Archive

Archive for the ‘Tiedon organisointi’ Category

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen:

  1. Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan
  2. Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen
  3. Asian käsittelyketjun ohjaus
  4. Semanttinen yhteentoimivuus
  5. Yhteiset tietorakenteet

Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset tietorakenteet on kiistaton etu. Tosin yhteinen rakenne voisi olla toisenlainenkin, mutta kun Sähke2 on saatu arkkitehtuureihin, sen kanssa on parempi elää.

Semanttinen yhteensopivuus ei minun nähdäkseni toteudu Sähke2:n kautta, koska sisällöt voivat olla yhteisestä rakenteesta huolimatta erilaisia. Semanttista yhteensopivuutta on tavoiteltu yhteisillä luokituksilla, mutta näin kauempaa seuraten vaikuttaa siltä, ettei siinä ole kovin hyvin onnistuttu. Yhdenmukaisuuteen on ymmärtääkseni päästy vain joillain toiminta-alueilla ja yhdenmukaisuus rajoittuu ylimpiin tehtäväluokkiin. Jos näin on, kysyisin, pitäisikö meidän ryhtyä ratkaisemaan kysymystä jollain uudella tavalla?

Näen kolme ongelmaa. Ensiksikin, kokonaisiin tehtäväluokkiin kohdistuva arvonmääritys on karkeaa. En usko, että digitaalinen säilyttäminen voi tarkoittaa kaiken tiedon säilyttämistä tehtävittäin. Säilyttämisellä on aina kustannuksensa. Ne ovat julkishallinnolle tarpeettomia, jos se ei pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa toiminnassaan tarvitse. Jotain pienimistä tehtäväluokkien sisällä jatkossakin tarvitaan. Toiseksi, kun tietomäärät kasvavat, tehtävähierarkiat palvelevat yhä huonommin arvonmääritystä ja tiedonhakua. Kolmanneksi, tehtäväluokka liittää aineiston aina vain yhteen kontekstiin tai näkemykseen kontekstista ja – varsinkin jos aineisto on useille organisaatioille yhteinen –  meillä pitäisi minusta olla kontekstualisointiin joustavampia työkaluja kuin kiinteä tehtäväluokitus.

Vastausta voisi hakea fasettiluokitusten ideasta: tehtäväluokat muodostettaisiin organisaatioissa vapaasti sanastojen perusteella sovitun rakenteen mukaisesti, esimerkiksi TEHTÄVÄ – toimenpide – asiakirjatyyppi. Kun sanastot olisivat määriteltyjä ja merkityksistä sovittu, saataisiin sekä yhteinen tietorakenne, semanttista yhteensopivuutta että vapautta organisaatioille.

Tähän liittyy kuitenkin paljon avoimia kysymyksiä. Voitaisiinko metatietoarvojen tuottaminen, käsittelyprosessin ohjaus ja yli organisaatiorajojen toimivat prosessit esimerkiksi yhdistää tähän? Lisäksi kyse olisi hyvin suuresta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta. Jotain tällaista voitaisiin ryhtyä testaamaan, mutta se vaatisi huolellista tutkimus- ja selvitystyötä.

 

 

Graduista

tiistai 22.10.2013 Jätä kommentti

Aina välillä joku kysyy, paljonko asiakirjahallinnan opiskelijoita on Tampereella. Siihen ei ole täsmällistä vastausta, koska kaikki eivät valmistu asiakirjahallinnan opintosuunnasta. Alan gradujen määrästä voi päätellä kuitenkin kiinnostuksen kasvaneen vuosien myötä:

Asiakirjahallinnan gradujen määrä

Viime lukuvuonnakin tuli hyviä graduja. Mainitsisin erityisesti kaksi, Jenni Sorviston Asiakirjahallinnan tehtäväluokituksissa ja asiakirjojen luokittamisessa ilmenevät ongelmat käyttäjien näkökulmasta ja Jarmo Tikan Ketterät kehitysmenetelmät sähköisen asiakirjajärjestelmän suunnittelussa. Jenni Sorviston gradusta käy hyvin ilmi miten monitulkintaista ja vaikeaa tehtävänmukainen luokittaminen on käyttäjille. Alla osa valintoja kuvaavasta kaaviosta (s. 51-52).

Käyttäjien luokkavalinnat

Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet 24.5. Helsingissä

torstai 25.4.2013 Jätä kommentti

Informaatiotutkimuksen yhdistyksen 24.5. Helsingissä järjestettävän kevätseminaarin aiheena on Tiedon järjestämisen uudet mahdollisuudet. Ohjelma löytyy ITY:n sivuilta. Seminaari järjestetään yhdessä Kansalliskirjaston kanssa ja se on maksuton. Ilmoittautuminen 17.5. mennessä.

