Omenat ja appelsiinit

Takavuosina tietokonelehdessä vertailtiin Novellin ja Microsoftin kilpailevia tuotteita keskenään. Novellin tuote oli jo käytössä. Microsoftilta oli vain paperi, jossa kuvattiin ohjelmistoa, joka olisi saatavilla muutaman vuoden päästä. Vertailun lopputulos oli ”Microsoftilla on parempi”. Ymmärrettävästi Novellin edustaja oli hieman hapan.

Samanlainen olo tulee, kun yrittää vertailla Sähke2:ta ja MoReq2010:aa. Tunnen lukkarinrakkautta MoReq2010:aa kohtaan, koska se on määrityksistä selkeämpi, täsmällisempi, kattavampi ja joustavampi.  Idea luokitusjärjestelmän ja ”koosteiden” (aggregation) erottamisesta on suorastaan nerokas. Luokitusjärjestelmän voi valita vapaasti, se voi olla esimerkiksi suomalaisille tuttu hierarkkinen tehtäväluokitus, mutta myös jotain muuta. Se, millaisia koosteita eri tasoilla aineisto muodostaa, on luokituksesta erillinen asia. Jos ymmärtää koosteen voivan olla myös tietokanta, wiki tai projektin tuottama sähköinen aineisto, on helppo nähdä millaisia näkymiä tämä avaa asiakirjahallinnalle. Koosteet voidaan säilyttää kokonaisuuksina ja *silti* yhdistää halutulla tarkkuudella luokitukseen ja elinkaaren hallintaan.

Tähän verrattuna Sähke2:n kuningasidea, kaikkien toimintaprosessien kuvaaminen ja metatietojen täydentäminen ja muuttaminen prosessikuvausten kautta, tuntuu joustamattomalta ja virhealttiilta. Vain toimintaprosessikohtaisesti jäsennetyt aineistot voidaan ylipäänsä sovittaa Sähke2-maailmaan. Lisäksi kuvausten tekeminen ja ylläpitäminen on suuri työ. Tähänkään saakka AMSit eivät ole pysyneet ajan tasalla, nyt niiden pitäisi olla ajantasaisia paljon suuremmalla tarkkuudella. Eikö ole niin, että kuvausten ollessa virheellisiä tai vanhentuneita järjestelmää joko ei voi käyttää tai se tuottaa asiakirjoille systemaattisesti vääriä metatietoja?  En osaa sanoa, onko tämä relevantti näkökohta. Olen kaukana käytännön tekemisestä. Dokumentoituja havaintoja reaalimaailmasta ei ole päätelmien pohjaksi tarjolla.

Oli niin tai näin, Sähke2:lla on kuitenkin kiistaton etu: se on todellisuutta, sitä oikeasti käytetään. MoReq2010 vaikuttaa paperilla hyvältä, mutta pelkällä määrityksellä ei tee mitään. Edellinen versio, MoReq2 (2008), oli fiasko, koska järjestelmätoimittajat eivät lopulta toteuttaneet sen mukaisia järjestelmiä. Nähtäväksi jää, onnistuuko MoReq2010 paremmin.