Ankara mies, jossa oli vanhan ajan jaloutta

maanantai 13.3.2017 Jätä kommentti

Reinhold Hausen oli valtionarkistonhoitajana 36 vuotta, kunnes hänet pakotettiin eroamaan vuonna 1916. Jari Lybeck on osana Turun yliopiston historian laitoksen akatemiaprojektia kirjoittanut Hausenista historiikin, jossa Hausen pyritään asettamaan aikansa laajempaan kontekstiin. Hausen oli historiantutkija ja svekomaani, mutta Jari Lybeckin kirja on enemmän kuin Hausenin elämäkerta. Se on kertomus valtionarkistosta Hausenin aikana. Tällaisena se on yksityiskohtainen ja paikoin kiehtovakin lähteisiin perustuva kuvaus elämästä virastossa, jossa lämmittäjä päivystää osan päivästä vaatenaulakolla kenraalikuvernöörinkanslian kysellessä tämän sivutoimien perään. Lybeck käy läpi henkilökunnan kehitystä, arkistosiirtoja, arvonmääritystä, luettelointia ja kuvailua, yksityisarkistojen keruuta, tutkijapalvelua ja viranomaisten ohjeistamista – lyhyesti sanoen kaikkea sitä, mistä Valtionarkiston toiminta jo tuolloin koostui.

Lybeck tuo esiin Hausenin modernin ajattelun monessa kohtaa. Hausen kiinnitti huomiota ”kentällä” oleviin asiakirjoihin jo varhain. Hän oli jo tuolloin sitä mieltä, että henkilö voi olla erinomainen historiantutkija sopimatta kuitenkaan arkistotyöhön. Lybeckin erityinen ansio on, että alan tuntijana hän kykenee kuvailun lisäksi arvioimaan ratkaisuja. Lybeckin mielestä Hausenin seulontalinja kestää hyvin nykyaikaisen tarkastelun, vaikka joissain harvoissa tapauksissa hävitettiinkin asiakirjoja, jotka nykyisin säilytettäisiin. Hausen kiinnitti huomiota vain asiakirjojen tutkimukselliseen arvoon. Asiakirjojen merkitykseen virkatoiminnalle hän ei ottanut kantaa. Hausen pyrki siihen, että valtionarkistoon tulisi vain pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tässäkin hän oli nykylinjoilla.

Hausenin monipuolisuus käy kirjasta hyvin ilmi. Suomen arkistohistoriasta tuskin löytyy toista henkilöä, joka olisi yhtä kattavasti toiminut arkistokentällä kuin Hausen. Hausen huolehti valtionarkistoon toiminnasta ja asiakirjojen seulonnan kehittämisestä samalla kun hän dokumentoi ympäristöön valokuvaamalla ja ajankohtaisia poliittisia tapahtumia keräämällä asiakirja-aineistoa ja muistitietoa. Hausenin työ eri puolilla olevien Suomea koskevien keskiaikaisten asiakirjojen julkaisemiseksi on nykyisiin hyvin tunnettu. Se olisi monelle riittänyt elämäntyöksi. Lybeck kuvaa tätä työtä tuoden esiin myös Hausenin puutteet, kuten eräiden asiakirjojen väärät ajoitukset. Lybeckin kirja nostaa esiin senkin, miten Hausen pyrki – onnistumatta – saamaan Ruotsista Suomea koskevia asiakirjoja.

Yksi luvuista käsittelee Hausenin suhdetta asiakirjahallintoon. Lybeck näkee asiakirjahallinnon tehtäväksi rajoittaa asiakirjojen määrää ja muovata syntyvää arkistoa ”kiinnittäen erityistä huomiota elinkaaren alkupäähän”. Jos tämä määritelmä hyväksytään, Hausenia voi pitää varhaisena ”records managerina”, vaikka tämä on Lybeckinkin mukaan anakronistista ja liioittelevaa.  Asiakirjahallintoa voisi päätearkiston sijasta katsoa myös organisaation toiminnan näkökulmasta. Silloin tulkinta olisi mielestäni toinen. Olennaista on kuitenkin, että Hausenin kiinnostus arkistoon ei alkanut vasta sen ylitettyä valtionarkiston kynnyksen.

