Kansalliset määräykset ja MoReq2

Uusimmassa Records Management Journalissa on tutkimus MoReq2:sta ja kansallisista vaatimuksista sähköisille asiakirjajärjestelmille (Wilhelm, P. (2009). An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS standard developments in the UK and Europe. Records Management Journal, 19(2), 117-133).

Wilhelm on haastatellut eri tahoja Moreq2:n ja kansallisten standardien mahdollisista hyödyistä ja haitoista. En ryhdy tässä vetämään yhteen tuloksia, koska se ei ole mahdollista. Eri kysymyksiä on paljon ja käsitykset menevät ristiin rastiin. Hyvin mielenkiintoista luettavaa.

Artikkelissa on myös katsaus tilanteeseen eri maissa. Itä-Euroopassa MoReq2 on otettu innokkaammin vastaan kuin lännessä (näin taisi olla myös ykkösversion laita). Venäjänkielelle on tehty käännös. Kiinnostusta on myös vielä idempänä, Koreassa ja Singaporessa. Samoin Kanadassa ja etelä-Amerikassa.

Euroopassa edetään vaihtelevia polkuja. Saksa ja Hollanti eivät haastattelujen perusteella ole lähdössä MoReq2:n tielle. Italiassa ja Ranskassa kaavaillaan nollaluvun tekemistä, Ranskassa kuitenkin vain yksityissektoria varten.  Nollaluku on tarkoitettu MoReq2:n sovittamiseen kansalliseen toimintaympäristöön. Norjassa ei tehdä nollalukua, koska kansallinen NOARK-5 on aivan oma määritys, ei pelkkä käännös MoReq2:sta. Se on kuitenkin laadittu yhteensopivaksi MoReq2:n kanssa. Norjassa voidaan siis käyttää MoReq2-sertifioitua järjestelmää, joka lisäksi täyttää kansalliset erikoisvaatimukset.

Brittien The National Archivesilla on ollut oma määrittely (TNA), jonka ensimmäinen versio ilmestyi 1999 ja uusittu versio 2002. Järjestelmien testaus TNA2002:n mukaan päättyi vuoden 2005 lopussa ja järjestelmien käyttöaika on mennyt umpeen elokuussa 2008. Järjestelmien hyväksymisprosessista on kerrottu, että sitä teki kolme työntekijää kokopäiväisesti. Yhden järjestelmän hyväksyminen vei kymmeniä työpäiviä. Hyväksymisprosessista ei voitu vaatia sen todellisia kustannuksia vastaavaa maksua, koska haluttiin kannustaa myös pieniä toimittajia ja pitää ohjelmistomarkkinat vireinä.

Tällä hetkellä The National Archives viittaa MoReq2:teen antamatta sille kuitenkaan virallista asemaa. TNA ja MoReq2 ovat hyvin lähellä toisiaan: MoReq2:ta voi suorastaan pitää TNA2002:n edelleen kehitettynä versiona.