Uskon asia

lauantai 20.4.2013 1 kommentti

Kirjastoissa tiedon organisointi on ollut sekä teoreettisen että käytännöllisen tutkimuksen kohteena pitkään. Asiakirjahallinnassa tällainen kirjallisuus ja keskustelu jokseenkin puuttuu, niin meillä kuin muualla. Suomessa tyhjiö on minusta kuitenkin harvinaisen selvä, kun samaan aikaan tavoitteet tiedon organisoinnissa ovat korkealla. On kovin vähän (ainakaan yhteistä) käsitystä siitä,

  • mitä tarkoituksia tehtäväluokitus palvelee
  • keitä varten se on olemassa
  • miten se pitäisi rakentaa
  • miten mukaan otettavat tai poisjätettävät termit olisi valittava
  • millainen on luokituksen suhde todellisuuteen
  • millainen luokituksen rakenteen tulisi olla
  • millaisia termejä ja suhteita luokituksessa tulisi tai ei tulisi olla ja
  • miten semanttiset ja muut ristiriidat ratkaistaan.

Tästä huolimatta on vahvaa uskoa siihen, että jonkin työryhmän jossain tuntemattomalla tavalla tuottama malli sopii kaikille ja sitä ryhdytään heti yhdenmukaisesti soveltamaan ja käyttämään. Minusta tämä on uskoa tiedonhallinnolliseen ihmeeseen, jos johonkin.

Kategoriat:Tiedon organisointi

Sadan AMS-sivun yksinäisyys

perjantai 7.12.2012 6 kommenttia

Kahlatessani läpi alan viimeaikaista keskustelua luin jälleen kerran Patrick Cunninghamin blogipostauksen vuodelta 2010:

”The days of thousand line item retention schedules are over. I’d further suggest that the days of one hundred line item retention schedules are over. The end user in most organizations can’t deal with more than four or five choices and likely would prefer that the decision about retention be made automatically.”

Suomessa tunnutaan jukishallinnossa tällä hetkellä mentävän eAMS edellä. Kun se vihdoin on tehty – joskus sitten vuosien päästä – ollaan valmiiksi vanhentuneen työkalun äärellä. Minkälainen mahtaa olla sen työn panos-tuotos -suhde?

Tehtäväluokituksen merkitystä olisi myös syytä pohtia. On erikoista, että käyttäjät pakotetaan luokittelemaan työkalulla, jota eivät hallitse ja joka on pitkälti arkistointia varten rakennettu. Käyttäjät tekevät asiakirjahakuja pääasiassa selailemalla tai kirjoittamalla yksittäisen hakusanan, ei niinkään tehtäväluokan avulla. Onko tähän vastaus ontologiat, rakenteisuus vai joku muu, en tiedä. Haasteita riittää.

Jos mull’ ois valta keisarin

perjantai 30.11.2012 2 kommenttia

Suomalainen asiakirjahallinnan suunnittelu kaipaa rationalisointia. Graduryhmässä on luettu Mark Greenen ja Denis Meissnerin ”More Product, Less Process” -artikkelia, jonka keskeinen viesti on seuraava: arkistoilla on  järjestämätöntä ja luetteloimatonta aineistoa, jota  tutkijat eivät pääse käyttämään. Tämän aineiston määrä on kasvanut jatkuvasti, mutta silti on pidetty kiinni vanhakantaisesta tavasta järjestää, jossa jatkuvasti työskennellään asiakirjatasolla aineiston järjestämiseksi, seulomiseksi ja  suojaamiseksi. Greenen ja Meissnerin mielestä tavoitteena pitäisi olla ”riittävä minimi”: aineistoa prosessoidaan vain sen verran, että se saadaan tutkijoille. Pääsääntöisesti mitään toimenpiteitä ei tehdä sarjatason alapuolella, ellei siihen ole hyvä syy.

Samanlaista uudelleen ajattelua voitaisiin tehdä myös asiakirjahallinnossa. Joitain ehdotuksia:

1. Monitasoinen kuvailu lähtee siitä ajatuksesta, että ylemmillä kuvailutasoilla annettavat tiedot automaattisesti koskevat myös alempia. Tietoja ei toisteta enää niillä. — Miksi AMSeja ja niihin liittyviä järjestelmiä ei rakenneta samalle idealle? Olen nähnyt AMSeja, joissa yhdessä tehtäväluokassa on kymmenkunta asiakirjatyyppiä, kaikilla samat säilytysajat ja julkisuusarvot. Siitä huolimatta jokainen tyyppi listataan suunnitelmassa erikseen ja jokaisen kohdalla toistetaan ”julkinen”, ”säilytysaika 2 v.” jne. Ketä tämä yksityiskohtaisuus palvelee? Sähköisessä ympäristössä tällaisesta AMSista on kyllä se etu, että asiakirjalle saadaan sen tyyppiä kuvaava tieto, mutta onko tämä tärkeää? Minusta pitäisi toimia niin, että ylemmällä tasolla annetut tiedot koskisivat lähtökohtaisesti kaikkia asiakirjoja (ml. prosessin vaiheiden mukaan muuttuvat metatietoarvot, jos mahdollista) ja alemmalla tasolla kerrotaan vain poikkeukset pääsäännöstä, mikäli niitä on. Asiakirjatyyppejä ei eriteltäisi ilman selvää syytä.