Toisaalta Hausenkin oli aikakautensa kasvatti. Provenienssiperiaatteen rikkominen on nykyisin ammattisynneistä suurimpia, mutta periaatteen läpimurto tapahtui kesken Hausenin kauden. Lybeck toteaa Hausenin noudattaneen provenienssiperiaatetta lähinnä ”käytännön syistä”. Hausen kokosi esimerkiksi Suomen erillisaseman puolustamiseen tarvittavia asiakirjoja omaksi kokonaisuudekseen.

Minulle parasta kirjassa on se, miten se valottaa koko alan kehitystä. Lybeck tuo esille – Eljas Orrmanin tutkimuksiin viitaten – valtiosihteerinviraston roolin tutkimusta palvelevana arkistona jo varhain Valtionarkiston rinnalla. Siellä täällä pilkahtaa muita asioita: virka-arkistokaavana tunnettu ruotsalainen ABC-kaava on käytössä jo Turun tuomiokapitulin arkistoluettelossa vuonna 1911, vaikka se ilmestyy valtionarkiston ohjeisiin vasta 1940-luvulla. Vaikka senaatin asiakirjojen käyttö muuhun kuin virkamiesten valmistelutyöhön oli luvanvaraista, Hausen saattoi vuonna 1895 todeta, ettei hänen 20-vuotisen uransa aikana senaatti ollut kertaakaan evännyt asiakirjan käyttölupaa. Se kertoo suomalaisesta liberaalista suhtautumisesta arkistojen käyttöön.

Mielenkiintoinen on myös analyysi arkistonhoitajan virkojen ilmestymisestä valtiokalenteriin. Sekä senaatissa, valtiosihteerinvirastossa että kenraalikuvernöörinkansliassa oli arkistonhoitaja jo 1820-luvulla, mutta lääninhallituksiin arkistonhoitajia tuli vasta 1900-luvun taitteessa. Vaikka virastojen ohjesäännöissä oli määräyksiä tätä laajemmin, arkistonhoitajia näyttää koko maassa olleen ensimmäisen maailmansodan kynnyksellä ehkä kymmenkunta. Vaikka arkistoilla on vuosituhantinen historia, akateeminen professio on Suomessa 1900-luvun tuote.

Hausen oli svekomaani, joka suhtautui epäluuloisesti fennomaaneihin ja jolle sosialistit olivat käytännöllisesti katsoen anarkisteja. Hausenin ruotsinkielisyys ja -mielisyys aiheutti hänen jättämisensä pois arkistodelegaatiosta, joka jätti vuonna 1900 mietinnön kirkonarkisto- ja paikallisarkistokysymyksestä sekä maakunta-arkistojen perustamisesta ja eräiden asiakirjojen hävittämisestä.

Suurempi skisma nousi venäläisen valtiovallan kanssa. Hausen pyrki arkistoilla puolustamaan paitsi ruotsalaisuutta Suomessa myös Suomen erityisasemaa Venäjän valtakunnassa. Arkisto ei sanonnan mukaan ole historian mausoleumi vaan sen ammusvarasto. Tätä ammusvarastoa kumpikin puoli yritti parhaansa mukaan hyödyntää. Koskaan muulloin arkistoilla ei ole ollut samaa symbolista ja kansallista merkitystä kuin sortovuosina. Taistelu valtiosihteerinviraston asiakirjojen saamiseksi ja pitämiseksi Suomessa on jo entuudestaan tiedossa, mutta Lybeck mainitsee myös tunnetun ”Suomi-syöjän” valtioneuvos N. N. Korevon käyneen kesinä 1902 – 1904 valtionarkistossa kopioimassa asiakirjoja peräti 25 apulaisen kanssa. Venäläisten mielestä hankala Hausen pakotettiin eroamaan vuonna 1916. Silloin hän oli jo 66-vuotias takanaan 45 virkavuotta.

