljon taustaprosesseista jää piiloon. Muutos tietysti edellyttäisi pitkää suoja-aikaa, minkä jälkeen viestit vasta tulisivat julkisiksi.

(Tarjottu HS:n mielipidepalstalle.)

Kategoriat:Sähköiset, Yhteiskunta

Bitcoinista asiakirjahallintaan

maanantai 12.10.2015 Jätä kommentti

Voisi luulla, että Bitcoinit eivät liity mitenkään arkistoihin. Väärin. Bitcoinin taustalla oleva lohkoketjuteknologia saattaa mullistaa maailman. Lohkoketjuja voi käyttää minkä tahansa tiedon suojaamiseen: myös asiakirjatiedon luotettavuudesta voidaan olla varmoja ilman, että kukaan keskitetysti valvoo dataa. ”Et enää koskaan hukkaa lapsesi syntymätodistusta eikä kukaan enää voi viedä kunniaa töistäsi”, lupaa Factom. En ole vielä vakuuttunut, tätä täytyy tutkia tarkemmin. Joka tapauksessa kiinnostavaa kehitystä.

Kategoriat:Sähköiset

Sotkuisen kellarin hallintaa

torstai 1.10.2015 1 kommentti

Marc Fresc

Brittikonsultti Marc Fresko vieraili Mikkelissä liikearkistopäivillä. Käytäväkeskustelussa hän totesi ykskantaan MoReq2010:n olevan kuollut, epäonnistunut kokeilu: sinänsä loistava määritys, jota kukaan ei kuitenkaan käytä. Jatkoa ei tule, koska kenelläkään ei ole siihen enää rahaa ja intoa. Visio yhteisestä Euroopasta on siis tälläkin alueella kuollut.

Toinen mielenkiintoinen keskustelu liittyi information governancen käsitteeseen. Marc myönsi sen saaneen jalansijaa records managementin kustannuksella, Fresko ei kuitenkaan pitänyt muutosta kovin dramaattisena. Hänen mielestään alaa on aina markkinoitu kulloisellakin trenditermillä ilman, että ammattilaisten työn sisältö on vaihtunut.

Freskon viesti oli se, että ammattilaisten on hallittava on kirjavampaa aineistomassaa eikä yleispäteviä ratkaisuja ole.

Kategoriat:Käsitteet, Sähköiset

Sähköpostiviestin säilyttämisestä

maanantai 30.3.2015 3 kommenttia

Helsingin Sanomissa kysyttiin 29.3., kauanko sähköpostiviestejä pitää säilyttää. Arkistolaitoksesta annettu vastaus oli seuraava:

Sähköposti helpottaa, nopeuttaa ja sujuvoittaa organisaation toimintaa, mutta se ei ole arkisto. Jos sähköpostin liitteenä on asiakirja, joka liittyy viestin ohella jonkin asian käsittelyyn, sekä viesti että asiakirja tulee liittää esimerkiksi asianhallintajärjestelmään. Tällöin viestin ja asiakirjan säilytysaika määräytyvät organisaation itse määrittelemien säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä tulee ottaa huomioon lainsäädännön vaatimukset, asiakkaan ja henkilöstön oikeusturva sekä toiminnan seurannan ja valvonnan tarpeet. – – Suurin osa sähköposteista on kuitenkin viestejä, jotka eivät liity organisaation asioiden valmisteluun eivätkä käsittelyyn. Silloin työntekijä harkitsee itse lähettämiensä ja vastaanottamiensa viestien säilytystarpeen.

En osaa olla tyytyväinen vastaukseen, vaikka monilta osin se on oikein.  Totta on, että sähköposti ei ole arkisto. Totta on, että organisaatio määrittelee säilytysajat itse – ellei kyse ole pysyvästi säilytettävästä aineistosta julkishallinnossa.

Asiakirjakäsitys on vastauksessa kuitenkin hyvin kapea. Kaikkea relevanttia aineistoa ei varmaankaan viedä asianhallintajärjestelmään, vaikka se olisi ihanne. Kulttuurihistoriallista merkitystä ei mainita säilytysperusteena. Tätä olisin odottanut, kun kyseessä on arkistolaitoksen näkemys. Ymmärrän toki, että toimitus on saattanut lyhentää vastausta ja että tämä on yleisesti ottaen irrelevantti ja ”naivi” vaatimus käytännön arjessa. Ehkä pahiten tökkii tuo, että suurin osa viesteistä jää työntekijän oman harkinnan varaan. Arkistoala ampuu itseään jalkaan, kun se tieten tahtoen rajaa itsensä pienelle sektorille, olkoonkin että lainsäädäntö ei aina anna muuhun mahdollisuuksia.

