Arkisto

Aiheesta ‘Standardit’ kirjoitetut artikkelit

Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille

perjantai 7.6.2019 Jätä kommentti

Failin viime numerossa kerrottiin asiakirjahallinnan ISO-standardien nykytilanteesta. Tämä jatkaa siitä. Standardeja on niin paljon, että kokonaiskuvan saamiseksi niitä on syytä käsitellä tarkemmin.

Standardeja lukiessa saattaa ihmetellä niiden päällekkäisyyttä. Tätä selittää se, että standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden, joten niissä on pakostakin ristiviittauksia ja toistoa. Oheinen kaavio näyttää asiakirjahallinnan standardien keskinäiset suhteet. Jokaisessa ISO-standardissa nimittäin määritellään, mille dokumenteille se perustuu. Nuoli kaaviossa osoittaa kohti standardia, joka on ollut standardin laadinnassa tällainen auktoritatiivinen lähde.

Kaaviosta näkee, miten keskeinen standardeista vanhin, asiakirjatiedon piirteitä ja sen käsittelyä määrittävä ISO 15489 on. Mihinkään muuhun standardiin ei vedota yhtä usein. ISO 15489 itsessään on itsenäinen kokonaisuus, josta ei enää ole viittauksia eteenpäin. Lähes yhtä keskeiseen asemaan nousevat ISO 30300, joka käsittelee alan käsitteitä ja periaatteita johtamisen näkökulmasta, ja ISO 23081-1, joka kuvaa tarvittavia metatietoja.

Figure 1 Asiakirjahallinnan standardien keskinäiset viittaukset. ISO 14721 ja ISO 13028 puuttuvat kaaviosta.

Mutta toiston kanalta vielä olennaisempaa on, että eri standardit on tarkoitettu eri lukijoille. Kaikkia ei ole tehty ajatellen alan ammattilaisia. Tässä artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä standardeja, jotka on ensisijaisesti tarkoitettu muille käyttäjäryhmille.

Asiakirjahallinnan johtaminen osana organisaatiota

Vuosikymmen sitten asiakirjahallinnan standardeja alettiin uudistaa johtamisen näkökulmasta. Hyvä asiakirjahallinta vaatii resursseja, suunnittelua, ohjeistusta, vastuuttamista, toimintatapojen määrittelyä – siis johtamista. Se ei kuitenkaan ole ainoa organisaation toiminta-alue, jolla johtamista tarvitaan. Organisaatiolla on päätehtävänsä, joka ei tietenkään ole asiakirjahallinta. Se ei voi olla esimerkiksi elintarviketurvallisuuden varmistaminen. Lisäksi organisaatiolla saattaa olla muita tavoitteita, kuten hyvä laatu, ympäristötekijöiden huomioon ottaminen tai vaikkapa korruption torjunta. Kun samanaikaisesti pyritään erilaisiin tavoitteisiin, johtamisen täytyy olla yhteensopivaa eri alueilla.

ISOn johtamisstandardit (MSS, Management System Standard) ovat tätä varten. Niissä kerrotaan organisaation johdolle, mitä organisaatiolta ja sen johtamiselta vaaditaan. Oma standardi löytyy muun muassa kaikille edellä mainituille alueille, laadunvarmistuksesta korruption estämiseen. Asiakirjahallinnan johtamisstandardit ISO 30300-30302 kertovat siitä, mitä muun johtamisen kanssa yhteensopiva asiakirjahallinnan johtaminen on. ISO 30300 käsittelee käsitteitä ja perusteita, ISO 30301 vaatimuksia johtamiselle sekä organisaatiolle, ja ISO 30302 toteutuksen viemistä käytäntöön.

Sisältönä johtamisstandardeissa on, että organisaation täytyy tunnistaa, milloin ja missä se tarvitsee asiakirjahallintaa ja sen jälkeen sen on luotava toimintatavat, joilla varmistetaan kokonaisuuden toimivuus ja kehittäminen. Tämä vaatii erilaisten ulkoisten tekijöiden huomioimista sidosryhmistä ja ajankohtaisista trendeistä juridiikkaan, tekniikkaan ja talouteen. Toisaalta on huomioitava myös sisäiset tekijät, kuten johtamistavat ja organisaatiorakenne. Riskien hallinta on yksi aspekti. Tarvitaan näkemystä rooleista ja vastuista sekä systemaattisista prosesseista, joita sitten seurataan ja parannetaan. Seurantaa ja auditointia vaaditaan myös. Johdon on panostettava, työntekijöiden tiedostettava.

