Arkisto

Archive for the ‘Tiedonhaku’ Category

Silmään sattui

keskiviikko 20.2.2013 2 kommenttia

Silmään sattui viittaus jo iäkkääseen tutkimukseen (vuodelta 1985), jossa joukkoa amerikkalaisia lakimiehiä oli pyydetty etsimään sähköisestä järjestelmästä oikeusjutussa tarvittavat asiakirjat. Lakimiehet tekivät työtä käskettyä ja arvioivat  löytäneensä 75 % asiakirjoista. Todellisuudessa asiakirjoista oli löytynyt  alle viidennes.

Tämä saa miettimään, missä määrin arkistojen yhteiskunnallinen rooli on sidoksissa tiedonhaun onnistumiseen. Aineisto voi olla vaikka kuinka tärkeää jossain mielessä, mutta silti sillä on merkitystä vain, jos joku sen löytää ja sen olemassa olosta tietää.

Mainokset
Kategoriat:Tiedonhaku, Yhteiskunta

Arkistossa ei ole tästä mitään

sunnuntai 6.1.2013 Jätä kommentti

”Kansallisarkistossa on monta maanalaista kerrosta ja noin miljoona hyllykilometriä papereita, mutta ei mitään tästä kyseisestä tapahtumasta. Vaikea se oli uskoa, mutta tyhjin käsin lähdin ulos” , kirjoittaa eräs blogisti. Ehkä sitä ei pitäisikään uskoa.

Tiedonhaun tutkimuksen peruskäsitteitä ovat saanti ja tarkkuus. ”Saanti” kertoo kuinka suuri osa relevanteista dokumenteista onnistuttiin löytämään. ”Tarkkuus” siitä, kuinka paljon haaviin sattui myös epärelevantteja dokumentteja. Ideaalisesti saataisiin vain relevantit dokumentit eikä muuta. Käytännössä tarkkuus ja saanti lyövät toisiaan korvalle: jos saat vain relevanttia aineistoa (suuri tarkkuus), saat todennäköisesti vain osan relevanteista lähteistä (pieni saanti), ja päinvastoin.

Richard H. Lytle vertaili (v. 1980)  sisältöperusteista ja provenienssipohjaista hakua arkistossa. Hän totesi molempien toimivan huonosti. Molemmilla tavoilla löydettiin relevanttia aineistoa, mutta enimmäkseen eri dokumentteja. Lytle päätteli, että todennäköisesti aineistoa jäi aina löytymättä ja kumpikaan menetelmä ei ole kovin luotettava ja tehokas.

Kansallisarkiston  virallisissa todistuksissa  ei ole tavattu kategorisesti todeta, etteikö arkistossa voisi olla asiasta tietoa. Sen sijaan on sanottu  varovaisesti, ”ettei mitään ole etsittäessä löydetty”. Tätäkin on yleensä edeltänyt, ei pelkkä hakemistojen selailu tai päivystäjän kanssa keskustelu, vaan mahdollisten lähderyhmien käyminen konkreettisesti läpi. Samasta syystä maksullisista etsinnöistä velotetaan käytettyjen tuntien, ei tuloksen, mukaan: työtä täytyy tehdä, eikä voi tietää, johtaako se lopulta tulokseen.

Niinpä käyttäjien pitäisi suhtautua arkistohakuihin tietyllä skeptisyydellä. Tiedonhaku perinteisistä arkistoista on työlästä ja saanti on useimmiten epävarma. Jos löydät jotain, et voi olla täysin varma, että olet löytänyt kaiken. Jos et löydä mitään, jotain tietoa voi silti jossain olla.

Kategoriat:Tiedonhaku

Historioitsijat ja digiaineistot

maanantai 30.11.2009 Jätä kommentti

En harmikseni päässyt Kansallisarkiston seminaariin digitaalisista aineistoista historiantutkimuksessa. Jyrki Ilvan yhteenveto tilaisuudesta löytyy kuitenkin Digitaalinen kirjasto -blogista. Vuoropuhelu käyttäjien kanssa tuntuu tässäkin tapauksessa olleen se tilaisuuden ehkä antoisin osa. Historiantutkijoiden ajatukset ovat mielenkiintoisia, mutta eivät aivan yllättäviä. Historiantutkijoiden tiedonhankinnasta on myös tutkimusta.

Kategoriat:Sekalaista, Tiedonhaku

Mistä tuota tietoa oikein tulee?

tiistai 24.11.2009 Jätä kommentti

Arkistoammattilaiset näyttävät olevan tutkijoille usein tärkeämpi tietolähde kuin mitä he ehkä itse tulevat ajatelleeksi.

Tutkijoiden tiedonhankintaa tutkitaan, mutta joku voisi tehdä opinnäytteen siitä, mistä arkistoammattilaisten tietämys on peräisin. Olen ollut työssä arkistossa, jonka ns. vanhan kaartin aineistojen tuntemus oli suorastaan legendaarista. Se oli hankittu kovalla työllä, tekemällä 1960- ja 1970-luvuilla tuhansia selvityksiä arkistoista erilaisiin eläke- ja muihin tarkoituksiin. Sen jälkeen työhön tulleilla ei yksinkertaisesti voi olla samaa tuntumaa asiakirjoihin, koska näitä selvityksiä ei enää yhteiskunnassa tarvita. Kuitenkin nuoremmillekin muodostuu hiljalleen tietämystä asiakirjoista. Olisi mielenkiintoista tietää, miten osaaminen välittyy ja mistä se muodostuu: mikä on esimerkiksi arkistohakemistojen, kirjallisuuden, työyhteisössä toisilta opitun ja itse tehdyn järjestämistyön merkitys?

