Arkisto

Archive for the ‘Tietohallinto’ Category

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja III

perjantai 13.10.2017 1 kommentti

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tiedonhallinnan vallanjako on käsitteiden ja arvonmäärityksen ohella merkittävä kysymys. Kansallisarkisto on perinteisesti ollut vahva toimija, jolla on määräysvaltaa sekä asiakirjahallintaan arkistoissa että julkishallinnossa. Siten se on voinut vaikuttaa viranomaisten aktiiviajan tiedonhallintaan. Tämä kaksoisrooli sekä kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttäjänä että tietohallinnon toimijana on vaikuttanut kivuliaalta jo jonkin aikaa. Kansallisarkiston toimintakenttää on haluttu rajata kulttuurihistorialliseen aineistoon.

Kansallisarkiston rooli arvonmäärityksessä on jäämässä tulevan tiedonhallinnan lainsäädännön linjauksissa paljon aikaisempaa vähäisemmäksi, kuten on jo todettu. Muutenkin linjaukset näyttävät siirtävän määräysvallan muualle. Raportissa todetaan:

Kansallisarkiston tehtävistä voidaan suoraan johtaa se, että Kansallisarkiston tehtäviin ei kuulu operatiivisessa toiminnassa käsiteltävien tietojen tiedonhallinnan ohjaus eikä toisaalta säilytettäviin tietoihin liittyvien normien antaminen. Sinällään arkistointiin liittyvät vaatimukset on otettava huomioon tiedonhallinnan sääntelyssä sekä tiedonhallinnassa.  (s. 141.)

Raportissa ehdotetaan, että:

Tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvien metatietojen ja muiden asiankäsittelyä koskevien tietojen hallinnasta säädetään laissa tai asetuksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriölle voitaisiin antaa asetuksenantovaltuus tai vähäisten teknisluonteisten yksityiskohtien osalta Kansallisarkistolle voitaisiin antaa määräyksenantovaltuus, joka liittyy tietoaineistojen siirtoon Kansallisarkistoon arkistoitavaksi… Asiankäsittelyn ja palvelutuotannon metatietojen määrittelyjen ohjaus keskitettäisiin julkisen hallinnon tiedonhallinnanneuvottelukunnalle, joka korvaisi julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan. Tässä neuvottelukunnassa voitaisiin avustaa valtiovarainministeriötä tarvittavien metatietoihin liittyvien asetusten valmistelussa. Asetukset antaisi valtioneuvosto. (s. 143.)

Julkishallinnon asiakirjahallinnon ohjaus näyttää siis melko hajautetulta: mukana olisivat OKM, KA, JUHTA, VM ja koko valtioneuvosto, Kansallisarkisto ainoastaan säilyttäjänä. Tästä kuviosta puuttuu kouluttava, kehittävä ja ohjeistava taho, joka edustaisi asiakirjahallinnon näkökulmaa. Rajaus ”asiankäsittelyyn” on liian suppea. Ei voi olla niin, että kentällä olisi ohjenuorena ainoastaan lakiteksti. Useammalta taholta olen saanut kuulla, että mahdollisesti Väestörekisterikeskus saisi jatkossa suuremman (tällaisen?) roolin.

Mainokset

Asiakirjahallinnasta tiedonhallintaan?

torstai 27.12.2012 Jätä kommentti

Failissa (4/2012) uutisoidaan Tomi Voutilaisen esityksestä MAMKin seminaarissa. Voutilainen korosti tarvetta siirtyä asiakirjojen hallinnasta asiakirjoissa säilytettävän tiedon hallintaan. Toivottavasti ammattikunta pitää päänsä kylmänä eikä innostu iskulauseista liikaa. Asiakirjahallinnalla ja tiedonhallinnalla on eroja. Ei-arkistolliset ajatukset juovuttavat herkästi ja  kihahtavat päähän. Lainaus:

Nykyisen asiakirjahallinnon ongelmia lähestyttiin mm. lausuntoprosessin, tiedonkeruun ja tiedon avoimuuden näkökulmista. Jos VM lähettää kuntien rakennemuutoksesta lausuntopyynnön kaikille Suomen 336 kunnalle, VM arkistoi ja kirjaa lähetykset. Kunnat vastaanottavat, lausuntopyynnön, kirjaavat siitä uuden asian yhteensä 336 kertaa, Tämän jälkeen muodostettu lausunto kirjataan, lähetetään ja arkistoidaan jokaisessa Suomen kunnassa, yhteensä 336 kertaa. Tässä ei ole mitään järkeä, vaan päällekkäinen tiedon arkistointi aiheuttaa merkittävät kustannukset ja on hyvin tehotonta. Jos asiakirjahallinnosta siirryttäisiin tiedonhallintaan ja jokaisella tietoprosessilla olisi vain yksi omistaja jolla kirjaamis- ja säilytysvastuu olisi, työ helpottuisi huomattavasti.