Koska ISO 30300-sarjan standardit eivät ole ensisijaisesti ammattilaisille suunnattuja, alan terminologiaa on niissä vähemmän kuin ammattispesifeissä standardeissa. Pientä muutosta ne ovat kuitenkin tuoneet käsitteistöön. Perinteisesti asiakirjojen on aina määritelty olevan informaatiota, jota säilytetään ”todisteena” toiminnasta. Sen selväkielisesti todetaan olevan muutakin kuin kelpaamista todisteeksi oikeudessa. ISO 30300-standardien tuoma lisäys on, että asiakirjat voivat todisteiden ohella tai vaihtoehtoisesti olla organisaatiolle varanto (asset). Tällä tuodaan esille tiedon arvoa organisaatiolle, mikä on johdolle tärkeää ymmärtää.

Asiakirjahallinnan johtamisstandardien tavoitteena on tehdä hyvästä asiakirjahallinnasta yksi organisaation johdon prioriteeteista. Johtamisstandardeja voi käyttää joustavasti. Organisaation ei tarvitse esimerkiksi ryhtyä laatutyöhön hyötyäkseen 30300-sarjasta. Standardeja voi soveltaa aivan yksinkin osana integroitua johtamista, myös pienessä organisaatiossa.

Järjestelmien kehittäminen

Hyvä asiakirjahallinta on periaatteiltaan aineistoneutraalia – sitä voi soveltaa, oli kyse minkä muotoisesta ja minkälaisesta aineistosta tahansa. Mutta digitaalisuus on tietenkin valtavirtaa.  Niinpä toinen keskeinen muille kuin ammattilaisille tarkoitettu standardien joukko löytyy sähköisestä tiedonhallinnasta.

Eurooppalainen asiakirjajärjestelmämääritys MoReq näyttää ajaneen karille ja jääneen sille. Sähke on juuttunut lainsäädännön luomaan limboon ja elää jatkoajoillaan kädestä suuhun. Tässä tilanteessa ICAn piirissä laadittu asiakirjajärjestelmien määritys ISO 16175 saa ehkä uutta nostetta. Se on mielenkiintoisessa vaiheessa, koska sitten viime Failin siitä tuli uusi versio lausuntokierrokselle.

Tässä uudessa luonnoksessa kolmiosainen standardi on puristettu kahteen osaan. Ensimmäinen osa käsittelee sitä, mitä digitaalisten asiakirjojen hallinta vaatii. Toinen osa käsittelee tarvittavien ohjelmistojen valintaa ja käyttöönottoa organisaatiossa.

ISO 16175-1 on suunnattu järjestelmätoimittajille, ohjelmistoarkkitehdeille ja kehittäjille, toki myös alan ammattilaisille sikäli ”kun he ovat mukana neuvomassa tai avustamassa” kehitystyössä. Niinpä alan ammattikieli on tässäkin standardissa minimoitu. Ykkösosa ei huomioi hybridiaineistoja ja paperiasiakirjojen hallintaa ja myös sähköinen pitkäaikaissäilytys on jätetty sen ulkopuolelle.

Uusi ISO 16175-1 eroaa muista asiakirjajärjestelmämäärittelyistä siinä, että se ei oikeastaan ole järjestelmämäärittely. Standardi esittelee joukon ”tuloksia” (kuten ”käyttöoikeuksien hallinta”) ja kertoo, mitä tämä vaatii. Vaatimukset ovat pakollisia, toivottavia tai valinnaisia. ”Toivottavat” vaatimukset voi perustellusta syystä jättää toteuttamatta, silloin kun on varma asiastaan ja tietää, mitä tekee.

Ajatus ei kuitenkaan ole, että aina olisi yksi järjestelmä, joka tekee kaiken. Vaatimukset voidaan täyttää joukolla yhdessä toimivia ohjelmistoja ja myös eri organisaatioiden yhteistyöllä. Toimintoja voidaan rakentaa itse operatiiviseen liiketoimintajärjestelmään, asiakirjajärjestelmä voi hallita joitain liiketoimintajärjestelmän toimintoja, tai tiedot siirtää operatiivisesta järjestelmästä hallittavaksi asiakirjajärjestelmään. Lähestymistapa on siis samaan tapaan modulaarinen kuin MoReq2010:ssä.