Hausenin persoona jää lähteiden puuttuessa vähäisten piirtojen varaan, mutta ei täysin valottamatta. Esiin nousee alaisistaan huolehtiva johtaja, joka osasi myös vaatia ja olla tyly. Ahvenanmaalainen, sukutaustaltaan balttilainen Hausen suhtautui aristokraattisen epäluuloisesti suomalaiseen kansanosaan ja yksikamariseen eduskuntaan. Oppi- ja kulttuurihistoriassa Hausen on jäänyt vähän tunnetuksi, koska hän ei ole sopinut suomalaiseen sankarikaanoniin. Lybeckin kirja korjaa ansiokkaasti tätä puutetta.

Jari Lybeck: Reinhold Hausen. Valtionarkiston johtaja ja historiantutkimuksen edistäjä. Turun yliopisto. Suomen historian julkaisuja 3. Turku 2016. ISBN 978-951-29-6630-1

(julk. Faili 1/2017, s. 44-45)

Monimuotoinen arkistofauna

perjantai 10.3.2017 Jätä kommentti

Olen kolme kuukautta Fulbright Finlandin stipendillä UCLAssa (University of California, Los Angeles) tutustumassa arkistoalan opetukseen ja opetusohjelmaan. Tähän mennessä on selvinnyt ainakin yksi asia: amerikkalainen arkistofauna on suomalaiseen verrattuna Yhdysvalloissa rikas ja monimuotoinen. Pelkästään media-arkistoja on koko maassa viitisensataa. Kun samaan aikaan media-arkistoilla ei ole yhteisluetteloa (tietokanta on tekeillä, mutta vielä ilman rahoitusta) ymmärtää, miksi alkuperäisaineistojen löytäminen mainitaan kirjallisuudessa arkistotutkimuksen haastavimmaksi vaiheeksi. Suomea tutkivan historioitsijan ongelmat ovat tuskin koskaan samaa luokkaa.

Kategoriat:Sekalaista

Kymmenen vuotta

sunnuntai 1.1.2017 Jätä kommentti

Tämä blogi täyttää kohta kymmenen vuotta. Saman verran palvelusta tuli täyteen Tampereen yliopistossa.

Mielessä oli monia ajatuksia, kun aloin pitää blogia. Voidessani kommentoida asioita ulkopuolisena yliopistomaailman edustajana koin itseni etuoikeutetuksi. Se oli yhtä aikaa mahdollisuus ja velvollisuus. Mielessä kajasteli maksiimi ”ei päivää ilman piirtoa”, nulla dies sine linea. Kuvittelin, että voisin tarjota alan ihmisille uusia näkökulmia. Suomalainen asiakirjahallinta tuntui pieneltä ja yksiääniseltä maailmalta.

Nyt voi katsoa taaksepäin ja miettiä, onko tällä ollut muuta merkitystä kuin itseilmaisun ilo. Kirjoittamisella tuskin on ollut vaikutusta mihinkään, mutta ehkä tulevaisuudessa joku kiinnostuu siitä, että kehitystä on kommentoitu yhdeltä kannalta ja samalla dokumentoitu omaa ja (vähemmässä määrin) muiden ajattelua. Lähteitä on niin vähän, että silläkin voi olla arvoa. Edellytyksenä on tietysti, että blogitekstit ovat vielä tulevaisuudessakin käytettävissä. Siitä en ole varma.

