Archive

Archive for the ‘Sähköiset’ Category

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen:

  1. Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan
  2. Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen
  3. Asian käsittelyketjun ohjaus
  4. Semanttinen yhteentoimivuus
  5. Yhteiset tietorakenteet

Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset tietorakenteet on kiistaton etu. Tosin yhteinen rakenne voisi olla toisenlainenkin, mutta kun Sähke2 on saatu arkkitehtuureihin, sen kanssa on parempi elää.

Semanttinen yhteensopivuus ei minun nähdäkseni toteudu Sähke2:n kautta, koska sisällöt voivat olla yhteisestä rakenteesta huolimatta erilaisia. Semanttista yhteensopivuutta on tavoiteltu yhteisillä luokituksilla, mutta näin kauempaa seuraten vaikuttaa siltä, ettei siinä ole kovin hyvin onnistuttu. Yhdenmukaisuuteen on ymmärtääkseni päästy vain joillain toiminta-alueilla ja yhdenmukaisuus rajoittuu ylimpiin tehtäväluokkiin. Jos näin on, kysyisin, pitäisikö meidän ryhtyä ratkaisemaan kysymystä jollain uudella tavalla?

Näen kolme ongelmaa. Ensiksikin, kokonaisiin tehtäväluokkiin kohdistuva arvonmääritys on karkeaa. En usko, että digitaalinen säilyttäminen voi tarkoittaa kaiken tiedon säilyttämistä tehtävittäin. Säilyttämisellä on aina kustannuksensa. Ne ovat julkishallinnolle tarpeettomia, jos se ei pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa toiminnassaan tarvitse. Jotain pienimistä tehtäväluokkien sisällä jatkossakin tarvitaan. Toiseksi, kun tietomäärät kasvavat, tehtävähierarkiat palvelevat yhä huonommin arvonmääritystä ja tiedonhakua. Kolmanneksi, tehtäväluokka liittää aineiston aina vain yhteen kontekstiin tai näkemykseen kontekstista ja – varsinkin jos aineisto on useille organisaatioille yhteinen –  meillä pitäisi minusta olla kontekstualisointiin joustavampia työkaluja kuin kiinteä tehtäväluokitus.

Vastausta voisi hakea fasettiluokitusten ideasta: tehtäväluokat muodostettaisiin organisaatioissa vapaasti sanastojen perusteella sovitun rakenteen mukaisesti, esimerkiksi TEHTÄVÄ – toimenpide – asiakirjatyyppi. Kun sanastot olisivat määriteltyjä ja merkityksistä sovittu, saataisiin sekä yhteinen tietorakenne, semanttista yhteensopivuutta että vapautta organisaatioille.

Tähän liittyy kuitenkin paljon avoimia kysymyksiä. Voitaisiinko metatietoarvojen tuottaminen, käsittelyprosessin ohjaus ja yli organisaatiorajojen toimivat prosessit esimerkiksi yhdistää tähän? Lisäksi kyse olisi hyvin suuresta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta. Jotain tällaista voitaisiin ryhtyä testaamaan, mutta se vaatisi huolellista tutkimus- ja selvitystyötä.

 

 

Lohkoketjut asiakirjahallinnassa

keskiviikko 27.7.2016 1 kommentti

Cassie Findlay kirjoittaa lohkoketjujen käytöstä asiakirjahallinnassa. Hän ennustaa, että ne ovat tuomassa suurta mullistusta. Lohkoketjujen idea on siinä, että samasta tapahtumasta tallentuu jälkiä monille eri tietokoneille internetissä. Kukaan ei hallitse niitä kaikkia ja pysty muokkaamaan tai poistamaan niitä myöhemmin. Tuloksena on ehdottoman luotettavaa dataa, joka ei ole kenenkään manipuloitavissa ja joka on täysin puolueettoman säilyttäjän, tietokoneverkon, valvonnassa. Lohkoketjuihin myös voidaan tehdä älykkäitä  ”jos tapahtuu tuo, tee näin” -sopimuksia. Lohkoketjujärjestelmä voi esimerkiksi automaattisesti pidentää maksukanavien käyttöaikaa, kun niistä on saapunut maksu palvelun tarjoajalle, tai julkistaa salaiset asiakirjat salassapitoajan päätyttyä ja lähettää tästä tiedon kiinnostuneille, Findlay visioi. Kaikki voisivat varmoja siitä, että prosessi tapahtuu läpinäkyvästi, ilman viivyttelyä ja hallinnon korruptiota.