Järjestelmäkehittäjälle ISO 16175-1:tä voi melkeinpä suositella oppikirjaksi. Siinä käydään havainnollisesti ja konkreettisesti läpi asiakirjajärjestelmien toimintaa ja perusteita. Myös tietokantojen hallintaan asiakirja-aineistona annetaan ohjeita. Toisaalta asiakirja-ammattilainen voi minusta lukea sitä oppiakseen järjestelmien toiminnasta. Mistään kovin teknisestä lukupaketista ei ole kyse. Standardia voi käyttää nykyjärjestelmien auditointiin ja sen arviointiin, kuinka hyvin ne tehtävästään suoriutuvat.

Kakkososa, ISO 16175-2, käsittelee asiakirjajärjestelmien käyttöönottoa eri näkökulmista. Sen luvuissa käydään läpi tähän liittyviä osa-alueita: mikä on asiakirjahallinnan nykytila ja organisaation valmius järjestelmään siirtymiseen, miten projekti rajataan, keitä muutos koskettaa, miten muodostaa vaatimukset uudelle järjestelmälle, miten järjestelmä konfiguroidaan, pitääkö tietoja siirtää tai konvertoida aikaisemmista järjestelmistä, miten muutokset viedään läpi, ja kuinka suoritusta arvioidaan. Kyse on ykkösosaan nähden melko irrallisesta kokonaisuudesta. Eikä siinä ykkösosaan suoraan viitatakaan.

Tässä tekstissä mainitut standardit – muut selviävät edellisestä artikkelista

SFS-ISO 15489-1. Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles. (2017).

SFS-ISO 23081-1 Information and documentation. Records management processes. Metadata for records . Part 1: Principles. (2018).

ISO 30300 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary. (2011).

SFS-ISO 30301 Information and documentation. Management systems for records. Requirements. (2011).

ISO 30302. Information and documentation. Management systems for records. Guidelines for implementation. (2015).        

(Julk. Faili 2/2019)                    

Mainokset
Aiheet:Standardit

Parikymmentä vuotta asiakirjahallinnan standardeja

maanantai 25.3.2019 1 kommentti

Asiakirjahallinnon standardi ”SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: yleistä” täyttää muutaman vuoden päästä kaksikymmentä vuotta. Aikanaan standardin ilmestyminen oli merkittävä tapaus. ISO 15489 antoi toiminnalle tukea sielläkin, missä lainsäädäntö ei velvoita huolehtimaan asiakirjahallinnosta.

15489 sai ilmestyessään niin paljon huomiota Suomessa, että siitä tehtiin suomenkielinen käännös. Vähän myöhemmin ilmestyi suomeksi myös silloin kaksiosainen asiakirjahallinnan metatietoja käsittelevä ISO 23081. Sen jälkeen on ollut hiljaisempaa – mutta vain Suomessa. Standardeja on tarkistettu ja ne on osin päivitetty. Lisäksi niitä on tullut lisää. Standardointityö on nykyisin asiakirjahallinnassa pitkällä. ISOn asiakirjahallintaan erikoistuneen teknisen komitean alaryhmän (TC 26/SC 11) sivulta löytyy tällä hetkellä 23 valmista tai työn alla olevaa standardia tai standardin osaa. Lisäksi muukin ISOn työryhmät ovat tehneet asiakirjahallinnalle relevantteja standardeja.

Valmiita ja työn alla olevia asiakirjahallinnan standardeja Hinta (sis. alv)
Asiakirjahallinta yleensä
ISO 30300:2011

(uudistettavana)

Information and documentation – Management systems for records – Fundamentals and vocabulary
ISO 30301:2019 Information and documentation – Management systems for records – Requirements 93 €
ISO 30302:2015 Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation 145,08 €
SFS-ISO 15489-1:2017 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Käsitteet ja periaatteet 103,54 €
Asiakirja- ja muut tietojärjestelmät
ISO 16175-1:2010 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles
ISO 16175-2:2011 Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
ISO 16175-3:2010

 

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
Metatiedot
SFS-ISO 23081-1:2018 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles 71,30 €
SFS-ISO 23081-2:2009 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatiedon hallinta. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset 84,32 €
ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation – Managing metadata for records – Part 3: Self-assessment method 60,76 €

 