Kategoriat:Sekalaista

COMS çi COMS ça

torstai 15.12.2016 Jätä kommentti

Asiakirjahallinnan opetus ja tutkimus ovat vuoden alusta osa uutta viestintätieteiden tiedekuntaa (COMS). Uuden tiedekunnan tutkimusaamupäivässä keskusteltiin tänään keskeisistä käsitteistä eri tieteenalojen näkökulmasta. Voisi ajatella,  että arkistot sopivat huonosti samaan kokonaisuuteen muun muassa kielitieteiden ja viestinnän tutkimuksen kanssa. Olennaisissa asioissa löytyy kuitenkin  yhteys moneen suuntaan,  jos asiakirjahallinta ymmärretään viestien välittämiseksi kontekstista – ajasta ja paikasta – toiseen (kuten olen aikaisemminkin esittänyt): kyse on tämän prosessin mahdollistamisesta ja turvaamisesta. Kyse on siis viestinnästä,  tosin joskus erityislaatuisesta: aina viestijällä ei ole tarkoitusta viestiä niille,  jotka viestin lopulta saavat,  ei edes tietoa heidän olemassaolostaan,  vuorovaikutus lähettäjän ja vastaanottajan väliltä voi puuttua kokonaan,  ja viestin välittymiseen voi mennä jopa kymmeniä tai satoja vuosia. Mutta kyse voi myös olla viestinnästä organisaatioiden välillä tai viestin tulkinnasta organisaation sisällä, kun prosessit tai käyttäjät vaihtuvat.   Tästä näkökulmasta viestintä, merkitys, tulkinta, narraatiot ja ”totuus” (sikäli kun sitä uskaltaa enää käyttää) ovat myös asiakirjahallinnan ydinkäsitteitä.

Kategoriat:Sekalaista

Tutkimus kuntien tietopyyntöihin vastaamisesta on julkaistu

torstai 17.11.2016 Jätä kommentti

Heikki Kuutti (FT) ja Aleksi Koski (FM) tarkastelevat Kunnallisalan kehittämissäätiön julkaisemassa tutkimuksessaan kuntien viranomaisten vastauskäytäntöjä julkisuuslain mukaisten tietopyyntöjen käsittelyssä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Tutkimus on luettavissa: http://kaks.fi/julkaisut/.

Tutkijat lähettivät toukokuussa 2015 jokaiseen Manner-Suomen kuntaan (301) sähköpostitse tietopyynnön, jossa pyydettiin tiedot kolmesta viimeisimmästä kunnalle osoitetusta, nyt kyseessä ollutta pyyntöä edeltäneestä tietopyynnöstä ja viranomaisen näihin antamista vastaukista. Lisäksi tutkijat pyysivät kuntien laatimia tietopyyntöjen käsittelyä koskevia ohjeita ja hinnastoja.

Kolmannes tietopyynnön vastaanottaneista kunnista vastasi nopeasti, kolmanneksella oli vastauksissa puutteita, ja kolmannes ei vastannut tietopyyntöihin lainkaan. Kaikista nopeimmat ja kattavimmat vastaukset saatiin tyypillisimmin asiakirjahallinnon ammattilaisilta (toimisto-, arkisto-, tietohallintosihteeri).

Tutkimuksen mukaan kuntien tietopyyntökäytäntöihin havaittiin liittyvän mm. seuraavia ongelmia:

  • viranomaisen tavoittaminen tietopyyntötilanteessa (tekniset häiriöt, vaihtelevat sähköpostiosoitteet)
  • tietopyyntöjen erilaiset tulkinnat
  • puutteet organisoinnissa, delegoinnissa ja ohjeistuksissa
  • kuntien vaihtelevat kirjaamiskäytänteet
  • pyydetyt tiedot ovat organisaatiossa hajallaan (etenkin keskeneräisissä asioissa)
  • pyydettyä tietoa ei löydetä
  • tietopyynnön käsittelyyn osallistuu usea henkilö
  • puutteet resursseissa ja henkilöstön osaamisessa
  • puutteet lainsäädännön tuntemuksessa
  • vastausajoissa eroavaisuuksia.

