Arkisto

Archive for the ‘Tiedon organisointi’ Category

Joko TOSta on kymmenen vuotta

keskiviikko 21.3.2018 Jätä kommentti

Kymmenen vuotta sitten visioitiin tiedonohjausjärjestelmiä ja yhteisiä tehtäväluokituksia. Nyt on aika katsoa, mihin on päästy ja miten tähän on tultu.

Tehtäväpohjaisuus ilmestyi suomalaiseen keskusteluun 1980-luvulla. Vuoden 1982 arkistoasetuksessa viranomaisilta alettiin edellyttää arkistosääntöä, jonka keskeisin osa oli arkistonmuodostussuunnitelma. Tämä synnytti väännön siitä, millainen suunnitelman luokitusjärjestelmän olisi oltava.

Vanhastaan arkistoissa oli totuttu ns. ABC-kaavaan, jossa asiakirjat oli ryhmitelty niiden ”muodon” mukaan omiksi sarjoikseen sisällöstä välittämättä: A-sarjaan diaarit, B-sarjoihin luettelot, C-sarjaan pöytäkirjat, ja niin edelleen. Malli tähän oli napattu Ruotsista, jossa idea oli esitetty jo vuonna 1903. ABC-kaavalla oli 1980-luvulla puoltajansa päätearkistoissa, koska se sopi kaikille viranomaisille eikä luonut suurta koulutustarvetta. Toinen vaihtoehto oli tehtäväpohjainen luokitus, jota perusteltiin viranomaiselle koituvilla eduilla ja mahdollisuudella rationalisoida toimintaa. Näiden kahden vaihtoehdon välillä ei alkuun päästy ratkaisuun. Valtionarkisto päätyi sallimaan molemmat, kuitenkin suositellen tehtäväpohjaisuutta. Jossain vaiheessa ABC-kaava tiputettiin vaihtoehdoista pois.

Kohti yhteisiä luokituksia

2000-luvulla tehtäväpohjaisuutta alettiin ajaa uudella innolla ja twistillä. 1980-luvun keskusteluissa oli korostettu tehtäväpohjaisten luokituksen viranomaiskohtaisuutta. Muistutettiin, että kun jokaisella viranomaisella oli erilaiset tehtävät, kaavojenkin piti olla räätälöityjä eikä niitä saanut kopioida paikasta toiseen. Tässä oli varmaankin vastareaktiota ABC-kaavaan, joka oli yhdenmukaistanut arkistonmuodostusta tarpeettomasti.

2000-luvun alussa heiluri heilahti toiseen suuntaan. Tavoitteeksi tulivat nyt viranomaisten yhteiset luokitukset ja arkistonmuodostussuunnitelmat. Syitä tähän ei ole täysin selvitetty – siinä olisi työtä historiantutkimukselle – mutta niitä on helppo nähdä. Digitalisoitumisen myötä tehtäväluokituksista tuli organisaatioissa näkyvämpiä. Useiden organisaatioiden yhteiset tietojärjestelmät alkoivat yleistyä. Hallinnolta vaadittiin suurempaa tehokkuutta. Sähke2:n visio prosessien ohjaamisesta ja automatisoinnista oli vastaus tähän huutoon. Toisaalta tiedonohjaus vaatii sellaista asiakirjahallinnon lisäsuunnittelutyötä, että työnjakaminen oli sikälikin järkevää. On järkeenkäypää ajatella, että tehtävien ollessa samat tehtäväluokituskin voi olla yhteinen. Niinpä yhteisiä luokituksia ryhdyttiin rakentamaan. Vuosina 2003 – 2014 työn alla olivat vuoron perään kuntien yhteinen tehtäväluokitus, valtionhallinnon tehtäväluokitus, VALDA-asianhallintajärjestelmän tehtäväluokitus ja JHS-suositus tehtäväluokituksesta.