Säilytys
ISO 14721 Space data and information transfer systems – Open archival information system (OAIS) – Reference model
ISO 17068:2017 Information and documentation – Trusted third party repository for digital records 145,08 €
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information 93,00 €
Asiakirjahallinnon suunnittelu
ISO/TR 18128:2014 Information and documentation – Risk assessment for records processes and systems 166,16 €
ISO/TR 21946:2018 Information and documentation – Appraisal for managing records 93 €
ISO/TR 26122:fi Tieto ja dokumentointi. Toimintaprosessien analysointi asiakirjahallinnan tarpeisiin 112,84 €
Muut
ISO 22310:2006 Information and documentation – Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards 39,68 €
ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process 145,08 €
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records 145,08 €
Tulossa olevat
ISO/PRF TR 21965 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in enterprise architecture
ISO/DIS 16175-1 [Valmisteilla]  Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records
ISO/DIS 16175-2 [Valmisteilla] Information and documentation – Processes and functional requirements for software for managing records – Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records
ISO/DTR 22428 [Valmisteilla] Information and documentation – Records management in the cloud: Issues and concerns

Kaikki oheisessa taulukossa luetellut eivät ole varsinaisia standardeja. Lyhenne kertoo, minkälaisesta tuotoksesta on kysymys. Standardien alapuolella ovat tekniset määrittelyt (TS) ja raportit (TR). Tekninen määrittely on askelmerkki keskeneräisessä työssä: standardiin pääsemistä pidetään mahdollisena, mutta se ei ole vielä valmis. Teknisessä raportissa on jotain standardoinnin kohdealueeseen liittyvää tietoa, esimerkiksi tutkimus tai nykytilan kuvaus. Keskeneräisten julkaisujen PRF, DIS, DTR ja CD viittaavat erilaisiin luonnoksiin.

Standardien sivuhinta on useita euroja. Koko standardipaketti maksaa siis hunajaa. Kannattaakin miettiä, mitä standardeista oikeasti tarvitsee.  Esimerkiksi ISO 22310 on selvästi tarpeeton, ellei sitten kirjoita määräyksiä. Tekstit ovat osin myös vapaasti saatavilla. Asiakirjajärjestelmiä käsittelevä kolmiosainen ISO 16175 on International Council on Archivesin (ICA) piirissä laadittu ja löytyy myös lähes samassa muodossa vapaasti verkosta nimellä ”Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments”. Sama koskee sähköisten arkistojen OAIS-viitekehystä. Open Archival Information System on ISO standardi 14721, mutta sitä ylläpitävä avaruustutkimus tarjoaa sen käyttöön nimellä CCSDS 650.0-B-2.

Askelmerkit käyttöönottoon

Standardien paljous saattaa hämmentää. ICA suosittelee, että digitaalisessa asiakirjahallinnassa niitä sovellettaisiin seuraavassa järjestyksessä.

ISO 30300 ja 30301 antavat ensiksikin yleiskuvan asiakirjahallinnan kokonaisuudesta ja sen strategisista tavoitteista. ISO 15489-1 määrittää itse asiakirjatiedon vaatimukset yleisellä tasolla olipa tieto minkä muotoista tahansa. ICA suosittelee seuraavaksi tutustumista sen kakkososaan ISO 15489-2 – ja erityisen siinä kuvattuun C-vaiheeseen – joka ohjaa tietyn asiakirjajärjestelmän vaatimusten tunnistamista. Tässä on kyse DIRS (tai DIRKS) -metodologiasta, jota on takavuosina esitelty Failissakin. Kakkososa ei kuitenkaan ole enää voimassaolevien ISO-standardien listalla.

Tämän jälkeen päästään käsiksi digitaalisten asiakirjajärjestelmien piirteisiin. ISO 16175:n ykkösosa kuvaa järjestelmiä yleisesti. Se ei ole kovin tekninen ja sopii myös sellaisten henkilöiden luettavaksi, joita tekniikka ei kiinnosta. Ajatus on, että ykkösosaa käytetään yhdessä kahden muun, vaadittua teknistä toiminnallisuutta kuvaavan osan kanssa. Myös sellaiset toiminnassa käytetyt järjestelmät, jotka eivät ole varsinaisesti asiakirjajärjestelmiä, on huomioitu ISO 16175:ssä. Tästä on hyvä jatkaa vaaditun erityisalueen määrityksiin, esimerkiksi Suomen julkishallinnossa Kansallisarkiston Sähke2:teen.