2. Arvonmäärityksessä voitaisiin siirtyä kohti anglosaksista käytäntöä, jossa arvonmäärityksen kohteena ovat kokonaiset asiakirjavihkot ja sarjat. Muutenkin pitäisi operoida asiakirjatyyppiä ylemmällä tasolla. Jos lainsäädäntö tai muu tekijä estää järkevät toimintatavat,  toimintaympäristöön pitäisi yrittää vaikuttaa.

3. AMSien sisältö on luullakseni organisaatioissa vajaakäytössä. Ottaen huomioon niihin käytetyn työajan, AMSeja hyödynnetään vähän, vain asiakirjahallinnan päämääriin. Koska tilanne on tämä, AMSien tekemiseen ja ylläpitoon ei tunneta kiinnostusta eikä siihen saa resursseja. Pitäisi pohtia, voitaisiinko AMSien luokitusta yms. hyödyntää laajemmin, esim. kotisivujen rakenteissa. Jos sisältö palvelisi muutakin kuin asiakirjahallintaa, AMSien ajantasaisuudesta ja toimivuudesta tulisi koko organisaation yhteinen asia. Tämä vaatisi minusta puhtaan tehtävä- ja prosessipohjaisuuden täydentämistä muilla näkökulmilla; esimerkiksi projekteja, organisaatioyksiköitä ja sisältöä kuvaavilla termeillä.

Kahdella linjalla

maanantai 27.8.2012 1 kommentti

Neil Hardwick sanoi kerran, että kun Suomessa ei keskustella, niin ei tiedetä, mitä muut ajattelevat ja mitä itse ajattelee. Liikearkistoyhdistyksen strategiaseminaarin keskustelussa minulle selvisi, mitä itse ajattelen.

Ensiksikin, suomalainen asiakirjahallinta on AMSeineen ja TOJneen vahvasti suunnattu ennakkosuunnitteluun. Tämä linja on vain vahvistunut ajan myötä: nyt ei enää määritellä etukäteen vain tehtäviä asiakirjatyyppeineen, vaan myös prosessien vaiheet, joissa asiakirjoja syntyy. Tämä on periaatteessa hyvää ja kaunista. Epäilen kuitenkin, onko se aina mahdollista ja tarpeellista.  Voi kysyä myös, onko hyöty riittävän suuri suunnittelun ja suunnitelmien ylläpidon työmäärään nähden.

Toiseksi ymmärsin selvemmin sen, että ennakkosuunnittelu on edes periaatteessa mahdollista vain tietyillä aloilla. Suuri osa suomalaisesta asiakirjahallinnan kentästä operoi edelleen maailmassa, jossa asiakirjat tulevat arkistoon ilman, että niiden elinkaareen on  pystytty tätä ennen vaikuttamaan. Tässä maailmassa AMSia sovelletaan jälkikäteen.

Asiakirjahallinnan kentässä on siis erilaisia toimintatapoja. Toisessa AMSia sovelletaan elinkaaren alkupäässä, toisessa jälkikäteen. Erityisen vaarallista lienee, jos asiakirjahallinta rakennetaan pelkästään konseptille, joka ei ole toimintaympäristössä realistinen. Jos esimerkiksi ennakkosuunnittelusta ja sen mukaisesta toiminnasta tehdään de facto asiakirjahallinnan edellytys, miten käy, jos tämän mallin mukaisesti ei pystytäkään elämään? Silloin ollaan tyhjän päällä, koska järjestelmät, toimintatavat, ohjeistus, resurssointi yms. rakentuvat väärille oletuksille.—En tiedä, onko tämä uhka kovin todellinen, mutta periaatteessa se on olemassa.

Mieleen tulee kysymys, tulisiko etu- ja jälkikäteen toteutettavien AMSien olla sisällöltään samanlaisia.  Prosessien mallintaminen ei ole AMSin jälkikäteiskäytössä mielekästä. On sanottu, että tehtävien tunnistaminen jälkikäteen alkuperäisen toimintaympäristön ulkopuolella voi olla vaikeaa. Tällöin tiedon organisointitavan pitäisi ehkä olla toisenlainen.

Meillä pitäisi olla kaksi kehityslinjaa, yksi ennakkosuunnitteluun perustuva, toinen jälkikäteinen. Arkistolaitos hoitaa leiviskää ensimmäisen osalta, mutta kuka huolehtii toisesta? Se ei minusta ole yhtään triviaalimpi. Aineistomassojen kasvaessa suhteessa resursseihin ongelmat ja tarpeet ovat molemmilla yhtä suuret. Ehkä jotain voitaisiin oppia anglosaksisesta maailmasta, jossa organisaation asiakirjahallintaa ohjaamalla jälkikäteisestä seulonnasta yritetään tehdä helppoa ja tehokasta.