Helppoa kuin heinänteko

Näistä vain kuntien yhteinen tehtäväluokitus pääsi maaliin saakka. Niinpä on kysyttävä kuin Top Gearin Jeremy Clarkson: kuinka vaikeaa tämä nyt voi olla? Parhaiten siihen voisivat tietysti vastata projekteihin osallistuneet, mutta he ovat olleet vaitonaisia. Joitain julkaisemattomia tutkielmia on kuitenkin tehty eikä kansainvälinen kirjallisuuskaan ole täysin vaiti. Siksi voin esittää jälkiviisaita arveluja. Rannalla on tietysti helppo olla viisas, kun merellä on hätä.

Ensiksikin epäilen, että tässä lähdettiin soitellen sotaan. Meillä on Suomessa pitkä ammatillinen perinne tehdä ensin ja ajatella sitten, mutta tehtäväluokituksissa se ei toimi. Kirjallisuus osoittaa, että tässä alueessa ei ole mitään selvää. Käsitteet ovat monitulkintaisia: ”tehtävä” voi esimerkiksi tarkoittaa toimintojen suurinta yksikköä, ryhmää alempia tehtäviä, organisaation päämäärää, tavoitetta, vastuualuetta, tai syytä jonkin toimenpiteen tekemiselle. Tehtäviä voidaan hahmottaa eri näkökulmista, kuten prosessien, organisaatiorakenteiden, palveluiden ja lainsäädännön kautta. Luokituksia voidaan käyttää eri tarkoituksiin ja erilaisiin välineisiin ympättynä. Otsikoinnit ja käytetyt termit voivat olla mitä vain. Luokitusten laatimiseen on eri lähestymistapoja, mutta ei varsinaista ohjetta tekemiseen. Niinpä näkemyksiä on luokituksia tehtäessä herkästi yhtä monta kuin tekijöitäkin.

Toiseksi luokitusten laatiminen on sosiaalinen prosessi. Kaikilla ei ole samaa kiinnostusta, lähtökohtia, ja edellytyksiä panostaa luokitusten laatimiseen. Jotkin tahot taas ovat toisia voimakkaampia ja haluavat saada puumerkkinsä näkyviin. Tulos on siksi herkästi epätasapainoinen. Organisaatioiden sisälläkin luokitukset täytyy myydä. Myös siellä pelataan sosiaalisia pelejä. Keskeiselle yksikölle voi olla tärkeää saada tehtävänsä luokituksessa päätasolle, riippumatta siitä, mihin alaoksaan se yhteisessä luokituksessa haluttaisiin ripustaa. Lisäksi ihmisten olisi koettava, että luokitus on heidän ”omansa” eikä muualta saneltu.

Kolmanneksi tehtävät ja niiden hoitaminen tulee lihaksi organisaatioissa. Voi kysyä, missä määrin tehtäviä on järkevää käsitellä organisaatiosta erillään.  Hankausta seuraa, jos esimerkiksi ei-prosessipohjaisen organisaation luokitus on prosessipohjainen tai jos yhtä tehtäväluokkaa ei vastaa mikään organisaatioyksikkö.

Neljänneksi, toimintakonteksti vaikuttaa. Identtisissä tehtävissä konteksti voi olla erilainen, jolloin tietoa ei voida käsitellä samalla tavalla. Esimerkki tästä on henkilöstöhallinto puolustusvoimissa ja poliisissa verrattuna muuhun valtionhallintoon.

Tästä päästään kysymykseen abstrahoinnin oikeasta tasosta. Missä määrin luokituksen tulisi kuvata jotain kontekstia ja missä määrin olla konteksteista riippumaton abstraktio? Minusta yleinen luokitus on pakostakin enemmän tai vähemmän abstrakti, mutta sellaista luokitusta voi olla vaikea laatia. Ainakin Saara Packalénin väitöskirjan mukaan arkistoihmisillä on vaikeuksia ajatella tehtäväluokitusta irrallaan jostain konkreettisesta välineestä, kuten AMSista.