Tutkimustulokset eivät sinällään yllätä vaikkei yksittäisen tutkimuksen perusteella voi vielä kovin kauaksi meneviä johtopäätöksiä tehdäkään. Tietopyyntöjen kirjaamatta jättäminen tarkoittaa, että tietopyyntöihin liittyvät työprosessit eivät tule näkyväksi ja samalla osaksi asiakirjahallinnan prosesseja. Tämä heijastuu edelleen siihen, että organisaatiot eivät myöskään pysty arvioimaan tietopyyntöprosessin edellyttämiä resursseja, osaamisvaatimuksia tai niissä syntyviä kustannuksia.

Raportissa esitetyt ongelmat saattavat kertoa kuntien asiakirjahallinnan hajanaisuudesta ja siitä, että asiakirjahallinnan ohjaus ei ole keskitettyä. Jokaisessa kunnassa painitaan samojen kysymysten äärellä, ja jokainen kunta toimii lopulta omien resurssien ja pelimerkkien pohjalta. Ongelmat saattavat kytkeytyä myös organisaatio- ja informaatiokulttuureihin, jotka tässä tapauksessa voivat olla hyvinkin erilaiset – kuntakoosta ja alueesta riippuen. Päästäksemme asian ytimeen tarvitaan monitieteistä tutkimusta.

Julkisuusperiaatteen ja yksityisyyden suojan laadukas toteuttaminen kuntien arjessa – mukaan lukien tietopyyntötilanteet – edellyttää asiakirjahallinnan merkityksen ymmärtämistä tässä ajassa, ja siihen panostamista. Tämä näkökulma on hyvä muistaa kaikessa digitalisaatiokehityksessä.

Eettisyys, valinnanvapaus ja digitalisaatio?

maanantai 14.11.2016 4 kommenttia

Yhteiskuntamme eri toimintoja tehostetaan kovalla tohinalla, ja kansalaiset velvoitetaan käyttämään digitalisaation nimissä erilaisia teknologisia ratkaisuja ja palveluja. Etenkin sellaiset ikääntyneet yli 65-vuotiaat ihmiset, jotka eivät käytä tietotekniikkaa, ja joita joukossamme on noin puoli miljoonaa, kokevat tämän hankalaksi ja epämiellyttäväksi. Kun itse ei hallita tekniikkaa, tarvitaan ulkopuolisten apua. Ja tämä lankeaa automaattisesti lapsille, lapsenlapsille tai ystäville. Joukossa on myös paljon yksinäisiä, joilla ei ole omaa perhettä tai ystävät ovat jossakin kaukana. Tällöin mm. kirjastot ja järjestöt antavat apua. Toisista ihmisistä riippuvaisuus saatetaan kuitenkin joskus kokea ahdistavana ja jopa syrjäyttävänä. Filosofian tohtori, psykologi ja psykoterapeutti Marja Saarenheimo pitää toimintatapaa, joka heikentää palvelujen saatavuutta ja arkielämän sujuvuutta yhtenä ikäsyrjinnän muotona. Asiasta kirjoittaa Helsingin Sanomat 14.11.2016.

Tämä kaikki edellä kerrottu ei suinkaan koske vain ikääntyneitä ihmisiä. Joukossamme on paljon myös heitä, joilla kyllä on kykyä ja osaamista käyttää tekniikkaa hyödykseen, mutta ei välttämättä halua. Kaikki ihmiset eivät ole teknologiaorientoituneita vaan he suuntaavat mieluummin energiansa muihin mielekkäämpiin elämän eri osa-alueisiin. Kaikki ylimääräinen teknologiapakko koetaan erittäin turhauttavana ja arkea vaikeuttavana. On olemassa ihmisiä, jotka haluavat aitoa perinteistä henkilökohtaista palvelua – ihmiseltä ihmiselle. On olemassa työssäkäyviä ihmisiä, jotka ovat jo nyt ylikuormittuneita erilaisten tunnuslukujen ja salasanojen viidakoissa – yhtään ylimääräistä säätämistä ei enää jaksaisi vapaa-ajallaan. Kun pitäisi hoitaa ne omat asiat, ja lisäksi ehtiä ja jaksaa auttaa myös omia vanhempiaan, jotka ovat aivan hukassa. Mutta miten tähän huutoon vastaavat esimerkiksi pankit? Tällä hetkellä suuntauksena näyttäisi olevan, että tähän saakka varsin hyvin toimineista tunnuslukukorteista luovutaan, ja asiakkailla on kohta uusi mobiilisovellus riesanaan. Lopulta puhelin on täynnä erilaisia appseja, jotka vaativat päivittämistä yksi toisensa jälkeen. Voiko puhelimella kohta enää soittaa, kun akku on loppu jo hetkessä?

