Paljon melua mapittamisesta

John Roberts kirjoitti yli kolmekymmentä vuotta sitten kolmea artikkelia, joilla on osuvat nimet: ”Arkistoteoria – paljon melua mapittamisesta”, ”Arkistoteoria – myytti vai banaliteetti” ja ”Käytäntö tekee täydelliseksi, teoria teoreetikoksi.”

Tämä asenne tuskin on tuntematon tänäänkään. Teoretisointia pidetään hyödyttömänä ja työn arkipäivälle vieraana.

On kyynisesti sanottu, että arkistoteoriassa tärkeintä onkin se, että siihen voidaan tarvittaessa viitata. Jotta työstä nimittäin voisi puhua korkeampana osaamisena, siihen täytyy sisältyä teoreettinen aspekti. Sillä ei sitten ole väliä, mitä teoria sanoo. Tärkeintä on, että sellainen on.

Arkistoteoriasta saatiin aikaisemmin myös yhteinen uskontunnustus alan konferensseihin, jaettu kertomus siitä miten tärkeitä ollaan. Nykyisin tuntuu siltä, että uudemmat tiedonhallinnan opit ovat vallanneet alaa.

Yksi yliopistosta valmistunut kertoi minulle jälkikäteen miettineensä alan opetuksen luonnetta. Hän sanoi, ettei se ole oikein teoriaa, eikä oikein käytäntöäkään. En voinut kuin nyökytellä. Noin se juuri on. Kyse on enemmän erilaista periaatteista ja lähestymistavoista kuin tieteellisistä teorioista.

”Teoriaa” on tavallisesti korkeintaan merkityksessä, ”jos tehdään X tilanteessa Y, saadaan tulos Z, joka on hyvä koska W.” Mutta tätäkään ei sanota ääneen. Kerrotaan vain, miten asia pitää hoitaa.

Olen sitä mieltä, että teoriaa, edes tässä vaatimattomassa merkityksessä, pitäisi pohtia enemmän. Teoria nimittäin aina on, jos toiminta ei ole ihan hatusta vedettyä.

John Maynard Keynesin kerrotaan sanoneen: ”Käytännön ihmiset uskovat elävänsä vapaina intellektuaalisen keskustelun vaikutuksista, mutta kaiken aikaa heidän arkeaan säätelee joku epäpätevä ekonomisti.”

Tämä pätee täysin asiakirjahallintaan. Samaan aikaan kun ammattilaiset tyytyväisinä tekevät työtään vaivaamatta itseään ”turhalla teorialla”, tämä turha teoria kieputtaa heitä koko ajan. Sitä ei vaan kukaan tunnu huomaavan.

Annan esimerkkejä. Ensin oli ABC-kaava, jota pidettiin hyvänä. Kunnes se ei ollutkaan hyvä, vaan huono, koska se jäykisti viranomaisten toimintaa. Siksi ei saanut kopioida toisen arkistonmuodostussuunnitelmia. Kunnes siirryttiin tehtäväluokituksiin, minkä jälkeen yhteiset suunnitelmat tai vähintään luokitukset olivatkin ihan jees ja tavoite. – Mitä tässä oikein tapahtui?

Toinen esimerkki. Ensimmäinen SÄHKE-määritys (2005) oli melko tavanomainen asiakirjajärjestelmämääritys kansainvälisen mallin mukaan, mitä nyt mukaan oli heitetty suomalaiset erikoisuudet; asiapohjainen kirjaaminen ja arkistonmuodostussuunnitelma.

Kakkosversio 2008 olikin sitten jotain muuta. Visioksi, uskaltaisinko sanoa teoriaksi, tuli se, että digitaalinen maailma saadaan haltuun tiedonohjaussuunnitelmilla ja tiedonohjausjärjestelmillä. En osaa sanoa, mikä tässä on lopputulema. Siinä olisi asiaa graduun, ehkä väitöskirjaankin. Kaikki saatavilla oleva tieto viittaa siihen, että porua tuli villoja enemmän.