Toisaalta voi väittää, että kontekstivapaata tehtäväluokitusta ei voi olla. Chris Hurley esitti jo 1990-luvulla ajatuksen, että asiakirjahallinnon luokituksissa suhteet eivät olisi universaaleja samalla tavalla kuin kirjastoluokituksissa. Kirjastoluokituksessa muutosta tapahtuu harvakseen ja luokitus voi kaikkialla olla sama, koska ”härkä” on ”nisäkkäiden” alaluokka niin kauan, kun sanoilla on sama merkitys ja tietomme asiasta ei muutu. Hurleyn mielestä asiakirjahallinnon luokitukset kuvaavat kuitenkin vähemmän pysyviä, ”kontingentteja” suhteita. Esimerkki tästä voisi olla ”eläinsuojelun” lukeminen osaksi ”ympäristöterveydenhoitoa” kuntien tehtäväluokituksessa. En tiedä, mihin tämä yhteys perustuu, mutta semanttinen se ei ainakaan ole. Toinen esimerkki on lasten päivähoito. Joskus se miellettiin sosiaalityöksi, nykyisin varhaiskasvatukseksi. Pointti tässä on, että hetkestä ja paikasta riippuen tehtävien keskinäiset suhteet voivat vaihdella ja mitä enemmän luokituksissa on tällaisia piirteitä, sitä vaikeampaa yleispätevyyteen on päästä.

Viidenneksi, resurssikysymykset. Vaikka mainitsen tämän viimeisenä, se on yksi tärkeimmistä tekijöistä. Asiakirjahallinta on yhteiskunnan aliarvostettuja ja aliresurssoituja aloja. Silloin kun kaikki aika menee päivittäisten prosessien pyörittämiseen, suuria uudistushankkeita on vaikea viedä läpi. Jo 1980-luvulla arkistosääntöjen vaatima työ ja aika arvioitiin alakanttiin.

Kun tästä näkökulmasta katsoo asiaa, ei tunnu yhtään ihmeelliseltä, että kehitys on ollut vähäisempää ja rajoitetumpaa kuin kymmenen vuotta sitten ajateltiin. Tehtäväluokituksiin liittyvät kysymykset ovat edelleen paljolti kartoittamatta. Erilaisia vaikuttavia tekijöitä olisi enemmänkin, jos niitä pääsisi vain tutkimaan. Ilmoittaudunkin vapaaehtoiseksi mukaan, heti kun joku tällaisia projekteja käynnistää.

(Julk. Faili 1/2018, s. 9–11)

 

 

Mainokset

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen:

  1. Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan
  2. Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen
  3. Asian käsittelyketjun ohjaus
  4. Semanttinen yhteentoimivuus
  5. Yhteiset tietorakenteet

Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset tietorakenteet on kiistaton etu. Tosin yhteinen rakenne voisi olla toisenlainenkin, mutta kun Sähke2 on saatu arkkitehtuureihin, sen kanssa on parempi elää.

Semanttinen yhteensopivuus ei minun nähdäkseni toteudu Sähke2:n kautta, koska sisällöt voivat olla yhteisestä rakenteesta huolimatta erilaisia. Semanttista yhteensopivuutta on tavoiteltu yhteisillä luokituksilla, mutta näin kauempaa seuraten vaikuttaa siltä, ettei siinä ole kovin hyvin onnistuttu. Yhdenmukaisuuteen on ymmärtääkseni päästy vain joillain toiminta-alueilla ja yhdenmukaisuus rajoittuu ylimpiin tehtäväluokkiin. Jos näin on, kysyisin, pitäisikö meidän ryhtyä ratkaisemaan kysymystä jollain uudella tavalla?

Näen kolme ongelmaa. Ensiksikin, kokonaisiin tehtäväluokkiin kohdistuva arvonmääritys on karkeaa. En usko, että digitaalinen säilyttäminen voi tarkoittaa kaiken tiedon säilyttämistä tehtävittäin. Säilyttämisellä on aina kustannuksensa. Ne ovat julkishallinnolle tarpeettomia, jos se ei pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa toiminnassaan tarvitse. Jotain pienimistä tehtäväluokkien sisällä jatkossakin tarvitaan. Toiseksi, kun tietomäärät kasvavat, tehtävähierarkiat palvelevat yhä huonommin arvonmääritystä ja tiedonhakua. Kolmanneksi, tehtäväluokka liittää aineiston aina vain yhteen kontekstiin tai näkemykseen kontekstista ja – varsinkin jos aineisto on useille organisaatioille yhteinen –  meillä pitäisi minusta olla kontekstualisointiin joustavampia työkaluja kuin kiinteä tehtäväluokitus.