Kategoriat:Sähköiset

Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin

tiistai 11.11.2014 1 kommentti

Valtiontalouden tarkastusvirasto julkaisi äskettäin Sähköisen arkistoinnin edistäminen -raportin sähköisestä arkistoinnista ja asianhallinnasta. Raportti kysyy, onko hallinto toiminut tuloksellisesti arkistoinnin sähköistämisessä. Vastaus on, että kokonaisuutena homma on sössitty. Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin, vaikka valtaosa asiakirjoista on ollut valtionhallinnossa jo neljännesvuosisadan digitaalisia. Asiakirjat siirretään pitkäaikaissäilytykseen paperilla ja toisesta päästä niitä digitoidaan takaisin sähköiseen muotoon. Tilannetta pidetään raportissa huolestuttavana.

Suurin ongelma on, ettei kukaan ole välittänyt kokonaisuudesta. Kaikki ovat yleisesti samaa mieltä suunnasta, johon pitäisi edetä. Alueella toimivilla on kuitenkin eri näkökulmia. Integrointia on haettu ministeriöiden ja arkistolaitoksen yhteisillä asiantuntijatyöryhmillä, joiden aika on mennyt käsitteiden määrittelyyn ja tulkintaan. Asiantuntijoiden kokoukset eivät johda sellaisiin linjauksiin, joita pitäisi tehdä. Siksi raportissa suositellaan, että keskeiset päätökset pitäisi jatkossa tehdä korkealla virkamiestasolla. Raportti suosittelee, että asianhallintaa ja arkistointia kehitettäisiin jatkossa yhtenä kokonaisuutena erottamatta siitä pysyvästi säilytettävää osaa.

Isoin yllätys raportissa ovat minusta arkistolaitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön selkeät näkemyserot. Rivien välistä voi lukea opetus- ja kulttuuriministeriön olevan ehkä suurin syypää tilanteeseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole riittävästi tukenut arkistolaitosta sähköisen asiakirjahallinnan alueella. Se on systemaattisesti torpannut arkistolaitoksen kehitysehdotukset. Ministeriössä ei ehkä ymmärretä asiakirja-aineistojen luonnetta ja hallinnossa tällä hetkellä syntyvää kulttuuriperintöä, sanoo raportti. Valtiovarainministeriö on puolestaan ollut päättämätön ja passiivinen.

Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä sähköinen arkistointi on osa kokonaisarkkitehtuuria, joka on ministeriön, ei arkistolaitoksen, asia. Opetus- ja kulttuuriministeriön osalta kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa kulttuuriperinnön hallinnan, jakelun ja säilyttämisen kehittämistä osana Kansallista Digitaalista Kirjastoa. Tämän mukaisesti opetus- ja kulttuuriministeriö ei näe arkistolaitoksella roolia asianhallinnassa eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Ministeriö on patistanut ohjauksellaan arkistolaitosta paperiaineistojen digitointiin. Sen mielestä arkistolaitoksen pitäisi keskittyä siihen, ”mitä” pitäisi säilyttää, ja jättää ”miten” kysymykset muiden ratkaistavaksi.

Valtiovarainministeriöllä puolestaan ei ole ollut selkeää kantaa siihen, kuuluvatko asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin ratkaisut valtiohallinnon yhteisiin ICT-palveluihin. VM:n ”linjaukset, ohjeet ja suositukset asianhallinnasta ja sähköisestä arkistoinnista muodostavat sekavan kokonaisuuden, vaikuttavat keskeneräisiltä ja ovat usein toteutuksen kannalta liian abstrakteja”, sanotaan raportissa. Tiedonhallinnan arkkitehtuuri ja asianhallinnan viitearkkitehtuuri ovat vasta tekeillä. JHS-suositukset ovat suosituksia ja niiden yhteys arkkitehtuurikuvauksiin ei ole kaikilta osin selvä.

Kun sekä opetus- ja kulttuuriministeriö että valtiovarainministeriö ovat operoineet yleisellä tasolla, sähköisen arkistoinnin organisointi ja kehittäminen on jäänyt arkistolaitoksen tehtäväksi. Opetus- ja kulttuuriministeriön arkistolaitoksen ohjaus on ollut yleisluontoista, mikä on kannustanut arkistolaitosta toimimaan hyvin itsenäisesti.

