Paljon melua mapittamisesta

John Roberts kirjoitti yli kolmekymmentä vuotta sitten kolmea artikkelia, joilla on osuvat nimet: ”Arkistoteoria – paljon melua mapittamisesta”, ”Arkistoteoria – myytti vai banaliteetti” ja ”Käytäntö tekee täydelliseksi, teoria teoreetikoksi.”

Tämä asenne tuskin on tuntematon tänäänkään. Teoretisointia pidetään hyödyttömänä ja työn arkipäivälle vieraana.

On kyynisesti sanottu, että arkistoteoriassa tärkeintä onkin se, että siihen voidaan tarvittaessa viitata. Jotta työstä nimittäin voisi puhua korkeampana osaamisena, siihen täytyy sisältyä teoreettinen aspekti. Sillä ei sitten ole väliä, mitä teoria sanoo. Tärkeintä on, että sellainen on.

Arkistoteoriasta saatiin aikaisemmin myös yhteinen uskontunnustus alan konferensseihin, jaettu kertomus siitä miten tärkeitä ollaan. Nykyisin tuntuu siltä, että uudemmat tiedonhallinnan opit ovat vallanneet alaa.

Yksi yliopistosta valmistunut kertoi minulle jälkikäteen miettineensä alan opetuksen luonnetta. Hän sanoi, ettei se ole oikein teoriaa, eikä oikein käytäntöäkään. En voinut kuin nyökytellä. Noin se juuri on. Kyse on enemmän erilaista periaatteista ja lähestymistavoista kuin tieteellisistä teorioista.

”Teoriaa” on tavallisesti korkeintaan merkityksessä, ”jos tehdään X tilanteessa Y, saadaan tulos Z, joka on hyvä koska W.” Mutta tätäkään ei sanota ääneen. Kerrotaan vain, miten asia pitää hoitaa.

Olen sitä mieltä, että teoriaa, edes tässä vaatimattomassa merkityksessä, pitäisi pohtia enemmän. Teoria nimittäin aina on, jos toiminta ei ole ihan hatusta vedettyä.

John Maynard Keynesin kerrotaan sanoneen: ”Käytännön ihmiset uskovat elävänsä vapaina intellektuaalisen keskustelun vaikutuksista, mutta kaiken aikaa heidän arkeaan säätelee joku epäpätevä ekonomisti.”

Tämä pätee täysin asiakirjahallintaan. Samaan aikaan kun ammattilaiset tyytyväisinä tekevät työtään vaivaamatta itseään ”turhalla teorialla”, tämä turha teoria kieputtaa heitä koko ajan. Sitä ei vaan kukaan tunnu huomaavan.

Annan esimerkkejä. Ensin oli ABC-kaava, jota pidettiin hyvänä. Kunnes se ei ollutkaan hyvä, vaan huono, koska se jäykisti viranomaisten toimintaa. Siksi ei saanut kopioida toisen arkistonmuodostussuunnitelmia. Kunnes siirryttiin tehtäväluokituksiin, minkä jälkeen yhteiset suunnitelmat tai vähintään luokitukset olivatkin ihan jees ja tavoite. – Mitä tässä oikein tapahtui?

Toinen esimerkki. Ensimmäinen SÄHKE-määritys (2005) oli melko tavanomainen asiakirjajärjestelmämääritys kansainvälisen mallin mukaan, mitä nyt mukaan oli heitetty suomalaiset erikoisuudet; asiapohjainen kirjaaminen ja arkistonmuodostussuunnitelma.

Kakkosversio 2008 olikin sitten jotain muuta. Visioksi, uskaltaisinko sanoa teoriaksi, tuli se, että digitaalinen maailma saadaan haltuun tiedonohjaussuunnitelmilla ja tiedonohjausjärjestelmillä. En osaa sanoa, mikä tässä on lopputulema. Siinä olisi asiaa graduun, ehkä väitöskirjaankin. Kaikki saatavilla oleva tieto viittaa siihen, että porua tuli villoja enemmän.

Joka tapauksessa ammattikunta pantiin vuosiksi painimaan yhteisten luokitusten, prosessikuvausten ja tiedonohjauksen parissa. Hyötyä varmasti tuli, mutta uskonpa, että mukana oli myös paljon turhaa työtä. Odotan tietoa siitä, mitä tässä oikein opittiin. Mikään ei nimittäin ole hyvää teoria hyödyllisempää, koska teoriassa tiivistyy kokemus.

Kolmas esimerkki ovat asiakirjajärjestelmät. Ensin ne olivat kaiken perusta. Vain asiakirjajärjestelmissä oleva tieto oli autenttista, ymmärrettävää, ehyttä ja luotettavaa, säilytettävää ja säilyttämisen arvoista. Jotta saattoi arkistoida sähköisesti, järjestelmän piti täyttää vaatimukset ja toiminnan oli oltava asianmukaista. Luvan saattoi saada vain, jos molemmat olivat kunnossa.

Hauskasti mitään järjestelmän tai toiminnan tarkastuksia ei kuitenkaan tarvinnut, jos arkistointi tapahtui lopuksi paperilla tai mikrofilmillä. Tulostaminen poisti nimittäin niin kysymykset autenttisuudesta kuin muutkin ongelmat.

Sitten niillä vaatimuksilla ei ollut edes sähköisessä maailmassa niin väliä. ”Tänne vaan kaikki tieto sähköisesti”, huutaa päätearkisto nyt. Suosittelemme toki, että noudatatte Sähke-määritystä, mutta ei ole ihan pakko.

Tämä kääntyilevyys ei ole pelkästään suomalainen piirre. Osataan sitä muuallakin. Ennen NARAn mielestä niin sanotusti tärkeä sähköposti oli erotettava muusta ja vietävä sähköiseen asiakirjajärjestelmään. Sitten tehtiin täyskäännös ja päätettiin säilyttää kokonaisia sähköpostitilejä. Asiakirjajärjestelmää ei tarvitakaan.

Suunnanmuutoksissa on tietysti aina jokin järki. Ne ovat usein seurausta käytännön realiteettien karahtamisesta teoriaa vasten. Se, että asioita tarkastellaan uudelleen, on hyvä asia.

Se, mitä kuitenkin kaipaan, on jonkinlainen julkinen itsereflektio siitä mitä oikein tapahtuu. Alalle ei ole kunniaksi, ettei sitä ole ja nämä käännökset menevät sukkana läpi. Kenenkään ei tarvitse kertoa, miksi nyt tehdäänkin toisella tavalla. Kukaan ei ole koskaan yllättynyt, kysy mitään tai huomauta mahdollisesti unohdetusta näkökulmasta.

Jaana Kilkki kirjoitti kerran, että alalla menetelmät ovat muuttuneet tavoitteiksi. Tulkitsen sen tarkoittavan tätä: tavoite on tehdä duunia juuri niin kuin se tänään määrätään ja ohjeistetaan. Ja jos huomenna käsketään tehdä päinvastoin, sitten tehdään niin, kyselemättä.

(Julk. Faili 2/2024, s. 20-21)