Ei tätä ilkeyttään tehdä

Tomi Voutilainen puhui Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa tiedonhallintalaista ja arkistolain uudistamisesta, joka on hänen mukaansa venynyt kestoltaan jo soten mittoihin. Samalla hän arvosteli totuttuun tapaansa Kansallisarkistoa valtuuksien ylittämisestä, kun se alkoi ohjata tietojärjestelmien kehittämistä Sähke-määrityksillä.

Voutilainen haukkui asianhallintajärjestelmät ja niiden käytettävyyden. Virhe on se, että järjestelmät on tehty ”arkisto edellä” ajattelematta operatiivista toimintaa.

Tässä on paljon perää. Voutilainen lienee myös oikeassa ajatellessaan (niin kuin hän tuntuu tekevän), että arkistot ovat määrityksillä ampuneet itseään jalkaan, kun suurin osa tiedosta on jäänyt fokuksen ulkopuolelle.

Toisaalta ei vaatimuksia järjestelmille ole ilkeyttään asetettu. Kyllä niillä on haettu ratkaisua todellisiin ongelmiin.

Voutilainen toi tämän tahtomattaan esille ennakoidessaan suuria vaikeuksia, kun parinkymmenen vuoden päästä aletaan kenties kiistää sähköisten tietojen autenttisuus. Tietoa on monina kopioina siellä täällä, joten voi herätä kysymys, mikä dokumentti on se ”alkuperäinen.” Tämä on juuri yksi syy siihen, että meillä on asiakirjajärjestelmiä.

Juristin ajattelema ratkaisu lienee alkuperäisyyden määrittely lainsäädännössä mutta se tuskin riittää. Lailla on rajansa. Mieleen tulee tarina kuninkaasta, joka mitätöi aatelisnaisen avioliiton ja käski pitämään tätä vastedes neitsyenä. Autenttisuuskaan ei ole sillä olemassa, että jotain kutsutaan autenttiseksi.

(Julk. Faili 4/2023)