Vastausta voisi hakea fasettiluokitusten ideasta: tehtäväluokat muodostettaisiin organisaatioissa vapaasti sanastojen perusteella sovitun rakenteen mukaisesti, esimerkiksi TEHTÄVÄ – toimenpide – asiakirjatyyppi. Kun sanastot olisivat määriteltyjä ja merkityksistä sovittu, saataisiin sekä yhteinen tietorakenne, semanttista yhteensopivuutta että vapautta organisaatioille.

Tähän liittyy kuitenkin paljon avoimia kysymyksiä. Voitaisiinko metatietoarvojen tuottaminen, käsittelyprosessin ohjaus ja yli organisaatiorajojen toimivat prosessit esimerkiksi yhdistää tähän? Lisäksi kyse olisi hyvin suuresta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta. Jotain tällaista voitaisiin ryhtyä testaamaan, mutta se vaatisi huolellista tutkimus- ja selvitystyötä.

 

 

Graduista

tiistai 22.10.2013 Jätä kommentti

Aina välillä joku kysyy, paljonko asiakirjahallinnan opiskelijoita on Tampereella. Siihen ei ole täsmällistä vastausta, koska kaikki eivät valmistu asiakirjahallinnan opintosuunnasta. Alan gradujen määrästä voi päätellä kuitenkin kiinnostuksen kasvaneen vuosien myötä:

Asiakirjahallinnan gradujen määrä

Viime lukuvuonnakin tuli hyviä graduja. Mainitsisin erityisesti kaksi, Jenni Sorviston Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta ja Jarmo Tikan Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa. Jenni Sorviston gradusta käy hyvin ilmi miten monitulkintaista ja vaikeaa tehtävänmukainen luokittaminen on käyttäjille. Alla osa valintoja kuvaavasta kaaviosta (s. 51-52).

Käyttäjien luokkavalinnat

Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet 24.5. Helsingissä

torstai 25.4.2013 Jätä kommentti

Informaatiotutkimuksen yhdistyksen 24.5. Helsingissä järjestettävän kevätseminaarin aiheena on Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet. Ohjelma löytyy ITY:n sivuilta. Seminaari järjestetään yhdessä Kansalliskirjaston kanssa ja se on maksuton. Ilmoittautuminen 17.5. mennessä.

Uskon asia

lauantai 20.4.2013 1 kommentti

Kirjastoissa tiedon organisointi on ollut sekä teoreettisen että käytännöllisen tutkimuksen kohteena pitkään. Asiakirjahallinnassa tällainen kirjallisuus ja keskustelu jokseenkin puuttuu, niin meillä kuin muualla. Suomessa tyhjiö on minusta kuitenkin harvinaisen selvä, kun samaan aikaan tavoitteet tiedon organisoinnissa ovat korkealla. On kovin vähän (ainakaan yhteistä) käsitystä siitä,

  • mitä tarkoituksia tehtäväluokitus palvelee
  • keitä varten se on olemassa
  • miten se pitäisi rakentaa
  • miten mukaan otettavat tai poisjätettävät termit olisi valittava
  • millainen on luokituksen suhde todellisuuteen
  • millainen luokituksen rakenteen tulisi olla
  • millaisia termejä ja suhteita luokituksessa tulisi tai ei tulisi olla ja
  • miten semanttiset ja muut ristiriidat ratkaistaan.

Tästä huolimatta on vahvaa uskoa siihen, että jonkin työryhmän jossain tuntemattomalla tavalla tuottama malli sopii kaikille ja sitä ryhdytään heti yhdenmukaisesti soveltamaan ja käyttämään. Minusta tämä on uskoa tiedonhallinnolliseen ihmeeseen, jos johonkin.