Tämän jälkeen ollaan jo pitkällä kokonaisuuden hahmottamisessa ja toteutuksessa. Viimeisenä ICA:n ohjeellisessa tiekartassa tunnistetaan prosessivaiheet, joista asiakirjoja pitäisi syntyä. Tähän on ISO/TR 26122. Tarvittava metatieto selviää ISO 23081:stä.

Standardit tukevat ja ohjaavat toimintaa

Standardeja voi käyttää monesta syystä. Standardissa on näkemys oikeasta toimintatavasta; kun noudattaa standardia, ei voi tehdä kovin pahasti väärin. Toinen tärkeä seikka on, että näkemys on yhteinen. ISO-standardia ei hyväksytä ilman laajaa yksimielisyyttä sen sisällöstä. Siksi tuloksena on jotain, mitä voidaan soveltaa minkä maan millä sektorilla tahansa. ISO 16175:n taustalla oli järjestelmätoimittajien turhautuminen moninaisiin paikallisiin asiakirjajärjestelmämäärityksiin. Toisaalta asiakirja-ammattilaiset tarvitsivat ”yhteisen kielen” jolla puhua kansainvälisillä järjestelmämarkkinoilla.

Toinen keskeinen syy standardien käyttöön mainittiin alussa. Sielläkin, missä lainsäädäntö ei sano paljoa asiakirjahallinnasta tai jättää sen kokonaan organisaation harkintaan, ISO-standardi voi antaa pohjaa asioiden läpiviemiseen. Standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden. Esimerkiksi ISO 30301:ssä on taulukko, joka näyttää sen yhteydet laatustandardeihin ISO 9001 ja ISO 14001 sekä tietojärjestelmän hallintajärjestelmän sertifiointiin ISO/IEC 27001.

Suomen julkishallinnossa standardeilla ei ole ollut suurta merkitystä, koska asiakirjahallinto on saanut tukea lainsäädännöstä ja Kansallisarkiston ohjeistuksesta. Kun lainsäädäntöä nyt uudistetaan, tilanne voi olla tulevaisuudessa toinen. Ehkä silloin julkishallinnossakin tarvitaan ISOmpaa kättä.

(Julk. Faili 1/2019, s. 8-10)

Aiheet:Standardit

Uutta standardirintamalta

ISOlta on tullut asiakirjahallintaan liittyviä standardeja

  • Kolmiosainen ISO 16175 Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments, joka on ICAn sähköisen asiakirjahallinnan määrittely (”ICA-Req”) hieman muutettuna, sekä
  • ISO 30300 Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and vocabulary ja siihen liittyvä ISO 30301 Information and documentation — Management systems for records — Requirements.

Jonkun pitäisi näihin perehtyä. Toivottavasti joku sen tekee ja kertoo muille ammattilehdissä. Uusia kasvoja puhumaan ja kirjoittamaan olisi kiva saada.

Arkistoista historianopiskelijoille työpaikka?

perjantai 29.8.2008 3 kommenttia


Alan osaamistarpeet ovat tulleet tällä viikolla kahta kautta vastaan. Ensiksikin AAYn jäsenillassa Uunisaaressa puhuttiin aiheesta. Lisäksi Agricolan keskustelupalstalla on keskusteltu historianopiskelijoiden sijoittumisesta työelämään. Lainaus:

Yliopistot tietysti yrittävät saada maisterinsa mahdutettua akateemiseen työelämään tilastoja mustaamasta. Yksi harvoista historiajohteisista aloista, jolla työmarkkinat ovat vetäneet hyvin, on ollut arkistoala. Ennen arkistoalan korkeakoulututkinnon voi suorittaa vain kansallisarkistossa, eikä arkistoalan ammattilaisia valmistunut liikaa. Nyt yliopistot ovat huomanneet tämän valopilkun, ja kas, kolmessa-neljässä yliopistossa on alkanut tai alkamassa arkistoalan opetusta.”

Arkistokoulutus on tosiaan kokemassa yliopistoissa pientä buumia historiantutkimuksen kylkiäisenä. Siitä ei ole pahaa sanottavaa: historia on monille ammattilaisille päivittäinen työsarka ja antaa muillekin hyödyllistä perspektiiviä.