Joka tapauksessa ammattikunta pantiin vuosiksi painimaan yhteisten luokitusten, prosessikuvausten ja tiedonohjauksen parissa. Hyötyä varmasti tuli, mutta uskonpa, että mukana oli myös paljon turhaa työtä. Odotan tietoa siitä, mitä tässä oikein opittiin. Mikään ei nimittäin ole hyvää teoria hyödyllisempää, koska teoriassa tiivistyy kokemus.

Kolmas esimerkki ovat asiakirjajärjestelmät. Ensin ne olivat kaiken perusta. Vain asiakirjajärjestelmissä oleva tieto oli autenttista, ymmärrettävää, ehyttä ja luotettavaa, säilytettävää ja säilyttämisen arvoista. Jotta saattoi arkistoida sähköisesti, järjestelmän piti täyttää vaatimukset ja toiminnan oli oltava asianmukaista. Luvan saattoi saada vain, jos molemmat olivat kunnossa.

Hauskasti mitään järjestelmän tai toiminnan tarkastuksia ei kuitenkaan tarvinnut, jos arkistointi tapahtui lopuksi paperilla tai mikrofilmillä. Tulostaminen poisti nimittäin niin kysymykset autenttisuudesta kuin muutkin ongelmat.

Sitten niillä vaatimuksilla ei ollut edes sähköisessä maailmassa niin väliä. ”Tänne vaan kaikki tieto sähköisesti”, huutaa päätearkisto nyt. Suosittelemme toki, että noudatatte Sähke-määritystä, mutta ei ole ihan pakko.

Tämä kääntyilevyys ei ole pelkästään suomalainen piirre. Osataan sitä muuallakin. Ennen NARAn mielestä niin sanotusti tärkeä sähköposti oli erotettava muusta ja vietävä sähköiseen asiakirjajärjestelmään. Sitten tehtiin täyskäännös ja päätettiin säilyttää kokonaisia sähköpostitilejä. Asiakirjajärjestelmää ei tarvitakaan.

Suunnanmuutoksissa on tietysti aina jokin järki. Ne ovat usein seurausta käytännön realiteettien karahtamisesta teoriaa vasten. Se, että asioita tarkastellaan uudelleen, on hyvä asia.

Se, mitä kuitenkin kaipaan, on jonkinlainen julkinen itsereflektio siitä mitä oikein tapahtuu. Alalle ei ole kunniaksi, ettei sitä ole ja nämä käännökset menevät sukkana läpi. Kenenkään ei tarvitse kertoa, miksi nyt tehdäänkin toisella tavalla. Kukaan ei ole koskaan yllättynyt, kysy mitään tai huomauta mahdollisesti unohdetusta näkökulmasta.

Jaana Kilkki kirjoitti kerran, että alalla menetelmät ovat muuttuneet tavoitteiksi. Tulkitsen sen tarkoittavan tätä: tavoite on tehdä duunia juuri niin kuin se tänään määrätään ja ohjeistetaan. Ja jos huomenna käsketään tehdä päinvastoin, sitten tehdään niin, kyselemättä.

(Julk. Faili 2/2024, s. 20-21)

Mörkö takapihalla

Tein keväällä lyhyitä haastatteluja, joilla selvitettiin, missä tekoälyn kanssa mennään julkishallinnon tiedonhallinnassa. Kaikissa organisaatioissa tunnettiin painetta hyödyntää tekoälyä, samalla kun pohdittiin, millä säännöillä ja missä rajoissa sitä saisi käyttää. Tekoäly on “mörkö takapihalla”, sanoi yksi haastateltava. Tiedetään, että siellä se hirviö on ja jotenkin se pitäisi panna töihin.