Olen eri mieltä Voutilaisen kanssa. Nykyjärjestelmässä on paljonkin järkeä. Missä Voutilaisen mallissa olisivat asiakirjat, joiden perusteella selvitettäisiin yhden kunnan tehtävien hoitoa ja alueen kehitystä? Asiakirjat olisivat siellä täällä; kunnissa, lähikunnissa, sairaanhoitopiireissä ja seutuhimmeleissä, elyissä ja aveissa, keskusvirastoissa, valtion paikallishallinnolla. Miten käyttäjä tietäisi, missä tietoprosesseissa kunta on ollut osallisena? Mistä käyttäjä tietäisi kenellä on ollut arkistoinnista vastuu? Asiakirjahallinnan näkökulmasta tuloksena olisi kaaos.

Käytännössä Voutilaisen malli tarkoittaa, että koko julkishallinto toimii yhtenä arkistonmuodostajana käyttäen yhtä järjestelmää. Jos oletetaan, että esimerkin lausuntopyynnössä jokaisessa kunnassa tapahtuisi viisi kirjattavaa tapahtumaa, koko tietoprosessista koituisi rekisteriin 1680 merkintää. Liian paljon, että rekisteri olisi yhden käyttäjän tai organisaation tehtävien hoidon kannalta toimiva. Järjestelmä olisi valtava kooltaan ja käyttäjien- ja tiedonhallinnan tarpeiltaan.

Ongelmia voitaisiin kiertää  ainakin niin, että eri organisaatiot muodostaisivat virtuaalisia arkistoja, jotka olisivat näkymiä yhteiseen tietovarantoon ja eri tasoisiin prosesseihin. Paperilla järjestelmä toimisi, ainakin, kun se ei ole paperilla. Asiasta on kokemusta pienemmässä mittakaavassa puolustusvoimista, jossa PVAH-asianhallintajärjestelmä rakennettiin samantapaiselle idealle: sähköinen asiakirja arkistoidaan PVAH:ssa vain kerran, kulkipa se kuinka monen organisaatioyksikön prosesseissa tahansa. Ilmeisesti PVAH on täyttänyt tehtävänsä, en ole ainakaan kuullut muuta. Koko elinkaari ei kuitenkaan ole sähköinen. Yhden organisaatioyksikön pysyvästi säilytettävät PVAH-asiakirjat tulostetaan siellä täällä ympäri puolustusvoimia. Ongelmaan kehitettiin jonkinlainen ratkaisu, mutta käytännössä se lienee vielä testaamaton, koska asiakirjat ovat vielä puolustusvoimilla, eivät tutkijoiden käytössä arkistolaitoksessa.

Kategoriat:Tietohallinto

Jaettu todellisuus

keskiviikko 21.10.2009 Jätä kommentti

Jälleen huomaa, että elämme jaetussa todellisuudessa. Tällä en tarkoita tässä jakajille yhteistä todellisuutta vaan sellaista, jossa toinen puolisko ei edes tiedä toisen olevan olemassa.

Toisessa puoliskossa asiakirjat ovat organisaation ja yhteiskunnan tärkeä voimavara. Kaikki tehtävien hoidossa syntyvä ja käytetty informaatio on ”asiakirjallista”.

Toisesta puoliskosta on peräisin teos, jossa tarkastellaan strategista tietohallintoa eri näkökulmista 600 sivun verran kahdenkymmenen oppineen kirjoittajan voimin.  Kirja on arvostettu ja käytössä tenttikirjanakin. Hakemistossa ei kuitenkaan ole termiä archives. Records mainitaan kerran ja — arvasitte oikein — kyse on äänilevyteollisuudesta.

Kategoriat:Tietohallinto