Kategoriat:Sähköiset

Digitaalisten asiointipalveluiden kehittäminen ja tuotanto ontuvat!

perjantai 15.4.2016 Jätä kommentti

Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) on suorittanut Digitaalisten asiointipalveluiden kehittämistä ja tuotantoa koskevan tarkastuksen. Tarkastuksen kohteena ovat olleet Kansalaisten asiointitili, SADe-ohjelman rahoituksella kehitettyjä palveluja (esim. Kansalaisaloite.fi, Lupapiste.fi), KAPA-ohjelma sekä JulkICTLab-projekti. Lisäksi tarkastuksen kohteena on ollut valtiovarainministeriön sähköisen asioinnin kehittämisen ohjaus.

Tarkastuskertomuksen mukaan valtiovarainministeriön vetämissä sähköisen asioinnin kehittämisohjelmissa ja –hankkeissa on käytetty rahaa viimeisen kymmenen vuoden aikana noin 200 miljoonan euron edestä. Lisäksi virastot ovat kehittäneet sähköistä asiointia omien toimintamäärärahojen puitteissa.

Raportti on suorastaan masentavaa luettavaa. Seuraavassa muutamia poimintoja tarkastuskertomuksen keskeisistä havainnoista:

  1. sähköisiä palveluita kehitetään siilomaisesti hallinnon omista tarpeista käsin
  2. palveluiden kehittäminen on edelleen vahvasti teknologiavetoista
  3. palveluiden kehittämistä ei integroida toiminnan kehittämiseen
  4. JulkICT-toiminnon rooli palvelukehityksen ohjaajana ei ole toimiva
  5. kustannusarvioinnit ovat puutteellisia.

Lisäksi muutama suora lainaus raportista:

”Tarkastettujen palveluiden osalta ei ollut esitetty, miten palveluiden käyttöönotto konkreettisesti tuo säästöjä julkiselle hallinnolle ja miten säästöt on käytännössä realisoitavissa julkisessa hallinnossa. Kustannus-hyötylaskelmat olivat teoreettisia eikä laskelmissa ole pystytty osoittamaan konkreettisia julkisen hallinnon toimintaan kohdistuvia säästöjä.” (s. 31)

”Kaikissa tarkastuksen kohteina olleissa palveluissa oli tehty tai niihin oli suunnitteilla jonkinlaiset käytettävyystestit tai -arvioinnit. Tarkastuksessa havaittiin vain muutaman palvelun kehittämisessä piirteitä, joita voidaan luonnehtia asiakaslähtöisiksi. Pääosa palveluiden kehittämisestä oli tapahtunut virkamiestyöryhmissä konsulttien ohjauksessa. Asiakkaita ei ollut tunnistettu hankesuunnitelmissa.”(s.45)

Raporttia lukiessa ei voi välttyä kysymykseltä: olenko kuullut nämä samat havainnot ja lauseet joskus aiemminkin? Miksi toistamme vuosi vuodelta samat virheet? En voi muuta kuin ihmetellä!

Tuloksellisuustarkastuskertomus 6/2016 on luettavissa kokonaisuudessaan osoitteessa: http://www.vtv.fi/files/5084/6_2016_Digitaalisten_asiointipalveluiden_kehittaminen_ja_tuotanto.pdf.

Elefantti olohuoneessa

keskiviikko 30.3.2016 Jätä kommentti

James Lappin puhui tänään asiakirjahallinnon kriisistä Liikearkistoyhdistyksen seminaarissa. Paperisiin asiakirjajärjestelmiin jäi rutiininomaisesti talteen toiminnassa syntyvä tieto. Tätä tietoa käytettiin ensisijaisena lähteenä toiminnasta. Sekä virkamiehet että ulkopuoliset luottivat siihen. Sisäinen käyttö toimi virheenkorjausmekanismina. Tehtäviä hoitavat näkivät heti, jos tieto oli väärässä paikassa tai se puuttui.