Missä on se kuuluisa valinnanvapaus, jonka perään huudetaan esimerkiksi sote-kysymyksissä? Miksi ihmiset eivät saa enää itse valita missä muodossa he kulloinkin palvelunsa ottavat vastaan? Miksi ihmiset eivät ole näiden kysymysten osalta yhdenvertaisia? Toteutuuko perustuslain henki enää tässä kehityksessä? Mitä tapahtuu esimerkiksi yksityiselämän suojalle tai omaisuuden suojalle? Ajetaanko meidät harmaalle vyöhykkeelle, jossa täysin oikeustoimikelpoiset henkilöt siirretään jonkin asteisen edunvalvonnan piiriin jotta he pärjäisivät digitalisaatiohaasteiden parissa?

On selvää, että digitalisaatiota tarvitaan, ja emme voi palata ajassa taaksepäin. On myös hyvä asia, että digitaalisiin haasteisiin on tarjolla ja suunnitteilla erilaista apua. Toivottavasti muistetaan kuitenkin huolehtia myös siitä, että kaikki juridiset ja eettiset näkökulmat on ensin varmistettu ja riskit tunnistettu. Muutoin saattaa käydä niin, että nämä uudet toimintatavat ja avuntarjoamisen mallit johtavatkin huomaamatta epäeettiseen toimintaan, jossa avunsaajasta tulee hyväksikäytetty, epärehellisen toiminnan uhri.

 

 

Kulta-aika

maanantai 7.11.2016 Jätä kommentti

Suomalainen asiakirjahallinnan tutkimus voi tällä hetkellä paremmin kuin koskaan, jos katsotaan resursseja. Tampereen yliopistossa on yhtä aikaa kaksi julkaisevaa opettajaa ja vieläpä yksi jatko-opiskelija! Se on Suomen ennätys, jos unohdetaan arkistohistorialliset projektit. Ikävä kyllä, tämäkään ei riitä kriittiseen massaan. Ihanteellisesti suurempi joukko aktiivisia tutkijoita ruokkisi toisiaan ideoillaan. Lisäksi tämä suhteellinen kukoistus jää lyhytaikaiseksi. Vuoden vaiheessa palataan normaaliin.

Kaikki tutkimusalueet ovat nykyisin vaikeuksien partaalla. Isot ovat vaarassa, koska ne ovat suuria: niillä on, mistä leikata. Pienet alueet ovat vaarassa, koska ne ovat pieniä: niiltä voi helposti ottaa. Tässä välissä lienee optimikoko, jonka suuruus ei ole minulle selvinnyt.

Vahvuusalueiden, profilointien ja kansainvälisen tutkimusvaikuttavuuden ristiaallokossa arkistotieteen kaltainen ala on herkästi vaikeuksissa. Vaikea on nauramatta kuvitella tilannetta, jossa arkistotiede olisi Suomen menestystekijä, nostettu esiin Tampereen yliopiston strategiassa tai edes tulevan viestintätieteiden tiedekunnan vahvuusalue – sen henkilökunnasta 99,3 % kun tekee jotain aivan muuta. Tietenkin jotain alueesta voidaan leipoa sisään suurempiin yhteisiin visioihin, mutta jos samalla ei tunnisteta alueen erityispiirteitä, hyöty siitä lienee vähäinen. Kuitenkin tälläkin alueella on kansallista merkitystä ja sillä tarvitaan koulutettuja ihmisiä.

Kategoriat:Tutkimus