Missään ei ollut vielä suurta kokemusta tekoälystä. ChatGPT ja MIcrosoftin Copilot olivat tuttuja, mutta räätälöityjä tekoälysovelluksia ei ollut. Sellaisten hankkimiseen ei tuntunut olevan kiirettä. Tekoälyä selvitetään ja pohditaan rauhassa. Järjestelmäntoimittajat ovat etsimässä keinoja integroida tekoäly tuotteisiinsa, joten sitä kautta se tulee aikanaan työpöydille.

Viranomaisissa odotettiin tekoälystä apua bulkkiasiakirjojen tuottamiseen ja tiedon prosessointiin. Esimerkiksi kokousmuistioiden tekeminen on riesa, jota mielellään automatisoitaisiin. Jos pitkästä dokumentista saa helposti lyhyen yhteenvedon, sekin on tervetullutta.

Samalla oltiin huolissaan siitä, että esimerkiksi lainvalmistelussa lausuntojen yhteenveto vaatii asiantuntemusta. Ylipäänsäkin tekoälyn taipumus virheisiin huoletti. Viranomaistoiminnassa ei sellaisia saa olla. Toisaalta kysymykset todennettavuudesta eivät nousseet haastattelussa vahvasti esille. Ajatus tuntui olevan, että aina on loppukädessä joku ihminen vastaamassa siitä, mitä on tehty. Tekoäly vain avustaa prosesseissa. Sen dokumentoimista, missä ja miten tekoälyä käytetään, pidettiin kuitenkin tärkeänä.

Tiedonhallinnallisesti toiveet kohdistuivat ennen kaikkea järjestelmien ja käyttäjien väliseen rajapintaan; toisaalta siihen, miten järjestelmiin viedään tietoa, ja toisaalta siihen, miten tieto saadaan järjestelmistä käyttäjille. Jos hallinnonalalla esimerkiksi kansalaisten sähköposti vie kirjaamon ajan, automaattinen kirjaaminen säästäsi paljon työtä. Tekoäly voisi lukea paperidokumentteja ja lisätä niistä metatietoja. Metatiedottaminen mainittiin usein alueena, jossa tekoälystä voisi olla iloa.

Tietopalvelussa tekoäly voisi laatia vastauksia tietopyyntöihin. Kaikki maailmassa tuntuu kasvavan volyymiltään ja muuttuvan monimutkaisemmaksi. Sama pätee tietopyyntöihin. Niihin vastaaminen vaatii usein tietojen etsimistä useista arkistoista. Kun sotetehtävät ovat siirtyneet kunnilta pois, myös organisaatiorajat ylittävät pyynnöt ovat tavallisempia. Niinpä tekoäly voisi olla tässä avuksi. Muutenkin tässä on toiminta-aluetta tekoälylle, joka loisi viestinnän käyttöön yhteenvetoja ja tiedotteita, kenties eri kielillä.

Tiedonkäytön alueelta löytyvät myös suurimmat huolet. Tekoälylle ei saisi antaa arkaluontoista tai salaista tietoa, eikä tieto saisi joutua EU-alueen ulkopuolelle, mutta miten sitä valvot? Asia on pitkälti käyttäjien kädessä ja heitä voi vain ohjeistaa.

Tähän saakka ammattilaisten huomio on ollut siinä, miten tieto saadaan mahdollisimman helposti ja nopeasti käyttäjille. Nyt on havahduttu siihen, että suuret tietomassat ovat lainsäädännön mukaan julkisia eikä tietojen antamisesta ole perustetta kieltäytyä. Samalla ollaan valmistautumattomia siihen, mitä tapahtuu, kun aineistoja käsitellään tekoälyn avulla ja käyttäjät voivat tehdä saamallaan datalla mitä haluavat. Pitäisikö tilauslappuihin lisätä sitoumus käyttäjien allekirjoitettavaksi?