Sitten tuli sähköposti, joka kulki suoraan työntekijältä työntekijälle. Samalla lähettäjien ja vastaanottajien välillä ollut välittäjien (postinkäsittelijöiden, kirjaajien, sihteereiden ja konekirjoittajien) ketju jäi pois. Rutiininomainen tallentuminen lakkasi samalla, koska juuri nämä välittäjät olivat huolehtineet siitä.

Tilannetta on yritetty paikata, mutta asiakirjajärjestelmät eivät enää ole kattavia ja luotettavia järjestelmiä, jotka sisältäisivät varmasti *kaiken* toiminnassa syntyneen ja käytetyn tiedon. Siksi ne eivät ole ensisijainen tiedonlähde toiminnasta sen enempää organisaatiolle kuin sen ulkopuolisillekaan. Jos pitää selvittää, mitä on tehty, sekä työntekijät että auditoijat kaivelevat lisäksi ja (luultavasti ensin) muun muassa sähköpostilaatikoita. Sähköpostia ei ole saatu integroitua asiakirjahallintaan, koska on käyttäjien oma asia, mitä he sähköpostista päättävät järjestelmiin viedä. Ohje ”tärkeiden” viestin viemisestä ei yksinkertaisesti toimi, koska sähköpostikeskustelut ovat fragmentaarisia ja keskustelunomaisia.Luotettavimmin toimivat tiettyyn prosessiin – kuten vakuutusyhtiön hakemusten käsittelyyn – räätälöidyt järjestelmät, mutta ne eivät ole sovellettavissa oman käyttöalueensa ulkopuolella.

Lappin esitti retorisen kysymyksen, haluaisivatko organisaatiot edes entisen kaltaista kattavaa asiakirjajärjestelmää? Koska sähköpostiviestit ovat spontaaneja ja harkitsemattomia, niiden talteenjäämistä ja julkiseksi tulemista pelätään. Lappin muistutti, että jos sähköpostiviesteistä voikin löytyä organisaatiolle vaarallisia tai kiusallisia asioita, niistä on myös hyötyä organisaatioille niiden puolustaessa itseään.

Lappin kysyi myös provosoivasti, ovatko aihe- ja tehtäväluokitukset todella tarpeen. Ne tulivat asiakirjahallintaan vasta 1900-luvulla. Syynä ei ollut arkistoteorian vaatimus asiakirjatiedon kontekstualisoinnista vaan yksinkertaisesti tiedon määrän kasvu. Yksittäisten asiakirjojen hallinta ei enää ollut mahdollista, joten tarvittiin uudenlaista lähestymistapaa. Nyt kun digitaalisessa maailmassa tietoa on valtavasti, tämä ”ratkaisu” on lakannut olemasta ratkaisu. Ehkä sitä siis pitäisi ajatella uudelleen. Ennenkin on toimeen tultu ilman.

Mielenkiintoinen oli myös Lappinin huomio dokumenttien ja sähköpostien integroinnin vaikeudesta Dokumenttinäkymässä keskeisiä ovat nimeke ja versio, sähköpostinäkymässä lähettäjä ja vastaanottaja – kumpi dominoi?

Sähköpostista puhutaan niin meillä kuin muualla vähän, totesimme Jamesin kanssa. Se on elefantti olohuoneessa, joka on helpompi jättää huomiotta. Lappinia olisin kuunnellut enemmänkin, mutta valitettavasti siihen ei ollut ohjelmassa aikaa.

Kategoriat:Sähköiset

Sähköposti ei ole yksityisasia

sunnuntai 1.11.2015 1 kommentti

Ministeri Anne Berner lähetti eduskuntaryhmille sähköpostia yrityksensä kautta. Berner puolusteli tätä virkasähköpostissa olleilla teknisillä ongelmilla. Valtioneuvoston turvallisuuspäällikkö kommentoi tietoturvallisuuden näkökulmasta. Asiassa on myös muita puolia.

Tuskin kukaan voi kiistää sitä, että sähköposti on nykyisin keskeisesti toimintaa dokumentoiva väline. Jos halutaan jälkikäteen tietää, millaisia keskusteluja on käyty, millaisia vaihtoehtoja on ollut olemassa, kuka on ollut milläkin kannalla ja millaisissa verkostoissa asioita on käsitelty, se parhaiten näkyy sähköposteista. Tästä on osoituksena Jarmo Korhosen paljastuskirja, joka näyttää perustuvan sähköpostiviesteihin.

