Kun Kekkonen diaarikaavaa uudisti

Mikäpä pyhittää arkista arkistoaherrusta paremmin kuin suurmies samoissa mietteissä. Kun Mannerheim toimi Pietarissa hovitallien esimiehenä, hän korjasi tapaa, jolla tulevat ja lähtevät paperit talletettiin lukemattomiin diaareihin. Siinä oli Marskin mukaan kaiken pahan alku ja juuri.

Myös uudistuksia tehtiin. Nevski Prospektin Passage-tavaratalosta hankittiin hovin käyttöön uusia amerikkalaisia kirjoitus- ja kopiokoneita. Diaarit määrättiin täytettäväksi selkeällä käsialalla ja asiakirjat laadittavaksi kirjoituskoneella. Epäsiisteja tai allekirjoituksiltaan selviä asiakirjoja ei saanut ottaa enää vastaan. Kaikista raha-asioita koskevista dokumenteista oli otettava kopio. Marski siis haki toiminnan rationalisointia ja uudistamista!

Passage-tavaratalo on Nevskillä edelleen (Kuva: Alex ”Florstein” Fedorov, CC BY-SA 4.0, https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/)

Myös Urho Kekkonen taisteli diarioinnin kanssa virasto-asiain valtuutettuna puoli vuosisataa myöhemmin. Kekkonen yritti saada valtionhallinnossa läpi yhtenäistä diaarikaavaa. Sitä kokeiltiin ensin maatalousministeriössä, mutta kirjaaja oli nihkeä. Sitten yritettiin vakuutusoikeudessa. Siellä tulos oli parempi. Uusi kirjaamistapa otettiin käyttöön. Sillä ja muilla uudistuksilla saatiin vähennettyä kuusi kanslia-apulaisen virkaa.

Marras-joulukuussa 1943 tehtiin pikatestejä Lapin ja Mikkelin lääninhallituksissa. Niissä diariointi ei ollut ainoa ongelma. Myös konekirjoittajien huonous viivästytti töitä ja aiheutti kustannuksia. Ehdotus lääninhallitusten uudeksi kirjaamisjärjestelmäksi otettiin käsiteltäväksi, mutta virastojen kirjaamohenkilökunta piti omaa järjestelmäänsä parempana.

”Kyllä tämä diaarijuttu on toivoton! Akat pitäisi vetää ensin hirteen ja sitten uudistaa touhut,” päätteli Kekkonen.

Lähteenä mm. Sami Karhu: Virasto-oloja suursiivoamaan. Valtionhallinnon rationalisointi- ja kehittämistyö 1940-luvulta 1990-luvulle (Jyväskylä 2006).

(Julk. Faili 2/2021, s. 24-25)

Sähköisen asiakirjahallinnan kolmas tie

Suomessakin pariin otteeseen vieraillut James Lappin on julkaissut kollegoineen mielenkiintoisen artikkelin sähköisestä asiakirjahallinnasta. Se avaa uusia näkökulmia tiedonhallintaan.

Sähköisten asiakirjajärjestelmien sukupuussa on kaksi juurta. Luciana Durantin ryhmän 1990-luvulla kehittämässä mallissa asiakirjat otetaan muista tietojärjestelmistä talteen erilliseen asiakirjahallinnan tarpeisiin optimoituun asiakirjajärjestelmään. David Bearmanin ryhmän mallissa itse järjestelmiin lisätään asiakirjahallinnan tarvitsema toiminnallisuus ja rakenteet. Sen jälkeen asiakirjoja hallitaan alkuperäisessä järjestelmässä.

USAn Kansallisarkisto NARA alkoi vuonna 2013 tehdä sähköposteille arvonmääritystä tavalla, joka ei sovi kumpaankaan näistä. Tässä ”capstone”-strategiassa – kääntäisin sen vapaasti kurkihirsistrategiaksi – säilytettäväksi määritetään keskeisiksi katsottujen henkilöiden kaikki sähköposti, siis sähköpostilaatikot kokonaan.

Tämän uuden ”in situ” -hallintamallin tunnuspiirre ja ero ero Durantin ja Bearmanin malleihin on, että tieto jätetään alkuperäiseen järjestelmään ja alkuperäiseen tiedon organisoinnin rakenteeseen, vaikka järjestelmä ja rakenteet eivät olekaan asiakirjahallinnan näkökulmasta parhaita mahdollisia. Sähköpostin tapauksessa se tarkoittaa hallintaa sähköpostitileittäin. Ennen kaikkea asiakirjat jäävät vaille yhteyttä tehtäviin, mikä Durantin ja Bearmanin malleissa on tärkeää.