Kategoriat:Tiedon organisointi

Sadan AMS-sivun yksinäisyys

perjantai 7.12.2012 6 kommenttia

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.

Jos mull’ ois valta keisarin

perjantai 30.11.2012 2 kommenttia

Suomalainen asiakirjahallinnan suunnittelu kaipaa rationalisointia. Graduryhmässä on luettu Mark Greenen ja Denis Meissnerin ”More Product, Less Process” -artikkelia, jonka keskeinen viesti on seuraava: arkistoilla on  järjestämätöntä ja luetteloimatonta aineistoa, jota  tutkijat eivät pääse käyttämään. Tämän aineiston määrä on kasvanut jatkuvasti, mutta silti on pidetty kiinni vanhakantaisesta tavasta järjestää, jossa jatkuvasti työskennellään asiakirjatasolla aineiston järjestämiseksi, seulomiseksi ja  suojaamiseksi. Greenen ja Meissnerin mielestä tavoitteena pitäisi olla ”riittävä minimi”: aineistoa prosessoidaan vain sen verran, että se saadaan tutkijoille. Pääsääntöisesti mitään toimenpiteitä ei tehdä sarjatason alapuolella, ellei siihen ole hyvä syy.

Samanlaista uudelleen ajattelua voitaisiin tehdä myös asiakirjahallinnossa. Joitain ehdotuksia:

1. Monitasoinen kuvailu lähtee siitä ajatuksesta, että ylemmillä kuvailutasoilla annettavat tiedot automaattisesti koskevat myös alempia. Tietoja ei toisteta enää niillä. — Miksi AMSeja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei rakenneta samalle idealle? Olen nähnyt AMSeja, joissa yhdessä tehtäväluokassa on kymmenkunta asiakirjatyyppiä, kaikilla samat säilytysajat ja julkisuusarvot. Siitä huolimatta jokainen tyyppi listataan suunnitelmassa erikseen ja jokaisen kohdalla toistetaan ”julkinen”, ”säilytysaika 2 v.” jne. Ketä tämä yksityiskohtaisuus palvelee? Sähköisessä ympäristössä tällaisesta AMSista on kyllä se etu, että asiakirjalle saadaan sen tyyppiä kuvaava tieto, mutta onko tämä tärkeää? Minusta pitäisi toimia niin, että ylemmällä tasolla annetut tiedot koskisivat lähtökohtaisesti kaikkia asiakirjoja (ml. prosessin vaiheiden mukaan muuttuvat metatietoarvot, jos mahdollista) ja alemmalla tasolla kerrotaan vain poikkeukset pääsäännöstä, mikäli niitä on. Asiakirjatyyppejä ei eriteltäisi ilman selvää syytä.

2. Arvonmäärityksessä voitaisiin siirtyä kohti anglosaksista käytäntöä, jossa arvonmäärityksen kohteena ovat kokonaiset asiakirjavihkot ja sarjat. Muutenkin pitäisi operoida asiakirjatyyppiä ylemmällä tasolla. Jos lainsäädäntö tai muu tekijä estää järkevät toimintatavat,  toimintaympäristöön pitäisi yrittää vaikuttaa.

3. AMSien sisältö on luullakseni organisaatioissa vajaakäytössä. Ottaen huomioon niihin käytetyn työajan, AMSeja hyödynnetään vähän, vain asiakirjahallinnan päämääriin. Koska tilanne on tämä, AMSien tekemiseen ja ylläpitoon ei tunneta kiinnostusta eikä siihen saa resursseja. Pitäisi pohtia, voitaisiinko AMSien luokitusta yms. hyödyntää laajemmin, esim. kotisivujen rakenteissa. Jos sisältö palvelisi muutakin kuin asiakirjahallintaa, AMSien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta tulisi koko organisaation yhteinen asia. Tämä vaatisi minusta puhtaan tehtävä- ja prosessipohjaisuuden täydentämistä muilla näkökulmilla; esimerkiksi projekteja, organisaatioyksiköitä ja sisältöä kuvaavilla termeillä.