Kategoriat:Tiedonhaku

Tutkija arkistossa

lauantai 11.7.2009 1 kommentti

Tutkijan kirjassa (Vastapaino 2008) on muutama arkistoihin suoraan liittyvä kirjoitus. Pirjo Markkola kirjoittaa otsikolla Lähdekritiikki – niin hiljaista ettei sitä huomaa vitsailleensa ”miten vaikeaa minulla on, kun tutkin tamperelaisia työläisperheitä, vaikka missään ei ole työläisperhehistorian arkistoja. Järjestöhistoriasta löytyy järjestöjen arkistoja, sotahistoriasta sota-arkisto, hallintohistoriasta viranomaisarkistoja, mutta työläisperheiden historiaa tutkivan pitää ensin määrittää, mitkä ovat aiheen kannalta relevantteja aineistoja”. Tämä on provenienssipohjaisen tiedonhaun heikkous. Osin siihen voinee vastata parantamalla arkistonmuodostajien kuvailua.

Elsi Hyttinen kuvaa kirjoituksessaan Tutkija arkistossa eli kävikö Elvira Willman koskaan Pariisissa? miten hän etsi arkistosta vastausta turhaan tähän yksinkertaiseen kysymykseen:

”Arkistoissa ei ole tietoa, vain dokumentteja . . .Viranomaisarkistoista löytyy vain yksittäisiä vastauksia, kyllä tai ei. Niiden merkityksen, niistä koostuvan tarinan, tutkija joutuu rakentamaan itse, siihen tietoon nojautuen, jonka hän on muista lähteistä kerännyt. Tähän sisältyy paradoksi: aina lopullista vastausta ei edes löydy – ja vaikka löytyisikin, se ei välttämättä todista yhtä tarinaa toisia oikeammaksi . . . mennyt pakenee käsistäni jatkuvasti, jättäen jälkeensä vain vihjeitä, jotka sopivat useamman kuin yhden kertomuksen raaka-aineeksi.”

Ilmankos ”arkisto on kirjallisuudentutkijalle sekä kiehtova että raivostuttava paikka”.

Kategoriat:Tiedonhaku

Vinkkejä helmenkalastajille

torstai 22.1.2009 Jätä kommentti

Lisäsin linkkilistaan  OAIster-hakukoneen, josta Digitaalisessa kirjastossa kirjoitetaan. OAIster antoi yllättävän paljon artikkeleita tulokseksi kun kokeilin termillä ”records management”. Vaikka useimmin mainitut lehdet eivät ole yllätys, O(AI)sterikonetta kannattaa kokeilla kirjallisuutta etsittäessä.

Kategoriat:Julkaisut, Tiedonhaku

Pomppivat käyttäjät

torstai 25.9.2008 2 kommenttia

Havahduin huomaamaan, että arkistojen tietojärjestelmät on suunniteltu ajatellen menneen maailman tiedonhankintaa. Siinä noudatetaan samaa mallia kuin paperiaikana: ensin selvitetään arkistonmuodostaja, sitten etsitään arkistoluettelo, tutkitaan arkiston rakennetta ja lopuksi päästään itse asiakirjoihin. Käyttäjän oletetaan tulevan järjestelmään organisaation kotisivulta suunnitellun liittymän kautta, etsivän hakusanojen avulla kiinnostavan arkiston tai arkistonmuodostajan, silmäilevän sarjoja ja lopuksi löytävän haluamansa asiakirjat.

Internet-tiedonhaku ei kuitenkaan ole tällaista. Käyttäjät pomppaavat hakukoneiden avulla suoraan kiinnostaviin dokumentteihin syvällä järjestelmässä. Sen jälkeen he klikkaavat ehkä paria linkkiä, jos sitäkään, ja poistuvat, usein palaamatta koskaan.

Minusta tämä näyttäisi merkitsevän kahta asiaa. Ensiksikin tietojärjestelmät olisi suunniteltava niin, että hakukoneilla on niihin pääsy: muuten osa mahdollisista asiakkaista ei koskaan löydä etsimäänsä. Toiseksi jokaisen sivun tai dokumentin olisi oltava jollain tasolla itsessään ymmärrettävä, vaikka käyttäjä olisikin päätynyt siihen suoraan hakukoneen linkistä.

Jälkimmäinen vaatimus on aika haastava. Arkistojen kuvailujärjestelmät on ajateltu hierarkkisiksi. Internet-käyttäjät törmäävät hakukoneen tarjoamaan dokumenttiin suoraan, ilman että he ovat perehtyneet ylempiin kuvailutasoihin. Tuskin he edes tietävät sellaisia olevan olemassa.

Kategoriat:Tiedonhaku