Perinteiset mallit olivat huolellisesti mietitettyjä. Niillä pyrittiin täydellisyyteen asiakirjahallinnassa. Tämä kolmas ratkaisu on syntynyt käytännön tarpeesta vähitellen ilman kummempaa teoriaa. Siinä hanskat on heitetty kehään ja alistuttu siihen, että maailma nyt vaan on tällainen. Voiko se toimia, milloin se voi toimia?

Onko tiedon organisointi tehtävän mukaan välttämätöntä

Suhtautuminen tehtäviin on vaihdellut arkistoteoriassa. Kun Hilary Jenkinson kirjoitti arkistoista ensimmäisen maailmansodan jälkeen, hän ei pitänyt mitään tapaa organisoida tietoa lähtökohtaisesti parempana kuin muita. Toisaalta hän ei ottanut arvonmääritykseen kantaa. T. R. Schellenberg taas piti arvonmäärityksessä tehtävää keskeisenä. Organisaatiolle se on ongelmatonta, jos se voi hallita tietojaan tehtäväpohjaisesti.

Australiassa tiedon organisointi tehtävittäin ei ole ollut keskeistä. Peter Scottin 1960-luvun sarjajärjestelmässä organisaation tiedonhallinnan ei tarvitse rakentua tehtäville, vaikka tärkeää onkin, että aineistojen, toiminnan ja toimijoiden yhteys säilyy. Myös elinkaaren jatkumomalli on samoilla linjoilla.

Muutos tapahtui 1990-luvulla. Kun Duranti ja Bearman tekivät uraauurtavia tutkimuksiaan sähköisestä asiakirjahallinnasta, molemmat päätyivät eri tavalla ja eri sanamuodoin samaan tulokseen; asiakirjat on linkitettävä ne synnyttäneeseen toimintaan. Se ei ollut siihen astisen arkistoteorian valtavirtaa, mutta nyt siitä tuli itsestäänselvyys. Niinpä ISO 15489:n ensimmäinen versio (2001) lähtee eksplisiittisesti ajatuksesta, että tiedon organisoinnin on heijastettava toimintaa. Uudistetussa standardissa (2016) tätä ei enää vaadita.

Kaiken tiedonhallinnan haaste on kaiken tiedon hallinta

Tiedonhallinnan ongelma on aina ollut yhteisen rakenteen luominen tiedolle. Kirjaaminen antaa yhden mahdollisuuden. Kun saapuva posti käsitellään kirjaamossa, rakenne voidaan luoda ja tiedon käyttäjän on sen jälkeen pakostakin turvauduttava kirjaamon luomaan rakenteeseen. Mutta sähköposti ei kulje kirjaamon kautta eikä kaikki tieto ole koskaan ollut kirjeenvaihtoa. Se on haaste yhtenäiselle, läpi kaiken kulkevalle tiedon organisoinnin logiikalle.

Ensimmäisenä tietokoneistettiin kaikkein rutiininomaisimmat prosessit, joihin liittyi paljon tapahtumia. Näihin järjestelmiin oli mahdollista rakentaa oma luokitus- tai metatietostruktuuri, joka oli vähintäänkin yhtä hyvä kuin organisaatiossa muuten käytetty tiedon organisointitapa.  Vähenevän tuoton laki sanelee kuitenkin, että kun tällaiset toiminta-alueet on käsitelty, lopulta jäljellejääviä alueita ei voi tai niitä ei kannata automatisoida.

Sähköpostilla on kirjeenvaihdon lajina oma erityispiirteensä. Ennen vastaanottaja ja lähettäjä saattoivat luokittaa saman kirjeen eri tavalla, koska paperikirje on eräänlaista ”rakenteetonta dataa”. Siinä ei ole mitään mikä liittäisi sen muuhun tietoon, vaan yhteys luodaan sijoitettaessa kirje jonkin luokkaan. Sähköpostiviestin rakenne on kuitenkin tarkasti määritelty. Rakenne yhdistää viestin alusta alkaen muihin viesteihin. Jos esimerkiksi viesti on vastaus toiseen viestiin, se on automaattisesti osa tätä ketjua. Vastaanottaja, lähettäjä ja ajankohta ovat viestin erillisiä osia, joiden mukaan viestejä voidaan järjestää. Tämä rakenne on aina olemassa ja se on sama lähettäjälle ja vastaanottajalle. Se on ”alkuperäinen järjestys”.