Historiantutkimuksen merkitys on kuitenkin vähenemässä. Kun arkistolaitoksen siirtosykli tihenee, viranomaisille ei enää jää vanhempaa asiakirja-aineistoa. Historiantutkimukseen ja sen tarpeisiin painottuva osaaminen ei ole tähänkään asti ollut käypää valuuttaa päätearkistojen ulkopuolella. Vielä vähemmän se on sitä sen jälkeen. Käytännön työtehtävät asiakirjahallinnossa vaativat yleensä ja enimmäkseen toisenlaista osaamista kuin mitä historiantutkijalla on. Tämän vuoksi informaatiotutkimuksen laitos on vahvasti mukana Jyväskylän yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelmassa. AAYn jäsenillassa nouseviksi vaatimuksiksi nostettiin prosessinkuvausmenetelmien, laatutyön, projektityön ja johtamisen osaaminen.

Vaikka arkistokoulutus historianlaitoksilla tuottaa ammattilaisia, pelkään, ettei se vie kovin paljon alan tutkimusta eteenpäin. Toki asiakirjahallintaakin voidaan tutkia historiantutkimuksen menetelmin ja tällaistakin tutkimusta on tehty liian vähän. Alan keskeiset kysymykset ovat kuitenkin sellaisia, ettei historiantutkimus anna niihin vastaamiseen metodologisia valmiuksia.

Sähköinen asiakirjahallinta on silti saattanut viedä liikaa huomiota siitä, että myös historia ja perinteiset asiakirjat kuuluvat jatkossakin arkistojen toimintakenttään. Olen rivien väleistä keskusteluissa ollut lukevinani, että ns. depå-puoli tuntee joskus itsensä ja ongelmansa unohdetuksi. AAYn jäsenillassakin esitettiin ajatus, että eräät perinteiset arkistotaidot olisivat auringonlaskun osaamista, jonka merkitys vähenee koko ajan.

Siinä saattaa olla joiltain osin perää. Kuitenkin esim. arkistojen järjestämistä tehdään jatkossakin paljon kaikissa niissä arkistoissa, jotka eivät ota vastaan viranomaisten sähköisiä aineistoja. Lisäksi kuvailun tarve ei katoa sähköisten aineistojen myötä. Se, että tällaisista aineistoista voidaan tehdä hakuja yksittäisen asiakirjan tasolle saakka, ei tee asiakirjoista tai ne tuottaneesta organisaatiosta entistä ymmärrettävämpiä. Pikemminkin, aineistojen tullessa internetissä käytettäviksi kuvailuja tarvitaan entistä enemmän, koska käyttäjäkunta on nykyistä heterogeenisempaa ja asiantuntemattomampaa.

Tätä kautta saattaa tulla eteen suomalaisten kuvailu- ja luettelointisääntöjen päivittäminen. ICAn nykykuvailusäännöissä on erotettu asiakirjoihin eri tavoin liittyvien toimijoiden (ISAAR(CPF)), aineistojen (ISAD(G)) ja asiakirjat luoneiden tehtävien (ISDF) kuvailut toisistaan. Tämä vaikuttaisi hyvältä lähestymistavalta, kun organisaatiot ovat erillisiä, mutta järjestelmät yhteisiä, ja prosessitkin kulkevat yli organisaatiorajojen.

Lisäys 4.9.2008: kommentteja on myös Agricolan keskustelupalstalla.

Asiakirjahallinnan uusinta uutta: MoReq2

torstai 17.7.2008 1 kommentti

Sähköisten asiakirjajärjestelmien eurooppalaisesta vaatimus- ja metatietomäärittelystä, MoReqista, ilmestyi alkuvuodesta uusi versio, MoReq2. Se löytyy verkosta osoitteesta www.moreq2.eu. MoReq2:n vastaanotto on ristiriitainen. Toisaalta se on parasta maailmassa, toisaalta sitä ei haluta käyttää.

Kakkosversion myötä MoReq on saanut lisää sisältöä. MoReq2:ssa on moninkertainen määrä vaatimuksia ykkösversioon nähden. Sivumääräkin on huima: 236 sivua ja liitteen 9 metatietomäärittelyssä vielä 90 sivua lisää!

Siitä huolimatta MoReq2 on vaatimattomasti alaotsikoitu ”päivitykseksi ja laajennukseksi”. Sitä se onkin sikäli, että MoReq2 on suoraa jatkoa ykköselle. Esim. tietomalli on olennaisin osin entinen eivätkä perusperiaatteet ole muutenkaan muuttuneet. Uusia vaatimuksia on tullut erityisesti liittyen asiakirjajärjestelmien integroitiin muihin tietojärjestelmiin.