Arkistolaitoksen toimivaltuudet ovat epäselviä. Arkistolaitos näkee roolinsa niin, että sillä on toimintakenttänä koko valtionhallinto, kun taas opetus- ja kulttuuriministeriö voi ohjata vain omaa hallinnonalaansa. Arkistolaki on nykyisellään tietohallintolain kanssa ristiriidassa. Tietohallintolain mukaan arkistolaitoksella ei ole oikeutta määrätä viranomaisten tietojärjestelmien tietorakenteista tai metatietomäärityksistä. Sekä SÄHKE-määräysten että lupamenettelyn voi siksi katsoa menevän arkistolaitoksen toimivallan ulkopuolelle. Kaikki eivät näe arkistolaitoksella edes toimeksiantoa tai kykyä ohjata viranomaisten asiakirjahallintoa. Opetus- ja kulttuuriministeriön mielestä asianhallinta kuuluu kokonaisarkkitehtuurissa valtiovarainministeriölle, joten arkistolaitoksella ei voi olla siinä suurta roolia eikä toimivaltaa muuhun kuin pysyvästi säilytettävään aineistoon. Arkistolaki on kuitenkin ajalta ennen tietohallintolakia ja sen valossa asia voidaan nähdä toisin. Arkistolain uudistus tuonee tähän selvyyttä, mutta ”voi päätellä yhteisen näkemyksen muodostamisen olevan haasteellista”, sanotaan raportissa.

Ristiveto näkyy arkistolaitoksen VAPA-palvelun historiassa. VAPA oli yhdessä vaiheessa tietoyhteiskunnan kärkihanke, mutta sen resurssointi on ollut vajavaista ja jatkorahoitus on edelleen epäselvä. VAPAn heikkous on, että se ei pelasta viranomaisia määräajan säilytettävien aineistojen hallinnalta. Lisäksi VAPAssa säilytettävistäkin tiedoista täytyy pitää kopioita ainakin metatietojen osalta.

Alun perin VAPAa suunniteltiin myös määräaikaisesti säilytettävän aineiston palveluja, mutta toiminnallisuutta karsittiin äkisti loppuvuodesta v. 2009. Opetus- ja kulttuuriministeriön tuki on hiipunut KDK:n edetessä. Ministeriön mielestä VAPAa olisi kehitettävä arkistolaitoksen omilla resursseilla. Käytännössä se tarkoittaa, ettei sitä kehitetä: raportin mukaan edes ohjelmistopäivityksiä ei nykyisin pystytä tekemään.

Valtionvarainministeriö on puolestaan antanut ristiriitaisia viestejä eikä se ole edistänyt keskitetyn arkistointipalvelun syntymistä. Siksi VAPA on nyt kaukana siitä valtionhallinnon keskeisestä palvelusta, joka siitä joskus piti tulla. Järjestelmässä on miljoonakustannuksiin verrattuna mitättömän vähän tietoa, eikä lainkaan aineistoa asiankäsittelyjärjestelmistä.

Toisaalta hallinto on toteuttanut asiankäsittelyjärjestelmiä siinä toivossa, että arkistolaitos voi ottaa aineistot vastaan. Raportissa todetaan, että luottamus sähköisen asianhallinnan ja asioinnin yhteisiin palveluihin on heikonlainen, kun VALDA-hanke on kaatunut. Tarkastusvirasto pitää VAPAn tulevaisuuden turvaamista luottamuksen palauttamiseksi tärkeänä. Sekä valtiovarainministeriö että sisäministeriö ovat tästä lausunnossaan raporttiin samaa mieltä – opetus- ja kulttuuriministeriö ei ota siihen selkeää kantaa.

Raportissa todetaan, että VAPAn käyttöasteen lisääminen nopeasti ei ole mahdollista. Kunnat ja seurakunnat on rajattu palvelun ulkopuolelle. Lisäksi VAPA vastaanottaa vain SÄHKE-aineistoja, joita on mahdollista saada vain tietokannoista ja uudemmista asiankäsittelyjärjestelmistä. Kolmas rajoittava tekijä on pitäytyminen pysyvästi säilytettäviin aineistoihin. Raportin mukaan arkistolaitoksessa on luovuttu 15 – 20 %:in säilytystavoitteesta, mutta aineistomäärän nostaminen vaatisi uusia seulontapäätöksiä.