Entä tästä eteenpäin – enemmän vaihtoehtoja?

Kirjoittajat toteavat, että NARAn ”kurkihirsitrategia” sopii australialaiseen arkistoteoriaan. Vaikka viesteillä ei ole sähköpostien rakenteessa yhteyttä toimintaan, niillä on siihen yhteys viestejä vastaanottaneiden ja lähettäneiden henkilöiden kautta. Henkilöiden kautta voidaan ymmärtää, mitä viesteissä tehdään ja mihin ne liittyvät. Tehtäviin liittämistä ei tarvita.

Asiakirjajärjestelmää pitäisi tarkastella kahta tekijää vasten, väittävät kirjoittajat. Olennaista on, mitä järjestelmään otetaan talteen ja miten talteenotettu tieto organisoidaan.

Jos ei ole varmuutta kahdesta asiasta, sähköpostijärjestelmä ei ole luotettava. Ensiksikin kaikki toimintaan liittyvät viestit on pystyttävä erottamaan muista. Toiseksi ne on sijoitettava tehtäväluokituksessa oikeaan paikkaan. Kun molemmat asiat tapahtuvat, itse järjestelmä käy merkityksettömäksi. Sille käy kuin ”lakalle kirjekyyhkypostissa”. Mutta jos näin ei ole, vain alkuperäisestä sähköpostijärjestelmästä voi saada viestinnästä koko kuvan.

Toisin sanoen, talteenotetulle tiedolle voidaan tavoitella parasta rakennetta ja edetä Durantin ja Bearmanin tiellä, jos organisointi voidaan tehdä vaarantamatta talteenottoa. Jos näin ei ole ja tiedon organisointi haittaa tiedon talteenottoa, niin organisaation on tehtävä valintaa. Maksimoitaessa järjestelmän luotettavuus – eli tietojen saaminen talteen mahdollisimman kattavasti – niin sähköpostin tai muun vastaavan muun tiedon hallinta ”in situ” on puutteistaan huolimatta paras vaihtoehto.

Durantin erillisen järjestelmän idea on käyttökelpoinen silloin kun tiedolla ei tällaista rakennetta ole. Silloin ihmisen on joka tapauksessa luokiteltava tieto, jolloin myös tehtäväluokitukseen sijoittaminen voidaan tehdä.

Jos kyse on suurista tietomassoista, jotka syntyvät toistuvissa prosesseissa, bearmanilainen idea asiakirjahallinnan piirteiden rakentamisesta tietojärjestelmään on toimiva. Tiedon siirtämisestä toiseen järjestelmään on tällaisessa tapauksessa vähän hyötyä. Sen sijaan on järkevää automatisoida prosessia räätälöidyssä tietojärjestelmässä.

Kaikille malleille on siis paikkansa. Variaatioita tarvitaan, jotta sekä tiedon talteenotto että organisointi voidaan tehdä eri tilanteissa optimaalisesti, eri puolia painottaen.

Järjestelmien rajat mataloitumassa

Sähköisessä asiakirjahallinnassa on kaksikymmentä vuotta kipuiltu sen kanssa, että kaikki järjestelmät eivät ole sähköisiä asiakirjajärjestelmiä. Lappinin ja kumppaneiden kirjoitus on osoitus uudesta ajattelusta, jossa se onkin – ainakin joskus ja joistain näkökulmista – ihan ok.

Luultavasti tähän suuntaan mennään jatkossakin. Raja asiakirjajärjestelmien ja muiden järjestelmien välillä mataloituu, kun ei enää voida yksiselitteisesti kategorisoida jakaa järjestelmiä eri tyyppeihin. Raja puhtaan ”asiakirjajärjestelmän” ja puhtaan ”operatiivisen järjestelmän” välillä tuntuu olevan yhä epäselvempi. Meilläkin tiedonhallintalaki esittää yleisiä vaatimuksia, jotka eivät katso, millaisesta järjestelmästä on kysymys.

———————–

Lappin, J., Jackson, T., Matthews, G., & Ravenwood, C. (2021). Rival records management models in an era of partial automation. Archival Science, 24. https://doi.org/10.1007/s10502-020-09354-9

(Julk. Faili 2/2021, s. 22-24 – hieman muokattu tässä)