Samalla MoReq2 on myös enemmän kuin vain paranneltu painos vanhasta. Jo olemassa olleet MoReqin osat on möyhitty perinpohjaisesti, joten vanhalla MoReqilla lienee  arvoa vain historiantutkimukselle. Järjestelmien toimittajat voivat hakea  tulevaisuudessa tuotteilleen yhteiseurooppalaista sertifikaattia siitä, että ne ovat MoReq2 yhteensopivia. Tämän vuoksi uusi MoReq on jaettu moduleihin: kaikkien järjestelmien ei tarvitse täyttää kaikkia vaatimuksia. Jokainen vaatimus on käyty läpi määritellen, missä määrin vaatimus on testattavissa. Tarvittaessa vaatimuksia on kirjoitettu uudelleen niin, että testaaminen on mahdollista.

Asiakirjahallinnan uusimmat ISO-standardit ja muu kansainvälinen kehitys on otettu MoReq2:ssa huomioon. Tämä näkyy erityisen selvästi metatietomallissa, jossa elementit on nyt nimetty käyttäen  ISO 23081:aa pohjana. Metatieto-osio oli vanhassa MoReqissa jotenkin köykäinen. Nyt se on sisällöltään paljon painavampi. Myös metatiedoissa on huomioitu asiakirjajärjestelmien integrointi sähköpostiin.

Modulaarisuuteen liittyy myös ajatus ns. nollaluvusta. Kansallisesti MoReq2:teen voidaan lisätä johdanto, jossa ohjeistetaan MoReqin tulkintaa ja esitetään vain paikallisessa erityisympäristössä pätevät vaatimukset. Tätä kautta MoReq2:ssa toivottavasti yhdistyy mahdollisimman laaja yhteensopivuus paikallisten erityispiirteiden huomiointiin.

Parasta maailmassa, muttei kelpaa kenellekään?

Kansainvälisesti MoReq2 edustaa sähköisen asiakirjahallinnon huippua. Se on laajin, täsmällisin ja ajantasaisin tarjolla oleva määrittely. Siksi MoReq2 on herättänyt kiinnostusta myös Euroopan ulkopuolella.

Silti voi kysyä, haluaako MoReq2:ta kukaan. DLM-Forumin huhtikuun kokouksessa Sloveniassa brittiläinen markkina-analyytikko Rory Stanton piti asiasta karun puheenvuoron. Hänen mielestään MoReq2 on loistava, mutta nykyisellään vailla tulevaisuutta.

n kokouksessa Ljubljanassa, Sloveniassa

MoReq2:sta puhuttiin DLM:n kokouksessa Ljubljanassa, Sloveniassa

Toisin kuin monet muut nykystandardit, MoReq2 on valmisteltu julkisuudelta piilossa, konsulttien johdolla, DLM-Forumin puitteissa toimivien kansallisten arkistolaitosten voimin kysymättä mitään järjestelmien käyttäjiltä tai niitä toimittavilta. Siksi Stantonin mukaan tuloksena on jotain useimmille asiakkaille liian järeää. ”Miksi olisi ostettava Rolls Royce, jos haluaa vain kuljettaa vihanneksia torille?”, kysyi Stanton.

Vastaavasti toimittajien ei kannata tehdä satsausta MoReq2-yhteensopivien järjestelmien kehittämiseen, koska siitä koituva hyöty on epävarma. Stanton jyrisi, että EU-komission rahoituksella (!) laadittu MoReq2 tulisi yleistyessään tappamaan kaiken eurooppalaisen ohjelmistotuotannon, koska vain Microsoftilla, Sunilla ja IBM:llä on varaa rakentaa MoReq2-yhteensopivia järjestelmiä ja maksaa niiden testauksesta ja sertifioinnista.

Stantonia voi epäillä retorisesta liioittelusta. Hän itsekin sanoi pyrkivänsä kärjekkyydellään keskustelun aikaansaamiseen. Jotain perää Stantonin kritiikissä ilmeisesti on. Kevytversiota MoReqista on tiettävästi kaivattu muissakin DLM:n kokouksissa.