Arkistolaitos saa sapiskaa siitä, että se jatkoi VAPAn hankintaa tilanteessa, jossa ei ollut varmuutta rahoituksesta ja organisaatioiden kiinnostuksesta käyttää VAPAn palveluja. Hieman, joskin ymmärtävää, kritiikkiä saa myös asiakirjahallinnan vaatimusten ehdottomuus, joka on hidastanut sähköiseen arkistointiin siirtymistä. Arkistolaitoksen määräykset otetaan organisaatioissa vastaan kyseenalaistamatta, vaikka esimerkiksi AMSien muuttaminen SÄHKE-määräysten mukaiseksi koetaan työlääksi tehdä. Arkistolakia on tulkittu niin, että arkistolaitos voi puuttua hyvin yksityiskohtaisesti viranomaisten toimintaan, vaikka nykyisen arkistolain tavoitteena oli päinvastoin purkaa arkistolaitoksen määräysvaltaa ja korostaa viranomaisten vastuuta. Pyyhkeitä tulee arkistolaitokselle siitäkin, että sen VAPA-kustannus/hyötylaskuri on hukkunut kotisivulle eikä siitä ole tiedotettu.

Hallinnon riviorganisaatioita raportti moittii siitä, että prosesseja ei ole kehitetty vaan ne on sähköistetty sellaisinaan. Loppukäyttäjiä ja käytön näkökulmaa ei ole riittävästi huomioitu. Järjestelmät ovat kankeita eivätkä käyttäjät ymmärrä niiden logiikkaa. Asianhallintajärjestelmäinvestointien kustannus/hyötyanalyysi on ollut puutteellista. Asiankirjahallinnon henkilöstöä on voitu vähentää, mutta työtä on siirtynyt käyttäjille.

”Sähköisen arkistoinnin edistäminen” on kaiken kaikkiaan tärkeä raportti. Se varmaankin vaikuttaa tuleviin päätöksiin ja kehitykseen. Lisäksi se tarjoaa läpileikkauksen sähköisen asiakirjahallinnan tämän hetken tilanteesta ja siitä, miten siihen on tultu. Joka puolella näyttää olevan parannettavaa, jos sähköiseen arkistointiin halutaan päästä.

Tietojenkäsittelyn tarkastus

maanantai 18.2.2013 2 kommenttia

Vaatimukset sähköisille tietojärjestelmille ovat tärkeitä. Sähke ja Moreq sekä julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurityö ovat saaneet alalla huomiota. Ehkä tässä kuitenkin mennään hieman metsään. Asiakirjahallinnon ammattilaiset eivät ole it-ammattilaisia, joten tietojärjestelmät teknisinä välineinä eivät oikeastaan kuulu heille. Olen kuullut sanottavan, ettei asiakirjahallinnon asia myöskään ole määrittää ja kuvata prosesseja; sen tekevät toimijat itse. Aasiakirjahallinnon rooliksi jää asiakirjahallinnan vaatimusten määritteleminen ja esiintuominen. Minusta se kaipaa nykyaikana jotain lisää. Näkökulman pitäisi olla laajempi ja työn muutenkin hyödynnettävissä organisaatiossa.

Kiinnostava vaihtoehto on ”tietojenkäsittelyn tarkastus” (information audit). Se on määritelty ”organisaation tietovarastojen, tietokantojen, tietovirtojen, tietojen tuotannon ja käytön sekä näistä koituvien hyötyjen ja kustannusten arvioinniksi organisaation ja sen jäsenten ja sidosryhmien tarpeisiin nähden”. Tarkastus pitää sisällään toimenpiteitä, joita asiakirjahallinnon joka tapauksessa pitäisi tehdä. Samalla siihen kuuluu organisaation tietohallinnon kokonaisvaltaisempi tarkastelu. Aiheesta on tutkimuskirjallisuutta ja tarkoitukseen on kehitetty useita menetelmiä. Tarkastukset hyödyttävät kokonaisarkkitehtuurityötä ja tietojärjestelmien suunnittelua, mutta niissä  liikutaan tietotekniikan ja organisaation toiminnan rajapinnassa menemättä tietotekniikkaan.

Lyhyesti: tietojenkäsittelyn tarkastus tuntuisi luontevalta ja hyödylliseltä lisältä asiakirjahallinnon osaamisalueeseen. Voisiko tässä olla alan seuraava ”fad”? Pikainen haku Records Management Journaliin löytää joitain viittauksia tietojenkäsittelyn tarkastukseen, mutta ei kovin monta.