Mitä voi tapahtua? Varmaankin käyttäjät keksivät uudenlaisia tapoja hyödyntää tietoja. Pahantahtoiset käyttötarkoitukset huolestuttivat haastateltuja. Autenttisen näköisen tiedon luominen tulee olemaan helppoa. Miten osoitetaan, että netissä liikkuva tieto on väärennös tai, päinvastoin, autenttista ja luotettavaa? Netissä tiedon alkuperä katoaa nopeasti, kun se jaetaan kädestä käteen. Enemmän metatietoja ja tiukempaa kirjaamista, oli ehdotettu ratkaisu.

Myös säilytysaikoihin toivottiin tekoälystä apua. Tässä käsitykset hajosivat. Toisaalta säilytysaikojen antamisen sanottiin vievän tolkuttomasti aikaa. Toisaalta todettiin, että tämä jo hoituu, kun säilytysajat saadaan tiedonhallintasuunnitelmasta.

Haastatteluissa nousi esiin tapaus, jossa henkilö oli pyytänyt Microsoft Copilotilta organisaation tiedonhallinnan strategiaa. Copilot oli tehnyt työtä käskettyä ja toimittanut sellaisen. Kysyjä ei huomannut sitä tekoälyn tekaisemaksi. Näin voi siis käydä, kun tekoäly ja tiedonhakukone yhdistetään. Provenienssin todentamista tämäkin.

(Julk. Faili 2/2024, s. 12-13)

Asiakirjoilla linnaan

Lucy Letby -niminen hoitaja sai Englannissa elokuussa 2023 koko maata kuohuttaneen kymmenen kuukauden oikeudenkäynnin jälkeen tuomion seitsemästä murhasta ja kuudesta murhan yrityksestä. Uhrit olivat vastasyntyneitä lapsia. Letby on maan historian neljäs nainen, joka ei koskaan tule vapautumaan vankilasta, toteaa Emily Overton IRMS Bulletinin artikkelissa.

Overton käy artikkelissa läpi tutkinnalle olennaisia asiakirjoja.

1. Potilasasiakirjoilla oli keskeinen rooli, koska niistä selvisivät lasten terveydentila ja historia, hoitosuunnitelmat, annetut lääkkeet ja reagointi lääkkeisiin. Potilasasiakirjoja analysoimalla löydettiin toimintatapoja, epäjohdonmukaisuuksia ja poikkeamia, jotka tekivät Letbystä epäilyksen alaisen.
2. Toimintasääntöjen ja käytäntöjen dokumentointi kertoi, mitkä olivat sairaalan normaalikäytännöt. Näistä poikkeaminen antoi aiheen epäillä jotain väärää tapahtuneen.
3. Työvuorokirjanpito kertoi, milloin hoitajat olivat vuorossa ja mitä vuorojen aikana tapahtui. Tyovuorokirjanpidosta ja potilasasiakirjoista yhdessä löydettiin yhteyksiä Letbyn paikallaolon ja tapahtumien välillä.
4. Tutkinnassa käytiin läpi kaikki sähköiset asiakirjat, myös sähköposti- ja muut viestit. Niistä etsittiin tietoja havaituista epäsäännönmukaisuuksista, esitetyistä huolista ja Letbyn osallisuudesta tapahtumiin.
5. Turvallisuuteen liittyvät asiakirjat ja turvakamerakuvat auttoivat osoittamaan, että Letby oli tiettynä aikana tietyssä paikassa.
6. Letbyn kotoa löytyi asiakirjoja, joiden ei olisi pitänyt olla siellä. Niissä oli tietoja vahingoitetuista lapsista ja lapsille annetuista lääkkeistä. Tämä oli osa näyttöä Letbyä vastaan.

Tapaus osoittaa hyvän tiedonhallinnan merkityksen oikeudenkäytölle ja toiminnan todennettavuudelle, sanoo Overton. Hänen blogissaan (https://rmgirl.co.uk/blog/) on otsikolla ”Crime Files” -otsikolla esitelty muitakin tapauksia.

Emily Overton: “The vital role of records in capturing Lucy Letby” (IRMS Bulletin, March 2024, s 46-47)

(Julk. Faili 2/2024, s. 14)