Avoimessa demokratiassa poliittisessa ja hallinnollisessa toiminnassa syntyvä informaatio ei ole yksityisasia. Sen avulla valvotaan toimintaa ja arvioidaan sen asianmukaisuutta. Sen avulla tulevaisuudessa luodaan kuvaa siitä, miten yhteiskunta on muotoutunut ja millaiset tekijät ovat kehitykseen vaikuttaneet.

Jos yhteiskunnan päätöksentekijät alkavat viestiä muilla kuin virallisilla kanavilla, viestinnän mahdollisuudet tulla joskus yhteiskunnallisen kontrollin ja tutkimuksen ulottuville ovat vähäiset. Muutenkaan ne eivät ole kovin suuret: sähköpostiviestin päätyminen organisaation arkistoon jää yleensä viestijien harkinnan, tietämyksen ja omantunnon varaan. Olennaisesti toimintaa dokumentoivat viestit täytyisi toki liittää valmisteluasiakirjoihin, mutta näin käynee käytännössä harvoin. Useimmat käyttäjät ovat liian kiireisiä tai välinpitämättömiä tehdäkseen näin, vaikka itse viestinnässä ei mitään salassa pidettävää olisikaan.

Tämän vuoksi Yhdysvalloissa on säilyttämään arkistossa keskeisten toimijoiden kaikki sähköpostiviestit. Sekään ei ole täydellinen ratkaisu. Suurin keskusteluista on vähäpätöistä tauhkaa. Lisäksi talteen jää viestejä, joille ei pitäisi niin käydä. Silti voi kysyä, eikö Suomessakin pitäisi harkita tätä? Maan tavat kukoistavat pimennoissa, jonne julkinen katse ei ylety. Suomalainen asiakirjajulkisuus on laajaa, mutta jos se jättää arkistoihin vain julkisuutta varten tuotetut päätösasiakirjat, paljon taustaprosesseista jää piiloon. Muutos tietysti edellyttäisi pitkää suoja-aikaa, minkä jälkeen viestit vasta tulisivat julkisiksi.

(Tarjottu HS:n mielipidepalstalle.)

Kategoriat:Sähköiset, Yhteiskunta

Bitcoinista asiakirjahallintaan

maanantai 12.10.2015 Jätä kommentti

Voisi luulla, että Bitcoinit eivät liity mitenkään arkistoihin. Väärin. Bitcoinin taustalla oleva lohkoketjuteknologia saattaa mullistaa maailman. Lohkoketjuja voi käyttää minkä tahansa tiedon suojaamiseen: myös asiakirjatiedon luotettavuudesta voidaan olla varmoja ilman, että kukaan keskitetysti valvoo dataa. ”Et enää koskaan hukkaa lapsesi syntymätodistusta eikä kukaan enää voi viedä kunniaa töistäsi”, lupaa Factom. En ole vielä vakuuttunut, tätä täytyy tutkia tarkemmin. Joka tapauksessa kiinnostavaa kehitystä.

Kategoriat:Sähköiset

Sotkuisen kellarin hallintaa

torstai 1.10.2015 1 kommentti

Marc Fresc

Brittikonsultti Marc Fresko vieraili Mikkelissä liikearkistopäivillä. Käytäväkeskustelussa hän totesi ykskantaan MoReq2010:n olevan kuollut, epäonnistunut kokeilu: sinänsä loistava määritys, jota kukaan ei kuitenkaan käytä. Jatkoa ei tule, koska kenelläkään ei ole siihen enää rahaa ja intoa. Visio yhteisestä Euroopasta on siis tälläkin alueella kuollut.

Toinen mielenkiintoinen keskustelu liittyi information governancen käsitteeseen. Marc myönsi sen saaneen jalansijaa records managementin kustannuksella, Fresko ei kuitenkaan pitänyt muutosta kovin dramaattisena. Hänen mielestään alaa on aina markkinoitu kulloisellakin trenditermillä ilman, että ammattilaisten työn sisältö on vaihtunut.

Freskon viesti oli se, että ammattilaisten on hallittava on kirjavampaa aineistomassaa eikä yleispäteviä ratkaisuja ole.

Kategoriat:Käsitteet, Sähköiset