Paikalla olevat toimittajien edustajat esittivät Stauntonin kanssa samansuuntaisia mielipiteitä. Esimerkiksi kysyttiin, miksi tarvitaan MoReqin kaksisataa sivua vaatimuksia, kun ICAn tuore määrittely ”Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments” tulee toimeen 80 sivulla? MoReq2:n pääarkkitehti, Marc Fresco esitti vastakysymyksen: miksi ICA tarvitsee 80 sivua, kun kaikki on johdettavissa siitä, mitä on hyvä asiakirjahallinto? Tämän ISO 15481 kertoo vain 16 sivulla.

Miten me Suomessa?

MoReq2:n vastaanotto on siis vielä auki. Siitä voi tulla standardi, jota sovelletaan nollaluvuilla täydennettynä kaikkialla Europan yhteisössä, mutta (kenties todennäköisemmin) näin ei ehkä tule käymään.

Suomessa on pitkään kehitetty SÄHKEttä ja SÄHKE-yhteensopivia järjestelmiä. Tätä investointia ei voida hylätä, vaikka MoReq2:sta tulisikin eurooppalaista valtavirtaa.

Suomalaiset resurssit ovat kuitenkin pienet eikä pitkällä tähtäimellä ole järkevää tehdä  uudelleen työtä, joka on Euroopan tasolla tehty. Olisi järkevää hiljalleen pyrkiä lähentämään suomalaista ja kansainvälistä toimintaympäristöä. Silloin muualla tehdystä työstä saataisiin täällä helpoimmin maksimaalinen hyöty. Lisäksi suomalaista tietotaitoa voitaisiin paremmin viedä muualle.

(Julk. otsikolla ”Mistä MoReq2 on tehty”, Faili 2/2008, s. 20–21)

Aiheet:Standardit

Vaikuttavaa työskentelyä

lauantai 21.6.2008 1 kommentti

Suomalaista asiakirjahallinnan tehtäväpohjaista analyysiä ja käynnissä olevaa TOJ-kehitystyötä on esitelty kansainväliselle yhteisölle äskettäin ja kertoman mukaan kollegat olivat vaikuttuneita. ”Teillä ollaan todella pitkällä. Sääli, ettei kukaan tiedä siitä”, oli yksi kommentti.

On pienten maiden ongelma, että kielimuurin suojissa voidaan puuhata kaikenlaista sen saamatta huomiota. Saksalaisessa metadataselvityksessä huomasin asiakirjojen kohdalla viittauksen standardiin nimeltä ”EDIAKT”.  Täytyi heti ryhtyä selvittämään, mikä ihme se on.  EDIAKT ja EDIAKT II paljastuivat itävaltalaiseksi määrittelyksi, jonka avulla asiakirjat, asiat ja prosessit liikkuvat viranomaisten ja kansalaisten välillä. Pakettiin kuuluu myös open source -ohjelmisto, jonka avulla kuka tahansa voi avata EDIAKT-viestin ja käsitellä sisältöä käytössään olevilla ohjelmistotyökaluilla (esim. Word tai Acrobat Reader). Vastaavat ratkaisut lienevät kiinnostavia täälläkin.

Tehtävien kuvailuun standardi

keskiviikko 2.4.2008 Jätä kommentti

Postilaatikkoon tupsahti viesti ICAn tehtävien kuvailustandardin valmistumisesta. Standardin nimi on International Standard for Describing Functions, lyhyemmin ISDF.

Tulee olemaan mielenkiintoista nähdä, miten standardi sopii suomalaisiin ajatuksiin ja käytäntöihin. Selvästi on yhä vähemmän alueita, joilla täällä ollaan oikeasti omaperäisiä. Samalla yhä harvemmassa ovat tapaukset, joilloin Suomessa kannattaa toimia muusta maailmasta riippumatta. Voi kysyä, oliko hyvä ajatus ryhtyä 1990-luvun alussa laatimaan omia arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä, kun niiden ylläpitoon ja kehittämiseen ei ole tämän jälkeen ollut voimia? ISAD(G):n 2. versio, ISAAR(CPF), ISIAH ja nyt ISDF ovat ilmestyneet ilman, että kukaan olisi jaksanut miettiä omien sääntöjen täydentämistä tai uudistamista ne huomioonottaen. Jos sen sijaan oltaisiin alunperin valittu itsestäänselväksi tavoitteeksi kansainvälinen yhteensopivuus, ICAn työ olisi koko ajan satanut laariin. No, jälkikäteen on helppo olla viisas. Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä työstettäessä internet-vallankumous ja sen mukanaan tuoma kansainvälistyminen oli vasta tulevaisuuden hämärä lupaus.

Aiheet:Standardit